Haverá ocasiões dentro de processos de mudanças onde atividades particulares poderão ser definidas como projetos. Um projeto é uma mudança com início e termino bem definidos, sendo usualmente executado sob contrato, onde os recursos são finitos e bem determinados. 6 Assim, pode ser considerado um projeto a substituição de sistema de transporte vertical, a implantação de sistemas de automação e controle , a reforma de uma fachada de um edifício, ou a construção de um ou vários edifícios. O Gerenciamento de Facilidades deverá então não só gerenciar o projeto como também garantir o fornecimento contínuo dos serviços necessários à organização e seus usuários durante a sua execução, minimizando interrupções e disfunções no fornecimento de serviços de suporte.
O relacionamento do Gerenciamento de Facilidades com projetos, se dará principalmente em obras de construção civil. Os mais complexos projetos são aqueles relativos a mudanças de locais, que podem dizer respeito a um departamento ou a toda a organização, onde será necessário planejar a mudança de maneira a prover mínima interrupção dos serviços. A importância do projeto considerado para a organização determinará as prioridades e aceitabilidade das interrupções. Comunicação criteriosa e no tempo certo aumentam a aceitação dos usuários com inconvenientes advindos da implementação de um projeto, além de criar envolvimento dos mesmos com os objetivos da ação.
É bastante comum durante a execução de um projeto a ocorrência de alterações necessárias, resultantes de mudanças na legislação ou nas necessidades dos usuários. A velocidade com que as mudanças necessárias são autorizadas define drasticamente o sucesso de um projeto. Deve-se portanto considerar a possibilidade de ocorrência de mudanças necessárias e reprogramação de trabalhos adjacentes, ainda que o correto planejamento do projeto diminua sensivelmente as necessidades de alterações ao longo de sua implantação.
O gerenciamento do projeto deve prover respostas as seguintes questões: quais são as necessidades legais? Quem estará no comando do local? Como o trabalho será executado? Quais são os limites do local e quais são os meios de acesso? Haverá acesso dos trabalhadores a locais ocupados? Quais práticas de segurança do trabalho serão empregadas? Quem autorizará os requerimentos de trabalho? Quais serão as interrupções necessárias nos sistemas prediais? Haverá identificação de riscos externos? Como a segurança patrimonial será executada? Quais certificados e alvarás serão necessários na complementação? Que informações serão necessárias para o Gerenciamento de Facilidades após a conclusão?
Uma vez que a execução de projetos se dá por meio de contrato, especial atenção e conhecimentos específicos devem ser empregados na elaboração destes. Suporte considerável pode advir da observação das disposições preconizadas na norma MN ISO 9003 ∗ , da ABNT. Todas as ocorrências possíveis e seus desdobramentos devem ser documentados, principalmente aqueles que caracterizam a complementação do contrato ou de partes deste, como a entrega de certidões, documentações, projetos as-built, meios de entrega de projetos (papel, arquivos eletrônicos, etc...), condições de funcionamento iniciais (setup) e testes necessários.
Para os propósitos do Gerenciamento de Facilidades cada etapa do projeto termina com um processo de avaliação e aprendizado , onde devem estar contempladas comparações dos custos previstos com os verdadeiramente ocorridos, dos objetivos iniciais com resultados finais e uma ampla pesquisa de avaliação de satisfação dos
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usuários com relação as informações recebidas, execução dos serviços, transtornos ocorridos e resultados finais. Estas informações constituem-se não só importantes subsídios para a operação e manutenção do edifício, sistemas ou equipamentos objetos do projeto, como também importante fonte de aprendizado a ser aplicado em projetos futuros.
Das etapas relativas ao ciclo de vida útil de um edifício ou sistema predial, nenhuma outra influencia tão significativamente as condições operacionais e de manutenção com reflexos diretos na efetividade de custos operacionais, como as etapas de projeto. Nela os custos de intervenções são menores e os ganhos resultantes maiores. O maior empecilho à tomada de decisões relativas a etapas de projeto diz respeito a falta de comunicação entre as diversas equipes multi disciplinares incumbidas da sua execução, e falta de conhecimento por parte destas das reais condições operacionais futuras a que estarão submetidos o edifício e seus sistemas. Compete ao Gerenciamento de Facilidades eliminar estas falhas, atuando como interface de ligação entre estas equipes e direcionando seus esforços no sentido de obter efetividade de custos operacionais do edifício, sistemas ou equipamentos projetados.
Durante as etapas de projeto e contratação dos serviços necessários a sua execução, os custos relativos a uma mudança ou alteração são menores do que os ganhos advindos de sua aplicação. Esta situação se inverte a partir do início da construção, quando os custos de alterações passam a ser cada vez maiores, ao passo que os benefícios de sua aplicação decrescem continuamente, situação retratada na Figura 30. Isto demonstra a importância das etapas de concepção e planejamento dos projetos, impondo que seu gerenciamento seja conduzido com critério, devendo as decisões tomadas nesta etapa contemplarem situações de longo prazo que se estendam muito além da conclusão do projeto, quando não mais será possível implementar as mudanças necessárias, sem o emprego de consideráveis recursos.
Figura 30 –Custos e economias de alterações de projetos
Fonte: COTTS (1999)
A condução do planejamento estratégico do Gerenciamento de Facilidades, deve portanto abordar de forma consistente questões relativas ao gerenciamento de valores, da qualidade ambiental interna e externa bem como dos serviços de suporte oferecidos aos usuários do edifício, controlando riscos relativos a operação e manutenção do edifício e conduzindo processos de mudanças, bem como as pessoas neles envolvidas, de maneira planejada.
Do tratamento adequado destes tópicos, resulta a postura geral do Gerenciamento de Facilidades, de maneira a orientar suas ações para suportar adequadamente os processos produtivos desenvolvidos no ambiente construído, atendendo as necessidades dos usuários e operando e mantendo o edifício de maneira sustentável, segura, saudável e economicamente viável.