T.C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
İŞLETME ANABİLİM DALI
ÜRETİM YÖNETİMİ VE PAZARLAMA BİLİM DALI
ÜNİVERSİTELERDE ÇALIŞAN YÖNETİCİLERİN VE
DİĞER PERSONELLERİN YÖNETİM BİLİŞİM
SİSTEMLERİ HAKKINDAKİ ALGI VE
DİRENÇLERİNİN KARŞILAŞTIRILMASI: SELÇUK
ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ
SERTAÇ ARI
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Danışman
Yrd. Doç. Dr. Esen ŞAHİN
I
BİLİMSEL ETİK SAYFASI
Bu tezin proje sayfasından sonuçlanmasına kadarki bütün süreçlerde bilimsel etiğe ve akademik kurallara özenle riayet edildiğini, tez içindeki bütün bilgilerin etik davranış ve akademik kurallar çerçevesinde elde edilerek sunulduğunu, ayrıca tez yazım kurallarına uygun olarak hazırlanan bu çalışmada başkalarının eserlerinden yararlanılması durumunda bilimsel kurallara uygun olarak atıf yapıldığını bildiririm.
17/11/2014
II
YÜKSEK LİSANS TEZİ KABUL FORMU
Sertaç ARI tarafından hazırlanan “Üniversitelerde Çalışan Yöneticilerin Ve Diğer Personellerin Yönetim Bilişim Sistemleri Hakkındaki Algı Ve Dirençlerinin Karşılaştırılması: Selçuk Üniversitesi Örneği” başlıklı bu çalışma 17/11/2014 tarihinde yapılan savunma sınavı sonucunda oybirliği/oyçokluğu ile başarılı bulunarak, jürimiz tarafından yüksek lisans tezi olarak kabul edilmiştir.
Unvanı, Adı, Soyadı İmza
Doç.Dr. Haldun SOYDAL
Doç.Dr. Baki YILMAZ
III ÖNSÖZ
Bu eserin ortaya çıkması aşamasında ilgi ve desteğini hiçbir zaman esirgemeyen, verdiği bilgiler ile bana yol gösteren ve bizlere karşı yüzünden gülücüğünü hiç eksik etmeyerek çalışmamın her bir satırını titizlikle inceleyip katkıda bulunan değerli danışman hocam Yrd. Doç. Dr. Esen ŞAHİN’e,
Araştırmam boyunca son derece anlayışlı davranıp ilgisini ve yardımlarını esirgemeyen ilk danışman hocam Doç. Dr. Muammer ZERENLER’ e,
Eğitim ve iş hayatım boyunca desteğini, ilgisini, emeğini hiçbir zaman esirgemeyen, bana her zaman büyük destek olan sayın hocam Doç. Dr. Fatih ER’e,
Yüksek lisans eğitimim süresince yanımda olup beni sürekli destekleyen hocam Yrd. Doç. Dr. Ömür Hakan KUZU’ya,
Manevi olarak bana çok büyük destek verip çalışmamın sonuna kadar bu desteğini esirgemeyen Özlem YUMRUTAŞ’a,
Benden desteklerini hiçbir zaman esirgemeyen sevgili aileme, canım arkadaşlarım Gülşah Ayça YALÇIN’a ve Fatih SARI’ya ve zamanını ayırarak anketleri yanıtlayan Selçuk Üniversitesi’ndeki akademisyen hocalarıma ve üniversite çalışanlarına çok teşekkür ederim.
IV ÖZET
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin hızla geliştiği ve yaygınlaştığı günümüz şartlarında küreselleşmeyle birlikte artan rekabet, ülkelerin ekonomik gelişmelerini önemli ölçüde etkilemektedir. Bu süreçte işletmelerin gerek organizasyon yapılarında gerekse iş yapma yöntemlerinde büyük bir değişim gerçekleşmektedir. Daha önceki yıllarda büyük işletmelerin ve dünya genelinde sözü gecen ülkelerin sermaye yapılarının belirlenmesinde hammadde ve ucuz iş gücü gibi faktörler önemliyken, günümüz şartları için bu faktörler eskisi kadar etkin olmamaktadır. Kâr amacı güden ya da gütmeyen işletmelerin amaçları arasında maliyetlerin düşürülmesi, kârlılık durumlarının arttırılması, insan gücüne duyulan gereksinimin azaltılması, yönetimin etkin ve hızlı karar alması gibi konular yer almaktadır. İşletmeler bu konularla ilişkili hedeflerine ulaşmak için doğru, ihtiyaç duyulan zamanda gelen ve verilecek kararları yönlendirecek bilgilere ihtiyaç duymaktadır. Bu bilgilerin üretilmesi ise yönetim bilişim sistemlerinin varlığı ile mümkün olmaktadır.
Ancak yönetim bilişim sistemlerinin işletme içerisinde ve dışında aktif olarak kullanılması birçok sorumluluk, görev, uygulama ve yeni sistemi de beraberinde getirmektedir. Bununla birlikte birey, yapılan değişimler karşısında alışmış olduğu düzenin bozulacağını düşünerek yapılan değişimi kabullenmeme, red etme gibi direnç davranışı gösterir.
Bu çalışma; yönetim bilişim sistemleri uygulamalarını aktif olarak kullanan Selçuk Üniversitesi’nde yapılmıştır. Üniversite yöneticilerinin ve üniversitede çalışanların bu uygulamalara karşı algı ve direnç düzeyleri birbirleriyle karşılaştırmalı olarak değerlendirilmektedir. Ayrıca bireylerin direnç nedenleriyle ilişkilerini ve bu ilişkinin çalışanların cinsiyeti, yaşı, kurum içerisindeki pozisyonu, eğitim düzeyi, çalışma süresi ve bilgisayar kullanma süresi gibi özellikleriyle bağlantılı olup olmadığı da incelenmiştir. Araştırmanın sonunda üniversite yöneticilerinin ve çalışanlarının yönetim bilişim sistemlerine karşı algı ve direnç düzeylerinin hangi değişkenlere bağlı olduğu belirlenmiş ve bazı önerilerde bulunulmuştur.
V ABSTRACT
In present conditions, the information and communication technology has developed and become popular rapidly.Increasing competition with globalization has been affecting the economic development of the countries. Within that period , a big change has occured both in the organizational structure of the enterprises and also in the business methods of the enterprises. In previous years , factors such as raw materials and cheap workforce were important in determination of the capital structures of the large enterprises and worldwide dominant countries however in today's circumstances these factors are not as effective as one used to be. Profit - oriented and non-profit businesses' goals include issues such as reducing the costs , increasing the profitability , reducing the need for manpower , effective and rapid decision- making of the management. In order to achieve the goals related with these issues , businesses need temporarity information which will guide the decisions to be taken. Production of this information is possible by the existence of the management information systems.
However , use of the management information systems actively in business and outside the business accompanies many ressponsibilities , duties , applications and the new system.On the other hand , the individual exhibits resistance behavior such as rejecting the changes and refusing as the individual thinks that these changes will upset the accustomed order.
This study has been carried out in Selcuk University which uses the applications of management information systems actively. Perceptions and resistance levels of the university administrators and university employees against these applications are evaluated comparativelyAlso, resistance reasons of the individuls and the relationships between them were examined. It was also examined whether this relationship is associated with the characteristics such as genders , ages , positions in the organization , education levels , working time and durations of computer use of the employees.
VI
In the last part of the study, it was determined that perception and resistance levels of the university administrators and university employees against the management information system depends on which variables and some suggestions were offered.
VII
İÇİNDEKİLER
Bilimsel Etik Sayfası ... I Yüksek Lisans Tezi Kabul Formu ... II Önsöz……….III Özet………. IV Abstract ... ………...V İçindekiler ... VII Kısaltmalar Listesi ... XIII Tablolar Listesi ... XIV Şekiller Listesi ... XIX Resimler Listesi ... XX Giriş
BİRİNCİ BÖLÜM
YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ
1.1.BİLGİNİNTANIMIVEÖZELLİKLERİ ... 3
1.1.1. Bilginin Zaman Periyodu İçerisindeki Farklı Anlamları ... 5
1.1.1. Bürokratik Bilgi ... 5
1.1.1.2. Genel Destek İçin Bilgi ... 5
1.1.1.3. Yönetim İçin Bilgi ... 5
1.1.1.4. Stratejik Kaynak Olarak Bilgi ... 6
1.2.BİLGİNİNELDEEDİLMESİ ... 7
1.3.BİLGİNİNİŞLENMESİVEÖNEMİ ... 7
1.4.BİLGİSİSTEMLERİ ... 8
1.4.1. Bilgi Sisteminin Unsurları ... 10
1.4.1.1. Donanım ... 10
1.4.1.2. Yazılım ... 10
1.4.1.3. Dosyalama ... 11
1.4.1.4. İnsan ... 11
VIII
1.5.1. Organizasyon ... 12
1.5.2. Yönetim ... 12
1.5.3. Teknoloji ... 13
1.6.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİNİNTANIMLARI ... 14
1.7.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMİNİNÖZELLİKLERİ ... 16
1.8.REKABETARACIOLARAKYÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİ ... 18
1.8.1. Müşteri İlişkileri ... 18
1.8.2. Hızlı Üretim ... 18
1.8.3. Kalite ... 19
1.8.4. Yöneticiler Arası İletişim ... 20
1.8.5. Küreselleşme ... 20
1.9.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİNİNROLÜVEÖNEMİ ... 20
1.10.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİNİNELEMANLARI ... 22
1.10.1. Atomik İş İşleme Sistemleri (Transaction Processing Systems-TPS)24 1.10.2. Yönetim Raporlama Sistemleri (Management Reporting Systems-MRS) ... 25
1.10.3. Karar Destek Sistemleri (Decision Support Systems-DSS) ... 26
1.10.4. İletişim Destek Sistemleri (Communication Support Systems-CSS)26 1.10.5. Yönetici Destek Sistemleri (Executive Support Systems-ESS) ... 26
1.10.6. Uzman Bilgi İş Sistemleri (Knowledge Work Systems-KWS) ... 27
1.10.7. Ofis Otomasyon Sistemi (Office Automation Systems-OAS) ... 29
1.11.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMİNİNBAŞARIKOŞULLARI ... 30
1.12.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMİNİNBAŞARISIZLIĞAUĞRAMA SEBEPLERİ ... 31
İKİNCİ BÖLÜM YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNDE DEĞİŞİM VE DİRENÇ 2.1.DEĞİŞİMKAVRAMI ... 33
2.2.DEĞİŞİMİNAMAÇLARI ... 35
2.3.DEĞİŞİMYÖNETİMİ ... 35
IX
2.4.1. Proaktif Değişim – Reaktif Değişim ... 36
2.4.2. Planlı Değişim – Plansız Değişim ... 37
2.4.3. Zamana Yayılmış Değişim - Ani Değişim ... 37
2.4.4. Makro Değişim – Mikro Değişim ... 37
2.4.5. Geniş Kapsamlı Değişim – Dar Kapsamlı Değişim ... 37
2.4.6. Aktif Değişim – Pasif Değişim ... 38
2.4.7. İyileştirme Şeklinde Adım Adım Değişim – Radikal Köklü Değişim 38 2.5.DEĞİŞİMİNNEDENLERİ ... 38
2.5.1. Değişimin İşletme Dışı Nedenleri ... 39
2.5.1.1. Doğal Çevre Koşullarındaki Değişim ... 40
2.5.1.2. Ekonomik Çevre Koşullarındaki Değişim ... 41
2.5.1.3. Toplumsal Çevre Koşullarındaki Değişim ... 41
2.5.1.4. Hukuki Çevre Koşullarındaki Değişim ... 42
2.5.1.5. Teknolojik Çevre Koşullarındaki Değişim ... 42
2.5.2. Değişimin İşletme İçi Nedenleri ... 43
2.5.2.1. Tepe Yöneticilerinin Değişmesi ... 43
2.5.2.2. İşletmenin Büyümesi ... 44
2.5.2.3. İşletme Evlilikleri ... 44
2.5.2.4. İşletmeye Bağlı Eksiklikler ... 45
2.5.2.5. Gerileme ... 45
2.6.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMİLERİNİKULLANAN İŞLETMELERDEDEĞİŞİMSÜRECİNİNPLANLANMASI ... 46
2.6.1. İşletmenin Değişime Hazırlanması ... 46
2.6.2. Değişim İhtiyacının Fark Edilmesi ... 46
2.6.3. Değişim Kararının Alınması ... 46
2.6.4. Değişim Konusunda Üst Düzey Fikir Birliğinin Oluşturulması ... 47
2.6.5. Değişim Kararının Tüm İşletme Birimlerine Duyurulması ... 47
2.7.DEĞİŞİMSÜREÇLERİNİNTASARLANMASININUYGULAMA BASAMAKLARI ... 48
2.8.SÜREÇLERİNYENİDENTASARLANMASININTEMELSONUÇLARI ... 50
X
2.9.SÜREÇLERİNYENİDENTASARLANMASINDAKARŞILAŞILAN
SORUNLARVEDİRENÇ ... 52
2.9.1. Değişime Karşı Direniş ... 53
2.9.2. Değişime Direnç Ölçeği ... 54
2.9.3. Değişim Karşısında Meydana Gelen Direncin Nedenleri ... 56
2.9.3.1. Değişim Karşısında Meydana Gelen Direncin Sosyal Nedenleri .. 56
2.9.3.2. Değişim Karşısında Meydana Gelen Direncin İş İle İlgili Nedenleri ………...57
2.9.3.3. Değişim Karşısında Meydana Gelen Direncin Ekonomik Nedenleri………...57
2.9.3.3.1. İşten Çıkarılma ... 58
2.9.3.3.2. Ücret ... 58
2.9.3.3.3. İşgören Devir Oranı ... 59
2.9.3.4. Değişime Direncin Psikolojik Nedenleri ... 59
2.9.3.4.1. Güvenlik ... 59
2.9.3.4.2. Değişimde Belirsizlik ve Bilinmeyen Korkusu ... 60
2.9.3.4.3. Güven ve Anlayış (Algılamada Farklılık) Eksikliği ... 60
2.9.3.4.4. Motivasyon ... 61
2.9.3.4.5. Yabancılaşma Korkusu ... 62
2.9.3.4.6. Alışkanlıklardan Vazgeçileceği Endişesi ... 62
2.9.3.4.7. Kendi Menfaatlerinin Tehdit Edilmesi ... 63
2.9.3.4.8. Kişilerarası Çatışma ... 63
2.9.3.4.9. Değişime İstekli Olmama ... 64
2.9.3.4.10. Başarısızlık Korkusu ... 64
2.10.YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİNİKULLANANİŞLETMLERDE DİRENİŞİAZALTMAYAKARŞIALINACAKÖNLEMLER ... 65
2.10.1. Manipülasyon ve Kooptasyon ... 65
2.10.2. Katılım ... 66
2.10.3. Eğitim ... 67
2.10.4. İletişim ... 68
XI
2.10.6. Ödüllendirme ... 70
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ UYGULAMALARI 3.1.SELÇUKÜNİVERSİTESİNDEKULLANILMAKTAOLANBAZI YÖNETİMBİLİŞİMSİSTEMLERİUYGULAMALARI... 71
3.1.1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ... 73
3.1.1.1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Hedeflenenler ... 74
3.1.1.2. Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Başlıca Avantajları ... 74
3.1.2. Bordro Otomasyonu ... 78
3.1.3. Ek Ders Otomasyonu ... 80
3.1.4. Web İçerik Yönetim Sistemi (WİYS) ... 82
3.1.5. Öğrenci İşleri Otomasyonu (Lisans / Önlisans) ... 85
3.1.5.1. Öğrenci İşleri Otomasyonunun Bazı Yetenekleri ... 87
3.1.6. Enstitü Otomasyonu (Yüksek Lisans / Doktora) ... 89
3.1.7. Personel Bilgi Sistemi (PBS) ... 90
3.1.7.1. Program Sabitleri Tanımlama ... 91
3.1.7.2. Güvenlik ve Yetkilendirme ... 92
3.1.7.3. Personel İşlemleri ... 92
3.1.7.4. Web Arayüzü ... 93
3.1.8. Hizmet Takip Projesi (HİTAP) Veri Gönderme ... 95
3.1.9. Selçuk Akademik Kadro İlan Takip Sistemi (SAKİT) ... 96
3.1.10. İMİD Otomasyon Sistemi (E-İMİD) ... 99
3.1.10.1. Bütçe İşlemleri ... 100
3.1.10.2. Araç İşlemleri ... 101
3.1.10.3. Lojmanlar ... 101
3.1.10.4. Doğrudan Temin ... 101
3.1.10.5. Taşeron İşlemleri ... 102
3.1.10.6. Güvenlik Görevlileri İşlemleri ... 103
3.1.10.7. Arşiv ... 103
XII
3.1.10.9. Öneri-Şikâyet ... 105
3.1.11. Yurt Otomasyonu ... 105
3.1.12. Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Otomasyonu ... 106
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÜNİVERSİTELERDE ÇALIŞAN YÖNETİCİLERİN VE DİĞER PERSONELLERİN YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ HAKKINDAKİ ALGI VE DİRENÇLERİNİN KARŞILAŞTIRILMASI 4.1. Araştırmanın Amacı ... 108 4.2. Araştırmanın Önemi ... 108 4.3. Araştırmanın Sınırlılıkları ... 109 4.4. Yöntem ... 110 4.4.1. Araştırmanın Kapsamı ... 110 4.4.2. Araştırmanın Modeli ... 111
4.4.2.1. Değişimde Bilinmeyene ve Belirsizliğe Karşı Duyulan Korkusu 112 4.4.2.2. Değişimde Başarısız Olma Korkusu ... 112
4.4.2.3. Değişime İstekli Olmama ... 113
4.4.3. Test İstatistiği ... 113
4.4.4. Örnekleme Yöntemi ... 114
4.5.ARAŞTIRMANIN BULGULARI ... 116
4.5.1. Verilerin Analizi ... 116
4.5.1.1. Güvenilirlik Analizi ... 116
4.5.1.2.Direnç Faktörleri Veri Analizleri ... 124
4.5.2. Araştırmanın Hipotezleri ve Hipotezlerin Test Edilmesi ... 158
SONUÇ VE ÖNERİLER ... 180
KAYNAKÇA ... 195
XIII
KISALTMALAR LİSTESİ BAP Bilimsel Araştırma Projeleri
CSS İletişim Destek Sistemleri DSS Karar Destek Sistemleri
EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi ESS Yönetici Destek Sistemleri
HİTAP Hizmet Takip Projesi KWS Uzman Bilgi İş Sistemleri MRS Yönetim Raporlama Sistemleri OAS Ofis Otomasyon Sistemi PBS Personel Bilgi Sistemi
SAKİT Selçuk Akademik Kadro İlan Takip TPS Atomik İş İşleme Sistemleri
WİYS Web İçerik Yönetim Sistemi YBS Yönetim Bilişim Sistemleri
XIV
TABLOLAR LİSTESİ
Tablo-1: Yönetim Bilişim Sistemi Elemanları ... 24
Tablo-2: Ofis Otomasyon Sistemlerinin Bileşenleri ... 29
Tablo-3: Güvenilirlik Analizi ... 116
Tablo-4: KMO and Bartlett’s Test ... 117
Tablo-5: Rotated Component Matrix Tablosu ... 118
Tablo-6: Çalışan ve Yönetici Analizi ... 119
Tablo-7:Yönetici Cinsiyet Analizi ... 119
Tablo-8: Çalışan Cinsiyet Analizi ... 120
Tablo-9: Yönetici Yaşı Analizi ... 120
Tablo-10: Çalışan Yaşı Analizi ... 121
Tablo-11: Yönetici Eğitim Düzeyi Analizi ... 121
Tablo-12:Çalışan Eğitim Düzeyi Analizi ... 122
Tablo-13: Yönetici Çalışma Süresi Analizi ... 122
Tablo-14: Çalışan Çalışma Süresi Analizi ... 123
Tablo-15: Yönetici Bilgisayar Kullanma Süresi Analizi ... 123
Tablo-16: Çalışan Bilgisayar Kullanma Süresi Analizi ... 124
Tablo-17: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İş Yaşamının Önemli Bir Parçasıdır Sorusuna Ait Analiz ... 125
Tablo-18: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İş Yaşamının Önemli Bir Parçasıdır Sorusuna Ait Analiz ... 126
Tablo-19: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İş Yükünü Hafifletmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 126
Tablo-20: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İş Yükünü Hafifletmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 127
Tablo-21: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İşlerin Hızlı Bir Şekilde Gerçekleştirilmesini Sağlar Sorusuna Ait Analiz ... 127
Tablo-22: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İşlerin Hızlı Bir Şekilde Gerçekleştirilmesini Sağlar Sorusuna Ait Analiz ... 128
Tablo-23: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Yapılmakta Olan İşe Ait Tüm İhtiyaçları Karşılar Sorusuna Ait Analiz ... 128
XV
Tablo-24: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Yapılmakta Olan İşe Ait Tüm İhtiyaçları Karşılar Sorusuna Ait Analiz ... 129 Tablo-25:Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Ofis Uygulamaları ( Word, Excel…) İle Uyumludur Sorusuna Ait Analiz ... 129 Tablo-26: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Ofis Uygulamaları ( Word, Excel…) İle Uyumludur Sorusuna Ait Analiz ... 130 Tablo-27: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Kullanımında Meydana Gelebilecek Aksaklıklar Konusunda Yeterli Teknik Destek Sağlanmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 131 Tablo-28: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Kullanımında Meydana Gelebilecek Aksaklıklar Konusunda Yeterli Teknik Destek Sağlanmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 131 Tablo-29: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İşlemlerin Güvenli Şekilde Gerçekleşmesine Olanak Sağlar Sorusuna Ait Analiz ... 132 Tablo-30: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri İşlemlerin Güvenli Şekilde Gerçekleşmesine Olanak Sağlar Sorusuna Ait Analiz ... 132 Tablo-31: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Beklentileri Tatmin Ediyor Sorusuna Ait Analiz ... 133 Tablo-32: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Beklentileri Tatmin Ediyor Sorusuna Ait Analiz ... 133 Tablo-33: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri İçerisindeki İşlem Basamakları Kolay Anlaşılmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 135 Tablo-34: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri İçerisindeki İşlem Basamakları Kolay Anlaşılmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 135 Tablo-35: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Verimliliği Artırmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 136 Tablo-36:Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Verimliliği Artırmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 136 Tablo-37: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri İşlem Sürecini Kısaltmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 137
XVI
Tablo-38: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri İşlem Sürecini Kısaltmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 137 Tablo-39: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Karşılaşılan Sorunları Hafifletmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 138 Tablo-40: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Karşılaşılan Sorunları Hafifletmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 138 Tablo-41: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Yapılan İşte Kişiye Güven Veriyor Sorusuna Ait Analiz ... 139 Tablo-42:Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sitemleri Yapılan İşte Kişiye Güven Veriyor Sorusuna Ait Analiz ... 139 Tablo-43: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Üniversitede Kullanılmakta Olan Diğer Sistemlerle Tam Entegrasyon İçerisinde Çalışmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 140 Tablo-44: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Üniversitede Kullanılmakta Olan Diğer Sistemlerle Tam Entegrasyon İçerisinde Çalışmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 140 Tablo-45: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Yapılan İşlerdeki Hata Oranını En Aza İndirir Sorusuna Ait Analiz ... 141 Tablo-46: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Yapılan İşlerdeki Hata Oranını En Aza İndirir Sorusuna Ait Analiz ... 142 Tablo-47: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Sosyal İlişkileri Hızlandırır Sorusuna Ait Analiz ... 142 Tablo-48: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Sosyal İlişkileri Hızlandırır Sorusuna Ait Analiz ... 143 Tablo-49: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Aktif Kullanımı İçin Yeterli Eğitim Verilmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 143 Tablo-50: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Aktif Kullanımı İçin Yeterli Eğitim Verilmektedir Sorusuna Ait Analiz ... 144 Tablo-51: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Bilginin Verimli Bir Şekilde Paylaşılmasını Sağlamaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 144
XVII
Tablo-52: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemleri Bilginin Verimli Bir Şekilde Paylaşılmasını Sağlamaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 145 Tablo-53: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Hata Yapmaktan Korkmuyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 145 Tablo-54: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Hata Yapmaktan Korkmuyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 146 Tablo-55: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde İnsan Faktörü Daha Az Ön Plana Çıkmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 147 Tablo-56: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde İnsan Faktörü Daha Az Ön Plana Çıkmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 147 Tablo-57: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Yaptığınız Tüm İşlemlerin Kayıt Altına Alınmasından Dolayı Rahatsızlık Duymuyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 148 Tablo-58: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Yaptığınız Tüm İşlemlerin Kayıt Altına Alınmasından Dolayı Rahatsızlık Duymuyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 149 Tablo-59: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Veri Girişlerinin Sizin İşiniz Olduğuna İnanıyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 149 Tablo-60: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Veri Girişlerinin Sizin İşiniz Olduğuna İnanıyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 150 Tablo-61: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Tekrarlanan Bilgi Girişlerini Fazladan İş Olarak Görmüyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 150 Tablo-62: :Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Tekrarlanan Bilgi Girişlerini Fazladan İş Olarak Görmüyorsunuz Sorusuna Ait Analiz ... 151 Tablo-63: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Elden Takip Etme İhtiyacı Ortadan Kalkıyor Sorusuna Ait Analiz ... 151 Tablo-64: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Elden Takip Etme İhtiyacı Ortadan Kalkıyor Sorusuna Ait Analiz ... 152 Tablo-65: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Yapılanların İş Hayatına Olumlu Yönde Etkisi Olmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 152
XVIII
Tablo-66: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde Yapılanların İş
Hayatına Olumlu Yönde Etkisi Olmaktadır Sorusuna Ait Analiz ... 153
Tablo-67: Yöneticiler İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde İstenen Bilgilere Tam Olarak Ulaşma İmkânı Sağlanıyor Sorusuna Ait Analiz ... 153
Tablo-68: Çalışanlar İçin Yönetim Bilişim Sistemlerinde İstenen Bilgilere Tam Olarak Ulaşma İmkânı Sağlanıyor Sorusuna Ait Analiz ... 154
Tablo-69: Yöneticilerin Yönetim Bilişim Sistemleri İle İlgili Maddeler İçin Direnç Düzeyleri Grafik Tablosu ... 155
Tablo-70: Çalışanların Yönetim Bilişim Sistemleri İle İlgili Maddeler İçin Direnç Düzeyleri Grafik Tablosu ... 157
Tablo-71: Yönetici Direnci Tek Örnekli İstatistiği ... 161
Tablo-72: Yönetici Direnci Tek Örnekli Testi ... 161
Tablo-73: Yönetici Cinsiyet ve Direnç Faktörleri Analizi ... 162
Tablo-74: Yönetici Yaşı ve Direnç Faktörleri Analizi ... 163
Tablo-75: Yönetici Eğitim Düzeyi ve Direnç Faktörleri Analizi ... 164
Tablo-76: Yönetici Çalışma Süresi ve Direnç Faktörleri Analizi ... 165
Tablo-77: Yönetici Bilgisayar Kullanma Süresi ve Direnç Faktörleri Analizi ... 165
Tablo-78: Çalışan Direnci Tek Örnekli İstatistiği ... 166
Tablo-79: Çalışan Direnci Tek Örnekli Testi ... 166
Tablo-80: Çalışan Cinsiyet ve Direnç Faktörleri Analizi ... 168
Tablo-81: Çalışan Yaşı ve Direnç Faktörleri Analizi ... 168
Tablo-82: Çalışan Eğitim Düzeyi ve Direnç Faktörleri Analizi ... 169
Tablo-83: Çalışan Çalışma Süresi ve Direnç Faktörleri Analizi ... 170
Tablo-84: Çalışan Bilgisayar Kullanma Süresi ve Direnç Faktörleri Analizi 171 Tablo-85: Yöneticiler Tarafından Gösterilen Direnç Nedenleri Korelasyon Analizi ... 172
Tablo-86: Çalışanlar Tarafından Gösterilen Direnç Nedenleri Korelasyon Analizi ... 173
Tablo-87: Direnç Düzeylerine Ait Tanımlayıcı İstatistikler ... 175
XIX
Tablo-89: Yönetici ve Çalışanlara Göre Ortalama Direnç Değerleri ... 176 Tablo-90: Yönetici ve Çalışanlara Göre Direnç Düzeyleri Tablosu ... 176 Tablo-91: Yönetici ve Çalışanların Direnç Düzeylerinin Karşılaştırılması ... 177
XX
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil-1: Bilgi Sistemlerinin İşlevleri ... 9
Şekil-2: Bir Sistemden Diğerine İlişkiler (Entegrasyon) ... 30
Şekil-3: İşletme Çevre İlişkisi ... 40
Şekil-4: Değişim Karşısındaki Olası Tutumlar ... 53
XXI
RESİMLER LİSTESİ
Resim-1: Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Kullanıcı Ara Yüzü... 74 Resim-2: Bordro Otomasyonu, Kullanıcı Giriş Ekranı ... 78 Resim-3: Bordro Otomasyonu, Maaş Hesaplama Menüsü ... 79 Resim 4: Bordro Otomasyonu, Bilgi Giriş Ekranı ... 80 Resim-5: Ek Ders Otomasyonu, Haftalık Ders Şablonu ... 81 Resim-6: Web İçerik Yönetim Sistemi, Web Giriş Ekranı ... 82 Resim-7: Web İçerik Yönetim Sistemi, Örnek Web Sayfası ... 83 Resim-8: Web İçerik Yönetim Sistemi, Akademik Birim Giriş Ekranı ... 84 Resim-9: Öğrenci İşleri Otomasyonu, Öğrenci Bilgi Ekranı... 85 Resim-10: Öğrenci İşleri Otomasyonu, Öğrenci Not Döküm Sayfası... 86 Resim-11: Öğrenci İşleri Otomasyonu, Raporlama Modülü Okuyan Öğrenci Sayısı Sayfası ... 87 Resim-12: Öğrenci İşleri Otomasyonu, Öğrenci Belgesi ... 89 Resim-13: Enstitü Otomasyonu, Web Giriş Ekranı ... 90 Resim-14: Personel Bilgi Sistemi, Personel Atama Bilgileri Ekranı ... 92 Resim-15: Personel Bilgi Sistemi, Raporlama Ekranı ... 93 Resim-16: SAKİT, Web Başvuru Sayfası ... 96 Resim-17: SAKİT, Başvuru Çıktı Görüntüsü ... 97 Resim-18: E-İMİD, Giriş Ekranı ... 99 Resim-19: E-İMİD, Ana Menü ve Alt Menüleri ... 100 Resim-20: Yurt Otomasyonu, Giriş Ekranı ... 105 Resim-21: BAP Otomasyonu, Giriş Ekranı ... 106
1 GİRİŞ
Küreselleşen dünyada işletmelerin en büyük birikimlerini, elde edilecekleri bilgiler oluşturmaktadır. Elde edilen bilgilerin güvenilir, açık, tam olması, doğru yerde, doğru zamanda ve doğru şekilde kullanılması karar verme noktasında karar vericilerin kararlarını destekleyerek, işletmelerin stratejik kararlar alabilmelerinde önemli roller üstlenmektedir. Karar alma sürecinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgi, verilecek kararlardaki belirsizlikleri azaltarak amaçlara daha çabuk ulaşmayı sağlamaktadır. Bunun için yöneticiler düşük maliyetli ve güvenilir bilgi elde etmek için yönetim bilişim sistemlerine ihtiyaç duymaktadırlar (Radoplu, 2006:50).
Rekabet edebilmek, işlerin daha hızlı, daha güvenli ve doğru bir şekilde gerçekleşmesi için yönetim bilişim sistemlerinden olabildiğince fazla yararlanma günümüzde bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu zorunlulukla birlikte işletmelerde yapılan değişiklikler çalışanların mevkilerini, ekonomik getirilerini ve bunlara benzer menfaatleri etkileyebileceği gibi çalışanlarda alışagelmiş oldukları düzenin değiştirebileceği kanısı da uyandırabilir. Bu da kişilerin yapılan değişime karşı bir takım direnç davranışları göstermesine neden olur.
Yönetim bilişim sistemleri uygulamalarıyla birlikte işletmelerde yaşanan teknolojik değişimlere karşı bireylerin algı ve direnç nedenlerinin belirlenmesi, ayrıca bireylerin direnç nedenleriyle ilişkilerini, bu ilişkinin çalışanların cinsiyeti, yaşı, kurum içerisindeki pozisyonu, eğitim düzeyi, çalışma süresi ve bilgisayar kullanma süresi gibi özellikleriyle bağlantılı olup olmadığının incelenmesi tezin temel maçını oluşturmaktadır. Bu doğrultuda çalışmada, Selçuk Üniversitesi’ndeki yöneticilere ve çalışanlara yönelik bir araştırma yapılmıştır.
Tez, birinci bölümü bilgi ve yönetim bilişim sistemleri, ikinci bölümü yönetim bilişim sistemlerinde değişim ve direnç kavramları, üçüncü bölümü Selçuk Üniversitesi’nde kullanılmakta olan bazı yönetim bilişim sistemleri, dördüncü bölümü Selçuk Üniversitesi’nde çalışan yöneticilerin ve diğer personellerin yönetim bilişim sistemleri hakkındaki algı ve dirençlerinin karşılaştırılması olmak üzere dört bölümden oluşmaktadır. Bu kapsamda üniversite yöneticilerine ve çalışanlarına
2
elektronik ortamda bir anket çalışması uygulanmıştır. Dördüncü bölüm, bu anketlerden elde edilen verilerin istatistikî analizlere tabi tutulması sonucu elde edilen bilgilerden oluşturulmuştur. Bölüm sonunda uygulama sonuçları ile ilgili genel bir değerlendirme yapılmış ve bu değerlendirme çerçevesinde önerilerde bulunulmuştur.
3 BİRİNCİ BÖLÜM
YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ
1.1.BİLGİNİN TANIMI VE ÖZELLİKLERİ
Bilgi sözcüğü çok eski bir sözcük olmasına rağmen sözcüğün tam anlamı konusunda bir fikir birliğine varılamamıştır. Bundan dolayı çeşitli kaynaklar tarafından şu şekilde tanımları bulunmaktadır:
Türk Dil Kurumu’na göre bilgi; “öğrenme, gözlem ve araştırma yoluyla elde edilen gerçek” şeklinde tanımlanmıştır (www.tdk.gov.tr., 07.05.2014).
Dura’ ya göre ise bilgi; öğrenme, gözlem ve araştırma yolları ile elde edilebilecek gerçek olup, insan zihninin gelişimi sonucunda ortaya çıkan zihni ürün olarak ifade edilmektedir (Dura, 1990:85).
Bir başka tanıma göre ise bilgi; karar alma sürecine destek verecek şekilde verilerin anlamlı bir biçime getirip işlenmesi ile ulaşılan sonuçlardır (Önal ve Kök, 2002:45).
Bilginin farklı tanımlarının yanında bir takım özellikleri de bulunmaktadır. Aşağıda bilginin özellikleri incelenecektir;
Bilginin en önemli özelliği, sahibine sağladığı güçtür. Bilgiyi doğru kullanmak bilgi kullanıcılarına rekabette önemli üstünlükler sağlar. Ayrıca bilgi etkin bir şekilde kullanıldığında çevresindeki olanakları değerlendirip değiştirebilme imkânı sağlamaktadır (Karakaya,1997:45).
Arbak’a göre bilginin genel olarak iki önemli özelliği bulunmaktadır. Birincisi, tek başına bir anlamı olmayan veriler işlenerek anlam kazanmış bilgi formuna kavuşturulabilir. İkincisi ise, oluşturulan bilginin, yönetim tarafından alınan kararlara ilişkin belirsizliği azaltmasıdır (Arbak,1995:73).
4
Günümüzde bilgi, kullanıcıların sahip olabilecekleri en önemli stratejik kaynak durumuna gelmiştir (Demircan ve Moltay, 1997:1). Bilgiyi stratejik kaynak olarak gören bilgi toplumlarında bilgi, teknolojinin sağladığı imkânlar doğrultusunda üretilmekte, sınıflandırılmakta, erişilebilir kılınmakta ve toplumsal ve kurumsal sorunların çözümüne katkı sağlamaktadır (Atabay, 1992:10).
Karar alma sürecinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgi, belirsizlikleri azaltarak faydalı olmakta ve arzu edilen amaçlara ulaşmada başarı sağlamaktadır. Bu bağlamda elde edilecek bilgi, doğru, açık, tam, güvenilir, kısa ve öz olmalıdır. Ayrıca zamanında elde edilerek düşük maliyetli olmalıdır (Kirtiş, 1994:13).
İşletmeler için hayati öneme sahip olan bilgi kurumsal planlama ve kontrol açısından vazgeçilmez bir kaynaktır (Anderson,1979:405). Ayrıca işletmeler için bilgi; müşteriler, ürünler, süreçler, hatalar ve başarılar hakkında sahip olunan enformasyonlardır. Elde edilen enformasyonların, stratejilere dönüştürülmesi, verimlilik-yenilik-yaratıcılık ve rekabet süreçlerinde kullanılması bilginin önemini ortaya çıkarır. Bu bağlamda işletmeler için bilgi;
• Doğru kararların alınmasında,
• Geleceğe yönelik tahminlerde bulunmada,
• Doğru ve güvenli bir iletişimin gerçekleştirilmesinde,
• Standart bir ürün ya da hizmetin gerçekleştirilmesinde,
• Mevcut problemlerin çözümlenmesinde ve meydana gelebilecek problemlerin çözümünde kullanılan bir araçtır (Anameriç, 2005:167-173).
Yukarıdaki tanımlardan da anlaşılacağı üzere genel olarak bilginin; verilen belirli işlemlerden geçirilip anlamlı bir hale getirilerek yöneticilere, işletmelere ve bireylere karar alma sürecinde destek verdiği, doğru kullanıldığında da kişilere güç kazandıran özelliklere sahip olduğu görülmektedir.
5
1.1.1. Bilginin Zaman Periyodu İçerisindeki Farklı Anlamları
Bilgi, zamanın şartlarına ve insanların gereksinimlerine göre bir değişim sürecine girmiştir. Bu değişim sürecinde de bilgiye farklı anlamlar yüklenmiştir. Rekabet ortamının artması bilginin anlamında bir değişime neden olduğu gibi önemini de artırmıştır. Zamanın şartlarına göre değişik anlamlarda ifade edilen bilgiye bu doğrultuda farklı görevler de yüklenilmiştir. Aşağıda bilginin farklı kullanımları ve tanımları incelenecektir.
1.1.1. Bürokratik Bilgi
Geçmişte bilgi; tasarım bürokrasisi, üretim ve bir ürün ya da hizmetin dağıtımı için gerekli bir zorluk olarak görülmekteydi. Bilgi, işletmeyi boğabilecek ve onu asıl yaptığı işten alıkoyan iş yükü olarak görülüyordu. Bilgi sistemlerinin 1950’lerdeki amacı rutin kâğıt işlemlerinin maliyetini azaltmaktı. İşletmelerde uzun vadeli stratejik kararlarının alındığı bir kavramdan ziyade günü kurtarmak olarak algılanan bilginin önemi küreselleşmeyle birlikte önem kazanmaya başlamıştır. İlk bilgi sistemleri ise, yarı otomatik çek işleme, yayıncılık ve iptal makineleri gibi araçlardır ( Karahoca ve Karahoca, 1998:62).
1.1.1.2. Genel Destek İçin Bilgi
İşletmelerin bilgiye değişik anlamlar yüklemeye 1960’lı yıllarda başladıkları görülmektedir. Bilgi sistemleri 1960 ve 1970 yılları arasında genellikle yönetim bilgi sistemleri olarak anılmıştır. Yönetim bilgi sistemleri; haftalık üretim, aylık finansal bilgi, stok, borç hesapları, alacak hesapları vb. raporlar üreten bir bilgi kaynağı olarak görülmekteydi. Bu işlemlerin gerçekleşmesi için, işletmeler çok fonksiyonlu genel amaçlı hesaplama ekipmanına ihtiyaç duyuyorlardı (Karahoca, Karahoca, 1998:62).
1.1.1.3. Yönetim İçin Bilgi
Yönetim açıdan bilgi; belirli amaçlara ulaşmak ya da belirli anlayışları geliştirmek için verilerin ya da ham bilgilerin, belirli işlemlerden geçirilerek yöneticiler açısından yararlı biçime sokulmuş halidir. Bu ifadeden de anlaşılacağı
6
üzere bilgi bir dönüşüm sürecidir. Yönetimin etkinliği, alacağı etkin kararlara bağlıdır. Çünkü her işlem bir karar almayı gerektirir. Etkin karar almak ise sağlıklı, doğru, tam ve ucuz bilgilerin veri işleme sürecine aktarılmasıyla olanaklıdır (Alabay, 2003:188).
Etkinliğini artırmak isteyen işletmeler, 1970’lerde ve 1980’lerin başında elde ettikleri bilgileri toplayıp, depolayan ve bu bilgileri işleyen yazılım ve donanım araçlarını kullanıma sunan karar destek sistemlerinden (DSS-Decision Support Systems) ve yönetici destek sistemlerinden (ESS-Executive Support Systems) yararlanmaya başladılar. Bu sistemlerin amaçları karar vericilerin problemler karşısında ve geliştirecekleri stratejilerde karar süreçlerini geliştirmek ve hızlandırmaktır (Özcan, 2006:19).
Özetle, eğer yöneticinin sahip olduğu bilgiler doğru, eksiksiz, ucuz ve buna benzer özellikleri taşımazsa, alınacak kararların sonucunda işten beklenen başarı sağlanamayacaktır. Tam tersi bir durumun varlığında ise alınan iyi kararlar yönetsel eylemlerin etkinliğini arttıracak, etkin yönetsel eylemler ise işletmenin hedeflerine başarılı bir biçimde ulaşmasını sağlayacaktır.
1.1.1.4. Stratejik Kaynak Olarak Bilgi
Küreselleşmenin etkisiyle 1980’li yıllarda bilgi kavramında tekrardan bir değişim olduğunu söyleyebiliriz. Bilgi; işletmeler için rakipleriyle rekabet etme yarışında işletmeye rekabet etme avantajı sağlayacak bir kaynaktır. Stratejik bir kaynak olarak bilginin amacı işletmenin yakın gelecekte sürekliliğini garantilemektir ( Karahoca, Karahoca, 1998:62).
Yeni toplum bilginin etrafında örgütlenmektedir (Bozkurt, 1996:37). Bozkurt’un düşüncesini destekleyici bir görüş de Kavrakoğlu tarafından yapılmaktadır. Kavrakoğlu’na göre günümüz dünyasında başarılı olmanın birinci girdisi bilgidir. İkincisi ise elde edilen bilgiyi özümsemek, kullanmak ve yönlendirmektir. Bunu başarılı bir şekilde yapan işletmeler ile diğer işletmeler arasında uçurumlar oluştuğuna her an tanıklık edilmektedir. Dolayısıyla işletmelerin
7
bilgiyi çok etkin bir şekilde kullanmaları gerekmektedir. Üçüncüsü de yönetimin kendisini bilgi sektörüne yönlendirmesidir. Bunu yaparken de bundan nasıl istifade edilebilir diye düşünmesi gerekmektedir. Bu çerçevede oluşturulacak bir yapılanma ile işletmeler başarı için gerekli koşulları sağlayabilecektir (Kavrakoğlu, 1996:96).
Kısaca özetlemek gerekirse, dünya genelinde geniş ticaret hacmine ulaşmış işletmelerin yöneticileri, rekabette üstün bir konuma gelebilmek ve alacakları stratejik kararlarda etkinlik sağlamak için bilgi kaynaklarından en yüksek seviyede yararlanmak durumunda kalmaktadırlar. Bilginin böylesine önemli bir görev üstlenmesi, bu kaynakları üretme ve yönetmede etkili bir araç olan yönetim bilişim sistemlerini işletmelerin olmazsa olmazı konumu haline getirmiştir.
1.2. BİLGİNİN ELDE EDİLMESİ
İşletmeler karar vermeden önce verecekleri kararları destekleyen bilgilere ihtiyaç duyarlar ve bu bilgiler doğrultusunda da işletme faaliyetlerine yönelik doğru kararlar alırlar.
Bilgiler, resmi ya da gayri resmi kaynaklardan elde edilebilir. Resmi kaynaklardan elde edilen bilgiler, düzenlenmiş ve tahmin edilmiş bir şekilde bilgi sağlarken, gayri resmi kaynaklardan elde edilen bilgiler, resmi kaynaklara göre daha az maliyetlidirler. Fakat düzenlenmesi ve etkili bir şekilde kullanılması daha zor olan bilgiler sağlamaktadırlar (Şahin, 2006:24).
Bilgiler yeni bilgilerin üretilmesi, mevcut bir problemin çözülmesi ya da mevcut olan bir sürecin iyileştirilmesinde kullanılmaktadır. Dolayısıyla işletmenin geleceğini olumlu veya olumsuz yönde etkileyeceğinden dolayı işletmeler acısından hayati önem taşımaktadır. Bu yüzden elde edilecek bilginin işletmenin ihtiyacına uygun olması konusunda yöneticiler özenli davranmalıdır.
1.3. BİLGİNİN İŞLENMESİ VE ÖNEMİ
Yukarıdaki bilgiler doğrultusunda bilgi, ham verilerin işlenerek karar verici için anlamlı ve yararlı bir hale getirilmesidir şeklinde tanımlanabilir. Bilgi işleme ise
8
verilerin karar vericilere yararlı raporlar halinde ya da belirli araçlar kullanarak genel anlamda bilgiler oluşturma işlemleridir. Bilgilerin kaynağını verilerdir. Veriler işlenmeden önce bir anlam ifade etmezken, işlendikten sonra bilgi haline gelir (Arbak, 1995:73).
İşletmelerin alacakları stratejik kararlarda karar vericiler bir takım bilgilere ihtiyaç duyacaktır. Günümüzde bilginin bir hayli önem kazanması da bu ihtiyaçlardan kaynaklanmaktadır. Bu ihtiyaçların doğru ve tam bir şekilde karşılanarak kullanıma hazır hale getirilmesi işletmelerin faaliyetleri açısından bir hayli önem taşımaktadır.
1.4. BİLGİ SİSTEMLERİ
Teknik açıdan bilgi sistemleri; bir işletmedeki karar verme ve kontrol işlemleri için gerekli veriyi toplayıp belirli işlemlerden geçirerek kullanıma hazır hale getirip gerekli yerlere dağıtan, bu bilgileri saklayan teknoloji, prosedür, yazılım ve personelin bir araya gelmesi ile oluşan bütünleşik bir sistem olarak tanımlanabilir. Bilgi sistemleri karar desteği ve kontrol işlevlerine ek olarak hem çalışanlara hem de karar vericilere problemlerin analiz edilmesi, çözümlenmesi, karmaşık problemlerin zihinde canlandırılması ve yeni ürün tasarımı vb. konularda da destek sağlayan sistemlerdir (Özata ve Sevinç, 2010:25).
Turban ve arkadaşları ise bilgi sistemlerini; bilgiyi özel bir amaç için toplayan, belirli işlemlere tabi tutan, depolayan, analiz eden ve dağıtan sistemlerdir şeklinde tanımlamışlardır. Bu sistemler girdileri işleyerek, başka sistemler tarafından da kullanılabilecek çıktılar üretebilen sistemlerdir (Turban, Mclean ve Wetherbe, 1999:17).
İşletmelerde karar vermek, yapılacak işlemleri kontrol etmek, problemleri analiz etmek ve yeni ürün ya da hizmetler üretmek için ihtiyaç duyulan bilginin, bir bilgi sistemi tarafından elde edilmesi esnasında üç temel faaliyet yerine getirilir. Bu faaliyetler; giriş, işleme ve çıkıştır (Laudon, Laudon, 2000:7)
9
Şekil-1: Bilgi Sistemlerinin İşlevleri
Kaynak: (Laudon, Laudon, 2000:7)
Şekil-1’ den de anlaşılacağı üzere işletmeler, işletme içinden veya çevresinden aldıkları ya da topladıkları ham verileri belirli işlemlerden geçirip anlamlı hale dönüştürerek bilgiyi elde ederler. Bilgi sistemleri ayrıca verilerin giriş aşamasını değerlendirmek veya düzenlemek için işletmelerdeki uygun ve gerekli yerlere veya kişilere geri beslemeye gerek duyar. Bilgi sistemlerinin işlevleri genel olarak bu döngü içerisinde devam eder.
Özet olarak bilgi sistemleri işletme ve çevresi ile ilgili şu fonksiyonları yerine getirirler (Adekeye ve Adeoti, 1997:318-327).
• Algı (perception); İşletmelerde verilerin ilk girişinin yapılması ya da oluşturulması.
• Kayıt (recording); Bilgilerin fiziksel olarak kaydedilmesi.
• İşleme tabi tutma (processing); Bilgiyi işletmenin gereksinimlerine göre gerekli işleme ya da işlemlere tabi tutması.
Çevre Organizasyon Tüketiciler Tedarikçiler Rakipler Hissedarlar Düzenleme Geribesleme Girdi Çıktı İşleme Sınıflandırma Düzenleme Hesaplama
10
• Aktarma (transmission); Bilginin işletmenin iç birimleri arasında ya da işletme dışına aktarılması.
• Depolama (storage); İleride kullanılacağı umulan bilgileri depolama. • Geri çağırma (retrival); Kaydedilmiş olan veriler arasında arama yapma.
• Sunma ve raporlama (presantation and reporting); Gereksinim duyulan bilgi ve üst bilgiyi oluşturarak ihtiyacı olan birimlere sunma ve raporlar oluşturma.
• Karar verme (decision making); Her birimdeki çalışanların kendi birimiyle ve işletmenin faaliyetleriyle ilgili alacağı kararlarda yardımcı olma.
1.4.1. Bilgi Sisteminin Unsurları
Tüm bilgisayar destekli bilgi sistemleri genelde donanım, yazılım, veri ve insanların birleşiminden oluşur. Tüm bilgi sistemleri; teknoloji ve insan unsurlarına dayanmaktadır. Aralarında ilişki gösterilen bu elemanların bilgi sistemlerinde yerine getirdikleri fonksiyonlar aşağıda kısaca açıklanmıştır (Soyuer, 2000:52-53):
1.4.1.1. Donanım
Bilgisayarı oluşturan her türlü fiziksel parça genel olarak bilgisayar donanımı olarak ifade edilebilir. Donanım bir merkezi işlem biriminden ve bu birime bağlı çevre birimlerinde oluşmaktadır (Kaçtıoğlu, Yavuz, Özen,1999:112).
Donanımlar, bilgi sistemlerinin işlemesinde, toplanan bilginin depolanmasında, bu bilgilerin analiz edilmesinde ve raporlanmasında gerekli olan yazılımların çalışmasında gerekli olan fiziksel unsurlardır. Bu bilgisayar unsurları başlıca, yazıcılar, tarayıcılar, klavye, mouse, ses birimleri, kameralar, disk, disket ve monitör gibi unsurlardan oluşmaktadır.
1.4.1.2. Yazılım
İnsan emeği gerektirip bilgisayarın çalışmasını sağlayan sistem ve uygulama programlarının tümüne yazılım denir. Bir problemin bilgisayar yardımı ile çözümünü
11
sağlayan, donanım elemanlarını işleten, yönlendiren, bir bütünlük içinde çalışmasını ve kullanılmasını sağlayan programlardan oluşur. Aslında yazılım sadece bilgisayar programları değil, donanım haricindeki bilgisayarla ilgili her şeydir (Yalçın, 2011:49).
1.4.1.3. Dosyalama
Kullanıcıların bilgi sistemlerinden bekledikleri yararı en üst düzeyde sağlayabilmeleri için, bilgi sistemlerine bilgi girişinin en uygun şekilde yapılması gerekir (Soyuer, 2000:55). Ayrıca bilgi işleme sistemleri ile bilgi haline dönüştürülen verilerin dosyalanarak kullanıcılara kadar saklanması gerekir. Bundan dolayı bilgi kaynağının oluşumu sırasında bilginin bütünlüğünü sağlamak açısından, dosyalamada kullanılmakta olan genel tanım ve kavramlarla dosya türlerinin bilinmesi gerekmektedir (Organ, 2004:29).
1.4.1.4. İnsan
İnsan iş çevresi ile bilgiyi bir biriyle ilişkilendirip işlerinde bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kullanan kişidir (Laudon, Laudon, 1995:9).
Bilgi sistemlerinde insan faktörü çok önemli bir yere sahiptir. Çünkü bilgi sistemlerinde günümüzde meydana gelen hatalar teknolojik kaynaklı hatalardan ziyade, insan temelli hatalardan kaynaklanmaktadır (Avison, Fitzgerald, 1997:6).
1.5. BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN TEMEL BİLEŞENLERİ
Bilişim sistemi işletme içerisindeki her türlü bilgiyi bir araya getirip uygun yer ve zamanda kullanılmasını sağlayan sistemdir. Fakat rekabet ortamının arttığı günümüzde sadece işletme içi bilgiler yeterli olmayıp dış çevredeki işletmeyi etkileyen faktörler de önem kazanmaktadır (Çelik ve Akgemci, 2010:89).
Bilişim sistemi belli başlı görevler etrafında yoğunlaşmaktan ziyade daha çok sonuçlar etrafında yoğunlaşmaktadır. Bilgi çağında birçok işletmenin kaliteyi yükseltmek, maliyetleri olabildiğince düşürmek ve zamandan kazanmak için daha fazla bilişim sistemlerinden yararlandığı görülmektedir (Koza, 2008:75).
12
Bilişim sistemlerini sadece bilgisayar teknolojisiyle sınırlamamak gerekir. Aynı zamanda sosyal bilimleri de içerisine almaktadır. Bu yüzden de işletmelerin bilişim sistemlerini etkin bir şekilde kullanmak için organizasyon, yönetim ve teknolojiye hâkim olmaları gerekmektedir (Akman, 2010:6).
1.5.1. Organizasyon
İşletmenin büyüklüğü ile yapılan çalışmalar ve çalışan personel sayısı doğru orantılıdır. İşletme kapasitesini artırdıkça yönetim kademeleri ve iş bölümü de bu doğrultuda artmaktadır. İşletme stratejilerini belirleyenler, denetimini yapanlar, politikalarını düzenleyenler arasında iş bölümü genişledikçe bu faaliyetlerin düzenlenmesi, görev dağılımının yapılması, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi de bir hayli önem kazanmaktadır. Böyle bir durumda ise işletmenin amaçlarına hızlı ve bir düzen içerisinde ulaşabilmesi için faaliyetlerin belirlenip bir düzen içerisinde iş bölümünün yapılması işletmenin organizasyonunu meydana getirir. Her organizasyonun kendine özgü bir kültürü vardır. Bununla birlikte her işletmede de, işletme çalışanları tarafından kabul edilmiş kurallar, planlar ve değerler vardır ve bu kültürün parçaları bilişim sisteminde her zaman bulunur (Önder, 2005).
1.5.2. Yönetim
Yöneticiler dış çevrede meydana gelebilecek her türlü tehlikeyi algılar ve bu tehlikelere karşı işletmeyi koruyacak önlemler alırlar. Yoğun rekabet ortamında işletmelerin ayakta kalabilmeleri için yeni ürün üretilmesi, yeni stratejilerin geliştirilmesi noktasında yöneticilere önemli görevler düşmektedir. Bu doğrultuda da işletme geneline öncülük ederek gelişen çevre şartlarına göre işletmede değişiklikler yapmalıdırlar.
Bilişim teknolojilerine işletmenin yeniden yönetimi ve yeniden tasarımında çok önemli görevler düşmektedir. İşletmelerde farklı seviyelerindeki yönetim rolleri ve kararları çeşitlilik göstermektedir. Tepe yöneticileri üretilecek ürün veya hizmetler hakkında uzun vadeli stratejik kararlar verirler. Orta kademe yöneticileri, tepe yöneticilerin program ve planlarını yerine getirirler. İşlemsel kademedeki yöneticiler ise işletmelerin günlük rutin işlerini gerçekleştirirler. Yönetimin tüm seviyelerinin
13
etkin, yaratıcı olması ve problemlere anında çözüm üretmesi beklenir. Yönetimin her seviyesindeki çalışanlar değişik veri, bilgi ve bilişim sistemlerine ihtiyaç duyar (Akman, 2010:8). Bilişim sistemleri de girilen veriler doğrultusunda bu ihtiyaçları cevaplayarak bütün seviyelerdeki yöneticilerin ve çalışanların doğru ve hızlı kararlar almasını sağlar (Crowston ve Malone, 1994)
Kısacası; teknolojinin hızla gelişmesi ve bu doğrultuda işletmeler için büyük fayda sağlayan bilişim sistemleri, yönetimin pozitif kararlar almasında doğrudan etken olmakta ve alınan kararlardaki hataları minimize etmektedir (Koçoğlu, 2010:87).
1.5.3. Teknoloji
Woodward teknolojinin işletmelerin yapısı üzerinde çok önemli bir etkisinin olduğunu savunmaktadır. Woodward yapmış olduğu bir araştırma ile işletmelerin yapılanmasının kullandıkları üretim teknolojisine göre değişiklik gösterdiğini kanıtlamıştır. Yapmış olduğu bu araştırmanın sonucunda işletmelerdeki değişikliği ortaya çıkaran unsurun teknoloji olduğunu ortaya çıkarmıştır (Woodward, 1980).
Teknoloji bir işletme için olmazsa olmaz unsurlardan bir tanesidir. Öyle ki, karar verme noktasında kararları destekleyen bilgiler teknoloji ile elde edilmektedir. Teknoloji verileri elde eder, şekle sokar, depolar, ulaşımı sağlar, çıktıları aktarır tüm sistemin kontrolüne yardımcı olur. Teknoloji ile yapılacak bu işlemlerin hepsinin gerçekleşmesi dört temel unsur ile oluşturulur (Şirin, 2008:29);
• Teknik elaman: bilgisayar operatörleri, programcılar, kelime işlem operatörleri ve iletişim uzmanları bu grup içerisinde yer alırlar.
• Yazılım: Donanımı çalıştırılmasını sağlayan programlar ve modellere erişmek için verilen talimatlardır.
• Donanım: Bilgisayarların girdi, veri işleme ve çıktılarını üreten fiziksel yapılarının tamamına donanım denilmektedir. Örneğin; ekran, klavye, okuyucu, ses birimleri, sabit disk, yazıcı vb. (Özçam, 2010:10).
14
• Veri Tabanları: Veritabanları, merkezi bir yerde toplanan verilerin, niteliklerine göre gruplandırıldığı ve birden fazla uygulamaya hizmet edebilecek şekilde tasarlanmış veri topluluğudur.
1.6. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN TANIMLARI
Rekabetin artması işletmeleri diğerlerinden farklı olmaya, ürün çeşitliliklerini artmaya, verimliliklerini en üst seviyeye çıkarmaya zorlamaktadır. Bu şartlar altında karar vericiler için en iyi karar alma noktasında yönetim bilişim sistemleri bir zorunluluk haline gelmektedir (Laudon ve Laudon, 1995:168-172).
Yönetim bilişim sistemi kavramının temelini oluşturan süreç girilen verilerin belirli işlemlerden geçirilerek bilgiye dönüştürülme sürecidir. Yönetim bilişim sistemleri sayesinde yöneticiler ihtiyaçları olan her türlü bilgiye istedikleri anda ulaşabilme imkânına kavuşmuşlardır. Bu sayede yöneticiler, yönetiminden sorumlu oldukları organizasyonları daha rahat kontrol edebilmekte ve daha iyi kararlar alabilmektedirler (Soysal, 1989:5-8).
Yönetim bilişim sistemleri, karar alma sürecine katkıda bulunan bilgileri alt kademe yöneticilerden alıp, kullanıcının istemiş olduğu formata sokup orta kademe yöneticilere kullanmaları için aktaran sistemleridir. Yani yöneticiler kendilerine ulaşan bilgiyi inceleyecek, analiz edecek, değerlendirecek ve bunun sonucunda hızlı ve doğru kararlar verecektir. Ancak bunu yapabilmesi ihtiyacı olan bilginin kendisine ulaşmasıyla olacaktır ve bu da yönetim bilişim sistemleri ile mümkün olmaktadır (Koza, 2008:77).
Yönetim bilişim sistemi, yalnızca karar almak için bilgi sağlamakla kalmaz aynı zamanda işletmelerdeki değişik birimlerinin birbirine bağlanmasına yardım ederek, bilginin akışını gerçekleştirir. Muhasebeden, ücretlerden, yüklemeden, teslimattan, satışlardan, karar almak için tüm düzeylerden genel müdüre akan özet raporlar, stok sistemleri, bütçeler ve finansal raporlar gibi temel olan tüm faaliyetler, işletmedeki yönetim bilişim sisteminin öğeleridir (Pulunkett, Attner, 1992).
15
Yönetim bilişim sistemlerinin yönetim, bilgi, sistem gibi günümüzde önem kazanan ve olmazsa olmaz terimlerden oluşması, bir örgüt, bir yaklaşım, bir sistem, bir yöntem olarak algılanması nedeniyle net bir tanımının yapılması güçtür. Bu konuda çeşitli kişiler tarafında değişik tanımlamalar ve görüşler mevcuttur. Bu tanımlamalardan ve görüşlerden bazılar şu şekildedir (Gümüştekin, 2004) ;
Yönetim bilişim sistemleri, iç ve dış gelişmelerle ilgili geçmiş, mevcut durum ve geleceğe yönelik bilgilerin organize bir şekilde elde edilmesidir. Yönetim bilişim sistemleri bir işletmenin planlama, kontrol ve operasyonel fonksiyonları karar alma süreçlerine yardımcı olacak şekilde gerekli olan bilgileri uygun zamanda ve yerde sağlar (Parasız, 2007:351).
Yönetim bilişim sistemi; İşletmenin devamlılığını sağlanması ile işletmedeki eylemlerin yerine getirilebilmesi için, yönetimin ihtiyaç duyduğu doğru, zamanlı ve anlamlı bilgiyi sağlayan ve bu bilgilerin geliştirilmesini sağlayan sistemdir (Ülgen, 1990).
Yönetim bilişim sistemi; işletmenin yönetimle ilgili verilerini, bir sistem bütünlüğü içerisinde toplayıp, işletmelerin günlük işleri için gerekli bilgi desteğini sağlayan, yöneticilere alacakları taktik ve stratejik kararları başarılı kılacak nitelikte bilgi göndermeyi amaçlayan bilgi sistemidir (Davis ve Olson, 1985).
Yönetim bilişim sistemi; işletmelerin planlama, denetleme ve eylemlerine ilişkin faaliyetlerini etkin bir biçimde yerine getirmek ve karar alma sürecini kolaylaştırmak için, gerekli bilgiyi tam ve zamanında yönetim için uygun duruma getiren biçimsel bir yöntemdir (Stoner, 1982).
Yönetim bilişim sistemi; alınacak stratejik kararlarda ve taktiklerde yönetimin gereksinim duyduğu, düzenli ya da düzenli olmayan aralıklarla bilgi gereksiniminin karşılanmasıdır (Yugay, 1990).
Yöneticilerin kurum ve kaynakları hakkında karar verirken öncelikli olarak gereksinim duyduğu şey, kaynaklar ve süreçler hakkında doğru, tam ve zamanında
16
sahip olunan bilgidir. Yönetim ihtiyaç duyduğu bilginin güvenilir, doğru ve zamanında elde edilebilmesi ve yönetilebilmesi için işletmelerin tüm birimlerinin ve bireylerinin de içinde yer aldığı aktif sistemler geliştirilmektedir. Bu sistemler yoluyla yönetimin üzerine düşen görev ve sorumluluklarının tam olarak yerine getirilmesi amaçlanmaktadır. Karar vericilerin ihtiyaç duyduğu bilgiyi en iyi şekilde elde etmek, işlemek, düzenlemek ve istenilen amaca uygun duruma getirmek üzere kurulan sistemlere yönetim bilgi sistemi denilmektedir (Polat, 2007:187-199).
Yönetim bilişim sistemlerinin tanımını en yalın haliyle; “örgüt içi ve dışı çevreden aldığı ham verileri toplayan, filtreden geçiren ve bunları birer anlamlı bilgi haline getirdikten sonra yöneticilere sunan bir sistemdir” şeklinde yapılabilir (Özgen, 1992:250).
Tüm bu tanımlamalar çerçevesinde Ülgen yönetim bilişim sistemleri ile ilgili yapılan tanımları üç ana grupta toplamaktadır (Ülgen, 1990:75-76);
• Yönetim bilişim sistemlerini bir donanım düzeni olarak gören tanımlarda yönetim bilişim sistemleri, yöneticilere bir bilgisayar sistemi veya bir merkezi bilgi işlem biriminin çeşitli çevre birimleriyle bağlanması ile bunların arasındaki ağ olarak tanımlanmaktadır.
• Yönetim bilişim sistemlerini bir yazılım sistemi olarak gören tanımlarda yönetim bilişim sistemleri, bir bilgisayarın verileri toplayıp işlemesi, saklaması ve iletmesini sağlayacak bilgisayar programları olarak tanımlamaktadır.
• Yönetim bilişim sistemlerini yönetsel kararları destekleyen bir sistem olarak gören tanımlarda yönetim bilişim sistemleri, gerekli bilgileri uygun yer ve zamanda vererek yönetim kararlarını olumlu yönde etkileyen sistem olarak ele alınmaktadır.
1.7. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ
Yönetim bilişim sistemleri, gereksinimler sonucu ortaya çıkar ve başta üst yöneticiler olmak üzere tüm işletme çalışanlarına gereksinimleri doğrultusunda
17
ihtiyaçlara cevap vererek geliştirilir. Bu aşamada insan faktörü çok önemlidir. Çünkü yönetim bilişim sistemlerinde etkinliğin sağlanabilmesi için öncelikle yönetimin bu konuda yeterli desteği sağlaması, ardından da alt düzey çalışanlarının bu konuya inanmış olması gerekmektedir.
Yönetim bilişim sistemlerinin genel olarak özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir (Davis ve Hamilton, 1993:67).
• Yönetim bilişim sistemleri, bilgisayar kullanımını temel alır.
• Yönetim bilişim sistemleri, bütünleşik bir sistemdir. İşletmedeki kaynakları yönetimin etkinlik sağlayacağı biçimde bütünleştirir (Yılmaz,1988:71).
• Yönetim bilişim sistemleri, aynı verilerin işletme içerisinde ortak veri tabanı kullanımı sayesinde paylaşılmasını sağlayarak farklı birimler tarafından kullanılmasına olanak sağlar.
• Yönetim bilişim sistemleri, kontrol ve raporlama odaklı olarak tasarlanmıştır. Günlük işleri kontrol edip yöneticilere raporlar sunar.
• Yönetim bilişim sistemleri, işletme ve dış çevreye ilişkin geçmiş ve mevcut verileri kullanarak karar almaya destek sağlar (Demircan ve Moltay, 1997:13).
• Yönetim bilişim sistemleri, bilgisayar temelli bir insan-makine sistemidir. Yönetim bilişim sistemi, bilgisayar desteği olmadan da oluşturulabilir. Fakat daha etkin bir yönetim bilişim sistemi için, bilgisayar sistemleri gereklidir. Bilgisayar, yönetim bilişim sistemine gereken bilgileri, tam ve doğru bir biçimde işleyerek, hem zaman hem de emeğin tutumlu kullanımını sağlar (Laudon ve Laudon, 1996).
• Yönetim bilişim sistemleri, rekabet avantajı sağlamak için geliştirilen stratejileri destekler (O’Brien ve Marakas, 2007:9).
18
• Yönetim bilişim sistemleri, çok büyük miktardaki bilgiye hızlı ve ucuz ulaşma imkânı sağlar (Rainer, Turban ve Potter, 2007:8).
• Yönetim bilişim sistemleri, karmaşık verilerin kolay bir şekilde yorumlanmasına olanak tanır.
• Yönetim bilişim sistemleri, açık bir sistemdir ve yansıma düzeneği aracılığı ile kendi kendini denetleme özelliği olan devingen bir yapıdadır (Kanter, 1977:23).
• Yönetim bilişim sistemleri, bilgi desteği sağlayan bir sistemler bütünüdür. Günlük işlemlere ilişkin birçok bilgi işlenerek, yaşamsal önem taşıyan bilgi yığınağına girdi sağlanır. Böylelikle yöneticiler için bilgiler, daha düzenli ve yararlanılabilir biçimde saklanmış olur (Erkut, 1989).
1.8. REKABET ARACI OLARAK YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Yönetim bilişim sistemleri, işletmelere rakip işletmelere karşı rekabet etme noktasında beş farklı dalda avantaj sağlar (Özcan, 2006:142).
1.8.1. Müşteri İlişkileri
Müşterilerin işletmelerden bekledikleri, en iyi ürün ya da hizmeti ucuz, hızlı ve güvenilir şekilde elde edebilmeleridir. İşletmeler bunu sağlayabilmek için de bilişim teknolojilerinden en üst seviyede yararlanmak durumunda kalmaktadırlar. Örneğin bankaların ATM (Automated Teller Machine)’leri ve müşteri hizmetleri yine birçok hizmet sektöründeki işletmelerin müşteri hizmetleri 24 saat hizmet vermektedir. Müşteriler için ihtiyaçlarının günün herhangi bir saatinde giderilmesi çekici gelmekte buda işletmelere rakiplerine karşı önemli rekabet üstünlüğü sağlamaktadır.
1.8.2. Hızlı Üretim
İşletmeler ürünlerini olabildiğince kısa bir sürede üretip, vakit kaybetmeden rakiplerinde daha önce pazara sokmak, onlardan daha önce pazarlamak istemektedir. Araba işletmeleri yeni bir modelin tasarımı ve üretimi için çeşitli çalışma birimleri
19
oluşturmaktadırlar. Bu birimler birbirleriyle bilgisayar bağlantılı olarak arabanın üç boyutlu tasarımını yaparlar, prototip tasarımları test ederler ve uygun olan en iyi modele karar verirler. Böylece en iyi ürünü hızlı bir şekilde pazara sokarak önemli bir avantaj elde ederler (Yılmaz,2009:42).
1.8.3. Kalite
Ürün ve hizmetlerin kalitesinin artırılmasının özünde müşterilerin ihtiyaç ve isteklerine uygun bir şekilde üretim yapmak, en iyi hizmeti sunarak müşteri memnuniyetini sürekliliğini sağlamak vardır. Bunun gerçekleşmesi içinde müşterileri ihtiyaçları, istekleri ve ürün performansı ile ilgili bilgiler sürekli olarak toplanmalıdır. Müşterilerin ihtiyaç ve istekleri hakkındaki görüşleri ile ürün hakkındaki görüşlerinin alınması ürün kalitesini artıracaktır. Bunun için de müşteriler hakkında bir veri tabanı oluşturulmalıdır (Chase ve Aquilano, 1998:178-179).
Rekabet sürecinde çalışanlarında bu sürece dâhil edilmeleri gerekmektedir. Çalışanların kalite geliştirme faaliyetlerine yapacakları her türlü katkı karar vermek için gerekli olan bilgiye sahip olup olmadıkları ile doğru orantılıdır. Bu nedenden dolayı çalışanlar ürün, üretim süreçleri, örgütsel performans ve hizmetler hakkında sahip olmaları gerektiği ölçüde bilgilendirilmelidir (Matta ve Chen, 1988:445-461). Bilişim sistemleri ise çalışanların tam katılımının sağlanması noktasında önemli bir yere sahiptir. Bilişim sistemlerinin kullanılması ile çalışanlar arasında etkin bir şekilde iki yönlü iletişim sistemi kurulabilmektedir. Bu sayede üst, orta ve alt kademe çalışanları arasında etkin bir haberleşme olanağı sağlanmış olacaktır (Sarıhan, 1998:216).
Çalışanlar kadar tedarikçilerinde bu sürece dâhil edilmesi önem arz etmektedir. ”Tedarikçinin değer zincirinin çıktısı alıcının değer zincirinin girdisini oluşturduğundan alıcı ile tedarikçi arasında yakın ve samimi bir ilişkinin varlığı çok önemlidir. Mamul sağlamanın ötesinde, tedarikçiler birçok yollarla üreticinin değer zincirinin performansını etkileyebilirler. Örneğin, tedarikçiler sıfır hatalı mamullerin zamanında dağıtımı suretiyle üreticilerin daha etkin bir üretim sistemi kurmaları yönündeki faaliyetlere katkıda bulunabilirler”. Lindberg ve Trygg’ in (1991:52-62)
20
bu ifadesinde hareketle kaliteli ürün ve hizmetin sağlanmasında tedarikçilerin de desteği gerekmektedir. Tedarikçilerle iş birliği noktasında alıcı ve tedarikçi arasında bilişim sistemleri kullanılarak hızlı, etkili ve şeffaf bir bilgi akışı sağlanmaktadır (Güleş, 2000:103-113).
1.8.4. Yöneticiler Arası İletişim
Bilgilerini birbirleriyle paylaşan yöneticiler, karar alma konusunda birbirlerine paylaşılan bilgiler doğrultusunda yardımcı olabilirler. Yöneticiler kendi alanları ile ilgili tecrübe ve bilgilerini ne kadar çok birbirleriyle paylaşırsa, işletmeler sorun çözme, uzun vadeli stratejik karar alma, kârlılık gibi işletmelerin menfaatine olacak kararlar noktasında bir o kadar başarılı olur. İşletmeler, iş süreçleri üzerine daha doğru kararlar alabilmek için yöneticiler için iletişim ve bilgi sistemleri geliştirerek bilgi transferi sağlanmalıdır.
1.8.5. Küreselleşme
Günümüzde Küreselleşmenin artmasına bağlı olarak artan rekabet bilginin önemini artırmıştır. İşletmeler küreselleşmenin getirmiş olduğu gelişmeler neticesinde sistem yaklaşımı ile birlikte kendi sınırları içerisinde kalma anlayışında sıyrılarak ulusal sınırlar dışında düşünmeye başlamışlardır. Küresel rekabetin artması, yöneticilerin dünyadaki gelişmelerden olabildiğince çabuk haberdar olmaları gereğini doğurmuştur. Yaşanan teknolojik gelişmelerle birlikte işletmeler ürün faklılaştırma yarışına girmiş, farklı ürünleri üreterek rekabette bir adım önde olabilmek için çaba sarf etmeye başlamışlardır. İşte bu noktada da bilgi yönetimi farklı ürünleri bulup ortaya çıkarma görevini üstlenmiştir. İşletme için en uygun ürünü en uygun pazarda piyasaya sürebilmek için pazar koşullarını iyi analiz etmek gerekmektedir. Böyle bir analizi yapmak içinde bilgi teknolojileri ile desteklenen güçlü bir yönetim bilişim sisteminin varlığı gerekir.
1.9. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN ROLÜ VE ÖNEMİ
Günümüz şartlarında işletmelerin rakiplerinden bir adım daha önde olmaları ve sürekliliklerini sağlayabilmeleri için yöneticilerin verecekleri kararlar önem arz
