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halinde verir, son buluşmada da o lis-tedeki her şeyin yapılıp yapılmadığını kontrol ederseniz, bazı tatsız sürpriz-lerle karşılaşma olasılığını başından itibaren devre dışı bırakmış olursunuz.
Özellikle yurt dışına çıkacak grupta vize, oturma izni ve pasaport ya da kimliklerin geçerlilik süresi bizzat grup yöneticilerinden birisi tarafından kon-trol edilmelidir.
Her Düzeyde Kesintisiz İletişim
İster hazırlık ve planlama safhasında, isterse uygulama safhasında olsun hem katılımcılarla hem de partner kuruluşun yönetici ekibi ile iletişimin canlı tutulması çok önemlidir. Her yeni gelişme ve aşamadan tüm tarafl arın haberdar edilmesi çok yarar sağlar.
Özellikle hazırlık safhasında katılımcı-ların ailelerinin de özel toplantılar ve doğrudan iletişim yoluyla bilgilendi-rilmesi büyük yarar sağlar. Aileleri ku-ruluşunuza davet edip onlarla bir bil-gilendirme gecesi yaptığınızda hem onların da onayını almış olacak hem de ayaklarının kuruluşunuza alışmasını sağlamış olacaksınız. Kim bilir, gelecek etkinlik için size ilk desteği belki de onlar verecektir.
Bu arada partnerinizin sizin grup hakkında ya da grupta istisnai durumu bulunan bir veya birkaç genç (sağlık so-runu, gıda sorunu v.s) hakkında bilmesi gereken ne varsa kendisine iletilmesi gerekir. Bunun dışında grubu gidilecek yerdeki yerel özellikler, hava ve doğa koşulları, gelenek ve görenekler,
konak-lama, yeme-içme, giyim-kuşam, döviz bozdurma vs. gibi konularda yeterince bilgilendirmek yararlıdır.
Özellikle uygulama sırasında katı-lımcılarla günlük „ne var, ne yok?“ tur-ları yapılabilir ve onlardan kendi için-de bulundukları durumu 1-2 cümle ile ifade etmeleri istenebilir. Böylelikle grup içinde ne olup ne bittiği anlaşılır, programın katılımcıların hoşuna gidip gitmediği ortaya çıkar. Bir değişiklik, ekleme, çıkarma yapılmasına gerek du-yulup duyulmadığı belli olur. Yönetici ekibin de günlük toplantılarda durum değerlendirmesi yapması, grup içinde-ki gelişmeler konusunda değerlendir-melerde bulunması önemlidir.
Denk Ekip, Dengeli Program
Grup yöneticilerinin belirlenmesi esnasında grubun gereksinimlerine cevap verecek bir ekip oluşturulmak
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ist in manchen Fällen gefragt und es ist erlaubt, für das Wohl der Gruppe mal anders als üblich zu handeln.
Lieber einmal mehr nachfragen!!
Sie können einige unangenehme Überraschungen vorab ausschließen, wenn sie in den Vorbereitungstref-fen mit den Jugendlichen und/oder ihren Eltern eine Checkliste mit allen zu erledigenden Aufgaben bzw. zu besorgenden Dingen verteilen und im letzten Vorbereitungstreff en mit den Jugendlichen durchgehen, ob alles erledigt ist. Insbesondere bei der Gruppe, die ins Ausland reisen soll, müssen die Pässe und Ausweise auf ihre Gültigkeit, auf die Gültigkeit des Aufenthaltsstatus und auf die Not-wendigkeit eines Visums von einem Mitglied des Leitungsteams persön-lich kontrolliert werden.
Kontinuierliche Kommunikation auf allen Ebenen
Es ist enorm wichtig, die Kommuni-kation mit den Teilnehmenden und den Partnern sowohl in der Vorberei-tungs- und Planungsphase als auch während der Durchführung intakt zu halten. Es ist sehr nützlich, alle Parteien der Aktion über jede neue Entwick-lung zu informieren. Insbesondere in der Vorbereitungsphase ist es sehr empfehlenswert, die Eltern entweder durch Elternveranstaltungen und/
oder durch Telefon oder E-Mails auf
dem Laufenden zu halten. Wenn Sie die Eltern zu einem Informationsa-bend in Ihre Einrichtung einladen, werden Sie ihre Einwilligung einholen und zugleich dafür sorgen, dass sie die Hemmschwellen überwinden, Ihre Einrichtung zu besuchen. Wer weiß, vielleicht kommt die erste tatkräftige Unterstützung für Ihre nächste Aktion sogar aus dieser Gruppe.
Sollte es Besonderheiten bei Ihren Jugendlichen geben (Gesundheits- oder Ernährungssprobleme etc.), so ist es sehr wichtig, dass Ihr Partner rechtzeitig über diese Besonder-heiten informiert wird.
Ferner ist es sinnvoll, die Jugend-lichen über die regionale Gegeben-heiten wie Wettersituation, natur-bedingte Eigenschaften, Kultur und Tradition, Unterkunft und Verpfl egung, Bekleidung, Geldwechsel etc. ausrei-chend zu informieren.
Insbesondere in der Durchfüh-rungsphase können mit den Teilneh-merinnen und Teilnehmern tägliche Blitzrunden wie ‚Ist was?’ oder ‚Gibt’s was?’ abgehalten werden, in denen die Jugendlichen ihre momentane Situation in ein paar Sätzen beschrei-ben. Dadurch wird ersichtlich, was sich in der Gruppe tut, ob das Programm den Teilnehmenden gefällt und ob Änderungen oder Ergänzungen nö-tig sind. Es ist ebenfalls wichnö-tig, dass das Leitungsteam in seinen täglichen Besprechungen über die Entwicklun-gen in der Gruppe und über den Pro-grammverlauf berät.
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zorundadır. Erkek katılımcıların bayan yöneticilerle, kız katılımcıların da erkek yöneticilerle konuşamayacakları veya konuşmak istemeyecekleri konular olacağını dikkate almak gerekir. Bu nedenle grubun yapısına denk bir bay ve bayan yönetici sayısı olmalıdır.
Program oluşturma çalışmaları esnasında gençlerin bu konudaki fi -kirleri mutlaka alınmalı, kendilerine bir program taslağı yazılı olarak verilmeli ve program konusundaki düşünce, öneri ve eleştirileri mutlaka gözetilme-lidir. Programın tek tarafl ı, tekdüze, çok yüklü veya çok boş olmamasına dikkat edilmelidir. Esas olan, katılımcıların sa-dece öğrenmeleri, sasa-dece eğlenmeleri
veya sadece gezmeleri değil; bütün bu unsurları kapsayan ilginç ve dengeli bir program kapsamında birlikte hoşça za-man geçirmeleridir.
Yasal Sorumluluklar, Güvenlik ve Sigorta
Grubun güvenliğinden ve esenliğin-den grup yöneticileri sorumludur.
Özellikle 18 yaşından küçük katılım-cılar ile ilgili olarak ailelerden onay alınması, bunun dışında yerel olarak nelere dikkat edilmesi gerektiği gibi konularda önceden bilgi edinilmeli ve bu bilgiler katılımcılarla paylaşılmalıdır.
Etkinliği organize eden kuruluş, tüm katılımcıların etkinlik boyunca sigorta edilmelerinden sorumludur.
B Planı
Bazen her şey planlandığı gibi yürüme-yebiliyor. Evdeki hesap çarşıya uymuyor ve hava veya trafi k koşulları ya da zaman ve mekandan kaynaklanan zorlamalar yaptığınız hesapları boşa çıkarabiliyor.
Bu gibi durumlarla karşılaşabileceğinizi düşünerek olası aksaklıklarda başvura-bileceğiniz bir B planınızın olması veya kısa sürede bir B planı oluşturmanız, sizi ve katılımcıları gereksiz sıkıntılardan ko-ruyacaktır.
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Paritätisch besetztes Team, ausgewogenes Programm
Bei der Zusammenstellung des Lei-tungsteams muss darauf geachtet werden, dass das Team den Bedürfnis-sen der Gruppe gerecht wird. Selbst-verständlich gibt es Themen, über die die männlichen Teilnehmer mit einer Betreuerin nicht sprechen wollen und können. Umgekehrt würden die Teil-nehmerinnen selten bereit sein, über bestimmte Probleme mit den männ-lichen Betreuern zu sprechen. Daher sollte das Team dem Zahlenverhältnis der männlichen und der weiblichen Teilnehmenden entsprechend gebil-det werden.
Die Jugendlichen müssen unbe-dingt in die Vorbereitung und Erstel-lung des Programms einbezogen wer-den. Nach der ersten Sammlung ihrer Wünsche und Anregungen bezüglich des Programms sollte ihnen ein schrift-licher Programmentwurf vorgelegt werden, über den erneut gesprochen wird. Nur dann, wenn die Teilneh-merinnen und Teilnehmer bei der Pla-nung aktiv mitwirken, werden sie das Programm als ihr Programm ansehen.
Das Programm darf nicht einseitig, ein-tönig, überladen sein oder zu viele Lü-cken haben. Die Jugendlichen sollen nicht nur lernen, nicht nur sich amüsie-ren oder nicht nur herum reisen. Eine gute Austauschaktion beinhaltet alle diese Elemente ausgewogen. Wichtig ist, dass den Jugendlichen ermöglicht wird, im Rahmen eines solch
ausge-wogenen Programms zusammen eine schöne, spannende und ergiebige Zeit zu verbringen, an die sie gerne zurückdenken.
Gesetzliche Pfl ichten, Sicherheit und Versicherung
Das Leitungsteam ist für die Sicher-heit und das Wohl der Gruppe ver-antwortlich. Insbesondere für die Teil-nehmenden unter 18 Jahren müssen die erforderlichen Einwilligungen der Familien eingeholt werden. Ferner sollten sich die Gruppenleiter über die örtlichen jugendrelevanten Be-stimmungen bzw. Gegebenheiten informieren und diese Informationen mit den Jugendlichen besprechen.
Der Veranstalter muss die Verantwor-tung dafür übernehmen, dass alle Ju-gendlichen während des Programms versichert sind.
Plan B
Manchmal läuft nicht alles planmäßig.
Die Wetter- oder Verkehrsbedingungen oder eine unerwartete Ausnahmesitu-ation können manchmal einen Strich durch die Rechnung machen. Wenn Sie vorab mit solchen Situationen rech-nen und eirech-nen B-Plan für den Fall eines Falles bereit halten bzw. diesen beim Eintreten einer solchen Situation kurz-fristig erstellen, tragen Sie wesentlich zum Erfolg Ihrer Austauschaktion bei und können entspannt allen Eventuali-täten ins Auge sehen.