Stratejik Faktörler, Kurumsal Kaynak Planlama uygulamalarını olumlu yönde etkileyecektir

1. Üst Yönetim Desteği

Bilgi teknolojisi dünyası, bilgi teknolojileri projeleri için üst yönetimin desteğinin kritik olduğu kabul etmiştir. KKP sistemleri için de durum böyledir. KKP sistemi, işletmenin iş süreçlerini değiştirdiği ve rekabet avantajını etkilediği için üst yönetimin bunu stratejik bir karar olarak değerlendirilmesi gerekir.

Üst yönetimin projeyle ilgilenmesi gerekir. Projeyle ilgili toplantılarda bulunmalı ve proje takımıyla zaman geçirmelidir. Böylece, projenin gelişimi, karşılaşılan problemler

61

konusunda fikir sahibi olur ve çözülmesine yardımcı olabilir. Üst yönetim bu katılımı, proje üyeleri için de bir moral olur.

Proje için gerekli kaynakları sağlamak da, bu desteğin bir parçasıdır.İnsan, para, ekipman gibi kaynakların eksikliği projeyi aksatabilir. Ayrıca, zaman da üst yönetim tarafından proje ekibine verilmesi gereken bir kaynaktır. Gerekirse, proje ekibi, özellikle proje lideri diğer bütün işlerini bırakarak sistemin kurulumuyla ilgilenmelidir. Üst yönetim, projenin gelişimini izleyebilmek için bilgilendirici bir komite kurabilir. KKP projesi, devam eden bir süreçtir ve ortaya çıkan gelişmelerden anında haberdar olunması gerekir. Çıkan aksaklıkların çoğu, teknik problemlerden değil, çalışanlardan kaynaklanır. Projenin başarısı, sistemin çalışanlar tarafından anlaşılması ve kabul görmesine bağlıdır. Üst yönetimin de, bu sistemin işletmeye getireceği yararlardan çalışanları haberdar etmesi gerekir.

Son olarak, üst yönetimin liderlik özelliğini kullanılması gerekir. Çalışanları sistemin yararları hakkında ikna ve motive etmek için önce kendisinin inanması önemlidir. 2. KKP Stratejisi

İşletmelerin KKP seçimi sırasında gösterdiği çaba daha fazla tatmin olma şansı sağlamaktadır. KKP yazılımı seçimi yapacak olan işletme öncellikle bir KKP çözümünün işletme açısından olumlu sonuç verip vermeyeceğine karar verilmelidir. KKP sisteminin uygulanmasının gerekli olup olmadığına karar vermek, en doğru sistemi seçmek kadar önemlidir. Her ne kadar etkili bir seçim yöntemi uygulamak için belirli katı kurallar olmasa da, işletme özellikle üzerinde düşünmesi gereken kriterler ve seçim eylemini başarıyla tamamlamak için atması gereken bazı adımlar bulunmaktadır.

KKP paket seçimi, işletmenin geleceği için belirleyici rol oynar. KKP sistemi; maliyet, kurulum zorluluğu ve üretim kaybı dikkate alındığında geri dönüşü olmayan bir yatırımdır. Yanlış paket seçimi işletme için büyük zarara yol açabilir. Paket seçiminden sonra, sistemin kurulumuna başlanır. KKP sisteminin kurulumu çok hassas bir süreçtir. KKP sisteminden istenilen verimin alınabilmesi, bu sürece büyük oranda bağlıdır.

62

KKP sistemleri bir işletmenin bilgi temelini oluşturan, performansını artıran ve işletmenin hedeflerine ulaşması için dizayn edilmiş bir yapıdır. Sonuç olarak KKP, işletme faaliyetlerinde mükemmellik için iskelet oluşturan görsel bir sistemdir. Yalnızca işletmeye anlık bilgi sağlamakla kalmayıp gelecekteki planlar ve rekabet avantajı elde etmek için bir iskelet oluşturmalıdır. Piyasada yüzlerce KKP yazılımının bulunduğu göz önünde bulundurulursa bir işletmenin en yüksek verimi alacağı sistemi seçmesi büyük önem kazanmaktadır. Eğer bir sistemden mükemmel uyum bekleniyorsa, bütün detaylar işletmenin bakış açısından ele alınarak analiz edilmelidir. Bu gün piyasada çok fazla KKP sistem satıcısı bulunduğu düşünülürse,işletme için uygun bir KKP paketinin seçimi gerçekten büyük zorluk taşımaktadır. KKP sistemlerinin fonksiyonları birbirlerine oldukça benzemektedir.

Bir KKP sistemi seçmek birçok KKP tedarikçisi ile görüşmekten daha fazlasını içermektedir. İşletmeler pazardaki yerlerini incelemek, nereye yöneldiklerini bilmek ve müşterileri açısından tercih sebebi olmalarını hangi özelliklerin sağladığını anlamak zorundadırlar. Doğru KKP tedarikçisi bir işletmenin etkinlik ve rekabet gücünü korumaktan çok bunlara katkıda bulunabilirler. Tedarikçiyi belirleme konusunda en iyi seçeneklerden biri rakiplerin hangi sistemleri kullanıp uyguladıklarını görmektir. Lider KKP endüstrisi analizlerinden başlıca tedarikçilerin listeleri kontrol edilerek sonuca ulaşılabilir. Endüstriyel yayınlar, fuarlar ve vaka incelemeleri değerli bilgiler vermekte ve dışarıdan bir danışmandan da bu noktada faydalanılabilmektedir.

Başarılı bir sistemin seçilebilmesi için ilk adım yapılan işin özellikleriyle tam olarak tanımlanmasıdır. KKP sistemine geçiş yapmayı planlayan tüm işletmeler yapılarıyla bütünleşmiş bir sistem satın almayı hedefler. KKP sisteminin seçiminde tüm işletmeler için tek bir doğru strateji bulunmamaktadır. Bir sistem seçme aşamasında doğru sorular sorup anlamaya çalışmak işletmeye en uygun yazılımın seçimini sağlamasının yanı sıra en son seçim ve uygulama için işletme içerisindeki destek ve katılımın sağlamasına da yardımcı olacaktır. Doğru sistemi yanlış bir şekilde seçmek en az yanlış bir sistemi seçmek kadar işletmeye zararlı olabilir.

Eğer bir KKP sisteminin çalışmasını sağlayan ve uygulanmasından etkilenecek olan insanların arasında uyum yoksa sonuçların hayal kırıklığına yol açması mümkündür.

63

Entegre olmuş bir sistemin seçilmesi ve uygulanması her organizasyon için çok önemli projedir. Ancak KKP yazılımlarının işletme ihtiyaçlarının tamamını karşılamasını beklemek gerçekçi değildir. Seçim işlemi sırasında en önemli konu, sistem seçiminin ve uygulamasının işletmenin bütün performansının artırması gerekliliğidir. Sistem işletmenin iş performansını artırması için bir araçtır ve sadece bir bilişim teknolojisi projesi olmamalıdır.

Bir işletmenin KKP yazılımı almaya karar vermesinden sonraki ilk adım satın alma kararını verecek bir grup oluşturmasıdır. Grupta yer alan profesyoneller beraberinde getirdikleri deneyim, beklentiler ve düşünceler tüm projenin başarısı açısından önemlidir. Bilgi işlem departmanı çalışmalarını koordine ederken KKP seçim ve uygulamasının operasyonel ve yönetimsel sorumluluğu göz önünde bulundurulmalıdır. Yönetim ve işletme personelinin de seçilmiş bu gruba destek olması kritik bir önem taşımaktadır. Seçim grubunun oluşturulmasındaki diğer bir önemli nokta üretim, dağıtım, finans, muhasebe, satış, pazarlama, insan kaynakları, müşteri servisi ve bilgi sistemleri gibi tüm ana fonksiyonların en üst düzeyden temsil edilmesidir

Grup oluşturulduktan sonra üst yönetim bir proje lideri seçmek zorundadır. Proje, değişimi benimseyen, var olan sistemi ve üretim akışını bilen, KKP sisteminin mevcut operasyonları ne şekilde değiştirebileceğine dair tam görüşe sahip olan bir proje liderinin seçilmesi durumunda kolayca başarıya ulaşacaktır.

Sistem seçimi için iki farklı yöntem kullanılabilir. Birincisi bilgi teknolojisi ve altyapı sistemini temel alarak, bütün iş stratejilerine uygulamaktır. Diğer yöntem ise, bir işi yürütebilmek için gerekli olan fonksiyonlara ve özelliklere kara vermektir. Büyük işletmeler veri kopyalama ve senkronizasyon maliyetin dolayı bilginin merkezleştirilmesinden daha fazla faydalanır. İşletme büyük kompleks ve çokuluslu olduğu zaman veri ve bilgilerin organizasyonu ile koordinasyonunun sağlanmasındaki zorluklar bilişim teknolojisi stratejisinin işletmenin başarısı için kritik olmasına yol açar. Küçük işletmeler büyük işletmelerin yaşadığı karmaşıklıktan uzak oldukları için bu tür problemleri bulunmamaktadır. Küçük işletmeler daha az karmaşık veri sistemlerini ve resmi olmayan iletişim ağını başarılı bir şekilde kullanırlar. Küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için KKP sisteminin uygulanmasının gerçek karı,

64

yazılımın işlevselliği sayesinde işin kolayca yönetilmesidir. Büyük işletmeler zamanlarının çoğunu bilişim teknolojisi stratejilerine harcarken, küçük işletmeler özellikle fonksiyon analizi üzerinde durmaktadırlar.

KKP seçim kriterlerini 4 ana grupta toplayabilirsiz. Bunlar; fonksiyonellik,maliyet, referans ve destektir.

Fonksiyonellik

Alınacak paketin fonksiyonel olarak uyumlu olması; bir başka deyişle işletmenin iş süreçlerini karşılayacak bir paket olması gerekirlidir. (Karakanian, 1999). Bu yüzden önceden bu iş süreçlerinin iyice bilinmesi gereklidir. Paketin, işletmenin imalat, finans, dağıtım, muhasebe, bilgi teknolojileri, insan kaynakları gibi fonksiyonlarını ne derece karşılayacağı önemlidir. Gereksinimleri en iyi ve optimum şekilde karşılayacak KKP paketi seçilmelidir. Örneğin; imalata dayalı bir işletme, imalat modülü güçlü olan bir KKP paketi seçmelidir. Ayrıca, paketin çalıştığı platform ve veritabanı da önemlidir. İşletmenin bilgisayar sistemi üzerinde çalışması ve yeni sistemleri desteklemesi önemli kriterlerdendir.

Maliyet

Maliyet; paket satın alma, kurulum, eğitim hizmetleri, destek ve donanım maliyetlerini kapsar. Genelde KKP işletmede iş yapısının da değişmesine neden olacağından, başlangıçta KKP için belirlenen bütçe sınırları genellikle aşılır. İdeal şartlarda uygulanan KKP oldukça pahalıya mal olmaktadır. Yalnızca yazılım, 100 bin dolardan milyon dolarlara kadar değişen bir maliyet getirmektedir.

Tipik bir KKP uygulamasının maliyet dağılımı genel olarak hangi unsur üzerinde toplandığını tespit etmek kolay değildir.

KKP paketinin kurulum maliyeti, yazılım maliyetinin de üstünde olabilmektedir. Kurulumun uzaması maliyetlerin artmasına ve işletmenin normal işleyişinin aksamasına yol açar. KKP paketi kurulumunun en kısa zamanda, çok dikkatli yapılması ve uygun kaynakların projeye aktarılması gerekir.

65

Bununla beraber, seçilen KKP’nin çalışacak ve buna veri sağlayacak veri tabanının yükleneceği yeni sistemlere de gereksinim olacaktır. KKP sistemlerinin diğer uygulamalara bütünleşmesi de gerekmektedir. KKP uygulamalarında başarı, kullanıcıların bu konuda göstereceği dikkate de bağlıdır. Bu nedenler son kullanıcının eğitimi, bu projenin başarılı olmasında çok önemli bir konuma sahiptir. Etken bir KKP eğitimi oldukça pahalıdır. İşletmeler KKP için ayırdıkları bütçelerin bir kısmını eğitim için de harcamaktadırlar. Bu maliyetlerin elde edilecek fayda ile kıyaslanarak kararın verilmesi gerekir.

Referans

KKP paketinin alındığı yazılım ve danışmanlık firmasının sağlam ve güvenilir olması önemlidir. Seçilecek firma, işletme için gelecekte çok önemli ve kritik bir iş ortağı konumunda olacaktır. İşletme, bilgi teknolojisi konusundaki gelişmeleri bu iş ortağından sağlayacaktır. Çağa ayak uydurabilmek ve yenilikleri takip edebilmek için, yazılımcı firmanın araştırma-geliştirmeye önem veren ve bu işe kaynak ayırabilen bir firma olması çok önemlidir. Ayrıca, yazılımcı firmanın mali açıdan zorlanması, ürünlerinin kalitesinin düşmesine, firmanın iflas etmesi ise, paketin sahipsiz ve desteksiz kalmasına sebep olacaktır. Paketin kullanıcı sayısı da çok önemlidir. Daha önce hangi işletmelerde kullanıldığı ve ne kadar başarılı olduğu da, değerlendirilmesi gereken bir ölçüttür.

Destek

KKP paketi kurulumu sırasında ve sonrasında, yazılımcı firmanın vereceği destek hizmetleri de çok önemlidir. Bu hizmetlerin içinde; eğitim, teknik destek, yeni versiyonların kurulumu ve diğer yardımlar girer. Bu destek hizmetleri; sistemin işlemesine, verimli çalışmasına ve gelişimine katkıda bulunur.

İşletmeler, KKP paketi seçerken çok dikkatli hareket etmelidirler. Bu işlemler aylar aldığı gibi bazen tüm yılı da kapsayabilir. Ancak işletmenin tüm gereksinimleri karşılayacak bir KKP paketinin seçimi, gerçekten bu zamanı harcamaya değmektedir.

66 2.2.2.Taktiksel Faktörler

Hipotez 2: Taktiksel Faktörler, Kurumsal Kaynak Planlama uygulamalarını olumlu