Sözlü Araçlar

Halkla ilişkilerde en az yazılı araçlar kadar etkili olan diğer araçlar sözlü araçlardır. Yazılı iletişim genellikle yalnızca mesaj aktarımını sağlayan tek yönlü bir iletişim sağlarken, sözlü araçlar çift yönlü iletişimi olanaklı kılmaktadır. Bunlar: yüz yüze görüşme, telefonla görüşme olabileceği gibi; bu süreç toplantılar, konferanslar ve seminerler aracılığıyla da gerçekleştirilebilir (Karaca, 2009: 64). Üniversitelerde oldukça sık kullanılan sözlü araçlar, üniversitelerin amaçları ve faaliyetleri doğrultusunda aktarmak istediği düşünceleri doğru yöntemi seçerek hedef kitlesine etkili bir şekilde sunabilmektedir. Genellikle çift yönlü iletişim kurmaya da imkân tanıyan sözlü iletişim, üniversiteler içerisinde; yönetim, akademik ve idari personel tarafından oldukça sık kullanılmaktadır. Bu araçların neler olduğunu ve üniversitelerde hangi şekillerde gerçekleştirildiğini daha yakından incelemekte fayda vardır.

1.6.2.2.1. Yüz Yüze Görüşme

Halkla ilişkiler mesleğinde kullanılan yöntemlerden bir diğeri yüz yüze ilişkilerdir. Bu iletişim tekniği, halkla ilişkiler uygulamalarında, örgütün iletişimde bulunmak istediği kişi ve gruplarla yüz yüze ilişkiler kurarak, belirli bir konuyu anlatmak ve grubu o konuda olumlu düşünce ve eyleme yöneltmek amaçlanmaktadır (Gürüz, 1993: 45). Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç, yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Yüz yüze yapılan görüşmeler, yazılı iletişimden daha etkili sonuçlar doğurur. Çünkü yazılı iletişim daha çok tek yönlü işler, oysa sözlü iletişim ve özellikle yüz yüze iletişim iki yönlü olarak çalışır (Sabuncuoğlu, 2001: 143). Yüz yüze ilişkilerde sözel mesajın aktarımı sırasında, ses tonundan tempoya, diksiyondan tonlamaya, jest ve mimiklere değin bir dizi yan etmen devreye girmektedir (Bıçakçı, 2006: 129). Bu yöntem, üniversitelerin yöneticileri ya da halkla ilişkiler temsilcileri tarafından doğru ve etkili bir şekilde kullanıldığında üniversiteyi tanıtma amacında doğru bir tutum sergilenmiş olur. Ayrıca, yüz yüze görüşmeler, birebir olabileceği gibi gruplar şeklinde de gerçekleşebilir.

1.6.2.2.2. Telefonla Görüşme

Telefon, insanoğlunun en önemli icatları arasında bulunmaktadır. Telefonun zaman kazandırma özelliği, onu vazgeçilmez kılmakta ve hızlı haberleşmeye olanak vermesi kişileri, farklı mekânda ve uzak diyarlarda olsalar da aynı zamanda bir araya getirmesi telefonun en önemli avantajları arasındadır (Kırmızı, 2004: 192). Telefon aygıtının iş yaşamında etkili ve verimli kullanımı, büyük ölçüde duruma ve zamanlamaya ilişkin uygun koşulların dikkate alınmasına bağlıdır. Çünkü yazılı iletişimin zaman kaybına yol açacağı ve yüz yüze iletişim olanağının bulunmadığı ya da gereksiz olduğu durumlarda, telefon kullanımı işlevseldir (Bıçakçı, 2006: 130). Birinde bant kaydı ile diğerinde ise birebir karşılıklı görüşülen telefonla iletişim, üniversitelerin hızlı bir şekilde hem kurum içi ile hem de kurum dışındaki kesimlerle halkla ilişkiler amaçlı olarak görüşme yapabilmesine imkân tanımaktadır.

1.6.2.2.3. Toplantılar

Kuruluşun genel merkezinde ya da ofislerde yapılan toplantılar, çalışanları bir araya getirmesi, yönetim ve çalışanlar arasında doğrudan iletişimi sağlaması açısından büyük önem taşır (Peltekoğlu, 1993: 147). Toplantılar yerinde, zamanında ve istenen koşullara uygun biçimde gerçekleştirilirse çok yararlı sonuçlar doğurur. Bundan dolayı halkla ilişkiler açısından toplantılar bilgi verme ya da bilgi alma amacıyla yapılabilir. Ayrıca toplantının başlama ve bitiş saati önceden belirlenmeli, gündem açıklanmalı, toplantı yeri düzenli olmalı, diğer iletişim araçlarıyla desteklenmeli ve konuşmalar özgün bir ortam içinde demokratik biçimde yönetilmelidir (Sabuncuoğlu, 2001: 146). Toplantının başarısı, yalnızca tartışma konusu ve katılanlarla değil, aynı zamanda kitle iletişim araçlarında yeteri kadar yankı bulması ile de ilgilidir. Sözgelimi yüz kişinin izlediği bir toplantı, gazete ve televizyonlara yansıdığı zaman binlerce hatta yüz binlerce kişiye kadar ulaşmış olur (Kazancı, 2009: 370). Aynı zamanda basınla ilişkilerde de yararlanılan bir araç olan toplantılar, üniversitelerde sık sık gerçekleşmektedir. Yönetim, sağlık, eğitim gibi daha birçok konunun özgün bir şekilde konuşulabileceği toplantılar, üniversitelerin karar almasında ve alınan kararları medya aracılığıyla duyurmasında etkili olmaktadır.

1.6.2.2.4. Konferans, Seminer, Sempozyum ve Panel

Konferanslar, belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin bilgi ve deneyimlerini başkalarına aktarmaları amacıyla düzenlenir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004: 152). Konferansta, dinleyici olarak katılanlar ile konuşmacı arasında bir ilişki kurulmaz. Konuşmacı, dinleyicilerin ilgisini çekmek ve etkilemek amacındadır (Gürüz, 1993: 46). Bundan dolayı, konferansların başarısı, büyük ölçüde konuşmacının başarısına bağlıdır. İş görenlere belli bir konuda tutum ve davranış kazandırmakta oldukça etkili olan konferanslar, kurum içinde bilgi ve düşüncelerin çok kısa sürede dağılmasına olanak tanımaktadır (Gürgen, 1997: 103). Bir konferans verilmeden önce, konferansçının konuyla ilgilenen topluluğa tanıtılması gerekmektedir. Bunun için, topluluk tarafından tanınan, belli bir güven tesis etmiş kişinin konferansçıyı lanse etmesi yerinde olacaktır. Burada, belirlenen konuyla ilgili kısa bir özet verildikten

sonra konferansın yöntemi ve uyulması gereken noktalar izleyicilere anlatılmalı, konuşmacının geçmişine, konu hakkındaki uzmanlığına değinilmelidir (Hazar, 2009: 139). Seminerler, kişi ve grupların ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen etkinliklerdendir. Konferanslara göre daha uzun süreli ve çoğu kez eğitim amaçlı iletişim araçlarıdır. Uzman bir yetkilinin yol göstericiliğinde, belirli bir konuda incelemeler yapmak, tartışmalar açarak dinleyicilerin katkısını sağlamak amacına yönelik olarak düzenlenirler (Gürüz, 1993: 47). Burada katılanların belli konularda aydınlatılmaları ve güncel sorunların tanıtılması ve tartışılması sağlanır. Seminerler, son gün ya da son saatlerde tartışmaya açılabilir veya soru-yanıt biçimine dönüşebilir (Sabuncuoğlu, 2001: 147). Diğer yandan kurum veya kuruluşlar, halkın ilgilendiği konularda yetkililerin görüşlerini bildirmek amacıyla sempozyum da düzenlerler. Halkla ilişkilerin örgütü tanıtma amacına en uygun tekniklerden biri olan sempozyum, belli bir konunun çeşitli yönlerinin ve ilgili diğer konuların, yetkili kişilerin birbirleriyle ilişkili konuşmaları yoluyla açıklaması esasına dayanmaktadır. Panel ise, belli bir konuda değişik görüşler ve değer yargılar varsa; anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak, sorunları çözümlemek ve konuyu açıklığa kavuşturabilmek için düzenlenir. Panellerdeki amaç, halka iletilmek istenen konuların açık bir biçimde anlaşılmasını sağlamaktır. (Gürüz, 1993: 49-53). Konferans, seminer, sempozyum ve paneller üniversitelerde sıklıkla yararlanılan araçların başında gelmektedir. Genellikle eğitsel amaçlı faaliyetlerde kullanılan bu araçlar, akademik çalışmalar ya da ulusal-global çaptaki bir durumu anlatma imkanı sağlamanın yanında sunulmak istenilen bilgileri aktarmada da üniversitelere katkı sağlamaktadır.