Hizmet İçi Eğitimin Planlanması

Hizmet içi eğitim sürecinin temelini oluşturan planlama, bir kurumun amaçlarını gerçekleştirmesi için izleyeceği yolun kararlaştırılması sürecidir (Ergül, 2006: 57). Kurumlardaki eğitim planlamasının amacı, görevinin ve sorumluluğunun bilincinde olan ve denetime açık personel yetiştirmektir.

Hizmet içi eğitim programının etkili ve verimli olarak uygulanabilmesi açısından planlama çok önemlidir. Hatta planlama yapılmadan hizmet içi eğitim etkinliğinin yapılabilmesi olanaksızdır. Planlama sürecinde eğitim hizmetlerinin kurumun amacına yönelik olarak gerçekleştirilebilmesi için eğitim politikasının ve eğitim ihtiyacının saptanması gerekir.

Eğitim ihtiyacı saptandıktan sonra eğitim ihtiyaçları belirlenir ve ihtiyacı gidermek için neler yapılması gerektiği konusunda çalışmalara başlanır ve yapılan çalışmalar sonucunda eğitim planlanması yapılmaktadır. (Sabuncuoğlu, 2000:135).

Hazırlanan eğitim programında tasarlama aşamasında, eğitim gören personelin niteliğine, eğitimin uygulama yerine göre ve eğitimin uygulama zamanına göre sınıflandırmalar yapılmalı, eğitime bu sınıflandırmadaki bilgiler neticesinde geçilmelidir. Yapılacak sınıflandırmaları kendi içerisinde çeşitli aşamalarda incelemek mümkündür. Bu planlamayı yapacak olan kişilerin nitelikleri önem taşımaktadır. Bu planlama yapılırken grup çalışmasına da önem verilmelidir. Tek bir kişi tarafından yapılan planlamalarda eksiklikler görülebilir. Hizmet biriminin yöneticilerinden aşağıya doğru mümkün olduğunca çok kişinin görüşlerini alınmalıdır. Eğitim verilecek kitlenin özelliklerine dikkat edilmeli ve bu kitlenin algılama sıkıntısı çekmeyeceği bir dil ve anlatım tarzı planlanmalıdır.

2.11.1.1.Hizmet İçi Eğitim Politikasının Saptanması

Eğitim planlamasının ilk aşamasını oluşturan hizmet içi eğitim politikasının saptanması, eğitim programının sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesinin ön koşuludur. Kurumlar, ihtiyaçları ölçüsünde bir hizmet içi eğitim politikası belirlemelidir. Eğer kurumda bir eğitim politikası yoksa veya kurumun genel politikasına uymayan bir eğitim programı varsa bu durumda uygulanan hizmet içi

27 eğitim etkinliğinden fayda beklenmemelidir. Yapılan eğitim geri dönüşü olmayan bir harcamadan öteye gidemez. Kurumlar eğitim için nelerin gerektiğini, bunların nasıl sağlanacağını ve bu yolda hangi hedeflere ulaşılmak istendiğine dair bazı ilkeler tespit edip, uygulamaya koyarak, bir hizmet içi eğitim politikası çizmelidir. Hizmet içi eğitim politikası belirlenirken dikkat edilmesi gereken ilkeler şunlardır (Bilgin, 2007:22):

• Eğitimde fırsat eşitliği sağlanmalı.

• Eğitim personelin kişisel çıkarlarına değil, hizmetin gereklerine uygun olarak verilmeli.

• Eğitimde kişilere hizmetin gereği olan bilgiler verilip, beceriler kazandırılmalı.

• Eğitim programlarında imla kuralları ve dil bilgisine özellikle önem verilmeli. • Eğitimin sağlayacağı fayda ile maliyet uyumlu olmalı.

2.11.1.2.Hizmet İçi Eğitim İhtiyaçlarının Saptanması

Hizmet içi eğitim programlarını gerçekleştirmeden önce kurumlarda eğitim ihtiyacının saptanması gerekmektedir. Eğitim ihtiyaçlarını saptamak için, örgütsel, faaliyetsel ve bireysel düzeyde analizler yapılır. Eğitim ihtiyacının saptanması gerçekleştirilecek eğitim faaliyetinin en önemli halkalarından biridir. Bu nedenle bu halkanın eksik kalması hizmet içi eğitim zincirinin zayıf oluşmasına ve hatta kopmasına neden olabilecektir.

Eğitim ihtiyacının saptanması için değişik yollar kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi, iş analizinin belirlenmesidir. Daha sonra personel profili çıkarılır ve hizmet içi eğitim ihtiyacı saptanır. Eğitim ihtiyacını belirlemede kullanılan ikinci yol ise, eğitim konusunda yetkili kişilerin her bölüm yöneticisi görüşerek, o bölümde çalışan personelin, hangi konuda eğitime ihtiyaç duyduğunu tespit etmesidir (Ergül, 2006:58).

Eğitim ihtiyacının saptanması için uygulanan yöntemlerde amaç, personelin bilgi birikimini, iş deneyimini ve kişisel özelliklerini ölçerek, düzeyini belirlemektir.

28 Elde edilen sonuçlara göre yapılacak iş ile personelin niteliği arasındaki fark gözlemlenir. Bu farkın büyüklüğüne göre hazırlanacak hizmet içi eğitim programıyla aradaki fark giderilmeye çalışılır.

2.11.1.3.Hizmet İçi Eğitim Önceliklerinin Saptanması

Hizmet içi eğitim programlarında hangi kesime öncelik tanınacağı, personelin çalışma alanı ve kademesine göre farklılık göstermektedir. Personel arasında deneyim, yetenek, bilgi ve beceri farkı bulunduğundan dolayı bazı personel öncelikli olarak hizmet içi eğitime tabi tutulmak zorundadır. Bunun yanında kurumun hangi bölümünde eğitime ihtiyaç olduğu saptanarak ve o bölümde çalışan personelin öncelikli olarak eğitim görmesine imkan verilmelidir.

Hizmet içi eğitimde, personel konumlarına göre öncelik düzeyi saptanırken belirlenebilecek ölçümler şunlardır (Çevikbaş, 2002:44):

Alt düzeye öncelik: Hemen hemen her örgütte alt düzeyde çalışan personel daha çok rutin ve beceriye yönelik işlerle uğraşır ve tabanı oluşturur. Bu nedenle, hizmet içi eğitime öncelikle bu gruptan başlanarak basitten karmaşığa ve uygulamadan teoriğe doğru gidilir.

Orta kademeye öncelik: Örgütlerde orta kademe personeli, genellikle işlerin yapımından sorumlu olan gruptur. Alt taban gruba yol gösteren, yetiştiren, denetleyen personel olduğundan öncelikle bu gruptakilerin eğitilmesi başarıyı artırır.

Üst düzeye öncelik: Örgütte karar verici mercii, yönetim ve denetim organları olduğu için, öncelikle hizmet içi eğitime üst düzeyden başlanarak alt düzeylere doğru gidilir.

Etken faktörlere göre çözümleme yaklaşımı: Örgütte çalışmaları en çok aksatan, işbirliği, ilişki ve üretim eksikliği görülen birim ya da ünite personelinin hizmet içi eğitimine öncelik ve önem verilir.

2.11.1.4.Hizmet İçi Eğitim Bütçesinin Hazırlanması

Bütçeleme, eğitim planında geleceğe yönelik olarak yapılması öngörülen eğitim faaliyetlerinin tahmini giderleri ile bunları karşılayıcı gelirlerin hazırlanması

29 işlemidir. Bütçe yılı içinde yürütülecek eğitsel hizmetlere göre bir sınıflama yapmak eğitim bütçesini hazırlamanın ilk aşamasını oluşturur. Bir kurumda belirlenen hizmet içi eğitim ihtiyacının karşılanması için rasyonel bir bütçenin hazırlanması zorunludur (Ergül, 2006:59).

Kurumda, hizmet içi eğitim için hazırlanmış bütçeyi aşmadan, personele eğitim verilmesi gerekmektedir. Eğitimin bütçesiyle denk oranda harcama yapılarak verilmesi için, hizmet içi eğitim etkinliği, bir plan ve program dahilinde yapılmalıdır. Bu plan ve programda belirtilen eğitim bütçesi çerçevesinde harcamalar yapılmalıdır. Gereksiz harcamalardan kaçınmak ve eğitim bütçesini iyi yönetmek gerekmektedir (Taymaz, 1997:276).

Mali tablosu oluşturulmadan yapılan bir yatırım kurum açısından olumsuz bir yatırım olacaktır. Kurumun eğitimden beklediği verimliliğe ve etkililiğe ulaşmak imkansız olacaktır.

Kurumlar, etkin ve verimli personele sahip olarak başarılı olmak istiyorlarsa, kurum bütçelerinin büyük bir kısmını, eğitim ve gelişim yatırımı doğrultusunda hazırlamalıdır. Ülkemizde de, hizmet içi eğitim konusunda en büyük sorunlardan biri, kurumların hizmet içi eğitim faaliyetleri için yeterli eğitim bütçesine sahip olamamalarıdır. Bu sıkıntının aşılabilmesi için kurumların, eğitim faaliyetlerine yeterli mali kaynak sağlamaları gerekmektedir.