BÖLÜM 3: YALIN MALİYET SİSTEMİ
3.2. Maliyet Muhasebesinde Yalın Yaklaşım
3.2.5. Maliyet Yönetimi Faaliyetlerinin Takip ve Teşvik Edilmesi
Bu bölüme kadar anlatılan her şey teoride anlatması nispeten kolay olan kavramlardır. Fakat kabul edilmelidir ki bu kavramların gerçek hayatta, gerçek organizasyonlarda uygulaması oldukça zordur. Bu nedenle “yalın yönetim”i kitaplardan öğrenenler uygulamaya geldiklerinde istedikleri sonuçları almakta oldukça zorlanmaktadır. Uygulayıcılar kısa süreli başarılar alsalar da bu başarıları kalıcı kılmak kolay değildir. Burada “yalın maliyet” organizasyonuna oldukça önemli görevler düşmektedir. Yalın maliyet ile sorumlu departman öncelikle tüm faaliyetleri yakından takip ve kontrol etmelidir.
Motivasyon sağlama için şunlara dikkat edilmelidir:
- Belirlenmiş olan kâr planlamasına göre maliyet iyileştirmesi hedefleri atanmalıdır. - Bu hedeflere neden ulaşılması gerektiği tüm işletmeye detaylı bir şekilde anlatılmalıdır.
- Bunu yaparken şirket hedefinin ve “şu andaki” durumun tam açıklaması yapılmalıdır. - Ayrıca diğer şirketlerden karşılaştırmalı örnekler getirilmelidir.
126
Bu motivasyon sağlama yöntemlerinin yanı sıra aşağıdaki hedef atama ve uygun takip yöntemleri ile departmanlar arası adalet ve tutarlılık sağlanmış olur;
-Hedefe neden ihtiyaç duyulduğu ve hedeflerin ilgili departmana nasıl adil bir
şekilde atandığının, adil maliyet indirim oranları, geçmiş kaizen sonuçları gibi bilgilerle destekleyerek ilgili departmana anlatması ve ikna edilmesi,
-Hedefi başarmak için planlar yapılması ve bunların uygulanması,
-Uygun dönemsel takip faaliyetleri düzenleyerek hedeften uzaklığın ölçülmesi ve gerekirse hedefe ulaşmak için yeni faaliyetlerin planlanmasını sağlanması.
Maliyet İyileştirme Hedefinin Belirlenmesi
Maliyet iyileştirme hedefi şirketin kar hedefine göre belirlenir.Uygula Kontrol et Önlem al Planla Kar Planlama
Kar Planlama Kar etmek için Aktivite planı Kar etmek için Aktivite planı Maliyet iyileştirme hedefi Maliyet iyileştirme hedefi Tahmini Kar/Zarar Kar hedefi Fark Üretim iyileştirme hedefi
Satın alınan parça ve malzemeler için fiyatın yeniden değerlendirilmesi Yönetim giderleri iyileştirme hedefi
A Bölumü B Bölümü C Bölümü Target by Cost Item Target by Cost Item Maliyet kalemi
bazında hedef Target by Cost Item Target by Cost Item Maliyet kalemi
bazında hedef Target by Cost Item Target by Cost Item Maliyet kalemi bazında hedef
Şekil 3.17. Maliyet İyileştirme (Kaizen) Hedefinin Belirlenmesi
Şekil 3.17.’de gösterildiği üzere şirket kâr hedefinin bölümlere ve fonksiyonlara (satış, üretim, lojistik, satınalma vb.) bölünmesi çok önemlidir. Her bölüme adil ve tutarlı yaklaşılmalı, yük adil bir şekilde paylaşılmalıdır. Burada da maliyet yönetimi organizasyonuna önemli görev düşmektedir: Her bölüme ve/veya fonksiyona atanan hedefin miktarını ve nedenini açık bir şekilde anlatması, onları buna inandırması gereklidir. Hedef paylaşımına başlamadan önce “şu anda” ki maliyet durumu hesaplanarak ortaya konulmalıdır. Bu hesap departmanların bundan sonraki takibi için bir temel oluşturacaktır. Sonra hedeflenen iyileştirme oransal ve mutlak değer olarak
127
hesaplanmalı ve ilgililere anlatılmalıdır. Ancak böyle maliyet yönetimi ile departmanlar arasında tartışma - pazarlık temeli oluşturulabilir. Aksi takdirde havada uçuşan rakamlar ortalığı dolduracaktır. Bölümler ve kişiler birbirlerini suçlayacaklardır. Bu hesaplamalar ve iyileştirme hedeflerinin atamaları tamamen maliyet yönetimi organizasyonu tarafından yapılmalıdır. Tekrar etmek gerekirse bu işlemleri yaparken fonksiyonların/departmanların ve üst yönetimin görüşleri ve mutabakatı mutlaka alınmalıdır. Aksi takdirde fonksiyonlar ve bölümler bu işi tam manasıyla sahiplenmezler tüm hedefler havada kalır.
Hedefe Ulaşmak İçin Faaliyet Planlaması
(Kaizen Plan)
Her bölüm iyileştirme hedefine ulaşmak için faaliyet planı hazırlamalı.
A Bölümü Target by Cost Item Target by Cost Item Maliyet Kalemi Hedefi No Maliyet Kalemi Kaizen Kalemi Sorumlu Hıllık Hedef Miktar Planlanan Kaizen
Zamanı Nis May Haz TemAğu Eyl Eki Kas Ara Oca Feb MarTop.
Ger. % 1 DM xxxxxxx Sec. A xxx Haz xxx 2 GPS M. xxxxxx Sec. B xxx Eki 3İşçilik 4 Enerji 5İşçilik 6 " 7 " Toplam XXXX
A Bölümü Yıllık Kaizen Faaliyet Planı A Bölümü Yıllık Kaizen Faaliyet Planı
Önlem al
Planla
Uygula Kontrol et
Şekil 3.18. Bölümlerin Detaylı İyileştirme Planları
Hedeflerde anlaşan fonksiyonlar (kalite kontrol, bakım onarım gibi) ve departmanlar bu hedefleri daha da detaylandırmalıdırlar. Şekil 3.18.’de görüldüğü gibi her bölüm yıllık iyileştirme planı hazırlamalı ve üst yönetimin onayını almalıdır. Bu planda maliyet kalemleri bazında ve bir zaman çizelgesi altında neleri ne zaman yapacağını ve sorumlusunun kim ya da hangi alt bölüm olacağını açıkça belirtmelidir. Sonra da
şirkette yapılacak dönemsel toplantılarla bu faaliyet listesinin gerçekleşmesini takip etmeli ve gerekirse ilgili birimleri ek önlemler almaya teşvik etmelidir.
128
Toplam maliyet iyileştirme faaliyetleri (Toplam maliyet yönetimi)
Her bir maliyet iyileştirmesinin teker teker toplamını almak optimum sonucu vermez. Tüm maliyet kalemlerini aynı anda düşünmek ve göz önüne almak gereklidir. Örnek olarak satınalma departmanının biraz daha ucuz diye uzaktaki bir yan sanayiden parça alması, lojistik maliyetlerini ve yoldaki stokları artırır. Bu nedenle bir karar verirken hem parça fiyatı hem de lojistik maliyeti aynı anda değerlendirilmelidir. Aynı şekilde bir yerde yapılan iyileştirme işçilik maliyetini düşürürken yapılan yatırım nedeniyle amortismanları artırabilir. Bunun gibi örnekler çoğaltılabilir. Temel olan tüm maliyetlerin toplam olarak takip edilmesi ve büyük resmin hiçbir zaman gözden kaçırılmamasıdır.
Toplam katılım
- Şirketteki tüm fonksiyonların, tüm departmanların ve sonuç olarak tüm personelin bu hedefler için yapılan faaliyetlere katılımı sağlanmalıdır. Belirlenen hedef için şirket genel müdüründen en alttaki üretim elemanına kadar kendi sorumluluk alanlarında, kendi etki güçleri çerçevesinde katkı sağlanması istenmelidir. Bu da sadece söyleyerek olmaz. Maliyet yönetimi organizasyonunun bu katılımı sağlaması ve teşvik etmesi gereklidir. Tüm personeli olaya katacak organizasyonlar düşünülmeli ve uygulanmalıdır.
- Tüm departmanların (Ar-Ge, mühendislik, fabrika üretimi, satınalma, satış ve pazarlama vb.) katılımı istenmelidir. Bazen bir departman hedefine ulaşırken diğeri başarısız olabilir hatta maliyeti artırabilir.
- Maliyetin farkındalığı (cost awareness) seslendirmeyle artırılmalıdır. Bu sloganlarla, yarışmalarla, toplantılarla başarılabilir.
- Maliyet departmanı en önde ve azimli bir şekilde bu faaliyetleri takip etmelidir. Hedeflere ulaşım anlamında öncü ve örnek olmalıdır.
Maliyet yönetiminde diğer birimlerin görevleri
Maliyet yönetimi organizasyonuna bu kadar görev yüklerken işletme içindeki diğer birimlerin görev ve sorumlulukları gözardı edilmemelidir. Daha önce de belirtildiği gibi “yönetim” şirketsel bir işlemdir; yönetimde herkesin katılımı ve katkısı gereklidir. Her
129
şeyden önemlisi mevcut durumun anlaşılabilmesi ve ortaya konabilmesi için temel maliyet bilgilerinin “maliyet yönetimi” birimine zamanlı bir şekilde akması gereklidir.
Şekil 3.19.’da bu akış görselleştirilmeye çalışılmıştır. Örneğin mühendislik biriminin hazırlamış olduğu ürün ağaçları eksiksiz ve güncel olmalıdır. Satınalma sistemi parça kodları, parça fiyatları eksiksiz olmalıdır. İnsan kaynakları maaşları ve işçilik bilgilerini düzenli sağlamalıdır. Sabit kıymet yönetimi makina amortisman değerlerini, kullanılan ve kullanılmayan makinalar gibi bilgileri sisteme doğru zamanda bildirmelidir. Bu örnekler daha da çoğaltılabilir. Her bir fonsiyonun/departmanın işlemini doğru ve zamanında yapmasını sağlamak için maliyet yönetiminin gerekli sistemleri oluşturma zorunluluğu vardır.
Doğru Maliyet Bilgisi
Maliyet Yönetiminin Temeli
için-Her bir bölüm tarafından temel maliyet bilgilerinin sağlanması
Satın alma sistemi Parçalar Malzemeler Makina ve ekipmanlar Sabit Kıymet Yönetimi İnsan Kaynakları Sistemi Stok sistemi Mühendislik datası Verimlilik Systemleri İşçilik Ürün Ağaçları Teknik resimler Çalışma Saati Bitmişürün adedi
Maliyet Yönetimi faaliyetlerinin temeli
Maliyet MaliyetPlanlamaPlanlama
Maliyet iyile
Maliyet iyileşştirmetirme Maliyet Maliyet Konrol Konrolüü [Maliyet Yönetimi]
[Maliyet Alt Yapısı]
Malzeme Miktarı Bitmişürün bilgileri Amortisman Üretim Bölümleri Yönetim Bölümleri Bütçe Kontrol Sistemi
Kaynak : Toyota Maliyet Yönetimi el kitabı
Şekil 3.19. Maliyet Yönetimi Faaliyetlerinin Temel Akışı
Bilgileri nerede nasıl kullanacağını bu bilgilerin eksik olması durumunda şirketin nasıl zarar göreceğini eksiksiz olarak maliyet yönetimi departmanınca tüm ilgililere anlatmalıdır. Tüm bu hazırlıklardan sonra da bilgilerin doğru ve zamanında gelip gelmediğini takip ve kontrol etmeli, aksayan yönleri hemen sorumlu kişilere/departmanlara bildirmelidir. Ancak tüm bu işlemler doğru olarak yapılmışsa ilgili fonksiyonların ya da departmanların kendilerine düşen görevleri eksiksiz yapmaları beklenir.
130