Malzeme Yönetiminde Yaşanan Dengesizlikler

Sağlık hizmetlerinde Lojistik ya da Malzeme Yönetimi denilince, ilaçlar ve ekipman gibi, sağlık hizmeti sunabilmek için gereken maddi kaynakların seçilmesi, tedarik edilmesi (satın alma) , dağıtımı ve kullanımı söz konusudur. İyi bir malzeme yönetimi, eldeki kısıtlı kaynakların optimum kullanımını ve meydana gelebilecek olumsuz sonuçların en aza indirilmesine olanak sağlar. Malzeme Yönetimi iyi yapılmadığı zaman ise sonuç, ya fazla stoklama, ya da az stoklamadır. ( Eren, t.y.: 1)

Sağlık hizmetlerinde malzemeler aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir: İlaçlar tablet, kapsül, solüsyon, merhem, enjektabl şeklinde; Tıbbi malzeme bandaj, hidrofil pamuk, iğneler, şırıngalar, sütür

malzemesi, vb; Tıbbi olmayan

malzeme

yakıt, çarşaflar, örtüler, çamaşırlar, kırtasiye, vb;

Ekipman Masalar, yataklar, buzdolapları, jeneratörler, taşıtlar gibi yıllarca kullanılabilen taşınabilir parçalar;

Tesisat Binalar gibi yıllarca kullanılabilen taşınamaz parçalar anlaşılır.

Malzeme yönetimi için üç tip örgütsel yapı vardır: (Akyel, 1996: 2-15) Merkezi Tüm aktiviteler merkezi tedarik biriminden yönetilir. Bölgesel Ayrı bir lojistik ünitesi, lojistik aktivitelerini koordine

eder, ancak bu aktivitelerin gerçekleşme sorumluluğu merkezde kalır.

Desantralize Aktiviteler programlar (ör: Genişletilmiş Bağışıklama Programı, İlaçlar, Sıtma) ve sağlık hizmeti seviyeleri arasında bölüştürülmüştür.

Malzeme Yönetiminin, (1) malzemenin seçimi, (2) malzemenin tedariki, (3) malzemenin dağıtımı ve (4) malzemenin kullanımı olmak üzere dört adımı vardır. ( Eren, t.y.: 1 )

Malzemenin Seçimi;

İşletme yönetiminde yapılan planlar ve verilen kararlar, gelecekte talep edilecek ürün veya hizmet miktarının bilinmesine ve önceden belirlenmiş sabit bir kapasiteyle bu talebin karşılanmasını sağlamaktır.

Üretim işletmelerinde en önemli veri taleptir. Gelecekteki talebin doğru bilinmesi kapasite ihtiyacının da düzgün bir şekilde belirlenmesi için gereklidir. Eğer öngörülen kapasite, talep azlığı nedeniyle boş kalırsa, birim maliyet artar. Diğer yandan, öngörülen kapasite, talep fazlalığı nedeniyle yetersiz kalırsa, müşteri memnuniyetsizliği meydana gelir ki bu da ekstra maliyet demektir. ( Eren, t.y.: 1 )

Bir hizmete olan talebin tahmininde şu bilgiler elde edilmelidir: (Eren, t.y.: 1)

• Tahmini talep edilecek değişik tipte servis sayısı, • Her değişik tip servis için tahmini müşteri sayısı, • Her değişik tip servis için tahmini hizmet veriş süresi,

• Her değişik tip servisin verilmesinde kullanılacak tahmini malzeme / ürün sayısı.

Talep tahmin metodunun seçiminde bazı faktörler göz önünde bulundurulmalıdır:

• Zaman: Talep tahminlerinde zaman önemli bir kavramdır. Talep tahminleri, kısa, orta ve uzun vadeli tahminler olarak gruplara ayrılmaktadır. Zaman aralığı büyüdükçe, belirsizlik düzeyi artmaktadır. Bu da talep tahmininde yapılacak hata payını da arttırır.

• Girdi özellikleri: Geçmiş verilerin düzenli ve güvenilir bir şekilde tutulması bize geçmişteki verilere bakarak daha doğru tahminde bulunulmasını sağlar. Ayrıca; tutulan bu verilerden hangilerinin tahminde kullanılacağına karar verilmesi; geçmiş verilerde herhangi bir eğilim, mevsimsellik, düzensiz oynamalar veya tekrarlamalar olup olmadığına dikkat edilmesi gerekir. (Eren, t.y.: 1-2)

Malzemenin Tedariki (Satın Alma);

Satın alma, ihtiyaç duyulan malzeme, cihaz ve hizmetlerin satın alınması ve/veya kiralanması ile ilgili işlerdir. Satın alma hizmetleri, hastanedeki eskimiş ya da kullanılmayan malzeme ve cihazların elden çıkarılması hizmetlerini de kapsar. (Eren, t.y.: 2-4)

Malzeme, genellikle • merkezi otorite • yerel alım • bağışlar

• yerel üretim gibi kaynaklardan elde edilir.

Malzemenin satın alınması ve dağıtımı aşağıdaki şekillerde olabilir: (Eren, t.y.: 2-4)

• Merkezi: Merkez, hastaneler ve özel programlar dahil tüm sağlık kurumlarına tedariki sağlar. Bu sistemin avantajı, toptan alım yoluyla maliyette azalma ve alınan malın standardizasyonudur.

• Büyük Üniteler: Tedarikini merkezi depodan sağlayan bölge hastaneleri gibi büyük üniteler, daha sonra malzemeyi kendi inisiyatiflerine göre sağlık birimlerine dağıtırlar. Bu durumda hastaneler, aslan payını alırlar.

• Her Birim: Sağlık hizmetinin ana birimleri, kendi malzemelerini almakla sorumlu olabilirler. Bu sistemin avantajı, ihtiyaçlara daha hızlı cevap verebilmektir, ancak kaynaklar diğer seçeneklere göre daha fazla harcanabilir.

Satın alma hizmetlerinin merkezi olmasının şu faydaları vardır: (Eren,t.y.: 2-4)

1. Satın alınan malzeme ve cihazlarda standartlaşma sağlanabilmektedir. 2. Satın alınan miktar fazla olduğundan ihale yapmak ve böylece fiyat kırdırmak mümkün olabilmektedir.

3. Satın alma işlemleri tek merkezden yürütüldüğü için zaman ve emekten tasarruf sağlanabilmektedir.

4. Diğer hastanelerle ortak satın almalar yapılabilmektedir. Malzemenin Dağıtımı;

“Her organizasyonda, faaliyetlerin aksamadan kesintisiz olarak sürdürülebilmesi için çeşitli stoklar tutulur. Bu yöntemlerden biri de Envanter Yöntemidir. Sağlık hizmeti veren kurumlar olarak hastanelerde kağıt, kalem gibi sarf malzemelerinin yanında yiyecek, ilaç, aşı, ameliyat aletleri, kan, yedek parça stokları vb. gibi çok geniş bir yelpazede malzeme stoklanması gerekmektedir. Bu malzemenin parasal değeri yanında, stokla ilgili taşıma ve takip giderlerinin, stoklama için özel yatırımların ve bunların işletme giderlerinin eklenmesi halinde envanterin ne kadar önemli bir yatırım olduğu görülür. Ortalama bir hastane, ilaçlardan üç aylık envanter ile diğer tıbbi - cerrahi malzeme ve diğer kalemlerden iki aylık envanter tutabilir. ”(Eren, t.y.: 3-4)

Malzemenin Kullanımı;

“ Birçok ülkede, temel ilaç listesinde olduğu gibi, devlet hastanelerinde ve temel sağlık hizmetleri programlarında kullanılan malzeme ve ekipmanın çeşitliliğini

malzemeleri ve iğneler, bir kerelik ve yeniden kullanılabilir mallar, hastanenin genel cerrahi ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde standardize edilecek malzemenin tipik örnekleridir. Diğer konular arasında enstrümanlar, ekipman, ilaçlar ve diğer tüketim malzemelerinin kalite güvencesi sayılabilir. Kalite güvencesi, hammadde ile başlayan ve üretimin tüm aşamalarında ilerleyen devamlı bir süreçtir.” (Eren, t.y.: 3- 4)

Diğer tüm işletme kurumlarında olduğu gibi hastanelerde de kullanılacak olan malzemeleri yukarıda belirtilen dört aşamada içinde kullanmaktadır. Burada önemli olan ilk başta talep tahminini iyi yapmaktır.Yapılan talebe göre istenilen malzeme tedarik edilir ve bunun dağıtım ve kullanımı da gerekli görülen ihtiyaçlara göre yapılır.