Muhasebe Bilgi Sistemi Unsurları

Bir sisteminin unsurları, o sistemin tanımlanmasına ve birbirine bağlı olan, sistemi çalıĢır duruma getiren ve sisteme iĢlerlik kazandıran değiĢik somut elamanlardır. Sistemin çalıĢabilmesi ancak, sistemi oluĢturan ve onu meydana getiren öğelerle söz konusu olabilmektedir. Muhasebe bilgi sisteminin unsurları; insan, haberleĢme araçları, donanım ve raporlardan oluĢur(Romney ve Steinbart, 1997: 2). Bilgi teknolojisi, yazılım ve donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerinin geliĢtirilmesi yönetim süreçlerinin otomasyonu gibi terimler ve faaliyetleri içerir( Parlakkaya ve Tekin, 2002: 677). Bu unsurlar muhasebe bilgi sisteminin iĢlevini görmesi için sisteme iĢlerlik kazandıran unsurlar olmaktadır.

4.3.1. İnsan

ĠĢletmelerde muhasebe bilgi sisteminin kurulup, çalıĢtırılması ve geliĢtirilebilmesi için bütün sistemlerde olduğu gibi insan unsuruna ihtiyaç vardır. Muhasebe bilgisini insan alır ve kullanır.

Muhasebenin bazı kiĢiler için karmaĢık gelebilecek pek çok teknik yönü vardır. Fakat sonuç olarak muhasebe insanların yapmıĢ olduğu eylemleri kayıt altına almaktadır. Muhasebe sistemini kuran ve iĢleten insanlardır(Yılancı, 2001: 14). Muhasebe bilgi sisteminin iĢletmelere uzman kiĢiler tarafından kurulup, çalıĢmasını sağlar. Bu sistemin çalıĢmasında, raporların alınmasında ve bu raporların analiz edilmesinde yine insan unsuru kullanılmaktadır. Sonuç olarak bütün sistemlerde olduğu gibi muhasebe bilgi sisteminin de kurulup, çalıĢması en baĢta insan unsuruna bağlıdır.

4.3.2. Haberleşme Araçları

HaberleĢme araçları veri ve bilginin toplanması ve bilgi iĢlem faaliyetlerine tabi tutulması için gerekli belgelerdir. Bu belgeler; kayıt, sınıflandırma, özetleme, hesaplama, saklama, canlandırma, çoğaltma ve iletme iĢlemlerinin yapılabilmesi için gerekli kayıt ortamını meydana getirirler(Karakaya, 1994: 30). Kayıt ortamını ve haberleĢme olanağını oluĢturan haberleĢme araçları; zaman, nitelik, yer, kiĢi gibi değiĢik yönleriyle

ortaya koymak amacıyla muhasebe sistemine iliĢkin veri veya bilgileri somutlaĢtırır. HaberleĢme araçları genel olarak;

Ġlk iĢlem belgeleri,

Kayıt belgeleri Ģeklinde ikiye ayrılır.

İlk İşlem Belgeleri: ĠĢletme faaliyetlerine iliĢkin veri veya bilginin ilk kez kayıt edildiği belgelerdir. Bunlara; fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu, çek, poliçe, bono, perakende satıĢ vesikası serbest meslek makbuzu, kasa kayıt fiĢleri taĢıma ve sevk irsaliyeleri, yazıĢma belgeleri vb. belgeler ilk iĢlem belgelerine örnek olarak gösterilebilir.

Kayıt Belgeleri: Veri veya bilgilerin genellikle ilk iĢlem belgelerine dayanarak kaydedilmesi ve iĢleme tabi tutulması için kullanılan belgelerdir. Bunlara örnek olarak: yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, stok kartları örnek olarak gösterilebilir.

4.3.3. Donanım ve Yazılım

Muhasebe bilgi sistemi daha önce belirtildiği gibi; veri veya bilgileri yönetimin kullanacağa Ģekle dönüĢtüren bir sistemdir. Bu dönüĢümü sağlamak üzere yapılan bilgi iĢlem faaliyetleri; el ile bilgi iĢleme, mekanik bilgi iĢleme ve bilgisayarla bilgi iĢlem yöntemlerine göre yapılmaktadır. Bilgisayardan önceki zamanlarda muhasebe bilgi sistem düzenleyicileri, elle çalıĢan yarı otomatik makinaların çıktılarıyla küçük iĢletmeler için kolaylıkla kullanabilmekteydiler(Boockholdt ve Li, 1991: 91). Günümüzde ise büyüyen iĢletmelerde bilgisayar kullanılmaktadır. Bir muhasebe bilgi sisteminde bulunacak donanımlar iĢletmenin koĢullarına, bilgi iĢlem eylemlerinin yoğunluğuna ve buna bağlı olarak da benimsenen bilgi iĢlem yöntemine göre değiĢiklik gösterir.

Muhasebe bilgi sisteminin metodunun özelliği, mali olayları kayıt etmek, seçmek, bilgileri sınıflandırarak, rapor hazırlamaktır. Bu raporları da ilgili kiĢilere sunmaktır(Cushing ve Romney, 1994: 531). Bilgisayar kullanılan bir bilgi iĢleme

sisteminde ise devreye teknolojiden kaynaklanan özellikler girmektedir(Erdoğan ve Erdoğan, 1998: 252). Bilgisayarla bilgi iĢleme, bir sistem olarak; donanım, yazılım ve personel iĢlevleri temelinde yer almaktadır.

4.3.4. Finansal Tablolar

Finansal tablolar muhasebe bilgi sisteminin çıktılarıdır. Finansal tablolardan iĢletme içi ve iĢletme dıĢındaki bilgi kullanıcıları faydalanmaktadır. ĠĢletme içine yönelik hazırlanan raporlara iç finansal tablolar denilmektedir. Ġç finansal tablolar; yönetime her düzeyde sunulan ve kontrol amacı taĢıyan bütün tabloları kapsar. Kontrol raporları olarak da ifade edilen iç raporlar genellikle yöneticilere, iĢletme faaliyetlerinin seyrini ve sonuçlarını görme ve planlanan hedeflerle karĢılaĢtırma yapma imkanı sağlar. Yöneticilerin verecekleri ileriye dönük kararlara ıĢık tutarlar. Ġç finansal tablolar, ihtiyaçlara ve iĢletmenin koĢullarına göre farklılık gösterir ve sayıları farklı olabilir. Bu tür raporlara; bilanço, gelir tablosu, bütçeler, performans raporları, maliyet raporları, stok kontrol raporları, üretim raporları ve satıĢ raporları örnek olarak verilebilir.

DıĢ finansal tablolar, iĢletme ile ilgili üçüncü kiĢilere, iĢletmenin durumu ve çalıĢmalardan haberdar olmalarını sağlamak için hazırlanan bilgi verici raporlardır. DıĢ finansal tabloların kaynağı, muhasebe bilgi sisteminin yanında baĢka alanlardan da olabilir. Örneğin yıllık faaliyet raporunun Devlet Ġstatistik Enstitüsünün yayınlamıĢ olduğu verilerden yararlanılarak hazırlanması gibi. DıĢ finansal tablolara örnek olarak; bilanço, gelir tablosu, yıllık faaliyet raporları, vergi iadelerine iliĢkin raporlar, kredi veren kuruluĢlara verilen raporlar örnek olarak gösterilebilir. Tablolar aynı zamanda genel amaçlı ve özel amaçlı olarak da ikiye ayırabilir(Yılancı, 2001: 15). Temel mali tablolar, genel amaçlı olarak ortaklar ve bütün kullanıcılar için standart bir biçimde düzenlenir. Bilanço ve gelir tablosu bunlara örnek olarak gösterilebilir. Özel amaçlı tablolar ise özellikle yönetim için veya baĢka özel kiĢiler için düzenlenen raporlardır. Bu tablolara örnek olarak; bütçeler, performans raporları, maliyet raporları vb. gösterilebilir.

Raporlama aĢaması sonunda finansal ifadeleri ortaya çıkarmak için, her veri toplanır ve finansal ifade kategorilerine ayrılır. KiĢisel kayıtların gerektirdiği verilere böyle ulaĢılır. Bu verilerin sağlanmasında, yevmiye ve defter-i kebir kayıtlarına yansıtılmasında bir takım zorluklar yaĢanmaktadır. Bundan ötürü bu verileri tanımlayan sistemler, bilgisayar tarafından desteklendiğinde daha hızlı ve verimli çalıĢır hale gelirler(Boockholdt, 1999: 40-41).

Türkiye Muhasebe Standartları Kurulunun (TMSK) 13.08. 2008 tarihinde 26966 sayılı resmi gazetede yayınladığı „ Finansal Tabloların Sunuluşuna İlişkin Türkiye Muhasebe Standardı Hakkında Tebliğinde‟ finansal tablolara iliĢkin belirli standartlar getirilmiĢtir.

Bu Standardın amacı, iĢletmenin genel amaçlı finansal tablolarının önceki dönemin finansal tablolarıyla ve diğer iĢletmelerin finansal tablolarıyla karĢılaĢtırılmasına olanak verecek biçimde sunulması için gerekli olan temel unsurları Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına uyumlu olarak açıklamaktır. Bu amaca ulaĢmak için Standart, finansal tabloların sunuluĢuyla ilgili genel kuralları, yapıyla ilgili açıklamaları ve içerikle ilgili asgari koĢulları ortaya koyar. Özel iĢlemlerin ve diğer olayların tahakkuku, ölçümü ve sunuluĢu diğer standartlar ve yorumlarda ele alınmıĢtır.

Bu standardın kapsamı Ģu Ģekilde belirtilmiĢtir ‘Türkiye Muhasebe Standartlarına (TMS) göre hazırlanıp, sunulan tüm genel amaçlı finansal tablolara uygulanacaktır’.

Standarda göre Finansal tablolar iĢletmenin finansal durumunun ve finansal performansının biçimlendirilmiĢ sunumudur. Genel amaçlı finansal tabloların hedefi, geniĢ bir kullanıcı kitlesinin ekonomik kararlar almalarına yardımcı olan iĢletmenin finansal durumu, finansal performansı ve nakit akıĢları hakkında bilgi sağlamaktır. Ayrıca finansal tablolar, yöneticilerin kendilerine emanet edilen kaynakları ne etkinlikte kullandıklarını da gösterir. Finansal tablolar bu amaca ulaĢmak için iĢletmeyle ilgili aĢağıdaki bilgileri sunar:

Varlıklar, Borçlar,

Özkaynaklar;

Gelir ve giderler, karlar ve zararlar dahil,

Ortakların ortak olmaları sebebiyle yaptıkları katkılar ve ortaklara yapılan dağıtımlar ve,

Nakit akıĢları.

Bu bilgi, dipnotlarda yer alan diğer bilgilerle birlikte finansal tablo kullanıcılarının iĢletmenin gelecekteki nakit akıĢlarını ve özellikle bunların zamanını ve kesinliklerini tahmin etmelerine yardımcı olur.

Finansal tabloların bölümleri de Standartta Ģu Ģekilde belirtilmiĢtir:

a) Bilanço, b) Gelir tablosu

c) Özkaynak değiĢim tablosu d) Nakit akıĢ tablosu; ve

e) Önemli muhasebe politikalarını özetleyen dipnotlar ve diğer açıklayıcı notlar.

Düzenlemede dipnotların önemi özellikle vurgulanmıĢtır. Dipnotların, bilançoda, gelir tablosunda, özkaynak değiĢim tablosunda ve nakit akıĢ tablosunda yer alan bilgilere ek bilgiler içerdiği ve bu tablolarda yer alan kalemlerin metinsel açıklamalarını veya açılımlarını ve bu tablolarda raporlanan uygun olmayan kalemlerle ilgili bilgileri sağladığı belirtilmiĢtir.

Standardın karĢılaĢtırmalı bilgi ile ilgi hükümleri ise; ‘Bir başka Standart veya Yorumda tersine bir hüküm yoksa, önceki döneme ilişkin tutarlarla ilgili karşılaştırmalı bilgilerin de finansal tablolarda raporlanması gereklidir. Cari dönemin finansal tablolarının anlaşılması için gerekli olduğu takdirde metinsel ve tanımsal bilgiler için

karşılaştırmalı bilgi vermek uygundur.’ Ģeklinde ifade edilmiĢtir.

4.4. Muhasebe Bilgi Sisteminin Geliştirme İlkeleri

Muhasebe bilgi sisteminin geliĢtirilmesi aĢamasında bazı ilkeler vardır. Sistemin tasarımı yapılırken bu ilkeler dikkate alınmalı ve sistem bu ilkeler ıĢığı altında tasarlanmalıdır. ÇalıĢmada bu nedenle ilk önce muhasebe bilgi sisteminin kuruluĢ ve geliĢtirme ilkelerine değinilmiĢ daha sonra sistemin tasarımı anlatılmıĢtır. Muhasebe bilgi sisteminin kuruluĢ ve geliĢtirme ilkeleri, muhasebe bilgi sisteminin girdi-iĢlem- çıktı akıĢının tam olarak sağlanması açısından önem taĢımaktadır ve sistem daha önce de belirtildiği üzere bu ilkeler ıĢığı altında geliĢtirilmelidir.

4.4.1. Uygun Maliyet İlkesi

Muhasebe bilgi sisteminden elde edilen bilginin maliyeti sağladığı faydadan düĢükse uygun maliyetlidir. Uygun maliyet ilkesi muhasebe bilgi sisteminin en önemlisidir. Uygun maliyetin saptanması oldukça zordur ve genellikle iki tip maliyet ortaya çıkmaktadır. Bunlardan biri personel, donanım gibi sistem öğelerine harcanacak olan parayla ifade edilebilecek görünür maliyetlerdir. Ġkincisi, önceden kestirilemeyen görünmeyen maliyetlerdir (Sürmeli, 1978: 76).Sistemin vereceği yanlıĢ bilgiler sonucu gerekli olabilecek ek maliyetler görünmeyen maliyetlere örnek verilebilir.

4.4.2. Raporlama İlkesi

Muhasebe bilgi sisteminden elde edilen bilgiler daha önce de değinildiği üzere kararları biçimlendiricidir. Bu nedenle muhasebe bilgi sisteminden edinilen raporlar herkes tarafından anlaĢılabilecek Ģekilde açık ve net olmalıdır. Muhasebe bilgi sistemini oluĢturan bilgilerin karar aracı olması ya da alınan kararların değiĢtirilebilecek türde olması geri bildirim sisteminin etkin çalıĢmasına bağlıdır. Muhasebe bilgi sisteminde raporun amacı, gerçekleĢen mali olayları izlemek ve sonuçlandırmaktır (Karacaer ve Ġbrahimoğlu, 2003: 216). Görüldüğü üzere raporlar karar almada kullanılan etkin araçlardır.