Proje Teklifi Genel Bilgileri

Teklif formunun bu bölümünde sistem tarafÕndan atanan Teklif Kodu, Proje AdÕ, Teklif Sahibi bilgileri yer almaktadÕr. AyrÕca projenin ilgili oldu÷u birim, iúletmede mevcut birimler içerisinden seçilebilmektedir. Proje Tipi ile ilgili sistemde var olan seçeneklerden biri tercih edilmektedir. Formun ilgili bölümü ùekil-18 de görülmektedir:

ùekil 18: Proje Genel Bilgileri

Bu bölümde projenin genel anlamda tanÕmlanmasÕ için bir serbest veri giriú alanÕ ile birlikte teklif sahibinin varsayÕmlarÕnÕ girebilece÷i Temel VarsayÕmlar alanÕ bulunmaktadÕr. Kaynak ihtiyacÕnÕ temel anlamda belirtmek amacÕyla personel, sabit kÕymet ve sermaye ihtiyaçlarÕ da girilmektedir.

6.4.5.1 Stratejik Hedefler ve Etki Seviyeleri

TanÕmlanmakta olan projenin, organizasyonun hangi stratejik hedeflerine, ne ölçüde hizmet edece÷i projenin seçiminde en önemli kriterlerdendir. Teklif edilen projenin gerçekleútirilmesi ile katkÕ sa÷lanacak olan stratejik hedelerin belirlendi÷i bölüm ùekil – 19 da görülmektedir.

ùekil 19: Stratejik Hedeflere KatkÕ OranlarÕnÕn Belirlenmesi

Her bir hedef için, organizasyonun daha önceden belirlenmiú olan startejik hedef listesi içerisinden seçim yapÕlmaktadÕr. AyrÕca her bir hedefin etki seviyesi de ilgili seçeneklerden birinin belirlenmesi ile tespit edilmektedir. Mevcut seviyeler; Çok Yüksek, Yüksek, Orta, KÕsmen ve Düúük opsiyonlarÕnÕ içermektedir. Form üzerinde var olan dört hedef alanÕnÕn da doldurulmasÕ zorunlu de÷ildir. Teklifi sunmaktan olan kiúi bu konuda kendi görüúü çerçevesinde karar vermekte serbesttir.

Organizasyonun daha önceden belirlenmiú olan stratejik hedefleri içerisinden dört tanesi seçilmektedir. ølki projenin hizmet edece÷i temel stratejik hedef olarak, di÷er üçü ise iliúkili stratejik hedefler olarak belirlenmektedir. Proje seçimi aúamasÕnda temel stratejik hedef etki seviyesi katsayÕsÕnÕn tamamÕ hesaba katÕlÕrken, iliúkili stratejik hedef etki seviyeleri ¼ oranÕnda hesaplamaya dahil edilmektedir.

6.4.5.2 Risk Analizi

Proje Teklifinin hazÕrlanmasÕ sÕrasÕnda, proje süresince oluúabilecek risklerin farklÕ kategori baúlÕklarÕ altÕnda belirlemesi yapÕlmaktadÕr. Her bir baúlÕkta ne tür konularÕn dikkate alÕnmasÕ gerekti÷i konusunda ayrÕca bilgilendirme sa÷lanmaktadÕr. Bu bilgilendirmelerin görünebilmesi için kürsörün ilgili risk tipi üzerinde konumlandÕrÕlmasÕ yeterli olacaktÕr. Proje Teklif Formunda risk durumunun tanÕmlandÕ÷Õ bölüm ùekil-20 de görülmektedir.

ùekil 20: Proje Teklifinde Risk TanÕmlamasÕ

Projenin risk yapÕsÕnÕn belirlenmesi sÕrasÕnda; Stratejik, Finansal, Operasyonel, Uyum, Güvenlik & Suç baúlÕklarÕ altÕnda risk belirtilmesi beklenmektedir. Her bir baúlÕkta riskin oluúma olasÕlÕ÷Õ 0 ile 10 arasÕnda yapÕlabilecek bir seçimle ifade edilirken, ilgili riskin oluúmasÕ halindeki etki seviyesi de yine 0 ile 10 arasÕnda yapÕlacak bir seçimle belirtilmektedir. AyrÕca Temel Riskler baúlÕ÷Õ altÕnda serbest veri giriú alanÕ ile teklif sahibinin risk bazlÕ fikirlerini detaylÕ olarak belirtmesi imkanÕ sa÷lanmaktadÕr. Burada yapÕlan tercihlere ba÷lÕ olarak hesaplanan risk katsayÕsÕ, proje seçimi aúamasÕnda teklifin de÷erlendirilmesinde bir baúka kriter olarak ele alÕnmaktadÕr. Hesaplamada her bir de÷erlendirme baúlÕ÷Õ için seçilen OlasÕlÕk katsayÕsÕ ile, o baúlÕk için seçilen Etki katsayÕsÕ çarpÕlmakta ve her biri için elde edilen sonuçlar toplanarak 50 sabit de÷erine bölünmektedir. Bu sayede elde edilen sonuç, 0 ile 10 arasÕnda bir de÷er olmakta ve projenin risk katsayÕsÕ olarak, proje seçimi aúamasÕnda yöneticilere karar deste÷i sa÷lamaktadÕr.

6.4.5.3 Zaman PlanÕ ve Kilometre TaúlarÕ

Bu bölümde projenin baúlangÕç ve bitiú tarihleri öngörü boyutunda belirtilmektedir. ølgili alanlarda takvim üzerinde istenilen gün seçimleri yapÕlarak de÷er atamalarÕ yapÕlmaktadÕr. AyrÕca proje süresi içerisinde takip edilmesi gereken kilometretaúlarÕ da bu bölümde girilmektedir. Zaman PlanÕ ile ilgili veri giriú alanÕ ùekil-21 de görülmektedir:

ùekil 21: Zaman PlanlamasÕ ve KilometretaúlarÕ

KilometretaúÕ girerken, açÕklama ile birlikte gerçekleúmesi öngörülen tarih de takvim üzerinden seçilmektedir. Ekle butonu ile girilen kaydÕn listeye eklenmesi sa÷lanmaktadÕr. AyrÕca istenilen kilometretaúÕnÕn seçilmesiyle, seçilen bilgilerin veri giriú alanlarÕna taúÕnmasÕ ve bu úekilde güncellenmesi ya da silinmesi de mümkündür. KilometretaúlarÕnÕn giriúinde, ard arda girilen iki kayÕt arasÕnda maksimum 60 günlük bir boúluk olmasÕ konusunda kullanÕcÕ yönlendirilmektedir. Bu sayede teklif sahibinin proje adÕmlarÕ konusunda daha detaylÕ olarak bildirimde bulunmasÕ sa÷lanmaktadÕr. AyrÕca öngörülen proje zaman aralÕ÷Õ dÕúÕnda tarih giriúi de yanlÕú veri giriúini önlemek amacÕyla engellenmektedir.

6.4.5.4 Finansal Öngörüler

Proje tanÕmÕ sÕrasÕnda proje maliyetlerinin öngörü çerçevesinde girilmesi için bir tablo oluúturulmuútur. Tablo üzerinde maliyetler; harcama, yatÕrÕm ve iú gücü anlamÕnda ayrÕútÕrÕlmÕú olarak ve yÕllara göre da÷ÕlÕm yapÕlarak veri giriúi olana÷Õ sa÷lanmÕútÕr. Harcama, yatÕrÕm ve iú gücü maliyetleri ayrÕ ayrÕ hesaplanmakta ve tümünün toplamÕ alÕnarak da toplam proje maliyetine ulaúÕlmaktadÕr. Söz konusu tablo ve örnek veriler ùekil -22 de görünmektedir:

Bu bölümde ayrÕca projenin Net Bugünkü De÷eri(NBD) ve øç KarlÕlÕk OranÕ(øKO) da girilmektedir. Girilen ve hesaplanan bu de÷erler proje tekliflerinden oluúan portföy üzerinde yapÕlan de÷erlendirme sÕrasÕnda yöneticilere karar deste÷i sa÷lamaktadÕr.

6.4.5.5 Teklifi DetaylarÕ ve Teklifte Doküman Yönetimi

Proje teklifinin hazÕrlanmasÕ sÕrasÕnda, teklif sahibi tarafÕndan belirtilmek istenen detaylÕ ifadeler için bir AçÕklama alanÕ oluúturulmuútur. Bu alan serbest veri giriúi imkanÕ bulunan ve teklif sahibinin istedi÷i detayda açÕklama girmesini sa÷layan bir alandÕr.

Proje teklifinde, form üzerinde yer alan alanlarÕn dÕúÕnda teklif sahibinin ayrÕca eklemek istedi÷i dokümanlar olabilece÷i düúünülerek Ekli Dosyalar bölümü hazÕrlanmÕútÕr. Eklenen dokümanlarÕ ayrÕútÕrabilmek adÕna, Standart Doküman, Fizibilite DokümanÕ, Zaman PlanÕ DokümanÕ úeklinde doküman tipleri de belirtilmiútir. ølgili bölümün form üzerindeki yapÕsÕ ùekil-23 de görülmektedir:

ùekil 23: Teklif DetaylarÕ ve Teklifte Doküman Yönetimi

Teklif sahibi daha önceden mevcut olan herhangi bir dokümanÕ, doküman tipini de belirterek, proje teklifi formuna ekleyebilmektedir. Eklenen dokümanlar tekliflerin de÷erlendirilmesi sÕrasÕnda, de÷erlendirme komitesi tarafÕndan açÕlabilmekte ve incelenebilmektedir. Proje teklifinin hazÕrlandÕ÷Õ ve sonrasÕnda belirli onay aúamalarÕndan geçti÷i düúünülerek, dokümanÕn eklendi÷i tarih ve ekleyen kullanÕcÕ adÕ da oluúan doküman tablosunda görülebilmektedir. Di÷er bir deyiúle proje teklifine sadece teklifin sahibi de÷il, aynÕ zamanda sonraki onay adÕmlarÕnda yer alan departman yöneticisi ya da birim yöneticileri de doküman

ekleyebilmektedirler. Teklif sahibinin fizibilite dokümanÕ hazÕrlamasÕ için sistem tarafÕndan önerilmekte olan bir formatta tablo tasla÷Õ da kullanÕcÕya sunulumaktadÕr. Fizibilite dokümanÕnÕn bu tasla÷Õn kullanÕmÕyla hazÕrlanmasÕ, proje teklifleri arasÕnda bir standardÕn oluúmasÕnÕ sa÷larken, de÷erlendirme komitesine karar aúamasÕnda kolay inceleme olana÷Õ yaratmaktadÕr.