OLAY KOMUTA MERKEZİ - İRTİBAT SORUMLUSU

Kuruluşu:

İrtibat Sorumlusu : Özel Kalem Müdürü Ana Çözüm Ortağı : Özel Kalem Müdürlüğü

Görev ve Sorumluluklar:

 Beylikdüzü Belediyesi Afet ve Acil Durum Müdahale Planı Olay Komuta Sistemi içindeki görevleri için İrtibat Sorumlusu Operasyon Planını hazırlar ve sürekli olarak güncel tutar.  Olay komutanı ile devamlı iletişim halinde bulunur.

 Beylikdüzü Belediye Başkanlığı ile Valilik ve Kaymakamlık ile irtibat ve iletişimin sağlıklı olarak yapılmasını, doğru bilgi akışını sağlar.

 Beylikdüzü Belediyesi AYM dışındaki kuruluşlar ve organizasyonların temsilcileri ile koordinasyonu sağlar.

 Mevcut protokollerin işlerliğinin başlamasını ve haberleşmeyi koordine eder.  Tesis dışındaki personele telefon zincirini başlatarak ulaşılmasını sağlar.

 Olay Komutanının afet anında irtibat halinde olması gereken kurum ve kuruluşların telefon listesini hazır tutar.

 Olay Komutanı için gerekli olan yazılı ve sözlü iletişim-haberleşmenin kurulması, yönlendirilmesi ve koordine edilmesinden sorumludur.

 Olay Komutanının faaliyetleri ile ilgili tüm bilgileri ve istenen raporları olayın kronolojik olarak belgelenebilmesi için doküman haline getirir.

Başlangıç:

 Afet anında her nerede olunursa olunsun, herhangi bir çağrı beklemeden mevcut durum Olay Komutanı ile birlikte Beylikdüzü Belediyesi AYM’ de bildirilir.

 Dışarıdaysa durumu hakkında bilgi verildikten hemen sonra kişisel güvenlik, sağlık ve haberleşme araç ve gereçleri ile birlikte derhal Beylikdüzü Belediyesi AYM’ye gelinir ve Kaynak Yönetimi Hizmet Grubuna kayıt olunur.

 Afetin veya acil durumun boyutuna ve karakterine göre “İBB Afet ve Acil Durum Müdahale Planı”na göre haberleşme zincirini başlatır.

 Varsa kendini tanıtan görev yeleği giyilir ve/veya masa veya yakaya görev ve ismi açık bir şekilde gösteren bir isimlik konur veya bulunulan yere bir poster asılır.

 İlgili birim ve kişilerden olaya ilişkin ilk bilgiler alınır.

 Afetin veya acil durumun boyutuna ve karakterine göre kendi “Acil Eylem Planları ve/veya Uygulama Prosedürleri devreye sokulur.

 Ekipteki diğer personele ulaşmaya çalışılır ve bu ekiplerin durumunu belirleyen bir yoklama ve gerekiyorsa ilk yardım, triaj, vb. raporları hazırlanarak ilgililere (Olay Komutanı ile birlikte Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubuna) ulaştırılır.

 Afet bölgelerinden gelen bilgiler ilgililere iletilir, değerlendirilir ve ihtiyaç analizleri yapılır. Görev hedeflerini ve bu hedeflerin yerine getirilebileceği zamanlamayı da içeren bir eylem planı geliştirilir ve iletişimi sağlanır.

 Gerekiyorsa ve planda varsa karşılıklı yardımlaşma protokolleri devreye sokularak çevre il ve ilçelerdeki kurum ve kuruluşların ihtiyaçları karşılanır.

 Bir dosya oluşturulur. Tüm bilgiler ve istenen raporlar olayın kronolojik olarak belgelenebilmesi için doküman haline getirilir.

 Olay Komutanın görev yerlerinde bulunması gereken grup/ekip elemanlarının yerlerinde olup olmadığı tespit edilir.

62 Operasyonel Görevler:

 Öncelikle bu birimin görev ve sorumlulukları dahilinde İstanbul Valiliği (İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü (İstanbul AFAD)), İstanbul Büyükşehir Belediyesi (Afet Koordinasyon Merkezi Müdürlüğü (AKOM)), Beylikdüzü Kaymakamlığı, Beylikdüzü İlçe Emniyet Müdürlüğü, yerel ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşların il ve ilçe sınırlarında yaptıkları çalışmalar takip edilip Olay Komutanına düzenli olarak rapor edilir; gerektiğinde ilçe dahilindeki çalışmalarda başarı sağlanabilmesi için Olay Komutanı’nın onayı alınarak bu ekipler ile işbirliği yapılır.

 Gerektiğinde telefon zinciri devreye sokularak ekipte yer alan personele ulaşılır ve bu ekiplerin görev yerlerine ulaşabilmesi için ilgili birimler ile temasa geçilir.

 Beylikdüzü AYM dışından gelen yardım kuruluşları ve organizasyonlarının yetkililerine bilgilendirme yapılır ve koordinasyonu sağlanır.

 Dışarıdan gelen ekiplerin bilgileri Olay Komutanına aktarılır.  Güncellenmiş bilgilerin resmi birimlere aktarılması sağlanır.

 İlgili taraflarla iletişime geçmek için eksik iletişim bilgileri tamamlanır.  Görev yerlerinde bulunmayan ekip elemanlarına ulaşarak temasa geçilir.  Olay kayıtları için zaman ayrılır, Olay Komutanın tüm faaliyetleri not edilir.  Telsiz/telefon görüşmelerinin içeriği kaydedilir.

 Resmi kuruluşlardan gelen bilgi/belgelerin kaydı yapılır.

 Temel konulardaki sözlü iletişimler, alınan haber ve mesajlar, gelen talepler kaydedilir.  Ulaşan bilgi/haberler Olay Komutanına zaman geçirmeden rapor edilir.

Belgeleme:

 Acil durum veya afetin gidişatına yönelik gerekli tüm raporlar ve belgeler temin edilir.  Afet veya Acil Durum ile ilgili kendi ve alt birimlerin tüm

 Alınan haber ve mesajlar

 Yapılan eylemleri ve işlemler

 Kararların alınması ve uygulanması

 Talepleri, kayıt altına alınır.

 Tüm raporlar referans verilerek dosyalanır. Önemli:

Kayıtın son hali, olay sonrasında ve daha sakin bir dönemde net ve açık bir şekilde yeniden yazılabilir ancak tüm orijinal kayıt ve notlar da saklanmalıdır çünkü bu kayıtlar ve notlar olası yasal işlemlerde resmi belge niteliği taşıyabilmektedir.

Mevcut Durum (Harita/Plan):

 Büyük kazalar, kapatılan yollar, malzeme miktarı vb. konusundaki bilgiler, tüm alanı gösteren harita kullanılarak kaydettirilir.

İlgili formlar:

 AYM İhbar Formu (EK–4.2) Bitiş:

 Olay komutanı emri ile olayın sona erdiği tüm çalışan personele bildirilir. Personelin tüm acil durum faaliyetleri kısa bir süre içinde sona erdirilir.

 Kullanılabilir durumdaki diğer kurum ve kuruluşlardan ödünç alınan tüm araç, gereç ve malzemeler ilgili birimlere ve/veya lojistik sorumlusuna tutanak ile teslim edilir.

63  Afet veya acil durum ile ilgili kronolojik kayıt alma işlemleri durdurulur. Gerekli formlar doldurularak afet ve acil durum boyunca alınan tüm kayıtlar, rapor ve belgeler, Bilgi Yönetimi değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubuna teslim edilir.

 Dışarıdan çalıştırılan personelin işi bıraktığı puantaj tutan (zamanlama yapan) Beylikdüzü Belediyesi AYM’deki Finans ve İdari İşler Servisindeki görevliye gidilerek rapor edilmesi sağlanır.

 Beylikdüzü Belediyesi AYM ve değişik olay yerlerindeki görevli kurum ve kuruluşlardan oluşturulan ekiplerde çalışan görevli ve/veya gönüllü personel kurumlarına geri gönderilir ve/veya Beylikdüzü Belediyesi AYM ile ilişkileri kesilir.

 Her ekip olay ile ilgili genel bir rapor ve istatistiki bilgi hazırlar. Mevcut plan ve uygulama yönergeleri yaşanan tecrübeye göre değerlendirip geliştirilmesine yönelik öneriler ile birlikte rapor Beylikdüzü Belediyesi AYM’deki Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubuna teslim edilir.

 Teslim edilmeyen her türlü demirbaş araç, gereç ve malzemenin sayımı ve kontrolü yapılarak göreve hazır hale getirilir. Araç gereç ve malzeme durumu Beylikdüzü Belediyesi AYM’deki Lojistik ve Bakım Servisinin ilgili Grubuna rapor edilir.

64