BÖLÜM 1: YAZILIM GELİŞTİRME SÜREÇLERİ, MODELLERİ ve PROJE
1.4. Yazılım Proje Yönetimi
1.4.2. Proje Yönetim Yazılımları
Proje yönetim aşamasında ihtiyaç duyulan bilgiler çok farklı alanlardan olabilmektedir. Bu alanların yaptıkları işlemleri ve ihtiyaç duydukları tüm bilgileri tek bir havuzda toplayabilmekle en etkin proje yönetimi sağlanacaktır. Teknolojinin ilerlemesi ile beraber birçok veriyi anlamlı hâle getiren ve karmaşık formüllerin sonucunu hesaplayan yazılımlar geliştirildi. Bu yazılımlara “Proje Yönetim Yazılımı” denmektedir. Bu yazılımlar sayesinde proje yönetimi için gerekli olan süreçleri ve bilgi alanlarına ait verileri yönetebilmekle beraber proje büyülüğüne dair tahminler yapılabilip, geliştirme süreçleri izlenebilmektedir.
“Projeyi başarılı bir şekilde yönetmek için planı, geliştirme sürecini ve geliştirilen
ürünlerin yapısını birbirleriyle bütünleşik yönetmek gerekir. Yazılımların çeşitlenmesi ile proje yapısı, proje içi ve projeler arası ilişkilerin karmaşık hâle gelmesi bunu güçleştirir. Binlerce parçadan meydana gelen, farklı birimlere dağılmış ekiplerle geliştirilen, büyük ve karmaşık bir yazılım projesini bir sistem kullanmadan yönetmek, neredeyse imkânsızdır. Aksi hâlde yönetmek için harcanan çaba, geliştirmek için harcanan çabayı geçebilir.” (Nizam, 2014: 455)
“Proje yönetim sistemi, projeleri merkezi bir ortamda planlama, planı yürütme ve
izleme amacıyla kullanılan yazılım altyapısıdır. Proje planının geliştirilmesi, iş bölümleme yapısının görsel olarak tasarlanması, tahmin araçları, görev atama ve takibi, kaynak gereksinimlerinin belirlenmesi, planın kaynak çakışmalarını önleyecek şekilde yapılması, yapılan planların merkezi veri tabanında saklanması ve paylaşılması gibi temel fonksiyonlar proje yönetim sistemleriyle gerçekleştirilir.” (Nizam, 2014: 457)
Proje yönetim yazılımı kullanmak proje başarısı için önemli kazançlar sağlar. Araştırmalar göstermiştir ki planlama ve tahmin işlemlerini yazılım araçları yardımıyla yapan yöneticilerin, elle yapanlara göre daha az hata yaptığını ve bu projelerin daha kısa sürede tamamlandığını göstermektedir. (Jones, 2010: 353) Proje geliştirme sürecinde çok fazla bilgi açığa çıkmaktadır. Doğru bilgiyi doğru kişiye doğru zamanda verebilmek
51
önemli bir meseledir. Çok fazla bilgi karar vermek için acele etmeye sebep olabilir. (Kliem, 2008: 7) Süreçleri algılamak, fonksiyonellik, bilgi kalitesi, proje yöneticisinin eğitimi ve performansı gibi faktörler proje yönetim yazılımlarının kullanımı ile pozitif yönde ilişkilidir. (Ali, Anbari ve Money, 2008: 14)
Proje yönetim yazılımları işlemleri hızlandıran, otomatik hâle getiren, standartlaştıran ve yönetimi kolaylaştıran imkânlar sunarlar. Ancak proje yönetim yazılımlarını kullanmak kesin başarıyı getiremez. Çünkü kullanıcıların yazılımı etkin kullanımları, yönetsel becerileri ve tecrübeleri diğer başarıyı destekleyen faktörlerdir. “Proje yönetim
sistemlerinin genel faydaları şunlardır.”: (http://www.projeegitimmerkezi.com/, 2012) • Üst yönetimi karar verme sürecinde destekler!
• Tek bir sorumluluk merkezi belirler!
• Net hedefler tanımlar!
• Planlama, kontrol ve koordinasyon süreçlerini güçlendirir!
• Güçlü iletişim altyapısını destekler!
• Dinamik ve teşvik edici iş ortamı sağlar!
• Takım elemanlarına yetki ve sorumluluk verir!
• Öğrenmek ve iletişimi arttırmak için imkân yaratır!
• Daha çok işin, daha az zaman ve kaynakla yapılmasını sağlar!
• Karlılığı arttırır!
• Organizasyonu daha etkin ve verimli yapar!
• İç ve dış müşteriler ile daha yakın bir çalışma ortamı sağlar!
• Problemlerin çözümü için yöntemler sağlar!
• Kaliteyi geliştirir!
• Kurumsal kararlar vermek için çalışanlara olanak sağlar!
• Çözümler üretir, iş geliştirir!
Proje yönetim yazılımlarının seçimi ayrı bir araştırma gerektirir. Bu araştırmada özellikle işletmenin iş yapma biçimi, süreçleri hatta kurum kültürüne cevap verebilen
52
yapısının olup olmadığı incelenmelidir. Piyasada üretilmiş olan proje yönetim yazılımları, yazılım geliştirme süreçlerinin tamamını kapsadıklarını iddia ederken hangisinin hangi yazılım geliştirme modeline göre süreç takip yapabildiği, hangi modüllerin olduğu, raporlama ve belgeleme fonksiyonlarının derinliğinin incelenmesi gerekmektedir.
Projede, yapılacak işlerin detaylandırılması, işlerin önceliklendirilmesi, bazı işlerin mihenk taşı olarak belirlenmesi ve işlerin zorluklarının tanımlanması gibi aşamalar projenin zaman ve maliyet ihtiyaçlarını ortaya çıkarmanın ilk aşamasıdır. Detaylandırılan işlerin hangi personelin ne kadar süre ile bu işi yapması gerektiğinin de tahmini olarak belirtilmesi gereklidir. Yani, detaylandırılan işlere önce kaynak ataması sonra da zaman ilişkilendirilmesi yapılarak projenin zaman ve kaynak yönetimi sağlanmaya çalışılır.
Proje planlanmasında ve kontrolünde Gantt, CPM (Critical Path Method) ve PERT (Project Evolution and Review Technique) gibi ileri programlama yöntemlerinden yararlanılır. (Şahin, 1996: 21) (Kır, 2007: 41) Yapılacak görevin hangi kaynaklar ile ne kadar sürede yapılması gerektiğini, görevlerin tamamlanma yüzdelerini ve sapmaları gösteren bir tablo yardımı ile takip edilmeye çalışılır.
“Sık kullanılan proje programlama yaklaşımlarından biri Gantt Modeli’dir. Gantt
seması, bir zaman çizgisi boyunca projenin tüm safhalarının planlanan ve gerçeklesen sürelerinin, başlangıç ve bitiş zamanlarının belirtilmesi ile oluşturulur. Faaliyetler üstten alta, zamanlar ise soldan sağa doğru sıralanmıştır. Gantt semalarında zaman çizgisi boyunca her proje aktivitesi için yatay barlar çizilir.” (Kır, 2007: 42) (Evans,
1997: 748)
Şekil 9’dan anlaşılacağı üzere basit düzeyde görevler tanımlanıp gruplandırıldıktan sonra her bir iş için işe başlama ve bitiş süreleri atanmıştır ve arka planda bu görevleri gerçekleştirecek personel eşleştirmesi mevcuttur. Gantt şeması ile proje yönetimi ve süreç takibi kolaylaşır. (Şekil 9, bir excel görüntüsüdür.)
53
Şekil 9: Gantt Şeması Örneği
Bilişim firmaları da yazılım geliştirme projelerinde “Proje Yönetim Yazılımları” kullanmalıdır. Bu yazılımlar ile projenin başlangıcından bitişine kadarki süreçler tahminlenerek planlanır, uygulamalar gerçekleşirken planlar izlenebilir ve kontroller ile projenin bitişi tamamlanır. Sistemden elde edilebilecek raporlarla ki bunlar sadece Gantt şemasından ibaret değildir. Karar verme süreleri kısalır ve rasyonel kararlar doğar. Böylelikle projedeki insan kaynakları, taşeron, malzeme (donanım ve yazılım altyapısı), zaman ve para gibi unsurların en rasyonel şekilde yönetimi gerçekleşir.
Proje yönetim yazılımları daha çok projenin süreçlerini izlemek ve yönetmek amacıyla zaman esaslı bir takip sağlar. Ancak muhasebe sisteminin ihtiyaç duyduğu verileri toplamak üzere geliştirilmemişlerdir. Piyasadakiler, daha çok tahmine dayalı gelecek harcamaları üzerinden proje likiditesine odaklı raporlar oluşturur.
54
Tablo 7: Proje Yönetim Yazılımları Yazılımın
Adı Açıklama İnternet Sitesi MS Project Pazar payının en büyüğüne
sahiptir. https://products.office.com/en-us/project/project-and-portfolio-management-software Open Workbench Ms Project'ten öncekidir. Açık kaynak sınıfında alternatiftir.
http://www.ca.com
Primavera
Oracle tabanlı yazılımdır. Son teknoloji ürünleri içerir.
https://www.oracle.com/applications/primavera/index.html
Daptiv İşletmeler için kolayca
özelleştirilebilir. Esnektir. http://www.daptiv.com/products.htm
Innotas Bulut Teknolojisini
kullanır ve esnektir. https://www.innotas.com/solutions-project-portfolio-management Power Steering Finans modülünün kuvvetiyle öne çıkmaktadır. http://powersteeringsoftware.com/ppm-software/project-portfolio-management/
Mile Stone Şürünüdür. irketin kendi profesyonel http://www.kidasa.com/kidasa-products.html
AMS Real Time
SAP, Oracle, SQLve ODBC veri tabanları ile bütünleşik yazılımdır.
http://www.amsrealtime.com/
Artemis 7
Nükleer ve savunma sanayii projeleri için geliştirilmiştir.
http://www.aisc.com/a7
Fasttrack Schedule
ACE Yazılım, iyi grafik çıkışı ve Mac desteği vardır.
http://www.aecsoftware.com/
UMT Proje yönetimi yazılımı ve
uzman danışmanlık sunar. http://www.umt.com/
Augeo6 Avrupa merkezli bir
yazılımdır. http://www.augeo.com/page/augeo6
QSM
Yazılım geliştirme için tasarlanmış özel uygulama serisi
http://www.qsm.com/
Clockware
Süreç izlemeyi web tabanlı gerçekleştiren ve MS Project ile bütünleşik
http://www.clockware.com/default.htm
Project Kick Start
Kolay kullanıma yönelik
geliştirilmiştir. http://www.projectkickstart.com/
Turbo Project
Kolay, ucuz ve aşamaların yönetilmesiyle kolay planlama sağlar.
http://www.turboproject.com/
Worktube İşletmenin farklı süreçleri
için çözüm sunan bir firma http://www.workcube.com/urunler/pms-proje-yonetim-sistemi/
Okyanus Teknoloji
Masraf Yönetimi ile öne çıkıyor.
http://www.okyanusteknoloji.com/Cozumler/Proje-Yonetim-Sistemleri
Etkasoft
Bulut üzerine konuşlanmış web tabanlı bütünleşik mobil uygulamalar kümesidir.
55