Bilgi Sistemleri ve Bilginin Yönetilmes

MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ (MBS) VE YÖNETİM KARARLARINDA MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİNİN (MBS) YERİ VE ÖNEMİ

4.1. Bilgi Sistemleri ve Bilginin Yönetilmesi

Organizasyonların baĢarıları, değiĢik karar mekanizmalarının sağlıklı bir Ģekilde çalıĢmasıyla yakından ilgilidir. BaĢka bir ifade ile organizasyon amaçlarının baĢarıyla gerçekleĢtirilmesi, baĢarılı kararların alınmasıyla mümkün olacaktır (Gökçen, 2002: 13). ĠĢte bu noktada bilginin gerekliliği karĢımıza çok net bir Ģekilde çıkmaktadır. Bilgi, mal ve hizmet üretimindeki, personel, malzeme ve para gibi temel girdilere ilave edilen belki de en pahalı ve en önemli girdi olarak ifade edilmektedir.

Bilgiyi, toplanan verilerin; kullanan için anlam taĢıyan ve yarar sağlayan haldeki biçimi olarak tanımlayabiliriz. Veriler ise çevrede bulanan kendi kendine anlam ifade etmeyen çeĢitli birikim ve oluĢumlardır. Bu oluĢumlar sayısal veya alfabetik kararlar ya da semboller Ģeklinde olabileceği gibi, çeĢitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tüm gösterimler Ģeklinde de olabilir. KiĢi bu anlam ifade etmeyen çeĢitli birikim ve oluĢumları toplayarak analiz edip onları yarar sağlayan anlamlı bir ifade haline getirdiğinde bilgi oluĢur. Aynı zamanda elde edilen her bilgi bir sonraki evre için bir veri özelliği de taĢımaktadır (Banar, 2001: 34 ; Ülgen ve Mirze, 2004: 26).

Bilgi sistemleri kendilerinden daha küçük sistemleri bünyelerinde barındırmaktadırlar. Sistem hiyerarĢisi olarak adlandırılan bu durum her sistem kendinden daha büyük diğer bir sistemin alt sistemidir ifadesiyle açıklanmaktadır (Karagül, 2006: 33). Birbirleriyle iliĢki içinde olan sistemler sürekli bilgi alıĢveriĢi içindedir. Bir sistemin çıktısı diğer bir sistemin girdisi olabilmektedir. Bu Ģekilde bir

sistem hiyerarĢisinin var olmasındaki amaç, her bir sistemin kendisine ait özel fonksiyonları yerine getirmesi ve ait olduğu sistemin iĢleyiĢine destek sağlamasıdır. Bilgi; herkes tarafından paylaĢılan, insanların sahip olduğu ve anladığı olgudur. Bilgi fikirlerin, kuralların, prosedürlerin ve enformasyonun organize olmuĢ bileĢimidir. Bilgi genellikle iĢletmelerin entelektüel sermayeleri olarak adlandırılmaktadır (Türk, 2003: 81).

ĠĢletme içerisinde elde edilen her bilgi herkes için önemli olmayabilir. O halde bilginin kullanıcı için değer taĢıması yani iyi bilgi olması için gerekli bir takım özellikler taĢıması gerekir. Bu özellikleri Ģu Ģekilde sıralayabiliriz (ġahin, 2004: 32; Ülgen, 1980: 46; Yozgat, 1998: 67):

İlgililik: Bilginin iĢlenen konuyla ilgili olmasıdır. Aksi halde gereksiz iĢlemlere ve zamana mal olur.

Doğruluk: Durumun adil bir Ģekilde ortaya konulabilmesi için bilgiler doğru olmalıdır. Bununla birlikte yüzde yüz bir doğru bilgiye ulaĢmanın mümkün olmadığı da unutulmamalıdır.

Zamanlılık: Bilgiye ihtiyaç duyulduğu anda hazır olmalıdır. Zamanında hazır olmayan bilgi değerini yitirip boĢa çaba haline gelebilir.

Tam Olması: Bilgi tam olmalıdır. Eksik bilgi, sonuçların yanıltıcı çıkmasına sebebiyet verir.

Erişebilirlik: Bilgiye istenilen her an ulaĢılabilinmelidir.

Güvenilirlik: Kullanıcı bilgiye güvenmeli ve gönül rahatlığı ile kullanabilmelidir.

Etkin Maliyet: Bilginin maliyeti elde edilecek faydadan daha fazla olmamalıdır. Bilginin toplam maliyeti elde edilecek rantı aĢıyorsa, bilgi kar elde etmek isteyenler için bir anlam ifade etmez.

Doğru Bilgi Biçimi: Karar vericiye yararlı olabilmesi için bilginin doğru biçimde sunulması gerekmektedir. Bilginin biçimi öyle olmalıdır ki, karar verici baĢka iĢleme tabi tutmadan o bilgiyi kullanabilmelidir.

ĠĢletmeler açısından stratejik önem taĢıyan bu bilginin oluĢturulması, yayılması ve kullanılması teknolojik alt yapının, dolayısıyla mali yapının kuvvetli olması gibi bir sorunu da beraberinde getirmektedir. Çünkü bilgi hiçbir zaman doğada kullanıma hazır olarak bulunmamaktadır. Ancak sistemlerde gerçekleĢtirilen bilgi iĢlem faaliyetleri aracılığıyla bilgi oluĢturulabilmektedir.

Kullanıcılarca gerekli bilgilerin elde edilmesi için verilerin bilgi iĢleme sürecinden geçmesi gerekmektedir. Dolayısı ile bilgi iĢleme sistemine girmesi gerekmektedir.

ġekil 1.Bilgi ĠĢleme Sistemi ( Banar, 2001: 258)

Bilgi, yönetimin vazgeçilmez bir girdisi ve güç kaynağıdır. Yönetimde bilgi gerekliliği, hızla değiĢen iç ve dıĢ çevre faktörlerinin baskısı ile artmakta ve bilgi toplumunun doğal birer üyesi durumunda olan iĢletmelerin yöneticileri her geçen gün

daha fazla bilgiye ihtiyaç duymaktadırlar. Artık birçok iĢletme baĢarısızlığın temelinde bilgisizlik olduğunu kabul etmektedir. Bununla birlikte çok az iĢletme gerekli bilgiyi sağlayabilmektedir. Bilginin bir rekabet aracı olarak yöneticilere güç sağlayabilmesi, yöneticiler tarafından kararlarda zamanında kullanılması ve bir değer oluĢturması ile mümkündür. Kullanılan ve bir değer oluĢturan bilgi yararlı bilgidir. Bilginin yararlılığı, bilgi teknolojisi ile uyumlaĢtırılması sonucu oluĢan sinerjik etkiyle yakından iliĢkilidir.

Bilginin yararlı olması, iyi yönetilmesiyle de ilgilidir. Ġyi yönetilen bilgi karar almanın ademi merkezileĢmesi (katılımcı yapıya kavuĢması), hiyerarĢik düzeylerin azaltılması ve iĢ süreçlerinin yeniden tasarlanması konularında yöneticilere önemli kolaylıklar sağlar(Karakaya, 2004: 607). Bilgi yönetiminde önemli bir araç olarak kullanılan internet ve ilgili sistemler; iletiĢim ve ticari iĢlem maliyetini azaltması, koordinasyonu artırması, bilgi paylaĢımını artırması ve pazarlama iĢlevini kolaylaĢtırması gibi özellikleri ile bilginin verimliliğini, etkinliğini ve dolayısıyla yararlılığını artıran önemli bir unsurdur

Bilginin yararlı olabilmesi için aĢağıdaki beĢ öğeye sahip olması gerektiği belirtilmiĢtir (Kara, 2003: 41):

Mali olayları örgütleme ve sınıflandırma yöntemi, Gelecekteki olayların tahmini,

GeçmiĢteki olayların açıklanması,

Olayların nedenleri hakkında anlamanın sağlanması, Olayların kontrol potansiyelinin sağlanmasıdır.

ĠĢletmelerde bilgi sistemleri üç grupta toplanmaktadır (Ülgen ve Mirze, 2004: 356):

1. Operasyon bilgi sistemleri: Bu bilgi sistemi kayıt sistemleri süreci, kontrol sistemleri ve ofis otomasyon sistemlerinden oluĢmaktadır. Operasyonel bilgi sisteminin amacı iĢletmenin günlük iĢlemleriyle ilgili veri kaydı ve paylaĢımı olmaktadır.

2. Yönetim Bilgi Sistemleri: Özellikle yönetim kademelerinin iĢletmeyle ilgili kararlarına bilgi sağlayan sistemdir. Yönetim bilgi sistemlerinden bazıları karar destek sistemleri, üst yönetim bilgi sistemleri ve grup karar destek sistemleridir.

3. Kurum Destek Sistemleri: Operasyonel ve yönetim bilgi sistemi dıĢında kalan destek sistemleridir. Bunlara örnek olarak uzman sistemleri ve kaynak planlama sistemleri verilebilir.

ĠĢletmeler bilginin ve stratejilerin hazırlanmasında ve uygulanması aĢamasında bilgi paylaĢımının önemini ve gereğini tam olarak anlamıĢ bulunmaktadırlar. Böylece yöneticiler bilgiyi yönetmeye çalıĢmaktadırlar. Bilgi yönetimi: iĢletmelerde bilginin sistematik bir Ģekilde toplanması, dağıtılması ve öğrenme kültürünün geliĢtirilmesi ile ilgili çabaların tümü olarak tanımlanmaktadır.

Organizasyonlarda özellikle de KOBĠ‘lerde bilgi yönetimi daha da önem kazanmaya baĢlamıĢtır. Bilgi yönetim sisteminin temel amacı organizasyonlardaki örtülü ve açık bilgilerden değer yaratacak bir yapının oluĢturulmasıdır (Yakut, 2003: 521).

Bilgi yönetimi, iĢletmelerde uygulanan küçülme stratejileri ile önemini daha da göstermektedir. Küçülme uygulamalarındaki personel çıkarma yönteminin yanlıĢ kullanılması, örgütün organizasyonel hafızasına ve entelektüel sermayesine zarar verebilmektedir(Karabağ, 2005: 298). ĠĢletmeler farkında olmadan kaybettikleri kritik kademelerdeki iĢgücünün yarattığı sorunları, iyi bir bilgi yönetim sistemi kurarak telafi etmeye çalıĢmıĢlardır. Diğer taraftan internet ve kablosuz iletiĢim araçlarındaki geliĢmelerin hızla artmasıyla örgütlerin sahip oldukları bilgileri korumaları ve bilgiyi yöneterek stratejik avantaj elde etmeleri için olanaklar doğmuĢtur.

Bilgi yönetimi için asıl olan KOBĠ‘lerdeki tüm bireylerin bilgi yönetiminden sorumlu oldukları bir kültürel yapının oluĢturulmasıdır (Yakut, 2003: 527).

4.2. Yönetim Bilgi Sistemleri

Yönetim bilgi sistemleri; iĢletme yöneticilerine, karar vericilere gerekli olan bilgiyi hızlı ve doğru olarak toplayan, analiz eden, sonuçları raporlayan ve bilgileri saklayan bir sistem bütünüdür.

Yönetim bilgi sistemlerinin temel fonksiyonu, örgütün amaçlarına en uygun bir biçimde ulaĢmasını sağlayarak, insan, makine, hammadde, ile sermaye unsurlarının arasındaki karĢılıklı iliĢkileri en uygun biçimde düzenleyecek olan karar vericilere doğru, zamanlı ve anlamlı bilgi temin etmektir(Bocchino, 1972: 11).

Yönetim bilgi sisteminin üç temel unsuru vardır(Sabuncuoğlu ve Tokol, 2001: 20).

Bilginin toplanması, bilginin analiz edilmesi, raporlanarak ilgili kiĢi ve kurumlara aktarılmasını yapan insan unsurudur.

Bilginin düzenlenmesine, kayıt altına alınmasına, saklanmasına yardımcı olan bilgisayar unsurudur.

Bu süreç içerisinde neyin nasıl yapılacağı konusunda yol gösteren prosedürlerdir.

ĠĢletmeler, giderek artan ekonomik sorunlara karĢın sürekli büyüme veya varlıklarını koruma içerisindedirler. Bu süreç içerisinde iĢletme yönetiminin temel görevi, artan ve sürekli değiĢen ekonomik sorunlar ile hızlı değiĢen teknoloji ve rekabetin oluĢturduğu sorunlarla karĢı karĢıya bulunan iĢletmelerin yaĢamlarını devam ettirebilmektir.

Yöneticinin, bu yoğun rekabet ortamında ve geliĢen teknoloji karĢısında baĢarılı bir Ģekilde iĢletmeyi yönetebilmesi için yönetim süreci için gerekli bilgiyi temin etmesi gerekir. Zamanlı, anlamlı ve ilgili bilgi, iĢletme yönetim fonksiyonlarının yürütülmesinde çok önemli rol oynar. Çünkü bilgi olmadan iĢletme yönetiminin, örgütleme, planlama, personel ve kontrol iĢlevlerini yönetmesi olanaklı olmayacaktır.