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A opção em criar uma Diretoria, denominada de CORPORATE, estruturada como um ESCRITÓRIO DE PROJETOS, na organização deve ser precedida de alguns cuidados fundamentais para sua integração às estruturas já existentes. Desta forma, avaliando a situação de expansão que atravessa a empresa, pode-se evidenciar 10 fatores críticos à implantação.

1) Patrocínio da Diretoria

O sucesso de um ESCRITÓRIO DE PROJETOS sempre está vinculado ao patrocínio e ao comprometimento da Presidência em seu início. Portanto, é sempre necessário que seja feita uma “venda” do ESCRITÓRIO DE PROJETOS a seus componentes, mostrando todas suas vantagens comparativamente a um modelo funcional de gestão. Não se pode deixar de mostrar as necessidades de investimento para configurar-se esta nova estrutura. O correto posicionamento na estrutura da empresa representa o apoio obtido da Empresa, no caso em estudo, a proposta de tê-lo como uma DIRETORIA reflete o apoio existente.

2) Novo direcionamento da empresa para venda de soluções

A empresa deve oferecer soluções a seus clientes, ao invés de venda de equipamentos. Para isso, deve buscar definições de quais perfis farão parte da nova carteira. É preciso que todos os parceiros de sua rede de comercialização de produtos, bem como colaboradores internos entendam qual é a fundamentação da nova postura, que visa crescimento contínuo da empresa nos mercados nacional e internacional. Só com este novo entendimento e também com a identificação de seu novo posicionamento, os parceiros e colaboradores terão uma atitude proativa, não criando empecilhos ao novo modelo.

3) Equipe formal para estruturar o ESCRITÓRIO DE PROJETOS

Atualmente existe um grupo vinculado à estrutura CORPORATE; porém, na prática, existe ainda uma forte vinculação à estrutura funcional da empresa, onde se constata a busca de alguns clientes “especiais”. Esta formatação apenas provoca a divisão de uma forma de trabalho já existente, não apresentando novidades na forma de condução dos atendimentos aos clientes. Assim, fica patente a necessidade de formação da equipe que constituirá o ESCRITÓRIO DE PROJETOS, com as competências de uma DIRETORIA.

4) Cultura de Gestão de Projetos

Logicamente a empresa não possui cultura alguma em Gestão de Projetos, pois sua vocação sempre esteve voltada à venda de produtos manufaturados.

Porém, existindo a busca de um novo nicho de mercado, onde a Gestão de Projetos se apresenta como de trabalho, deverá se promover ampla divulgação a seu respeito, indicando a todos os parceiros e colaboradores as vantagens por ele produzidas a médio e longo prazo. Cabe reforçar mais uma vez o papel fundamental do engajamento da Diretoria nessas ações, firmando posição sobre sua necessidade.

5) Conhecimento na Organização do que será um ESCRITÓRIO DE PROJETOS

A conseqüência de não existir uma cultura em Gestão de Projetos leva também ao completo desconhecimento do que vem a ser Gerenciamento de Projeto. Assim paralelamente aos processos de criar a cultura em Gestão de Projetos deve- se também mostrar a função da nova DIRETORIA CORPORATE – como um ESCRITÓRIO DE PROJETOS.

6) Mão-de-obra capacitada a trabalhar em Gestão de Projetos

Este ponto é crucial na determinação do tempo de implantação do ESCRITÓRIO DE PROJETOS, além de ser decisivo no sucesso na obtenção de resultados. Será preciso um programa de capacitação institucional, com cursos internos e externos, contratação de consultorias específicas e determinação de um bom Projeto Piloto, para validar as metodologias adotadas pela empresa.

7) Metodologias apropriadas ao Gerenciamento de Projetos

Após realizarem-se as etapas anteriores escolhendo um Projeto Piloto, é adequado constituir uma metodologia própria de Gerenciamento de Projetos para a empresa, apropriando-se as boas práticas a uma rotina de trabalho e evitando procedimentos que comprometam o desempenho do projeto.

8) Ferramentas adequadas para Gestão de Projetos

As ferramentas para uso em Gerenciamento de Projetos são essenciais para proporcionar rapidez, controle e resultados nos projetos que estiverem em carteira ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Portanto, a escolha adequada de ferramentas e

integração com o Sistema de Informações Gerenciais adotado pela empresa deve ser pré-requisito para a implantação. Caberá a equipe que está direcionada a construir o ESCRITÓRIO DE PROJETOS viabilizar aquisição e treinamento nestas ferramentas.

9) Índices de medição de desempenho em Gerenciamento de Projetos

Outro ponto de fundamental importância para o sucesso dos projetos é a definição de regras e índices de medição, pois assim será possível ao ESCRITÓRIO DE PROJETOS detectar falhas e necessidade de intervenções. Evidentemente, que todos os integrantes de uma equipe de projetos precisam ser sabedores destes critérios.

10) Gerentes funcionais com relutância a mudanças

A implantação de um ESCRITÓRIO DE PROJETOS trará consigo mudanças nas formas de trabalho numa organização. Em muitos casos, a forma funcional de trabalho está tão fortemente enraizada nas pessoas, que estas estão fechadas a novas formas de trabalho que levem ao crescimento da empresa e pessoal. Este comportamento relutante é muito comum no nível gerencial que se sentem tolhidos de sua liderança. Para que estes comportamentos não tragam prejuízos à nova DIRETORIA (ESCRITÓRIO DE PROJETOS) e também para a empresa, será necessário um atendimento específico para estes profissionais, no intuito de levar ao entendimento desta nova proposta. Em avaliação desta questão, transparece que os gerentes das filiais deverão ser alvos desta ação, haja vista a autonomia completa que hoje existe em cada uma delas.

A proposta apresentada para constituição de uma DIRETORIA fundamentada nos conceitos de gerenciamento de projetos é inovadora sobre a óptica da customização de soluções ao cliente final. A dinamicidade proposta para este modelo supera significativamente os modelos de gestão hierárquicos pela aplicação de uma gestão matricial em que todos estão comprometidos com os resultados. A subdivisão das atividades em três gerências, que se apresentam como coordenadoras de processos, permite que as respostas sejam rápidas e diretas, alimentando um Sistema de Informações que, em suma, fortalece a cultura

empresarial em Gestão de Projetos. É previsível que a implantação desta nova modalidade de gestão encontre resistência, que precisa ser levantada e desfeita.