Kontratlar / Ekler

İşletmenin Dış Kaynak Kullanımı konusunda yapması gerekenleri 4 evrede incelemek mümkündür. ¹⁹²

Birinci Evre: Birinci evrede işletme için Dış Kaynak Kullanımı konusunda stratejik kararın ortaya çıkması gerekir. Hangi iş sürecinin nasıl ve hangi şartlarla Dış Kaynak Kullanımı yöntemi ile tedarik edileceği belirlenir. ¹⁹³

191 Uzun, “İşletmelerde İç Kontrol Sistemi” ,

http://www.icdenetim.net/index.php?option=com_content&view=article&id=83:isletmelerde-ic-kontrol-sistemi&catid=34:ic-denetim&Itemid=18,(3 Haziran 2010)

192 Lisa Stone, “Critical Success Factors for Outsourcing Relationships”, Gartner Group, 17 Eylül 2002, http://www.gartner.com/DisplayDocument?doc_cd=110026 (3 Haziran 2010)

İkinci Evre: İkinci evrede oluşturulmuş stratejiye uygun şartname içerikleri hazırlanarak piyasada bu işlere talip olabilecek tedarikçilere iletilir. Tedarikçiler tarafından hazırlanan teklifler incelenir ve en uygun adaya iş verilir. ¹⁹⁴

Üçüncü Evre: Üçüncü evrede işi alan tedarikçi firma ile Dış Kaynak Kullanımı sözleşmesi hazırlanır. Hazırlanan bu sözleşme daha önceki bölümlerde belirtildiği gibi uzun vadeli, kapsamı, hizmet seviyesi, kritik başarı faktörleri, ceza-ödül kriterleri belirlenmiş olmalıdır. ¹⁹⁵

Dördüncü Evre: Sözleşme sonrasında tedarikçi firma işi üstlenir ve hizmete başlar. Bu geçiş aşamasında mevcut operasyonun en az şekilde etkilenmesi ve hizmet kalitesinde ani dalgalanmaları engellemek için bir aktivasyon süreci uygulanır. Bu süreç içerisinde gerek işi üstlenecek tedarikçi gerekse işi yaptıran işletmenin ekipleri yakın bir çalışma ortamı oluştururlar. İş içeriği başarılı bir şekilde tedarikçiye aktarıldıktan sonra hizmet seviyeleri takibe dilmeye başlanır. ¹⁹⁶

193 Lisa Stone, a.g.e., (17 Eylül 2002)

194 Lisa Stone, a.g.e., (17 Eylül 2002)

195 Lisa Stone, a.g.e., (17 Eylül 2002)

196 Lisa Stone, a.g.e., (17 Eylül 2002)

Şekil 8: Dış Kaynak Kullanımı Uygulama Süreci

Kaynak: Lisa Stone - Gartner Group, Evaluating External Service Providers:

Turning Chaos Into Order, Outsourcing and IT Services Summit 2003

Dünyada birden fazla değişik dış kaynak kullanımı anlaşmaları yapılmaktadır.

Tüm bu anlaşmalarda değişik finansal yöntemler söz konusu olabilir. Finansal yöntemler ne olursa olsun, dış kaynak kullanımı çeşitleri aşağıdaki gibidir; ¹⁹⁷

• Tüm BT(Bilişim Teknolojileri) servislerinin, servis sağlayıcı firmaya devredilmesi.

• Organizasyon içerisindeki sadece belirli bir bölümün işletiminin envanter hariç veya dahil olarak servis sağlayıcıya devredilmesi.

197 Hara, “Dış Kaynak Kullanımında Püf Noktaları”,(3 Haziran 2010)

• Sadece personelin bordrolarının servis sağlayıcı firmaya transfer edilmesi ile dış kaynak tedarikinin sağlanması (bu yöntem genellikle personeli isten çıkarma yerine tercih edilir)

Her üç tip dış kaynak kullanımı yönteminde de ortak bazı metotlar kullanılmaktadır. Öncelikle piyasada en çok tercih edilen finans modeli olan "brüt maliyet + sabit kar %'si" modeli ile bir anlaşmaya başlanabilir. Bu mali modelin yanı sıra, her türlü dış kaynak tipinde bazı başlangıç problemleri ile karsı karsıya kalmak söz konusu olabilir. Çünkü mali modelin tam olarak saptanması, personelin ve envanterin transfer edilmesi ve servis seviyelerinin tespit edilerek mevcut ortamın isletilmesi için yapılması gereken analizler uzun zamanlar alabilir. ¹⁹⁸

Ancak standart 20 kişilik bir BT organizasyonu için örnek alınması gerekirse, envanter ve personel dahil devir işlemlerinin yapılması, iyi niyet mektubu ile başlatılan bir isin resmi sözleşmeye dönüştürülerek tarafların sorumluluklarının belirlenmesi ve servis seviyelerinin güncellenmesi (SLA) ortalama 3 ila 6 aylık bir süreye ihtiyaç duyacaktır. ¹⁹⁹

Maalesef firmalar mevcut kadroları ile yönetim arasında veya tedarikçi firmalar ile aralarında herhangi bir servis seviyesi belirlememektedirler. Bu nedenle de dış kaynak kullanımını tedarik edecek olan servis sağlayıcıların da mevcut ortamlarda servis seviyelerini taahhüt etmeleri zor olmaktadır. Böylelikle servis seviyelerinin tasarlanması, taahhütlerin hazırlanması, buna bağlı mali tabloların çıkarılması ve raporlama dönemlerinin belirlenebilmesi için ihtiyaç duyulan "zaman", dış kaynak kullanımı ile servis tedarik etmenin en zor aşamalarından birini oluşturmaktadır. ²⁰⁰

Dış Kaynak Kullanımı ile Servislerin Devri ve Başlangıç Süreçleri

• İyi niyet mektubu ve/veya ön sözleşme imzalanması (letter of intent).

• Devredilecek servis, envanter ve personelin saptanması (due delligence).

198 Hara, a.g.e., (3 Haziran 2010)

199 Hara, a.g.e., (3 Haziran 2010)

200 Hara, a.g.e., (3 Haziran 2010)

• Servis seviyelerinin belirlenmesi ve servis seviyesi anlaşmaları. (SLA)

• Değerlendirme dönemlerinin ve katılacak personelin saptanması (steering comitee).

• Asıl sözleşmenin hazırlanması ve imzalanması (contract signiture).

• Personel ve envanterin devri (transition phase).

• Servis sağlayıcının adaptasyon ve oryantasyon süreci (orientation phase).

• Duragan isleyişe geçilmesi. (operational phase).

• Raporlama (SLA reporting)

• Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi (customer satisfaction survey) Planlama, büyük ölçüde kuruluş üst yönetimi ve bilgi sistemleri üst yönetimi tarafından gerçekleştirilmeli, ancak dış kaynak alımının inceliklerini bilen uzmanların katkıları alınmalıdır. ²⁰¹

Sözleşme hazırlığında, bir yandan teknik düzeyde alınacak hizmetin ayrıntılarını, ve gelecekteki hizmet göstergelerini öngörebilen, bugünkü durumu

ölçebilen teknik uzmanlara, bir yandan da bu tür sözleşmelerin hukuki yönlerine hakim uzmanların katkısı önem kazanmaktadır. ²⁰²

Sözleşme yönetimi ise, planlama ne denli başarılı, hazırlanan sözleşme ne denli nitelikli ve sağlam olursa olsun, günden güne, yıldan yıla değişen koşullarda, hizmeti sunan kuruluş ve kişilerle hizmeti alan kuruluş ve kişiler arasında arabuluculuk işlevinin gerçekleştirilmesi anlamına gelmektedir. Bunun için bir yandan teknik birikim, bir yandan iletişim ve insan ilişkilerinde ustalık ile pazarlık yeteneği yaşamsal önem taşımaktadır. ²⁰³

201 Semih Bilgen, “Kamu Sektöründe Bilişim Hizmetlerinde Dış Kaynak Kullanımı” , ODTÜ Elektrik Elektronik Müh. Böl., http://www.eee.metu.edu.tr/~bilgen/Diskayn.htm (3 Haziran 2010)

202 Bilgen, a.g.e., (3 Haziran 2010)

203 Bilgen, a.g.e., (3 Haziran 2010)

Devir süreci devredilecek servis, envanter ve personelin çeşitliliğine ve ölçeğine göre değişik sürelerde tamamlanabilir ancak ortalama bir geçiş (devir) süreci 3 ay civarındadır. Devir süreci tamamlandıktan sonra rutin operasyonel faza geçilir ki bundan böyle artık servis sağlayıcı firmanın devrettiği operasyonu sağlamakla bir fiil sorumludur. Firma taahhüt edilen seviyelerde servisin sağlanıp sağlanmadığını inceleme, sorgulama ve değerlendirme hakkına sahiptir.

Geçisin tamamlanması ve rutin operasyona başlanması ile birlikte taraflar sözleşmede belirtilen dönemlerde toplanarak bir değerlendirme yaparlar. Her iki tarafın da tespit edeceği ilgili yetkilileri toplanarak sözleşmenin taahhütlere uygun yerine getirilip getirilmediğini, yeni isteklerin ve/veya servislerin ihtiyaçlarının belirlenmesi, teknolojik yatırımların planlaması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesi gibi konularda fikir teatisinde bulunurlar.

Dış Kaynak Kullanımı Sözleşme Yapıları

Dış kaynak kullanımı ile servislerin tedarik edilmesindeki önemli kriterlerden biri de sözleşme yapılarıdır.

Bir dış kaynak kullanımı sözleşmesi temel olarak iki sözleşme ve söz konusu sözleşmelere ek bazı listelerden oluşur. Öncelikle taraflar arasındaki gizlilik, prensipler, ödeme koşulları, altyapı (framework), hukuki şartlar ve diğer bazı standartların belirlendiği "ana sözleşme" (frame yada umbrella contract) yapılandırılmalıdır. Söz konusu ana sözleşmenin birçok konuda ilişkilendirileceği servis (hizmet) sözleşmeleri de paralelinde hazırlanmalıdır. ²⁰⁴

Servis sözleşmesi dış kaynak tedariki ile devredilecek olan servislerin; ²⁰⁵

• Tedarik süresi

• Lokasyonlar

• Hizmet Tanımları

204 Hara, a.g.e., (3 Haziran 2010)

205 Hara, a.g.e., (3 Haziran 2010)

• Tarafların teknik sorumlulukları

• Servis seviyeleri ve taahhütleri

• Envanter listesi

• Servisin sağlanması aşamasındaki uygulanacak proses ve prosedürler

• Standartları

• Büyüme durumundaki uygulanacak politikaları

• Hizmet kalitesi raporları gibi teknik olarak servisin isleyişinin detaylı tarifinin yapılacağı sözleşme seklinde tasarlanır. ²⁰⁶

Kurumsal işletmelerde İç Denetim, firmanın ilgili taraflarca imzalamış olduğu kontratların düzenli bir şekilde dosyalanıp saklandığını, ıslak imzalarının varlığını, doğru ve yetkili kişiler tarafından imzalanıp imzalanmadığını kontrol etmekle görevlidir.

Ayrıca kontratların geçerlilik süreleri kontrol edilir, gerekli güncellemelere ihtiyaç var ise bunların düzeltilmesi yönünde aksiyon alınmasına yardımcı olunur.