3. STOK YÖNETĠMĠ
3.5. Stok Yönetimi ve Stok Kontrolü
3.5.2. Stok Kontrol Yöntemleri
Her iĢletme, büyüklüğüne, yönetim politikalarına, üretim tipine mali imkânlarına ve daha birçok faktöre göre stok kontrol sistemi uygular.175
171 MORRISON A., Storage and Control of Stock, London , Sir Isage and Sons, Ltd., 1962, s.128
172 Pachura, a.g.m., s.33-36
173GümüĢoğlu, a.g.e., s.541
174 Kaya a.g.e.,s.118
56
ĠĢletmeler stok politikalarını belirlerken bu sayılan unsurlardan bazıları diğerlerinden önemli olabilir. Bu durumda iĢletmelerin stok politikaları, belirlenen hedeflere göre değiĢiklik gösterebilirler. Bu sistemlerde kullanılan yöntemler basit sayma veya gözle kontrolden, bilgisayarların desteğinde karıĢık modellere kadar değiĢen nitelikle olabilir.176
Stok kontrol yöntemleri Ģu Ģekilde sıralanabilir
3.5.2.1. Gözle Kontrol Yöntemi
Bu yöntem, stokların belirli dönemlerde bir ambar memuru tarafından gözden geçirilmesini anlatan mantıki yoldur. Gözle kontrol yöntemi, pratik ve ucuz bir kontrol yöntemidir. Küçük üretim iĢletmelerinde, perakende mağazalarında, özellikle gıda süper marketlerinde geniĢ ölçüde uygulanmaktadır.177
3.5.2.2. Çift Kutu Modeli
Bu yöntem, herhangi bir cins stok iki bölmeli bir kutuda korunmasını açıklayan mantıki yoldur. Birinci depodaki stok sipariĢin tesellümü ile yeni bir sipariĢin veriliĢi arasındaki madde ve malzeme ihtiyaçlarını, ikinci depodaki stok ise, sipariĢ verildikten sonra tedarik süresindeki ihtiyacı karĢılamaktadır.178
Bu yöntem birim değeri düĢük, küçük hacimli ve çok sayıdaki stok kalemlerinin kontrolünde kullanılır.179
176 KOBU, Bülent, ―Üretim Yönetimi, Beta Basım Yayın‖, Ġstanbul, 2008, s. 292
177
Kobu, a.g.e., s.292 178 Atamanalp a.g.e., s.112
57
3.5.2.3. ABC Yönetimi
Bu yöntem, stok kontrolü bakımından stokların önem derecelerine göre sınıflandırılması ve kontrolün önem dereceleri ile doğru orantılı olarak uygulanmasının zorunlu olduğu açıklayan mantıki yoldur
Kontrol iĢlemi de masraf yapmayı gerektirmektedir. Önem dereceleri farklı olan stok kalemlerini aynı titizlikle kontrole tabi tutmak, hem gereksiz, hem de ekonomik değildir180
Yani, daha büyük değerlere ulaĢan hammadde ve malzemelerin stok kontrolünün yeter derecede duyarlı bir biçimde organizasyonun sağlanması ve iĢletilmesi, bazı güçlüklere ve maliyet artıĢlarına neden olmaktadır. Diğer taraftan, tüm hammadde ve malzemelerin kontrolünü yapmak gerekli midir? Sorusuna tatmin edici cevap vermekte oldukça güçtür181
Bu nedenle stokların daha pratik yöntemlerle kontrolü araĢtırılmıĢ ve bunun sonucunda stok kalemlerinin toplam grup içinde nispi önemini belirten kriterler ortaya çıkmıĢtır. Bunlar, stok kalemlerinin toplam satıĢ hasılatı içindeki nispi payları
182, sipariĢler arasında geçen süre, bir baĢka ifade ile tükenme hızları 183
her stok kaleminin, bir yılda stoklara bağlanan döner sermaye içindeki payı stokların nispi önemini ortaya koyan kriterlere örnek olarak verilebilir.
180 WILLIAM Copacino C., Moving Beyond. ―ABC‖ Analysis, Inventory Analysis, Logistic Strategy, March, 1994, s.35
181 Kaya a.g.e.,s.116
182
BREARTON Edward and LONDON Cass O., ―Reducing Inventory Invesment In a Multiplant Company‖, N.A.A. Bulletin C. XLV., NO:3, November, 1963, s.5. 183Magee, a.g.e., s. 103
58
En çok uyguluma alanı bulan sınıflama yöntemi, stok kalemlerinin yıllık talebin değer olarak toplam içerisindeki nispi öneme göre ABC grupları altında sınıflandırılmasıdır.184
Bir iĢletmede, stok kalemleri toplamının küçük bir yüzdesinin, toplam stok değerinin büyük bir kısmını oluĢturduğu genellikle görülmektedir. Bunun yanında stok kalemleri toplamının büyük bir yüzdesinin, toplam stok değerinin küçük bir kısmını oluĢturması mümkündür. 185
ĠĢletmede, stoklar üzerinde yapılacak bir çalıĢma sonucunda stok kalemlerinin üç gruba ayrılabileceğini görmek mümkündür. ―A‖ grubundaki kalemler, yıllık toplam talep değerinin büyük bir yüzdesini oluĢturdukları halde, toplam stok kalemlerinin sadece küçük bir yüzdesini temsil ederler. ―C‖ grubu ise, stok kalemleri toplamının büyük yüzdesini oluĢturdukları halde, değer olarak, yıllık talep tutarının küçük bir yüzdesini ifade eder. ―B‖ grubuna dâhil olan kalemler ise, ―A‖ ve ―C‖ grupları arasında kalan kalemlerdir. 186
ABC Yöntemi, stok kontrolünün yanında, satıĢ veya dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeĢidi, madde ve malzeme tedariki ve üretim planlama sorunlarında da baĢarı ile uygulama alanı bulmuĢtur.187
Bir iĢletmede, günümüz ihtiyaçlarına cevap verecek modern bir stok kontrol sisteminin kurulması geniĢ kapsamlı, bilimsel düzeyi yüksek çalıĢmalara sonunda gerçekleĢebilir. Böyle bir sistemi uygulayacak personelin de bilgi ve tecrübe bakımından yeterli seviyede bulunması gerekmektedir. Ancak uygulama esnasında
184
RICHCIE William E., Production and Inventory Control, N.Y., Ronald Press Co., 1965, s55 185
Hoffman, a.g.e., s.34 186 Kaya a.g.e.,s.120
59
ortaya çıkan bilgi iĢlem yükünün insan gücünün sınırları aĢtığı bir gerçektir.188
Stok kontrolünde yapılacak hataların kayıt düzenini olumsuz yönde etkilemesi kaçınılmazdır. Bu olumsuzluğu asgariye indirmede bilgisayar destekli stok kontrol uygulamaları geliĢtirilmiĢtir. 189
ĠĢletmede bilgisayar kullanımı durumunda, stok kontrolü çok daha hızlı ve güvenli bir biçimde yapılabilmektedir. Bilgisayarda malzeme çıkıĢlarına ait bilgiler iĢlenirken, en az stok seviyesinin altına düĢen malzeme de otomatik olarak ayrılır. Bunlara dayanılarak, eksik miktarları gösteren bir liste hazırlanıp, gerekli sipariĢler yapılmak üzere satın alma servisine verilebilir190
bu bilgiler ıĢığında, stok seviyeleri kolayca belirlenebilir. Özellikle barkot (veya çizgili kod) teknolojisine uygun bilgisayar sistemlerine sahip büyük mağazalarda mal sayımı, problem olarak görülmemektedir.191
Barkot ise, bir malın bilgisayar bağlantılı optik okuyucu cihazlar ile yorumlanabilmesi ve o malın tanımlanmasını öngören bir sistemdir. Barkot sisteminin, hem üreticiler, hem toptancılar hem de perakendeciler için sayısız faydaları vardır.192
Stok seviyesini belirleme açısından barkot sistemini kullanan iĢletmelerin verilere doğru ve kısa zamanda ulaĢabilme avantajları bulunmaktadır. Bu nedenle,
188 Kobu a.g.e s.267
189 POWER Kevin, GSA Rewamp Federal Computer Inventroy System, 2000, Sep., 107
190 Bursal, Ercan, a.g.e., s.295
191
SÜRMEN Yusuf, Muhasebe II, Akademi Yayınevi, Trabzon, 2000, s.6. 192
ALPTÜRK Ercan, ―Barkod uygulamaları ve Stok Takip ĠĢlemleri‖, YaklaĢım Dergisi, Yıl 9 Sayı 105, 2001, s.167.
60
barkot sisteminin tercih edilmesinin çok çeĢitli emtia ticareti ile uğraĢan iĢletmeler tarafından hayati öneme sahip olduğunu ifade edebiliriz.193
Barkot kullanımı, sadece satıĢa sunulan mallara yerleĢtirilmesi veya bir malın belirlenmiĢ özel bir barkoda sahip olması, barkottan beklenen faydaları tam anlamıyla karĢılamayacaktır.194
Barkot yalnız satıĢa sunulan mallar için değil, aynı zamanda imalat aĢamasının tamamlanarak, nihai tüketiciye ulaĢana kadar bir malın barkot iĢlemleri yoluyla kısa zamanda takip edilmesinde, bütün bunlardan ayrı olarak bilgilerin analiz edilmesine etki edecek okuyucu ve tarayıcı teknoloji ürünlerinin seçimi ve doğru olarak uygulanmasında önem taĢımaktadır.195
3.5.2.4. Geleneksel Stok Yönetim Modelleri
ĠĢletmeler, üretimi aksatmadan sürdürürken eldeki fazla stok için katlandıkları maliyetleri minimize edebilecek, aynı zamanda uygun miktarlarda sipariĢin gerçekleĢebileceği modellere de gerek duymaktadırlar. Bu modeller; Ekonomik (Optimal ) SipariĢ Miktarı Modeli ve Optimal Emniyet Stoku Modelidir.
3.5.2.4.1. Ekonomik (Optimal) SipariĢ Miktarı
Üretim iĢletmeleri, üretimin devamlılığını sağlamak ve müĢteri taleplerini karĢılayabilmek için madde ve malzeme stok seviyelerinin düĢmemesini isterler. Bunun sonucunda, iĢletmeler büyük partiler halinde sipariĢ verme yolunu tercih ederler. Böylece artan sipariĢ hacimleri, aynı zamanda miktar iskontolarının
193 Alptürk, a.g.m., s.168
194
DELFINO Erik, The PC As An Asset: Tracking Your Invesment, Mainting Inventory Records of Personal Computers, March-April, 1995, s.82-86
61
mevcudiyetinde veya gelecekte fiyatların artacağı yolunda göstergelerin bulunması halinde de benimsenmektedir.
Stok bulundurmayı gerektiren bir diğer faktör de, stoksuz kalma durumudur. Planlanan üretim akıĢının durması veya kaybolan müĢteri talepleriyle sonuçlanacağından sipariĢ hacimlerini artırmaya yönelik eğilim iĢletmelerde mevcuttur.
Bu yaklaĢıma zıt olarak geliĢtirilen düĢünce, küçük sipariĢ hacimlerine dayanmaktadır. Bu düĢüncenin dayandığı sebeplerden biri, stok miktarlarını asgari seviyelerde tutmak ve böylece eldeki sermayeyi stoklara bağlamayıp, daha verimli bir Ģekilde kullanmaktır. Diğer faktörler ise, büyük sipariĢ hacminden kaynaklanan yüksek miktardaki stokları taĢıma (stok bulundurma) maliyetidir ki, bunlar depolama maliyetleri, değer kaybı, modası geçme olarak nitelendirilebilecek kayıplar, stoklara yapılan yatırımın alternatif maliyeti v.b. olarak sayılmaktadır.
Stok bulundurma ve az stok bulundurma maliyetlerinin göz önüne alınarak, stokların etkin bir Ģekilde yönetilmesi ve dolayısıyla stokların yeterli seviyede tutulması için stok yönetim modelleri geliĢtirilmiĢtir.196
Bu modellerden birisi de Ekonomik (optimal) SipariĢ Miktarı modelidir.
Ekonomik SipariĢ Miktarı, bir partide ne miktar madde ve malzeme sipariĢ verilmesi halinde en düĢük (minimum) masraflı ve en uygun (optimal) satın almanın gerçekleĢeceği sorusuna cevap arar.197
Ekonomik SipariĢ Miktarının belirlenmesinde, stok bulundurma maliyetleri, stok bulundurmama maliyetleri, sipariĢ maliyetleri ve depolama maliyetleri dikkate alınmaktadır. Ekonomik SipariĢ Miktarının belirlenmesinde yukarıda sayılan maliyetlerin hepsi önemli olmakla beraber, bunların
196 ERDOĞAN Muammer, ĠĢletme Finansmanı, Dicle Üniversitesi Diyarbakır Meslek Yüksek Yayın No:2, Diyarbakır, s.114
62
tümünün rakamla ifade edilmesi güçtür. Mesela, aĢırı stok bulundurmanın sebep olduğu fırsat maliyetlerinin belirlenmesi çok zordur. Bu sebeple ekonomik sipariĢ miktarının hesaplanmasında, genellikle sipariĢ ve depolama maliyetleri dikkate alınmaktadır.198
Ekonomik SipariĢ Miktarı, stok ile sipariĢ miktarının maliyet verimliliğidir.199
Stoklara ilave edilen her kalem mal, hem bazı maliyetlere hem de tasarruflara sebep olmaktadır. Çünkü sipariĢ maliyetleri ve depolama maliyetleri birbiriyle zıt yönde hareket etmektedir. Bu bakımdan iĢletmeler, belli bir zaman diliminde stok politikasını tayin ve satın alınacak en ekonomik miktarı tespit ederken, bu iki temel maliyet elemanı, yani sipariĢ ve depolama maliyetleri arasında bir denge kurmak zorundadırlar. Bu sebeple, sipariĢ maliyetleri ile depolama maliyetleri toplamının minimum olduğu nokta bulunarak ekonomik sipariĢ miktarı hesaplanır.200
Klasik Ekonomik SipariĢ Miktarı Modeli, birkaç varsayıma dayanmaktadır. Bunlar: 201
* Talep oranının bilinmesi ve sürekliliği, * Tedarik süresinin bilinmesi ve sürekliliği,
* SipariĢ miktarının iĢletmeye eksiksiz bir biçimde gelmesi ve aynı zamanda stoklara ilave edilmesi,
* Talep ve tedarik süresi bilindiğinden stokun daima mevcut olması,
198 DURSUN Adem, Tam Zamanında Maliyet Muhasebesi Sistemi Ve bir Uygulama, BasılmamıĢ Doktora Tezi, Erzurum, 1998 s.30
199 Piasecki, a.g.m., s.30
200
Atmanalap, Karcıoğlu, Orhan, a.g.e.,s.87 201 Tersine, a.g.e., s.94
63 * Maliyet yapısının sabit olması,
* Stoklar için yeterli alan ve kapasite bulunması, * Parçaların yalnız bir ürün için olmasıdır.
Ekonomik SipariĢ Miktarı, her stok için uygulanmaz. Daha çok tekrarlanan satın almalar veya planlanan madde ve malzeme alımları için geçerlidir.202
Üretim için çok çeĢitli hammadde ve malzeme kullanan sanayi iĢletmelerinde her kalem stok için stok miktarının belirlenmesinde ekonomik sipariĢ miktarı formülünden faydalanılması pratik olmayabilir. Stokta değer olarak önemli yer tutan hammadde kalemleri için, ekonomik sipariĢ miktarı formülü, stok yönetiminde de optimum stok miktarının belirlenmesinde yeterli olmayabilir.203
Değeri yüksek kalemlerin üretimdeki kullanım miktarı ve hızı, tedarik süresi ve elde bulunan miktar dikkate alınarak, stok miktarının belirlenmesi, stok yönetimi açısından daha doğru olabilir. Sayıca fazla olmakla beraber, stokta önemli yer iĢgal etmeyen kalemler için de (düğme, cıvata, somun gibi) Ekonomik SipariĢ Miktarı formülü ile sipariĢ ve stok miktarının hesaplanması, zaman kayıplarına yol açabilir.
Üretim partisi ne kadar büyük olursa, birim baĢına düĢen hazırlık maliyeti ve sipariĢ maliyeti de o kadar düĢük olur. Ekonomik SipariĢ Miktarı modeli, bu düĢünceyle geliĢtirilmiĢ olup, hazırlık maliyeti, sipariĢ maliyeti ve stok taĢıma maliyetlerinde optimizasyon Ģartlarını araĢtırmaktadır. Ancak bu model stokların kabarmasına ve sonuç olarak stok taĢıma maliyetlerinin yükselmesine neden olmaktadır.204
Ayrıca, büyük üretim partileri için gereken üretim süresinin uzunluğu
202
Piasecki, a.g.m.,s.30
203
Akgüç, a.g.e., s310
204 GÜRSOY Cudi Tuncer, Yönetim ve Maliyet Muhasebesi, Beta Basım Yayım ve Dağıtım A.ġ., Ġstanbul, 1999, s.230
64
ve üretilen malın bir sonraki safhada iĢlem göreceği ana kadar depoda saklanması gibi nedenlerle toplam zaman uzamaktadır.
Ekonomik SipariĢ Miktarı modelinde dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri de iskontolardır. Farklı sipariĢ seviyelerinden yapılan alımlarda tedarikçi iĢletmenin farklı fiyatlar uygulaması, sabit kabul edilen birim satın alma fiyatının değiĢmesine neden olacağından, toplam maliyet bu durumdan doğrudan etkilenecektir.205
Bu açıdan bakıldığında, aslında Ekonomik SipariĢ Miktarı modelinin sabit bir maliyet yapısına sahip olmakla beraber, miktara bağlı iskontolar göz önüne alındığında birim fiyatın değiĢmesinden dolayı kademeli değiĢen bir maliyet eğrisine ulaĢacağı göz ardı edilemez.
Kademeli değiĢen maliyet eğrisinin ortaya çıkması, maliyetlerin iskontolarla mutlaka azalacağı anlamına gelmemelidir. Toplam maliyet fonksiyonundaki diğer değiĢkenler nedeniyle iskontolar, bazen daha yüksek toplam maliyetlere sebep olabilirler. Çünkü bazı durumlarda iskontolardan faydalanmak için dönemsel talep ve bir seferde verilecek sipariĢ miktarından vazgeçilerek minimum maliyetin dikkate alınmaması gerekebilir. Bu daha çok spekülatif amaçlı alımlarda söz konusu olan ve dönemsel talep dalgalanmalarından korunmak amacıyla baĢvurulan bir yoldur.206
Ekonomik SipariĢ Miktarı modeli formülü için gerekli olan verilerin toplanması ve zaman zaman gözden geçirilmesi maliyetleri artırıcı bir unsur olsa da, formülün uygulanmasının sağladığı tasarruflar da mevcuttur. Fayda - maliyet analizi
205
GUPTA, K. Omprakash and Ranjan B. KINI; ―Is Price-Quantity Discount Dead in Just- In – Tıme Enviroment?‖ International Journal of Operations & Procduction Management, Vol.15, No 9, 1995, s.251-270
65
yapıldıktan sonra böyle bir aracı kullanmanın ekonomik olup olmadığı hususunda karar verilmelidir.207
3.5.2.4.2. Belirsizlik ġartları Altında Ekonomik SipariĢ Miktarı
SipariĢ maliyetleri, Ekonomik SipariĢ Miktarı modelinin bir unsudur. SipariĢ maliyetleri, belirsizliğin veya riskin hakim olduğu statik stok problemlerinde söz konusu olmamaktadır. Çünkü iĢletme, üretim dönemi boyunca tek bir sipariĢ vereceğinden, sipariĢ maliyeti bütün stratejiler için sabit bir maliyet özelliği taĢımaktadır.208
Belirsizliğin veya riskin hakim olduğu statik problemlerin maliyet yapısı, problemlerin yapısına göre değiĢiklik arz edebilir. Maliyetleri uyumlu bir Ģekilde ifade etmek ve problemlere uygun modeller kurmak suretiyle farklı maliyetler dikkate alınabilir ve ekonomik sipariĢ miktarı belirlenebilir.209
Ekonomik SipariĢ Miktarı modelinin bir diğer unsuru da talep miktarıdır. Gelecekteki talep miktarının belirli tek bir miktar yerine değiĢkenlik göstermesi, belirsizliğin veya riskin hüküm sürmesine neden olmaktadır. Yine böyle bir stok probleminde, belirli bir döneme iliĢkin talep temposu yanında değiĢkenlik gösterebilecek bir diğer konu da tedarik süresidir.
Uygulamada, genellikle sipariĢin verilmesi ile teslim alınması arasında belirli bir süre geçer; yani, tedarik süresi sıfırdan büyüktür. Bu nedenle, stok seviyesi sıfıra ulaĢmadan, sipariĢ vermek gerekir. Bu stok seviyesi sipariĢ noktası olarak ta adlandırılır.210
207
NAHMIAS S., SMITH S.A., Optimizing Inventory Levels in a Two Echelon Retailer Sytem with Partial Los Sales, Management Sience, 1994, s.40
208 VUJOSENOVIC Mikro, PETROVIC Dobrila, PETROVIC Radivoj, EOQ Formula when Ġnventory
Costis Fuzzy, International Journal Production Economics, 45 (1996), s. 499- 504. 209
Vujosenoviç ve Diğerleri, a.g.e., s. 499- 504. 210
66
SipariĢ noktası "s", tedarik süresi "t", ile optimum sipariĢ çevrimi "T" nin büyüklüklerine göre belirlenir. SipariĢ çevrimi, ardıĢık iki sipariĢ verilmesi arasındaki zamana denmektedir.211
Belirsizliğin hakim olduğu dinamik stok problemlerinden de söz etmek gerekir. Gelecekteki talep miktarının belirli tek bir miktar yerine, talep temposunun ihtimaliyet dağılımlarıyla açıklandığı bir durumun kabul edilmesi, sipariĢ miktarının belirlenmesinde daha gerçekçi bir yaklaĢım olacaktır. Böyle bir stok probleminde, belirli bir döneme iliĢkin talep temposunun yanında tedarik süresinin de bir değiĢken olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Bir iĢletmede, belirli bir dönem içerisinde ihtiyaç duyulan hammadde ve malzemelerin o dönemde verilen birden fazla sipariĢlerle karĢılanıyor olması, dinamik stok probleminin varlığını göstermektedir. Bir dönemde ihtiyaç duyulan hammadde ve malzemelerin birden fazla sipariĢ vermek suretiyle temini söz konusu ise, ekonomik sipariĢ miktarını belirlerken, her bir sipariĢ için belirli bir maliyetin dikkate alınması gerekmektedir. SipariĢ miktarı ile ilgili olarak ortaya çıkan maliyetler, sipariĢ ve stok bulundurma maliyetleridir.
Bunun yanında, iĢletme zaman zaman belirli bir hammaddeye yönelen talebi karĢılayamama tehlikesine maruz kalabilir. Bu durumun sebep olduğu maliyet, stok tükenme sebebiyle ortaya çıkan stok tükenme maliyetidir; Diğer taraftan, talepteki ve tedarik süresindeki bir değiĢkenliğin söz konusu olması halinde ortaya çıkan stok tükenmelerine karĢı bulundurulan ek (emniyet) stokta, stok bulundurma maliyetlerine konu olmaktadır.212