Örgütsel Satınalma Çeşitleri

Örgütsel alıcıların satın aldıkları şeyler örgütler tarafından doğrudan doğruya veya dolaylı olarak kullanılır veya örgütün amaçlarına erişmek için yeniden satın alınır. Örneğin Divriği demir madenlerinden çıkarılan demir cevheri, Ereğli Demir Çelik fabrikalarına getirilmekte, burada teneke, soğuk, sıcak çekilmiş sac, levha, boru bandı, ingot, pik, blum kütük vb ürünlerine dönüştürülmekte, bunlar da çeşitli endüstrilere girdi olarak satılmaktadır. Hizmet sektörü de, örneğin bankalar bilgisayar satıcıları için, işyerleri ''hazır tabldot yemek fabrikaları'', '' tüm işletmeler güvenlik sistemleri, temizlik, sigorta hizmetleri, danışmanlık'' için büyük pazarlar oluşturmaktadır. Firmaların güvenlik, ulaşım, temizlik ve hatta lojistik gibi destek hizmetlerini başka uzmanlaşmış firmalardan satın almaları ve bazen üretimi bile onlara yaptırmalarına, başka deyişle taşeron kullanmalarına batıda işletme dışı kaynaklardan yararlanma (outsourcing), contracting out denilmektedir (Tek, 1997: 228). İşletmeler satınalma davranışında ilk kez satınalma, doğrudan yeniden satın alma (rutin satın alma) ve değiştirilmiş (modifiye edilmiş) tekrar satınalma olmak üzere üç farklı satın alma davranışı sergilerler.

1.2.3.1. İlk Kez Satınalma (Yeni İş - Görev Tipi Satınalma)

Yeni iş (görev) tipi satınalma olarak ifade edebileceğimiz bu satınalma türü, işletmeye ilk kez alınacak mal veya hizmet satın alınması halinde başvurulan bir satınalma türüdür. Yeni görev satınalma makine, teçhizat ve bu gibi durumlarda özellikle büyük yatırım gerektiren durumlarda uygulanan bir satınalma türüdür. Bu satınalma, fazlasıyla araştırma ve resmi bir karar verme süreci gerektiren, satınalma karar vericilerin olduğu bir satınalma türüdür. Otelcilik sektöründe yeni bir otel inşaatı sırasında sıklıkla kullanılan bir satınalma yöntemidir.

Otel işletmeleri yastık kılıfından bilgisayara, restoran mobilyalarından otomasyon sistemine kadar farklı kalemlerde büyük miktarlardaki satınalma işlemlerini ilk kez bu süreçte gerçekleştirirler. Ayrıca bir otel işletmesi otelinde renovasyona başladığında, örneğin odalardaki televizyonları LCD televizyonlara dönüştürdüğünde veya odalardaki minibarların kontrolü için bartech adı verilen otomasyon programını kullanmaya karar verdiğinde gerçekleştirdiği satınalma yeni iş-görev tipi satın almadır.

Bu satınalma durumunda daha önce ortaya çıkmayan bir talep ya da sorun vardır. Satın almaya ilişkin alıcı işletmenin bir deneyimi yoktur ya da çok sınırlı bir deneyimi vardır. Satın alma süreci içinde çok fazla bilgiye gereksinim duyulur. Sorunun çözümüne ve arz edenlere ilişkin alternatifler araştırılır. Bu satınalma durumu daha sonraki rutin satın almalar için bir temel niteliğindedir (Başta, 2006: 65). İlk kez satın alınan ürünler işletmeye ne kadar fazla maliyet yüklerse, bu ürünün satın alınma kararını veren kişi sayısı da o kadar fazla olacaktır. Çünkü ürünün üretimde kullanılamaması veya kullanım yararının düşük olma riski yüksek olacaktır.

1.2.3.2. Doğrudan (Rutin - Otomatik) Yeniden Satınalma

Direkt yeniden satınalma olarak da ifade edebileceğimiz bu satınalma türü en basit ve en yaygın olarak kullanılan satınalma türüdür. Bu satınalma sürekli olarak aynı tedarikçiden satın alınan ürünleri içermektedir. İşletmeler direkt yeniden satın almayı, üretimde kullandıkları ürünler/hammaddelerle ilgili bir tecrübeleri olduğunda, yeni satın alacakları ürünü tanıdıklarında, bilgi ve deneyimleri olduğunda, devam eden ihtiyaçlarını karşılamada ve sürekli çalıştıkları tedarikçiler olduğunda tercih etmektedirler. Otomasyona sahip olan işletmeler otomatik olarak satınalma direktifi vererek direkt yeniden satın almayı kolaylıkla gerçekleştirebilirler. İşletmeler bu satınalma türünü hem basit hem de hızlı bir satınalma türü olduğu için tercih etmektedirler. Ayrıca direkt yeniden satınalma daha az personelle çalışmayı gerektirmektedir. Direkt yeniden satınalma, ihtiyaç duydukları ürünlerin hızlıca tekrar satın alınması adı verilen tam zamanında stok/envanter sistemini uygulayan işletmeler arasında yaygın olarak kullanılır (Peter-Donnelly, 2001: 63).

Bu satınalma türü işletmelerin faaliyetlerine devam etmede en çok tercih ettikleri satınalma türüdür. Alıcı firmalar, ürün ve hizmetleri bildikleri veya daha önce iş yaptıkları tedarikçilerden tedarik ederler. Daha önce tedarikçi ile çalışıldığı için ve ortada özenle hazırlanmış bir sözleşme olduğu için satınalma işlemi daha kolaydır. Tedarikçilerle tekrar biraraya gelerek sözleşme koşulları ve diğer konularda müzakereler düzenlenmektedir (Karakış, 2007: 08). Bu satınalma türünde satınalma elemanı veya departmanı önceden mal ve hizmet satın aldıkları tedarikçilere önceden yapılmış sözleşmeler doğrultusunda ürün siparişini geçerler. Rutin satın alımlarda satınalma sürecine katılan kişi sayısı azdır. İşletmeler satışa sundukları mal ve

hizmetlerde kalitede sürekliliği sağlayabilmek için bu satınalma türünü sıklıkla kullanmaktadırlar.

1.2.3.3. Değiştirilmiş (Modifiye) Tekrar Satınalma

Düzeltilmiş, gözden geçirilmiş yeniden satınalma, değiştirilmiş sipariş veya geliştirilmiş satın alma olarak da ifade edilmektedir. Değiştirilmiş tekrar satınalma durumu iki şekilde karşımıza çıkmaktadır. Birincisi, işletmenin ihtiyaç duyduğu bir ürünün mevcut tedarikçiden temin edilmesi, diğeri ise yeni bir tedarikçiden ürünün tedariğidir. Bilinen tedarikçi ile bir anlaşmazlığa düşüldüğünde veya ürünlerle ilgili daha iyi alternatiflerin oluştuğu koşullarda bu satınalma türü tercih edilir (Karakış, 2007: 108). Bu satınalma türü tedarikçiler için bir fırsat niteliğindedir. Dolayısıyla tedarikçiler işletmelerin satın aldıkları ürünleri tekrar gözden geçirmeyi bir fırsat olarak görmelidir.

İşletmelerin iş portföylerinde sürekli çalıştıkları tedarikçiler bulunmaktadır. Bu tedarikçilerin her bir ürün için en az üç farklı tedarikçi olması, üretimde bir aksaklık yaşanmaması açısından önemlidir. İşletmeler, satışa sundukları mallar için tedarikçiler tarafından gönderilen numuneleri, hizmetler içinde fiziksel kanıtları en iyi şekilde pazarlayabilmelidirler. Bu doğrultuda işletmeler herhangi bir ürüne ihtiyaç duyduklarında, bu ürünü kendilerine sağlayacaklarına inandıkları ve iç tedarikçiler olarak nitelendirebileceğimiz tedarikçilerinden alma isteğinde olacaklardır.

Karşılıklı güven olgusuna dayanan bu satınalma için mevcut tedarikçi ile çalışma isteği gayet tabiidir. İşletme yeni bir ürün talep ettiğinde -ki bu ürün, üretimde çalışan kişilerin fikir ve öneri doğrultusunda talep edilen bir ürün olacaktır-tedarikçi firma bu ürünü üretme girişiminde bulunacak, bu durum tedarikçilerin ar-ge çalışmalarını yönlendirecektir. İç tedarikçiler böylelikle işletmenin istek, beklenti ve taleplerini karşılayabilecek, karşılıklı bir etkileşimle faaliyetlerine devam edebileceklerdir. Yeniden satınalma için işletmeler iç ve dış tedarikçi kaynaklarını kullanırlar. Yeni ürünü ile iç tedarikçi bu ürününü rutin satın almaya çevirmeye çalışmalıdır.

Tüketici satın alımlarından farklı olarak gününüzde tedarikçi firmaların bir satış danışmanı vasıtasıyla ürün ve hizmetleri hakkında bilgi vermek için işletmeleri bizzat ziyaret ettikleri görülmektedir. Dış tedarikçiler olarak adlandırılan bu satıcı firmaların, işletmelere her yönden cazip teklifler sunmaları ve ürünlerinin diğer rakip ürünlerden

hangi yönleriyle güçlü olduklarını ispatlamaya çalışmaları gerekmektedir. İşletmeler genellikle dış kaynak firma ile çalışmak istemezler. Bunun en önemli nedeni bilinmeyen bir firma ile karşılaşabilecekleri riskleri üzerlerine almak istememeleridir. Fakat dış kaynaklı firma, işletme ihtiyaçları hakkında önceden bilgi sahibi olur ve bu ihtiyaçları tam anlamıyla karşılayacak ürünleri kendilerinin ürettiği hakkında işletmeye inandırırsa durum tedarikçi lehine dönebilecektir.

Tablo 9

Örgütsel Satınalma Türlerinde Farklılıklar

Satın Alma Türü Zorluk/Güçlük Zaman Aralığı ^Tedarikçi Sayısı

Direkt Satın Alma Basit Kısa Bir

Değiştirilmiş Yeniden Satın Alma Makul Ölçüde Orta Birkaç

Yeni Görev Satın Alma Karmaşık Uzun Birçok

Kaynak: Peter-Donnelly: Preface to Marketing Management, Eighth Edition, The McGraw-Hill

Companies, 2001).

Değiştirilmiş satınalma, satın almanın bazı yönlerinin belirsiz olduğu durumlarda kullanılan bir satınalma türüdür. Bu satınalma türü, satınalma yapmadan önce bazı alternatiflerin göz önünde bulundurulması halinde uygulanır (Peter-Donnelly, 2001: 63).

Organizasyon içerisinde satınalma sürecini etkileyen başlıca spesifik faktörler vardır. Bunlar; yönlendirme, işletme büyüklüğü ve işletmenin merkezileşme derecesidir. Yönlendirme organizasyon içerisinde satınalma kararlarını etkileyen en baskın fonksiyondur. Örneğin, eğer organizasyon teknoloji ağırlıklı bir organizasyonsa, mühendis personelin satınalma kararlarını veriyor olması olağandır. Aynı şekilde organizasyon üretim ağırlıklı bir işletme ise üretim personelinin satınalma kararlarında ağırlığının olması da olağandır. Organizasyonun büyüklüğü de satınalma sürecini etkileyecek bir süreçtir. Organizasyon büyükse satınalma kararı, bir karar verme organı tarafından alınacaktır. Küçük işletmelerde ise satınalma kararı daha çok bağımsız olarak verilebilen bir karardır.

Satınalma sürecini etkileyen bir diğer faktör de işletmenin merkezileşme derecesidir. Merkezileşme derecesi kararların yalnız mı yoksa birlikte mi verileceğini etkileyecektir. Yüksek oranda merkezileşmiş organizasyonların satınalma kararını daha az kurul kararıyla verdikleri görülür. Sonuç olarak, özel sektördeki teknoloji veya üretim

yönelimli işletmeler daha bağımsız karar verme eğilimindeyken, büyük işletmeler, devlet işletmeleri ve merkezileşme oranı yüksek olan işletmeler daha çok bir karar verme organı ile satınalma kararı verme eğilimindedir (Peter-Donnelly, 2001: 66). Büyük ölçekli (4 ve 5 yıldızlı) otel işletmelerinde örgütsel satınalma sözleşmeli alımlar ve rutin alımlar olmak üzere iki faklı şekilde gerçekleştirilmektedir. Sözleşmeli alımlar yıllık olarak alımı yapılan ve belli büyük kalemleri oluşturan yiyecek-içecek, temizlik, kırtasiye gibi mal ve malzemeleri kapsamaktadır. Rutin alımlar, depolarda mevcut olmayan veya par stok seviyesinin altına düşen malzemeler için tedarikçilerden istenen teklifler doğrultusunda, önceden belirlenen ürün spesifikasyonların uygun olarak gerçekleştirilen satın alımlardır.

Her iki satınalma türünde de istenen malzemenin özelliklerine (spesifikasyonlarına) göre en az dört teklif değerlendirme formuna geçirilir ve bu teklifler muhasebe (mali işler) müdürü-genel müdürün onayına sunulur. Onayı verilen firmaya satınalma sipariş teyid formu gönderilir ve konfirme etmesi istenir. Piyasada yapılan araştırmada yalnızca bir kişinin elinde bulunan işlerin ihtiyaç duyulan zamanda teslimi için ise fiyat konusunda anlaşma yapılarak alım yapılmaktadır.