Satınalma Departmanında Çalışan Personelin Meslek Profilleri

Bilindiği üzere satınalma fonksiyonu, yiyecek üretiminin amaca uygu bir şekilde gerçekleştirilmesini önemli ölçüde etkiler ve maliyet kontrolünün ilk basamağını oluşturur (Wells, 1994: 126 ). Satınalma fonksiyonu kimin nerede yerine getireceği, işletmenin kapasitesine ve sahiplik durumuna göre farklılık arz etmektedir. Günümüzde büyük otel işletmelerinde bu görevi satınalma müdürü, orta büyüklükte otel işletmelerinde yiyecek-içecek müdürü veya Maitre d'hotel, küçük otel (mom and pop) işletmelerinde ise işletme sahibi veya müdürü yürütmektedir (Medlik, 1990: 50). Ancak bu görevi kim yürütürse yürütsün şu hususları bilmesi gerekmektedir (Yılmaz, 2007: 198):

• Mutfak işleri, • Piyasa işleri, • Muhasebe işleri,

• Malların kalitesi ve işletme politikası.

T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına bağlı bir kurum olarak çalışan Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanan ulusal meslek standartları ve ulusal yeterlilikler; sektörlere ve mesleklere ilişkin niteliklerin belirlenmesi ile gelecekte ihtiyaç duyulacak iş gücü ve mesleklerin planlanması amacıyla hazırlanmaktadır. Bu doğrultda 5554 Sayılı MYK Kanununa göre ulusal meslek standartlarının hazırlanması için belirlenen sektörlerden birisi de turizm, konaklama, yiyecek-içecek hizmetleri sektörüdür.

Turizm, konaklama, yiyecek-içecek hizmetler sektöründe yer alan ve resmi gazete yayımlanmış ulusal meslek standartları listesinde bulunan meslekler ise; aşçı, bagaj görevlisi, bar görevlisi, çamaşırhane görevlisi, Çamaşırhane ve Kuru Temizleme Sorumlusu, Dönerci, Genel alan Sorumlusu, Genel Alan Temizleme Görevlisi, Kapı Görevlisi, Kat Hizmetleri Sorumlusu, Kat Sorumlusu, Kebapçı, Kuru Temizleme Görevlisi, Mutfak Görevlisi, Mutfak Yöneticisi, Oda Temizleme Görevlisi, Önbüro Görevlisi, Önbüro Yöneticisi, Otel Rezervasyon Görevlisi, Otel Telefon Operatörü, Pastacı, Pideci, Profesyonel Turist Rehberi, Servis Görevlisi, Servis Yöneticisi, Seyahat

Acentası Ürün Planlama ve Operasyon Sorumlusu, Seyahat Acentası Yöneticisi, Seyahat Satış Görevlisi ve Transfer Elemanıdır. Akdeniz Turistik Otelciler ve İşletmeciler Birliği (AKTOB), Alanya Ticaret ve Sanayi Odası, Türkiye Esnaf ve Sanatkârlar Konfederasyonu (TESK) ile T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığının hazırladığı bu standartlarda satın alma departmanı başta olmak üzere otel işletmelerinde yer alan birçok pozisyona ilişkin meslek standartlarının henüz belirtilmemiş olduğu görülmektedir.

Ulusal meslek standartlarının belirlenmesi ve seviye tanımlamada referans olarak alınan Avrupa Yeterlilik Çerçevesine göre referans seviyeleri (Demircan, 2012);

• Seviye 8.Doktora,

• Seviye 7. Yükseklisans, Uzman Profesyonel Yeterlilikler, • Seviye 6. Lisans, Profesyonel Yeterlilikler,

• Seviye 5. Ön Lisans, Uzman veya İleri Mesleki Yeterlilikler,

• Seviye 4. Tam yetkinliği olan ara eleman yeterlilikleri (Yaygın Eğitim Sertifikası, Mesleki/Teknik Lise Diploması),

• Seviye 3. Tam ve bazı yarı-yetkin ara eleman yeterlilikleri (Yaygın Eğitim Sertifika 2.Derece),

• Seviye 2. Temel mesleki yeterlilikler (Yaygın Eğitim Sertifikası, Mesleki Teknik Lise)

• Seviye 1. Meslek öncesi yeterlilikler (İlköğretim Diploması) olarak belirlenmiştir.

Mesleki Yeterlilik Kurumu meslek standardı olarak satınalma yöneticisi, satınalma sorumlusu ve satınalma görevlisinin meslek profillerine Ticaret (Satış,Pazarlama) sektörü bağlamında yer vermiştir.

2.2.3.1. Satınalma Müdürü / Yöneticisi Meslek Profili

Satınalma yöneticisi herşeyden önce mutfak, piyasa ve muhasebe işlerini iyi biri olmalıdır. Mutfağın nasıl çalıştığını ,mutfakta hangi pişirme metotlarıyla üretim

yapıldığı hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Bununla birlikte piyasa şartlarını iyi bilmeli, gıda maddelerinin özellikleri ve kalite düzeylerini sürekli takip etmelidir (Aktaş, 2001: 145-146). MYK'ya göre satın alma yöneticisinin referans düzeyi seviye 6 'dır.

Satınalma Yöneticisinin görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir ( Aktaş, 2001: 146; MYK, 2012 : 10):

• İşleri organize etmek, • İş programları hazırlamak,

• Satınalma departmanındaki işlerin işletme politikasına uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

• Satın alınacak malzemelerle ilgili genel müdür, ilgili departman müdürü ve muhasebe /finans müdürüyle işbirliği içerisinde olmak,

• Satın alınacak ürünler hakkında bilgi sahibi olmak, • Tedarikçilerle görüşme yapmak,

• Sözleşmelerin hazırlanmasını sağlamak,

• Ambar / depo ile sürekli iletişim halinde olarak daha fazla stoklama yapılmasını önlemek,

• Satınalma departmanında çalışan personeli için eğitim programları hazırlamak, • İşletme içi yapılan toplantılara katılmak,

• Satınalma taleplerinin alınmasını sağlamak,

• Yurt dışından satın alınan ürünlerin takibini yapmak,

• Yanlış, eksik veya hatalı gelen ürünlerin iade işlemleri ile ürünlerle ilgili şikayetlerin giderilmesini sağlamak,

• Tedarikçilerle ilgili bilgi toplanmasını sağlamak, • Tedarikçilerle sezonluk fiyat saptamaları yapmak,

• Tedarikçi porföyü oluşturmak, • Tedarikçileri değerlendirmek,

• Departmanda çalışan personeli yönetmek,

• İşletme bütçesi için yıllık satınalma verilerini derlemek,

• Satınalma için hazırlanan bütçenin işletme politikaları doğrultusunda hayata geçirilmesini sağlamak,

• Yeni ürün ve tedarikçi araştırmaları yapmaktır.

2.2.3.2. Satınalma Sorumlusunun Meslek Profili

Satınalma sorumlusu, otel işletmesinin ihtiyaç duyduğu hammadde, malzeme, makine,ekipman ve hizmetlerle ilgili satınalma işlerini yürüten, satınalma departmanındaki işlerin organize edilmesini sağlayan, tedarikçilerle olan ilişkileri yürüten, satınalma müdürüne bağlı olarak satın alma ekibinin çalışmalarına destek veren nitelikli bir personeldir. MYK'ya göre satınalma sorumlusunun referans düzeyi 5'tir. Satınalma Sorumlusunun görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibi sıralanabilir (MYK, 2012) :

• Talep formlarını satınalma grubuna uygun olarak sınıflandırmak, • Tedarikçlerin kampanyalarını takip etmek,

• Program dışı satın alımlarla ilgili bilgi akışını sağlamak,

• Envanter kayıtları ile depolarda bulunan ürünlerin fiili karşılaştırmalarını yapmak,

• Departmanlardan gelen talepleri toplamak,

• Ürünlere ilişkin hazırlanan şartnamelerin güncellenmesini sağlamak,

• Büyük miktarlarlardaki satın alımlarla ilgili üretici veya distribütörlerden teklik alnması işlerini yürütmek,

sunmak,

• Üretilen ürünlerle ilgili yasal değişiklikleri takip etmek,

• Teslimat vetesellüm işlemlerinin doğru yürütülüp yürütülmediğini takip etmektir.

2.2.3.3. Satınalma Görevlisinin Meslek Profili

Satınalma görevlisi 4 referans seviyesinde olan, satınalma yöneticisinin kontrolünde tüm hammadde, malzeme ve ekipmanlara ilişkin satın alım hazırlıklarına yardım eden, satınalma işlemlerinin yürütülmesine katılan nitelikli kişidir.

Satınalma görevlisinin görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

• Otel işletmesinin diğer departmanlarına ilişkin finans, stok, üretim işlerine ilişkin bilgi toplar,

• Satınalma işleri ile ilgili kendisine verilen görevleri yürütür. • Envanter sayımlarına katkıda bulunur,

• Satın alıncak ürünlerin kullanım sürelerini takip eder, • Tedarikçi portföyü için bilgi toplar,

• Satınalma fiyat teklif isteme formlarını düzenler, • Satınalma sipariş teyid fişlerini düzenler,

• Onaylanan siparişleri sözlü/yazılı olarak tedarikçilere iletir, • Satın alınan ürünlerin termin sürelerini takip eder.

• Tutarsızlık ve uygusuzluk durumlarını amirine iletir.

2.3. Beş Yıldızlı Otel İşletmelerinin Mal - Hizmet Tedariki ve Satınalma