Kurumların defter tutma alışkanlığı çok eskilere dayanmakla birlikte bu ve benzeri çalışmalar geçmişte olduğu gibi günümüzde de devam etmektedir. Siirt Halkevi bünyesinde de çalışmalar yürütülürken, hem yürütülen iş ve işlemlerin kayıt altına alınabilmesi için hem de gelecekteki faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için farklı konularla ilgili defter kayıtları tutulmuştur. Buna göre Siirt Halkevi çatısı altında tutulmuş olan başlıca defter kayıtları şu şekildedir.
3.9.1.Aza kayıt defteri:
Siirt Halkevi tarafından 1940 yılından itibaren düzenli bir şekilde tutulmaya başlanmıştır. Aza kayıt defteri genellikle Halkevi çatısı altında faaliyet gösteren şube kollarına üye olan insanların sayısının belirlenmesi amacıyla tutulmuştur. Merkez tarafından zaman zaman hem Siirt Halkevi’nin yapısı hem de yürütmüş olduğu çalışmalar denetlenmiştir. Nitekim yapılan denetimler sonucunda, Siirt Halkevi çatısı altında faaliyet yürüten şube kollarına üye olanların sayısı 32’si kadın olmak üzere toplam 959 olarak tespit edilmiştir. Ancak bu rakamların hakiki aza sayısına tekabül etmediği, Halkevi yönetiminin belediyeden almış olduğu esnaf listesini muhtelif şubelere üye olarak yazdığı tespit edilmiştir(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 42).
Yapılan tespitlerden anlaşıldığı kadarı ile Siirt Halkevi’ni idare edenler her ne kadar aza kayıt defteri adı altında Halkevine üye olan insanları kayıt altına almaya çalışmışlarsa da bu işi çok sağlıklı bir şekilde yürütmedikleri ve çok farklı yollara başvurdukları görülüyor. Bu da Siirt Halkevi’ni yönetenlerin söz konusu kültür kurumlarını kurup ona misyon yükleyenlerle aynı amacı taşımadıklarını gösteriyor.
3.9.2.Demirbaş eşya defteri
Siirt Halkevi’nde demirbaş eşya defteri Halkevinin kuruluş döneminden itibaren tutulmuş olup, 15/06/1941 tarihinden itibaren ise yeni örnek defter tutulmaya başlanmıştır. Bu konuyla ilgili olarak yapılmış olan teftiş raporundan da anlaşıldığı kadarıyla Halkevine ait olan eşyalar 210 sıra numarasına kadar yazılmıştır. Fakat burada dikkati çeken diğer önemli bir nokta ise senelerden beri kaybolan, kırılan ve kaydı terk edilen eşyaların belirtilmemiş olmasıdır. Belli aralıklarla yapılmış olan teftişlerde bu durumun üzerinde durulmuş olup, bu durumla ilgili olarak demirbaş eşya defterinin yeniden kontrol edilmesi ve mevcut eşya ile karşılaştırılarak hakiki vaziyetin tespit edilmesi, İdare Heyetinden istenmiştir. Bunun üzerine 6/4/1942 tarihinde yapılmış olan İdare Heyeti toplantısında, bu durum için bir komisyon oluşturularak işe başlaması kararlaştırılmıştır(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 42).
İncelenen kayıtlardan anlaşıldığı kadarı ile Siirt Halkevi yönetimi demirbaş eşya defteri konusunda da yeteri kadar özenli davranmamıştır. Bu kaydın tutulmasından sorumlu olan kişiler deyim yerindeyse baştan savma ve sadece bir zorunluluğu yerine getirmenin gayreti içerisinde olmuşlardır. Ayrıca bu ve benzeri yanlışlıklar insanları Siirt Halkevi konusunda olumsuz bir takım düşüncelere sevk ediyor.
3.9.3.Kütüphane giriş defteri
Siirt Halkevi çatısı altında tutulmuş olan oldukça eski kayıt defterlerinden biridir. Bu defterin tutulmasının en önemli amacı ise; Siirt Halkevi’ne CHP yönetimi başta olmak üzere diğer kurum ve kişiler tarafından bağışlanan kitapların kayıt altına alınmasını sağlamaktır. Halkevi kütüphanesine gelen kitaplar, bu defterin muhtelif sayfalarına ve kitapların mensup oldukları ilim şubelerine göre yazılmıştır. Merkez tarafından yapılmış olan teftişler neticesinde Kütüphane defterin temiz ve düzgün bir
şekilde tutulduğu sonucuna varılmış olunsa da bir takım eksiklikler de vurgulanmıştır. Buna göre yapılan teftişler neticesinde tespit edilen başlıca eksiklikler şu şekilde sıralanmıştır;
Siirt mebusu Bay Naki tarafından gönderilmiş olan kitapların aylar geçmiş olmasına rağmen, sandıklarından çıkartılıp deftere kayıt edilmemiş olduğu. Okuyucular için arama fihristinin yapılmadığı.
Kitap fişlerinin tanzim edilmemiş olduğu(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 42-53). Buna göre söz konusu dönemde yapılmış olan teftişler neticesinde kütüphane defteri ile ilgili olarak görülmüş olan eksikliklerin giderilmesi ve yeni bir deftere geçilerek, kütüphanedeki tüm kitapların düzgün bir şekilde kayıt altına alınmasının gerekliliği üzerinde durulmuştur(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 43).
3.9.4.Gelen ve gönderilen evrak defteri
Siirt Halkevi’nde eve gelen ve evden yazılan evrakların kaydına ilişkin iki ayrı defter tutulmuştur. Yapılan denetimlerde bu defterlerin düzgün bir şekilde tutulduğu görülmüştür. Yine belli aralıklarla yapılmış olan teftişlerde kaydedilmemiş evraka rastlanmadığı bilgisi kayıtlara geçilmiştir(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 43).
3.9.5.İdare heyeti karar defteri
Siirt Halkevi’nde tutulmuş olan belki de en önemli defterlerden biridir. Siirt Halkevi İdare Heyeti tarafından alınmış olan kararlar, bu deftere; 1 sıra numarası ve 09/06/1941 tarihi ile kaydedilmeye başlanmıştır. Bu kararlarda, İdare Heyetinin muhtelif Ev işlerine ve şubelerin faaliyete geçirilmesine; Halkevi azasının çoğaltılmasına, Çalışma Talimatnamesinde gösterilen vazifelerin şubelerce görülmesine, kurslar açılmasına, törenler yapılmasına, temsil faaliyetlerine, binanın tamir ve sigorta işlerine, bahçe duvarının yaptırılmasına, sosyal yardım çalışmalarına, köy gezilerine, aile toplantılarına, dil bayramı yapılmasına, Cumhuriyetin yıldönümü, Milli Hakimiyet ve Çocuk Bayramı günlerinin kutlanmasına, Çocuk Esirgeme Kurumu ile işbirliği yapılmasına, erlerimize kışlık hediye toplanmasına, bazı kitapların ciltlenmesine, şubelerin yıllık çalışma raporlarının hazırlanması gibi, Halkevinin günlük ve yıllık işleri ve ihtiyaçları ile ilgili kararların alındığı anlaşılmaktadır(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 43).
3.9.6.Günlük çalışma defteri
09/06/1941 tarihinden itibaren kayıtları tutulmuş olan defterlerden biridir. Bu defter aracılığıyla genellikle Halkevi tarafından yürütülmüş olan günlük çalışmaların kayıt altına alınması amaçlanmıştır. Yapılan teftiş çalışmalarında bu deftere günlük yapılmış olarak gösterilen pek çok faaliyetin aslında yapılmadığı, bunların tamamen hayal ürünü olduğu sonucuna varılmıştır(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 43). Bu noktadan hareketle söz konusu defterin muhatapları tarafından düzgün bir şekilde tutulmadığı yöneticilerin sırf merkeze yaranmak veya merkez nezdinde değerlerini artırmak için farklı yollara başvurdukları anlaşılmaktadır.
Bu defterde görülen başlıca kayıtlar ise; Halkevi salonunda sene içerisinde muhtelif vesilelerle yapılmış olan toplantılar ve Halkevi muhitine hitaben yapılan günlük çalışmalar olarak sıralanabilir(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 43).
3.9.7.Şubelerin komite karar defterleri
Bu defter de diğer defterler gibi 09/06/1941 tarihinden itibaren tutulmaya başlanmıştır. Şubelerde alınmış olan kararlara ilişkin olan bu defterin de çok düzenli bir şekilde tutulmuş olduğunu söylemek oldukça zordur. Nitekim yapılmış olan denetimlerde bu defterlerin muntazam yani düzenli bir şekilde işlenmediği bundan dolayı da şube komitelerinin muayyen zamanlarda toplanamadıkları; ancak çok acil durumlarda toplandıkları tespit edilmiştir. Ayrıca bu defterlerin düzenli bir şekilde tutulması için İdare Heyeti azasına bir takım telkinlerde bulunulmuştur(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 44).
3.9.8.Hesap defterleri
Halkevleri merkeziz tarafından yapılmış olan teftişlerde Siirt Halkevi’nin esas ve yardımcı hesap defterlerinin ve sarf evrakının muntazam bir suretle, şekillere ve usullere uygun olarak tutulduğu gözlemlenmiştir. Bununla birlikte teftişin gerçekleştirilmiş olduğu tarihlerde Halkevinin Ziraat Bankası’ndaki nakit tutarının 172.94 lira olduğu belirlenmiştir(BCA,490.1.0.0/1002.871.2: 44).
Buna göre yapılmış olan teftiş çalışmalarından anlaşıldığı kadarı ile Siirt Halkevi defter vaziyeti ve kayıtları ile insanları tatmin edecek bir hassasiyet
göstermemiştir. Çevresindeki Halkevlerine göre, imkanları ölçüsünde kendi bölgesinde faaliyetler yürütmüş olsa da yürütmüş olduğu bu faaliyetleri kağıt üzerine dökme konusunda gerekli çabayı göstermemiştir(BCA,490.1.0.0/1002.871,2: 17). Defter kayıtlarını baştan savma bir şekilde tutmuş olan Siirt Halkevi bu yönüyle eleştirilebilir. Çünkü Halkevi bünyesinde tutulmuş olan defter kayıtlarının önemli bir kısmı gerçeklerden uzaktır. Defter kayıtları daha çok kişilerin merkeze yaranmak ve konumlarını güçlendirme isteklerinin bir sonucudur. Bu da bizi söz konusu Halkevi ve kayıtları hakkında sağlıklı bir değerlendirme yapmaktan alıkoyuyor.