OLAY KOMUTA MERKEZİ - BASIN SÖZCÜSÜ

Kuruluşu:

Basın Sözcüsü : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü Ana Çözüm Ortağı : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

Görev ve Sorumluluklar:

 Beylikdüzü Belediyesi Afet ve Acil Durum Müdahale Planı Olay Komuta Sistemi içindeki görevleri için Basın Sözcüsü Operasyon Planını hazırlar, dener ve sürekli olarak güncel tutar.  Olay komutanı ile devamlı iletişim halinde bulunur.

 Beylikdüzü Belediyesi Afet Yönetim Merkezi ile yakın işbirliği içinde bulunur.

 Olay Komutanı ve Beylikdüzü Belediyesi Afet Yönetim Merkezi bilgisi dâhilinde Basın Bildirisi Formu’nu doldurur (EK–4.19).

 Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubu’na gelen raporlar doğrultusunda Basın bildirileri hazırlanır.

 Basın Bildirisi Formu aracılığıyla medya ve halka düzenli bir şekilde gerekli bilgi ve haberleri ulaştırır.

 Medyadan gelen sorulara sadece Basın Sözcüsünün cevap vermesi gerektiğini tüm personele hatırlatır.

 Görevli medya mensuplarının girebileceği ve giremeyeceği alanları belirler ve bu konuda güvenlik ekibi ile işbirliği içinde bulunur.

 Duruma ilişkin bilgileri medyadan sürekli takip eder. Hatalı bilgiler için hemen medya kuruluşlarıyla irtibata geçerek düzeltmeleri yapar.

 Görevli medya mensuplarını yönlendirir ve bilgilendirir.

 Beylikdüzü Belediyesi ve Belediyeye bağlı Afet Yönetim Merkezi ile ilgili haberleri takip eder. Başlangıç:

 Afet anında her nerede olunursa olunsun, herhangi bir çağrı beklemeden mevcut durum Olay Komutanı ile birlikte Beylikdüzü Belediyesi AYM’ de bildirilir.

 Dışarıdaysa durumu hakkında bilgi verildikten hemen sonra kişisel güvenlik, sağlık ve haberleşme araç ve gereçleri ile birlikte derhal Beylikdüzü Belediyesi AYM’ye gelinir ve Kaynak Yönetimi Hizmet Grubuna kayıt olunur.

 Beylikdüzü Belediyesi AYM’deyse lojistikten gerekli olan donanım, araç, gereç ve malzemeleri temin edilir.

 Beylikdüzü Belediyesi AYM ve çevredeki can ve mal kaybı ile birlikte hizmet/iş sürekliliğine yönelik riskler tanımlar.

 Varsa kendini tanıtan görev yeleği giyilir ve/veya masa veya yakaya görev ve ismi açık bir şekilde gösteren bir isimlik konur veya bulunulan yere bir poster asılır.

 İlgili birim ve kişilerden olaya ilişkin ilk bilgiler alınır.

 Afetin veya acil durumun boyutuna ve karakterine göre kendi “Acil Eylem Planları ve/veya Uygulama Prosedürleri devreye sokulur.

 Ekipteki diğer personele ulaşmaya çalışılır ve bu ekiplerin durumunu belirleyen bir yoklama ve gerekiyorsa ilk yardım, triaj, vb. raporları hazırlanarak ilgililere (Olay Komutanı ile birlikte Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubuna) ulaştırılır.

 Afet bölgelerinden gelen bilgiler ilgililere iletilir, değerlendirilir ve ihtiyaç analizleri yapılır. Görev hedeflerini ve bu hedeflerin yerine getirilebileceği zamanlamayı da içeren bir eylem planı geliştirilir ve iletişimi sağlanır.

 Gerekiyorsa ve planda varsa karşılıklı yardımlaşma protokolleri devreye sokularak çevre il ve ilçelerdeki kurum ve kuruluşların ihtiyaçları karşılanır.

 Bir dosya oluşturulur. Tüm bilgiler ve istenen raporlar olayın kronolojik olarak belgelenebilmesi için doküman haline getirilir.

59  Olay Komutanın görev yerlerinde bulunması gereken grup/ekip elemanlarının yerlerinde olup

olmadığı tespit edilir.

 İlgili taraflarla iletişime geçmek için iletişim bilgileri kontrol edilir. Operasyonel Görevler:

 Öncelikle bu birimin görev ve sorumlulukları dâhilinde İstanbul Valiliği (İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü (İstanbul AFAD)), İstanbul Büyükşehir Belediyesi (Afet Koordinasyon Merkezi Müdürlüğü (AKOM)), Beylikdüzü Kaymakamlığı, Beylikdüzü İlçe Emniyet Müdürlüğü, yerel ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşların il ve ilçe sınırlarında yaptıkları çalışmaları takip edilip Olay Komutanına düzenli olarak rapor edilir. Gerektiğinde ilçe dâhilindeki çalışmalarda başarı sağlanabilmesi için Olay Komutanının onayı alınarak bu ekipler ile işbirliği yapılır.  Gerektiğinde telefon zinciri devreye sokularak ekipte yer alan tüm personele ulaşılır ve bu

ekiplerin görev yerlerine ulaşabilmesi için ilgili birimler ile temasa geçilir.

 Afetlerde (deprem, patlama, yangın, sel baskınları, fırtına, kar ve tipi vb.) halka uyarıcı ön bilgi verilerek bilgilendirmeleri sağlanır. Bu bilgilendirme broşür ve basın yayın organları kanalıyla yapılır.

 Afet durumunda halka Beylikdüzü Belediyesi AYM ve Belediyenin uygulamaları hakkında broşür ve basın yayın organları aracılığı ile bilgi verilir.

 Durum hakkındaki bilgi güncel tutulur ve son duruma göre hareket edilir.

 Basın bildirisi veya duyurunun metni Belediye Başkanı ve/veya Olay Komutanına onaylatılır.  Sorular, gizliliği ve duygusal tepkileri her zaman düşünülerek hemen tam ve doğru olarak

cevaplanır. Spekülasyonlardan, tartışmalardan, yalanlardan, blöften ve kayıt dışı konuşmalardan kaçınılır hiçbir zaman “yorum yok” denmez.

 Gerekli görüldüğü takdirde büyük afetlerde basın bildirisinin yabancı dillere çevrilmesi için ilgili birime gönderilir.

 Güncel bilgiler medyaya internet ve/veya faks aracılığıyla iletilir.

 Olay yeri görüntüleri istenildiğinde uydu frekans bilgileri TV kanallarına verilerek kamuoyuna duyurulur.

 Beylikdüzü Belediyesi Kurumsal İnternet sitesinden yayınlanacak haber ve duyuruların hazırlanması sağlanır.

 Beylikdüzü Belediyesinin Kurumsal Sosyal Medya (Facebook, Twitter vb.) ayağında yayınlanacak bilgilerin ve duyuruların kontrolünü ve güncel tutmasını sağlar.

 Olay sırasında verilen hatalı bilgilendirmeler ve söylentileri kontrol için medya kuruluşlarını takip eder.

Belgeleme:

 Acil durum veya afetin gidişatına yönelik gerekli tüm raporlar ve belgeler temin edilir.  Afet veya Acil Durum ile ilgili kendi ve alt birimlerin tüm

 Alınan haber ve mesajlar

 Yapılan eylemleri ve işlemler

 Kararların alınması ve uygulanması

 Talepleri, kayıt altına alınır.

 Tüm raporlar referans verilerek dosyalanır. Önemli:

Kayıtın son hali, olay sonrasında ve daha sakin bir dönemde net ve açık bir şekilde yeniden yazılabilir ancak tüm orijinal kayıt ve notlar da saklanmalıdır çünkü bu kayıtlar ve notlar olası yasal işlemlerde resmi belge niteliği taşıyabilmektedir.

60 Mevcut Durum (Harita/Plan):

Büyük kazalar, kapatılan yollar, malzeme miktarı vb. konusundaki bilgiler, tüm alanı gösteren harita kullanılarak kaydettirilir.

Bitiş:

 Olay komutanı emri ile olayın sona erdiği tüm çalışan personele bildirilir. Personelin faaliyetleri kısa bir süre içinde sona erdirilir.

 Kullanılabilir durumdaki diğer kurum ve kuruluşlardan ödünç alınan tüm araç, gereç ve malzemeler ilgili birimlere ve/veya lojistik sorumlusuna tutanak ile teslim edilir.

 Afet veya acil durum ile ilgili kronolojik kayıt alma işlemleri durdurulur. Gerekli formlar doldurularak afet ve acil durum boyunca alınan tüm kayıtlar, rapor ve belgeler, Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubuna teslim edilir.

 Dışarıdan çalıştırılan personelin işi bıraktığı puantaj tutan (zamanlama yapan) Beylikdüzü Belediyesi AYM’deki Finans ve İdari İşler Servisindeki görevliye gidilerek rapor edilmesi sağlanır.

 Beylikdüzü Belediyesi AYM ve değişik olay yerlerindeki görevli kurum ve kuruluşlardan oluşturulan ekiplerde çalışan görevli ve/veya gönüllü personel kurumlarına geri gönderilir ve/veya Beylikdüzü Belediyesi AYM ile ilişkileri kesilir.

 Her ekip olay ile ilgili genel bir rapor ve istatistiki bilgi hazırlar. Mevcut plan ve uygulama yönergeleri yaşanan tecrübeye göre değerlendirip geliştirilmesine yönelik öneriler ile birlikte rapor Beylikdüzü Belediyesi AYM’deki Bilgi Yönetimi Değerlendirme ve İzleme Hizmetleri Grubuna teslim edilir.

İlgili formlar:

 Basın Bildirisi (EK-4.19) Emniyet Kuralları:

 Eş sistemi uygulanır, ekipler en az iki kişiden oluşturulur.  Tehlike arz edecek herhangi bir hareket yapılmaz.

 Alınan eğitim ve öğretilerin dışına çıkılmaz.

 Öncelikle emniyet tedbirleri alınır. Mevcut durumun boyutu belirlenir.

 Tüm operasyonel ve emniyet süreçleri takip edilir, kurallara uyulması sağlanır.

 Telsizle çağrı/mesajlara cevap alınamıyorsa, mesaj karşı taraftan alınmamış demektir. Diğer mesajlar dikkatle dinlenerek mesaj tekrar edilir.

Araç/Gereç/Malzeme:

 Radyo

 Kamera sistemleri

 Televizyon

 Montaj sistemi

 Ses Kayıt Cihazı

 Dijital Fotoğraf Makinası  Saat  Düdük  Pil-şarj aleti  Telsiz  Dijital Kamera

61