Süreç Maliyet Model

Kalite odaklı örgüt kültürü önleme ve ölçme ve değerlendirmeye yapılacak ekstra yatırımın başarısızlık maliyetlerini düşürmede etkili olduğunu savunmaktadır. Ancak bu yaklaşım süreçleri göz ardı etmektedir. Bu yüzden dünya sınıfı

performansı amaçlayan işletmelerin süreçlere önem vermesi gerekmekte ve işletmelerin bu hedeflerine ulaşabilmeleri için her bir sürecin toplam maliyetini yansıtan süreç maliyet modelini kullanması gerekmektedir (Öztürk, 2009: 440-441).

Bu modelde kalite maliyetleri uygunluk ve uygunsuzluk maliyetleri olmak üzere iki ana kategoride toplanmaktadır. Öncelikle işletmenin süreçleri açıkça belirlenip daha sonra her bir süreç ayrı ayrı ele alınarak uygunluk-uygunsuzluk maliyetleri hesaplanmaktadır. Toplam kalite maliyeti ise bu iki ana kategorideki maliyetlerin toplamından oluşmaktadır. Uygunluk maliyetleri kaliteli yani istenilen şartlara ve standartlara uygun ürün veya hizmet sunabilmek için katlanılan maliyetlerdir. Uygunsuzluk maliyetleri ise istenilen kalite düzeyi, beklentiler veya standartlar karşılanamadığı zaman bundan dolayı katlanılan tamir, yeniden işleme, hurdaya ayırma gibi maliyetlerdir (Alıcı, 2007: 37).

Ancak bu ayrımdaki uygunluk maliyeti kavramı ile geleneksel uygunluk maliyeti kavramı arasında ciddi bir farklılık vardır. Geleneksel uygunluk maliyeti kavramında; uygun ürünlerin müşteriye ulaştığından emin olmak için sadece önleme ile ölçme ve değerlendirme maliyetleri ele alınmakta ancak bir süreci yürütmenin normal maliyetlerini göz ardı edilmektedir. Süreç maliyet modelinde ise; süreç hatasız işlediği sürece o sürece dair katlanılan tüm maliyetler birlikte ele alınmaktadır. Yani sadece kaliteyi garantileyen önleme, ölçme ve değerlendirme maliyetleri değil aynı zamanda hammadde, işgücü, enerji vb. maliyetler de ele alınmaktadır (Campanella, 1999: 25).

Buna göre uygunluk maliyetleri; personel başvuru değerlendirmeleri, tetkikler, tasarım gözden geçirme, donanım kalibrasyon çalışmaları, doküman denetimi, donanım bakım ve tamiri, alan testi, son kontrol, tahmin çalışmaları, düzen ve temizlik, motivasyon programları, süreç kontrolü, iş tanımlamaları, laboratuar testleri, pazar analizleri, pilot proje çalışmaları, personel değerlendirme testleri, planlama, prosedür yazılım ve denetimi, süreç yeterlilik belirleme çalışmaları, prototip test analizleri, tedarik edilen mal / hizmet denetimi, sevkıyat kontrolü, zaman hareket çalışmaları, eğitim ve tedarikçi değerlendirmeyle ilgili maliyetler olarak sayılmaktadır (Öztürk, 2009: 443). Uygunsuzluk maliyetleri ise israf edilen veya süreç etkili şekilde çalışmadığında onun düzeltilmesi için harcanan zaman, malzeme ve süreç kapasitesinin maliyetleri olarak tanımlanmaktadır. Buna göre

uygunsuzluk maliyetleri; kazalar, muhasebe hatalarının düzeltilmesi, müşteri tatminsizliğinden doğan kayıplar, donanımın boş kalmasının neden olduğu verimsizlik, fazladan tesisat, fazladan faiz, fazladan seyahat masrafları, fazladan telefon konuşmaları, hata gözden geçirme maliyetleri, kaybedilen pazar payı maliyetleri, cezalar, acil nakliye, fazladan fiyat indirimleri, fiyatlama hataları, ürün geri çağırma, tekrar tasarım, tekrar muayene ve tamir, tekrar stoklama, tekrar test, yeniden işleme, hurda ve hurda karşılıkları, garanti maliyetleri olarak sayılabilmektedir (Öztürk, 2009: 444).

Kalite maliyetlerini süreçler bazında inceleyen bu model Toplam Kalite Yönetimi’nin süreç odaklı anlayışına da uygundur. Ayrıca süreç maliyet modeli; temel süreçlerdeki sürekli iyileştirme ve uygun durumlarda yenilikler yapma anlayışıyla, kendi içinde kaizen yaklaşımını ve PUKÖ (planla - uygula - kontrol et - önlem al) döngüsünü yansıtmaktadır. Bunların uygulanabilmesi ise her bir sürecin Şekil-3’de gösterilen elemanlarının bir bütün olarak göz önüne alınmasını gerektirmektedir. Süreçler bazında problemleri saptamak ve iyileştirmekte faydalı olan bu birbirine bağlı ve karmaşık süreçleri olan bir organizasyonda büyük resmi ve genel problemleri görmeyi zorlaştıracağından çok faydalı olamayabilmektedir (Hwang ve Aspinwall, 1996: 270).

Şekil 3: Süreç Maliyet Modelinin Yapısı

Kaynak: Hwang ve Aspinwall, 1996: 270 Kontrol Verisi (Düzenleyici Faaliyet) Girdi Veri

FAALİYET

Şekil-3’de süreç maliyet modelinin süreçleri ele alış biçimi gösterilmektedir. Bir süreçteki her bir faaliyet kendi içerisinde girdi, girdilerin işlenmesi için gerekli mekanizma, faaliyeti düzenleyen kontrol sistemi ve çıktıdan oluşmaktadır. Kalite maliyetleri ele alınırken sürecin bu yapısının göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Bunun yapılması ise anahtar süreçler üzerinde başarısızlık maliyetlerinin hangi noktalarda oluşacağı ve bunu önlemek için hangi noktalara yatırım yapılması gerektiği gibi önemli kalite maliyet sorunlarının daha kolay çözülebilmesini süreçlerin hızla iyileştirilebilmesini sağlamaktadır (Hwang ve Aspinwall, 1996: 270).

PAF modelinin süreçleri göz ardı ettiğini ve kaliteyle ilişkili operasyonlara odaklanırken bir süreç içerisindeki ilişkili olan tüm operasyonları ele almayabildiğini savunan süreç maliyet modeliyle her bir süreç için ayrı ayrı operasyon ve parametreler belirlenip süreç akış şemalarıyla takip edilebilmektedir. Ayrıca süreç akış şemasındaki her faaliyetin uygunluk ve uygunsuzluk maliyetleri de ayrılarak her kademedeki kalite maliyetleri hesaplanabilmekte; böylece iyileştirme yapılacak alanlar belirlenerek bu alanlar önleme faaliyetlerine yapılacak yatırımlarla iyileştirilebilmektedir (Tsai, 1998: 724). Bu noktada süreç maliyet modelinin uygulanmasıyla ilgili olarak üç aşamalı bir yöntem önerilmektedir. Buna göre birinci aşamada basit bir süreç modeli hazırlanarak sürecin tüm girdi-çıktı-denetim ve kaynakları tanımlanmalıdır. Girdilerin tedarikçileri, çıktıların müşterileri, iyileştirme için gerekli kaynaklar, olası kısıtlamalar gibi ayrıntılar açıkça belirtilmelidir. İkinci aşamada sürecin akış çizelgesi veya süreç haritası geliştirildikten sonra son olarak sürecin insan, donanım, çevre, malzeme ve yöntemlere ilişkin maliyet elemanları ve başlıca maliyet veri kaynakları tanımlanmalıdır. Bu üç aşamanın tamamlanmasıyla her bir süreçteki anahtar faaliyetler ve bunların uygunluk-uygunsuzluk maliyetleri tanımlanarak iyileştirme yapılabilecek kritik noktalar belirlenebilecektir (Öztürk, 2009: 442).

Geleneksel düşünceye göre sayılan süreç maliyetlerinin çoğunun kalite maliyeti kapsamına girmediğini savunanlar olabilmektedir. Ancak bir süreçteki değer katmayan faaliyetlerin çoğunun kalite problemlerinden kaynaklandığı ve bunun da süreci karmaşıklaştırdığı düşünüldüğünde bu süreci sadeleştirmenin ancak hataları azaltmaktan geçtiği görülebilmektedir. Süreç sadeleştirildiğinde ortadan kalkan bu

tür değer katmayan faaliyetlerin maliyetleri ise gizli kalite maliyetleri olarak nitelendirilebilmektedir (Campanella, 1999: 27).

Geleneksel anlayıştaki kalite (etkililik) ile ilgili maliyetlerin yanında verimlilik ile ilgili maliyetlerin de takibini ve azaltılmasını sağlayan model bu yönleriyle ciddi avantajlar sağlamaktadır. Bu avantajların, kalite geliştirme çabaları belli bir olgunluğa ulaşmış, somut kalite maliyetleri görece düşük ve diğer TKY araçlarını (tam zamanında üretim, istatistiksel kalite kontrolü vb.) kullanan işletmeler üzerindeki etkisi daha da belirgin olabilmektedir (Campanella, 1999: 27).