Tanımada Kullanılan Yöntem ve Teknikler

Halkla ilişkiler sürecinde hedef kitle, uygulanan faaliyetlerden yararlanan ve etkilenen kesimi oluşturmaktadır. Bu noktada hedef kitleyle birebir iletişimin sağlanabilmesi için doğru ve etkili bir kanalın kullanılmasına özen gösterilmelidir. Bundan dolayı hedef kitleyi anlamak için bir takım yöntemler geliştirilmiştir. Hedef kitleye kuruluşla ilgili bilgiler sunmanın yanında onların görüşlerinin, şikâyetlerinin, istek ve beklentilerinin neler olduğuna dair bilgilere sahip olmada fayda vardır. Tanıtma

faaliyetleri kadar önemli bir amaç olan tanıma faaliyetleri de hedef kitleyi anlayabilmede ve kararları hedef kitlenin görüşleri doğrultusunda düzenleyebilmede avantaj sağlamaktadır. Halkla ilişkiler uygulamasında çalışmaların bir bölümü çevreye dönük iken, bir bölümü de yönetimin karar almada bilgi eksikliğini gidermek, çevreyi tanımak, halkla kimi konularda sorumluluğu bölüşmek, değişen koşulları ve onlarla ilişkili halk isteklerini öğrenmekle ilgilidir. Tanıma derken bu amaçlar ve bunlarla ilgili uygulamalar, çalışmalar akla gelmektedir (Kazancı, 2009: 151). Tanıma çalışmaları yapılırken, hedef kitlenin, eğitim, kültür ve gelir düzeyi, mesleksel dağılımı, cinsiyet, yaş vb. irdelenmelidir. Halkla ilişkiler, sadece örgüt dışında değil, örgüt içinde de yürütülmesi gereken etkinliklerdir. Tanımaya yönelik çalışmalar, çevredeki değişimleri, beklentileri saptamada ve uygun kararlar alınmasında önemli bir yöntemdir (Bülbül, 2004: 221). Halkın çeşitli konulardaki fikir ve düşüncelerini anlamak; hem gereksinim ve önerilerin bilinmesine hem de halka ulaşacak mesajların daha iyi düzenlenmesine olanak sunar (Ertekin, 2000: 153). Bu tanıma araçları üniversitelerin

faaliyetlerini daha iyi gerçekleştirebilmek için fırsat tanıyabilmektedir.

Üniversitelerin tanımaya dönük halkla ilişkiler çalışmaları genellikle vatandaşların kişisel başvuruları, anketler, toplantılar, basını izleme, toplumla yüz yüze ilişkiler gerçekleştirme, danışma, örgütlenmiş gruplarla ilişkiler ve son olarak dilek-şikayet kutularının kullanılmasıyla gerçekleştirilmektedir.

1.6.1.1. Vatandaşların Kişisel Başvuruları

Yönetimin, hizmetler ile örgüt hakkındaki düşüncelerini, dilek, sorun ve yakınmalarını anlamak için yararlanabileceği araçların başında, vatandaşların kişisel başvuruları gelmektedir. Bu denli yaklaşımlar, özellikle kamu kuruluşlarında yoğunluk kazanmaktadır (Bülbül, 2004: 120). Bu amacın gerçeklemesi için şu iki noktanın göz önünde tutulması gerekir: Her şeyden önce vatandaşlarda, kişisel başvurularının kamu kuruluşlarınca önemle ele alınacağı ve gereğinin yapılacağına ilişkin bir inanç yaratılmalıdır. Vatandaşların kişisel başvuruları konusunda, yöneticilerin göz önünde bulundurmaları gereken ikinci nokta ise, aşırı kırtasiyecilik ve başka nedenlerle vatandaşların işlerinin gecikmede kaldığı örgütlerde, iş sahiplerinin doğrudan doğruya üst düzey yöneticilerine başvurmak gereğini duymalarıdır. Bu durumun

birçok örgütte önemli bir sorun haline geldiği, birçok yöneticinin vatandaş başvurularıyla sürekli olarak uğraşmak zorunda kaldığı, dolayısıyla asıl yöneticilik işlevlerini yapamadıkları bilinmektedir (Ertekin, 2000: 153). Üniversitelerin halkla ilişkiler birimleri, vatandaşlardan gelen kişisel başvuruları öğrenmek adına birimlerde kurduğu dilek-şikâyet kutuları ve kurumsal web sayfalarda yayınladığı dilek-şikâyet-istek vb. tanıma araçlarıyla hedef kitlenin görüşleri dikkate alıp gerekli düzenlemeleri yapmaları halinde üniversite-vatandaş ilişkisini daha etkili gerçekleştirmektedir.

1.6.1.2. Anketler

Önemli hizmetler hakkında karar vermeden önce, toplumun konu üzerinde ne düşündüğü, görüş, düşünce, dilek ve isteklerinin neler olduğunu öğrenebilmenin bir

başka yolu da kamuoyu araştırmalarıdır (Akçakaya, 1999: 84). Bu yöntem,

yönetimin kamuoyunu gerçeğe oldukça yakın bir oranda öğrenmesine olanak sağlamaktadır (Ertekin, 2000: 156). Bu çalışmalarla ilgili alan araştırması yaparken en yaygın biçimde kullanılan veri toplama tekniği ankettir. Anket; bir topluluğa ya da örneklemi oluşturan deneklere sorular yöneltmek suretiyle uygulanan veri toplama tekniğidir. Halkla ilişkiler uzmanı, tüm araştırmacılar gibi anket ile ilgili hazırlık yapılması, örneklemin belirlenmesi, soruların hazırlanması ve verilerin değerlendirilmesi aşamasında çok dikkatli olmak zorundadır (Özer, 2009: 133).

Anketler, üniversitelerde vatandaşların, öğrencilerin, akademik ve idari

personellerin görüşlerini ölçme noktasında avantajlar sağlayabilmektedir.

Üniversitenin imajını geliştirmede fırsat sunan anket yöntemi, öğrenilmek istenilen görüşlerin alınması ve değerlendirilip sonuçlara göre hareket edilmesinde önemli bir faktördür.

1.6.1.3. Toplantılar

Halkla İlişkiler uygulamalarında vatandaşların; dilek, yakınma, öneri ve sorunlarını belirlemede, en etkili araçlardan biri de kuşkusuz, yöneticilerin düzenledikleri toplantılarıdır. Toplantılar yönetim için bilgi toplama açısından önemli bir kaynağı oluşturmaktadır (Bülbül, 2004: 121). Kurum içi halkla ilişkilerde

değerlendirme ve benzeri toplantılar, bilginin paylaşılması ve tepkilerin ölçülmesi açısından yararlı olmaktadır. Bu tür toplantılar çalışanların motivasyonunu artırdığı gibi çalışanların yönetime bakış açılarının öğrenilmesine de yardımcı olmaktadır. Ayrıca kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetlerinde de düzenlenen toplantılarla hedef kitlenin kanaatlerini öğrenebilme imkânı bulunmaktadır (Budak ve Budak, 1995:

124). Üniversitelerin halkla ilişkiler birimleri, belirli günlerde toplantılar

gerçekleştirerek, toplantıya katılan kişilerin görüşlerini alarak mevcut yapılarını yenilemeye dönük çalışmalar içerisine girmekte ve toplantılar, katılımın çoğunluğuna bağlı olarak daha etkili bir tanıma yöntemi olabilmektedir.

1.6.1.4. Basını İzleme

Halkla İlişkiler uygulamalarıyla tanıma çalışmaları kullanılan bir başka yöntem basını izlemedir. Basını izleme yöntemi ile üniversitelerdeki faaliyetlerin basında nasıl yer aldığını öğrenme açısından avantaj sunmaktadır. Yayın organlarında yer alan haberler, röportajlar, inceleme yazıları, araştırma sonuçları, okur mektupları gibi çalışmalar yönetim için zengin bilgi kaynakları olarak değerlendirilmektedir. Bundan dolayı basından gerekli yararı sağlamak için, düzenli olarak basının izlenmesi gerekir (Bülbül, 2004: 222). Basın, yönetimin kendi olanakları ile çok güç öğrenebildiği istek ve yakınmaları ya da kararlara temel olacak bilgileri yönetime kolayca aktarabilecek hatta ona bu bilgileri sunabilecek bir konuma sahiptir (Kazancı, 2009: 170). Medyada yer alan halkın istekleri, çoğu zaman medyanın ülke düzeyinde var olan gücünü de arkasına alarak kuruluş yönetimlerini etkileme amacına dönüktür. Halkın kamu kuruluşlarına ilişkin yakınma ve önerilerine, medya araçlarında oldukça rastlanılmaktadır. Bunlar yönetim için basınla desteklenmiş bir dilekçe gibidir. Yönetimler bu dilekçelere oldukça duyarlıdır ve kısa sürede cevaplandırmak için yoğun çaba harcar (Özer, 2009: 133). Bu noktada medyanın etkisinin ne kadar güçlü olduğunun farkına varan üniversiteler, üniversite hakkında çıkan haberleri ya da krizleri yönetebilmek için basını yakından izleyen bir yapıda bulunması kendisine avantaj sağlamaktadır. Üniversiteler basını izleme yöntemiyle, üniversite ile ilgili yayınlanan haberleri yakından takip ederek, üniversitenin mevcut imajı konusunda bilgi sahibi olabilmektedir.

1.6.1.5. Toplumla Yüz Yüze İlişkiler

Halkla ilişkilere yönelik tanıma aşamasında başvurulan yol ve yöntemlerden bir diğeri ise yüz yüze ilişkilerdir. Halkla ilişkiler uygulamasının en yaygın olanı, yönetici ile halkın bireysel, yüz yüze ilişkiler ile başlayanıdır. Kişiler arasında en yeğlenen konuşma türü yüz yüze olandır. Çünkü yüz yüze ilişkide sorun çözmek daha kolaylaşmaktadır. Gerek karar öncesi gerek sonrası yönetilenlerin düşündüklerini öğrenme olanağı vermesi nedeniyle, yüz yüze görüşme önemli bir yöntem, önemli bir besleyici yankı kaynağıdır (Kazancı, 2009: 172). Yüz yüze ilişkiler her zaman sergilenen ve sıkça yinelenen bir yöntemdir. Yüz yüze ilişkiler üst düzey yöneticiler tarafından yapıldığı gibi, diğer görevlilerce de gerçekleştirilmektedir. Halkla ilişkiler birimleri bu amaçla özel programlar hazırlamaktadır. Ayrıca yüz yüze ilişkilerde kimi yanlışlıkların sergilendiği de gözlenmektedir. Yanlış uygulamalar sonucu yüz yüze ilişkilerden öngörülen yararlar da sağlanamamaktadır. Bu ilişkiler halkı tanımak için kolay ve etkili bir yöntemidir (Bülbül, 2004: 120-121). Yüz yüze ilişkiler üniversiteler tarafından da oldukça sık kullanılan bir yöntemdir. Yüz yüze yürütülen faaliyetlerle hedef kitlenin görüş ve şikâyetleri daha hızlı bir şekilde öğrenilmektedir. Geri bildirimin anında gerçekleşmesinden dolayı bürokrasiden kaynaklı gecikmelerinde önüne geçilerek doğrudan tanıma fırsatı bulunabilmektedir.

1.6.1.6. Danışma

Halkı tanımak için yönetimin yararlanabileceği en etkili yöntemlerden biri de danışmadır. Danışmada amaç, yapılacak çalışmada ya da alınacak karar için kişilerin ne düşündüğünü öğrenmektir. Böylece, hedef kitlenin daha iyi tanınması ve kuruluş ile toplum arasında sağlıklı ilişkilerin kurulması sağlanabilmektedir (Özer, 2009: 132-133). Danışmanın ilk türünde, halkın durumunu saptama, kuruluşa bilgi sağlama ve buna kuruluşun gereksinme duyması belirleyici özelliktir. Ortada çözüm bekleyen bir sorun vardır. Fakat çözüm için yönetim henüz eğilimini açıkça belli etmemiştir. Burada söz konusu olan, sorunların çözümünde yönetilenin eğiliminin ve önerilerinin sap- tanmasıdır (Kazancı, 2009: 161). Dolayısıyla üniversitelerin belirli bir konuda halkın eleştirisini, katkısını, görüşünü öğrenmesi için danışma yöntemine başvurmasında fayda vardır. Danışma ile üniversite dışındaki bilgiler örgüt içine aktarılmış olur. Danışma,

yönetimin yanlış yapmasını engelleyeceği gibi, kararın uygulanmasından sonra ortaya eğer tepki çıkacaksa bunu karşılamanın da yollarını gösterir. Kısaca yönetim uygulama sonrası ortaya çıkacak tepkileri nasıl göğüsleyeceğini de öğrenir.

1.6.1.7. Örgütlenmiş Gruplarla İlişkiler

Halkın yönetim faaliyetleri hakkındaki dilek ve şikâyetlerini öğrenmek açısından kullanılacak yöntemlerden bir diğeri; siyasal, sosyal, ekonomik ve kültürel niteliğe sahip sivil toplum kuruluşlarıyla girişilecek ilişkilerdir (Akçakaya, 1999: 84). Yönetimin, çoğulcu ve katılımcı demokrasinin gereği olarak, üniversiteler, meslek kuruluşları, odalar, dernekler, sendikalar gibi sivil toplum örgütleriyle yakın bir ilişki içinde bulunması gerekmektedir (Bülbül, 2004: 124). Üniversiteler, örgütsel gruplarla olan ilişkiler neticesinde bu örgütlerin görüşlerini alarak özellikle dış çevreye dönük amaçların ve faaliyetlerin daha iyi yönetilebilmesi için tanıma olanağı bulabilmektedir.

1.6.1.8. Dilek ve Şikâyet Kutuları

Halkın istek, sorun ve gereksinimlerini belirlemede bir başka yöntem, dilek ve şikâyet kutularıdır (Bülbül, 2004: 121). Kolay ulaşılacak noktalara yerleştirilen kutular aracılığıyla, hedef kitlenin görüş, şikâyet ve yorumları öğrenilmektedir. Bu yöntemin işlerlik kazanabilmesinin ilk koşulu ise, soru ve isteklerin cevaplandırılması ve halkın cesaretlendirilmesine bağlı olmaktadır (Peltekoğlu, 2004: 350). Dilek ve şikâyet kutularına bünyesinde yer veren üniversiteler de, hedef kitlesi içerisinde bulunan kişilerin görüşlerinin neler olduğunu tanıma imkânı bulabilmektedir. Ortaya çıkan öneri

ya da şikâyetler doğrultusunda da mevcut yönetiminde değişiklikler

uygulayabilmektedir. Sonuç olarak hedef kitlesinin ne düşündüğünü, beklentilerinin nelerden oluştuğunu, şikâyet ve görüşlerinin neler olduğunu bilen bir üniversite yönetimi olumlu bir imaj sağlamakla birlikte kurumunun daha faydalı işler yapmasına da katkı sağlamış olur. Bu noktada halkla ilişkiler çalışmalarıyla tanıma yöntemleri daha etkili bir şekilde yürütülmekte ve kararların hangi yönde gerçekleşmesi gerektiğine olanak sağlanabilmektedir.