Karar Verme Süreci

Karar verme süreci ile ilgili olarak bir takım aşamalar bulunmaktadır. Bunlar, sorunun duyulması ve tanımlanması, uygun çözüm yollarının araştırılması, seçeneklerin sonuçlarının değerlendirilmesi, en iyi çözüm yolunun seçilmesi ve kararın uygulanarak sonuçlarının değerlendirilmesi aşamalarıdır (Genç, 1998:119 aktaran Mumay, 2007:50).

Bilimsel Karar Verme Yöntemi; Sorun çözümünü kabaca istenen durum ile şu anki durum arasındaki farklılıkların ortaya çıkarılması ve daha sonra bu farklılıkları yok edici çarelerin uygulamaya konması olarak tanımlanabilir. Anderson ve diğerleri (1998) sorun - çözümü sürecini şu şekilde formüle ediyorlar:

1. Sorunun belirlenmesi ve tanımlanması,

2. Bir grup olası çözüm seçeneğinin belirlenmesi,

3. Bu çözüm seçeneklerini değerlendirmede kullanacağımız ölçütün belirlenmesi, 4. Seçeneklerin bu ölçüte göre değerlendirilmeleri,

46 5. En iyi çözüm seçeneğinin seçilmesi, 6. Seçilen çözümün uygulanması ve

7. Sonuçların değerlendirilerek, çözümden memnun kalınıp, kalınmadığının saptanması.

Bilimsel karar verme sürecinin başarıya ulaşabilmesi için kaliteli bilgiye ihtiyaç vardır. Düzenli ve doğru bilgi erişimi için sistemli bir şekilde bilgi üretilmesinin gereği açıktır ve bu da kurumun bilgi sistemlerinin başlıca görevidir (SB, 2002:178).

3.3.1.1. Sorunun (Amacın) Tanımlanması

Karar verme sürecinde iyi bir tanım sadece başlangıcıdır, yönetici, normal olarak, bir yandan çeşitli veri ve tahminlerle, öte yandan, kendisini ortaya çıkmış bulunan çeşitli sorunlarla uğraşmaya zorlayan baskılarla karşı karşıyadır. Yeni sorunlarla uğraşması, ancak, bu çeşit veri ve etkiler karşısında belirli amaçları "gerçekleştirilecek sonuçları" ayırt edebilmesiyle mümkün olur. Bu yeni amacın, işletmenin öteki amaçlarına uygun olmasının sağlanması gerekir. İyi tanım sadece istenen sonuçları belirtmekle kalmaz; aynı zamanda bu amaçlara varmak için ortadan kaldırılması gereken engellerin de tanımını gerektirir (Newhman,1979:121-122 aktaran Emhan, 2007:216).

Tanımlama aşamasında problem açıkça belirlenmeli, kişi ve grupların sorumluluğu açıkça ortaya konulmalı ve problemle ilişkili konuların ortaya çıkarılması için uygun bir zemin oluşturulmalıdır. Problem tam olarak tanımlanmadığı durumda veya belirsizliğin devam ettiği durumlarda karar verme sürecine başlanamaz. Şayet bu durumda herhangi bir tanımlama yapılırsa rasyonel karaların alınması mümkün değildir (Lippitt,1969:112 aktaran Emhan, 2007:216).

3.3.1.2. En Uygun Alternatifin Seçilmesi

Seçenek, "kullanılabilecek olan birden fazla yoldan birisinin tercih edilmesi" anlamına gelmektedir. Karar alma yeteneklerinde ise yöneticiler iki seçenekten birini seçme noktasında iken üçüncü bir yolu seçmek durumunda kalabilir. Yani yeni seçenekler belirlemek durumunda kalabilir. Çünkü belli bir süreden sonra, bilginin artış hızı

47

azaldığı için, bilgi düzeyini arttırabilmek amacıyla daha fazla zaman ve daha fazla para harcamak zorunda kalınır. Bir bilginin yanlış olduğunu kanıtlamak, doğru olduğunu kanıtlamaktan daha kolay olabilmektedir (Köylü, 2004:72).

Yönetim açısından bakıldığında karar alma işletmenin yaşamım devam ettirebilmesi için etkili kararlar alabilmesi çok önemlidir. İşletmelerde yönetim kademelerine bakıldığında üst ve orta kademe yöneticilerinin alacağı kararlar işletmenin yapısını ve geleceğini ciddi olarak etkilemektedir.

Seçeneklerden birden fazlası amaca uygun görülebilir. Bu nedenle seçenekler ayrı ayrı ve dikkatle değerlendirilmelidir. Seçeneklerden bir tanesi diğerlerine oranla daha güçlü görünüyorsa, bu seçeneğin istenen ve istenmeyen yanları bir araya getirilerek, olumlu ve olumsuz etkileri karşılaştırılarak karar aşamasına gidilir ve seçenekler arasından en iyisi belirlenir. Amaçların tanımlanması her zaman kolay olmamaktadır. Bunun için, sorunun ve örgüt hedeflerinin açık bir biçimde anlaşılması gerekir.

3.3.1.3. Seçilen Alternatife Göre Karar Verme

Belirli seçenekler ortaya konduktan sonra bu seçeneklerin en iyisi tercih edilir ve bunun hayata geçirilmesi hususunda örgüt hedefleri doğrultusunda hareket edilmesi sağlanır. Aksi takdirde seçenekler arasından birinin tercih edilmesi süreç için başarısızlığa neden olabilir. Çoğu zaman kolaylıkla ayıklama yapıp, bir tek seçenek elde etmek güçtür. Bu yüzden gerektiğinde karar organının, uzmanlara danışması gerekebilir. Bu işletmenin geleceği açısından önemlidir (Köylü,2004).

3.3.1.4. Kararın Uygulanması ve Sonuçlarının İzlenmesi

Alınan kararların uygulanması ile oluşan sonuçların değerlendirilmesi karar alma aşamasının en son aşamasıdır. Değerlendirme aşamasında alınan kararın doğruluğu başka bir ifade ile amaca uygunluğu test edilerek eğer hatalı bir durum varsa bunun nedenlerinin ortaya konulması gerekir.

Uygulama aşaması, uygun çözüm yolunun problemin çözümünde işleme konulması kararının alınması aşamasıdır. Bu aşamada, seçilen çözüm yolunun problemin çözümünde ne kadar yeterli ve doğru olduğunun analizi gerçekleştirilir. Kontrol

48

aşamasında, uygulama sırasında karşılaşılan sorunlar analiz edilir ve varsa uygulamadaki aksaklıklar giderilmeye çalışılır (Anameriç, 2005:39).

İşletme hedeflerine yönelik alternatifler arasından bir tanesinin belirlenmesi alınan kararın öncelikle işletmede çalışanların benimsemesine bağlıdır. Kararın uygulanmaya konması, kararın programlanması demektir. Alınan karar uygulamaya konulduktan sonra, uygulama aşamasında duruma göre yeni bir yapı oluşturmak veya mevcut olan eski yapıyı kullanmak söz konusu olabilir. Bir kararın etkili olabilmesi için kararın uygulayıcılar tarafından kabullenilmesi ile mümkün olabilir (Köylü,2004).

Karar verme çeşitli faaliyetleri içermektedir. Simon, karar vermede Bilgi toplama, değerleme, seçme ve uygulama olmak üzere dört farklı aşamayı tanımlamıştır (Laudon, 2002:83 aktaran Oktal, 2006:50).

• Bilgi toplama: Organizasyonda ortaya çıkan problemleri anlama ve tanımlamayla ilgilidir. Problem niçin, nerede ortaya çıkar? Neyi etkiler? Sorularına cevap aranır.

• Değerleme: Mümkün olan hareket yollarının analizi, modellerin geliştirilmesi ve keşfedilmesidir.

• Seçme: Değerleme aşamasında saptanan olası yollardan birinin seçilmesi aşamasıdır.

• Uygulama: Belirli bir çözümün geliştirilmesi üzerine, kararın etkisinin ortaya konulması aşamasıdır. Şekil 5’de şematik olarak gösterilmektedir.

49 Şekil 5: Karar Verme Süreci

Kaynak: Laudon, 2003 ve Oktal, 2006

Yukarıdaki tüm bu açıklamalar doğrultusunda karar alma sürecinin evrelerini bir tablo (Tablo 7) halinde aşağıda görmek mümkündür.

Tablo 7: Karar Verme Sürecinin Evreleri

Aşama Ayrıntı Örnek

1-Durumun görülmesi ve bunun ne olduğunun belirlenmesi

Bir olay veya düşünce bir karar alınması gereğini ortaya koyma

Fabrika müdürü işçilerin işten ayrılma oranının %5 olduğunu gösterir. 2-Seçeneklerin

belirlenmesi

Ortadaki seçenekler ve yeni seçenekler görülür. Seçenek ne kadar fazla olursa karar da o kadar anlamlı olur.

Fabrika müdürü ücretleri arttırabilir, yan çıkarları arttırabilir veya işe alma standartlarını yükseltebilir.

3-Seçeneklerin değerlendirilmesi

Her seçeneğin olabilirliği değerlendirilir, bunların ne ölçüde yeterli olduğu ve sonuçları araştırılır.

Yan yararlar arttırılamaz, ücretler artırılabilir ve işe alma standartları yükseltilebilir ve bunlar gereken sonucu alabilir.

4-En iyi seçeneğin seçilmesi Durumsal bütün etmenler

araştırılır ve en uygunu seçilir.

İşe alma standartlarının değişmesi uzun zaman aldığından ücret artırır

5-Seçilen seçeneğin gerçekleştirilmesi

Seçenek gerçekleştirilir. _{Fabrika müdürü, genel müdürlükten}

müsaade almak zorunda olabilir. Personel bölümü yeniden ücret belirler.

6- Durumun izlenmesi ve değerlendirilmesi

Yönetici yeni uygulamanın ne ölçüde başarılı olduğunu belirler.

Fabrika müdürü 6 ay sonra ayrılma oranının düştüğünü görür.

50