Hilenin bir işletmede ortaya çıkması, söz konusu işletme açısından büyük olumsuzlukları da beraberinde getirebilmektedir. Đşletme için büyük bir malîyet olan hilenin, gerçekleştikten sonra ortaya çıkarılması zor bir süreçtir. Dolayısıyla, hilenin daha gerçekleşmeden önüne geçilmesi işletmeyi bu malîyetlerden koruyacaktır. Hile gerçekleşmeden önce gerekli denetim mekanizmasının kurulması ve hile gerçekleştikten sonra hilenin tespitinde denetim mekanizmasının kurulması işletmeler için büyük önem arzetmektedir.
Aşağıda yer alan başlıklarda hile denetimine değinilecektir. 1.6.1. Hileyi Ortaya Çıkarma Kontrolleri
Hileli malî tabloların varlığı, pek çok açıdan bir risk unsuru haline gelirken işletmede yapılan hileleri tespit etmek de oldukça güçleşmektedir. Hilenin ortaya çıkarılmasında denetim çalışması, denetim standartları doğrultusunda kaliteli bir biçimde plânlanıp tamamlanmış olsa da, finansal tablolardaki bazı önemli yanlışlıklar ortaya çıkartılamayabilir (Güredin, 2007: 139).
Ağırlıklı olarak belgeler üzerinde yapılan hilelerin, hatalardan ayıklanarak ortaya çıkartılması oldukça zor olmakla birlikte imkansız değildir. Hilenin çoğunlukla doğası gereği başlangıç aşamasında hiçbir belirti vermemesi hile faaliyetinin başlangıç aşamasının işletme tarafından fark edilememesi ya da geç fark edilmesi sonucunu doğurmaktadır. Dolayısıyla, hilenin ortaya çıkarılmasında hileyi yapan kişinin bile farkında olmadığı bazı uyaranları iyi takip etmek gerekmektedir. Hileyi ortaya çıkarma
sürecinde hakim olunması gereken öncelikli üç unsur teori, farkındalık ve metodolojidir (Özdemir ve Özkul, 2010: 91).
Aşağıda teori, farkındalık ve metodoloji kavramları açıklanmaya çalışılacaktır. 1.6.1.1. Teori Unsuru
Teori, hilenin bir işletmede nasıl meydana geldiğinin anlaşılmasıdır. Teori unsurunda hilenin tanımı ve hile üçgeninde yer alan baskı, fırsat ve haklı gösterme unsurlarının iyi bilinmesi ve takip edilmesi gerekmektedir (Özdemir ve Özkul, 2010: 92).
Bir işletmede hilenin meydana gelmeden önlenebilmesi yada ortaya çıkabilecek zararların minimize edilebilmesi için hilenin teorik altyapısına hakim olmak gerekmektedir. Hile ile ilgili teorik bilgiye sahip olmak işletme açısından hileye karşı önlem almayı kolaylaştırmaktadır.
1.6.1.2. Farkındalık Unsuru
Đşletmenin hile gizleme yöntemlerini ve hileli işlem belirtilerini iyi bilmesi ve takip etmesi farkındalık unsurunu oluşturmaktadır (Özdemir ve Özkul, 2010: 91).
Đşletmenin hile konusundaki farkındalığı, hile ile ilgili olasılıklara karşı uyanık olmasını sağlayacağından hilelerin azaltılmasında faydalı olacaktır.
1.6.1.3. Metodoloji Unsuru
Hileli işlemleri ortaya çıkarmak için gerekli olan hile riski yönetim programı hazırlanırken hilenin yapılış amacının, hile riski değerlendirme sürecinin ve hile soruşturmasının programa dahil edilmesi yerinde olacaktır (Özdemir ve Özkul, 2010: 92).
Hile ortaya çıkmadan önlenmesi işletmeler için oldukça önemlidir. Ancak, ortaya çıkmadan önlenemeyen bir hilenin maliyetini azaltmak için hilenin ne kadar erken fark edildiği de önem taşımaktadır. Hilenin devamlılığını önlemek adına hilede kullanılan metotların iyi analiz edilmesi işletmeler açısından büyük önem arzetmektedir. 1.6.2. Proaktif Hile Denetimi
Proaktif yaklaşım, fırsat ve tehditleri doğmadan görmek, bir durumu, ya da olasılığı önceden tahmin edip ona göre belirli çıkarımlar ve duruşlar hazırlamaktır. Önceleri sadece geçmiş uygulamaların kontrolünden ibaret olması yönüyle reaktif bir
süreç olan iç denetim, danışmanlık ve değer katma gibi işlevler ile birlikte aynı zamanda proaktif bir süreç haline gelmiştir. Buna göre, değişime ve yeniliklere açık ve dinamik, işletmenin iş ve işlem akışlarına, iç kontrol mekanizmalarının ve yönetim sistemlerinin çalışmalarına bağlı olarak doğabilecek riskleri proaktif biçimde önceden öngörebilecek yapıda olmalıdır. Doğabilecek risklere ilişkin proaktif tedbirleri almayı amaçlayan, çağdaş ve uluslar arası standartlara uygun, kaliteli ve üstün vasıflı objektif bir denetim niteliği taşımalıdır (Alagöz, 107; Özdemir ve Özkul, 2010: 100).
Aşağıda yer alan başlıklarda proaktif hile denetiminde kullanılan yöntemlere değinilecektir.
1.6.2.1. Veri Madenciliği
Đşletmenin yönetilmesinde en önemli eleman veridir. Veriler birçok kaynaktan toplanabilir. Birçok sistemde depolanabilir. Potansiyel hile faaliyetlerinin belirlenmesi olasılığı veri madenciliği ile geliştirilmiştir. Ancak, bunlar kusursuz değildir ve hile riskini azaltmak için oluşturulan diğer faaliyetlerle birlikte kullanılmaları gerekmektedir. Hile yapanlar genellikle örgütün sisteminde uyarıcı sinyaller bırakmaktadır. Örgütlerin iş yapma kapasitelerini arttırmak için muhasebe, satış, satın alma ve bordrolama fonksiyonlarına ait büyük miktarlı işlemlerini depolamalarını sağlayan veri tabanları geliştirilmiştir. Bunlar nadiren hileyi ortaya çıkarmada kullanılmaktadır (Pehlivanlı, 2011: 77).
1.6.2.2. Sayısal Analiz ve Benford Kanunu
1938 yılında Frank Benford adlı bir fizikçi her bir rakam için rakamların rastlanma oranını veren bir matematik kuralı geliştirmiştir. Bugün Frank Benford’un adıyla anılan Benford Kanunu’na göre, eğer herhangi bir istatistik verisinden veya herhangi bir sayılar tablosundan rastgele seçilen sayının ilk hanesinin bir olma olasılığı ile bütün sayıların bir olma olasılığı aynı değildir. Şirket veri tabanının sayısal analizinde kullanılan Benford Kanunu, hile analizinde de kullanılmaya başlamıştır. Özellikle, büyük veri kümeleri ile çalışılırken, işlem ve süreçlerin karmaşık olduğu ve hata tespitinin güçleştiği durumlarda Benford Kanunu ile genel bir analiz yapılabilmektedir (Alagöz, 2008:110).
1.6.2.3. Analitik Đnceleme Prosedürleri
Çeşitli finansal ve finansal olmayan veriler ile işletmenin kayıtları arasındaki anlamlı ilişkilerin incelenmesiyle elde edilen bilgilerin, denetçi tarafından geliştirilen beklentilere uyup uymadığına bakılması işlemlerine analitik inceleme prosedürleri denilmektedir.
Analitik inceleme prosedürleri üç aşamada gerçekleştirilmektedir. Bunlar, hesaplar ve oranlar için beklentilerin geliştirilmesi, denetçi tarafından geliştirilmiş beklentilerin dışındaki olağanüstü ve belirgin farklılıkların belirlenmesi ve belirlenen farklılıkların çalışma koşullarındaki bir değişimden mi yoksa malî tablolardaki önemli bir düzensizlikten mi kaynaklandığının araştırılmasıdır.
Analitik inceleme prosedürlerinin düzgün bir biçimde kullanılması denetçilere zaman avantajı sağlamaktadır. Böylece, denetim malîyetleri de belirli oranlarda düşmektedir (Özdemir ve Özkul, 2010: 100; Şener, 1989: 9).
1.6.2.4. Sürekli Denetim
Sürekli denetim, kağıtsız gerçek zamanlı muhasebe ortamında hazırlanmış finansal tablolara uygun görüş verebilmek amacıyla elektronik denetim kanıtlarının toplanmasıdır.
Sürekli denetimde gerçek zamanlı verilerle çalışıldığı için şirketlerin gerçek dünyalarına ulaşmak mümkün olabilmektedir. Bu yöntemle sadece potansiyel riskler ve bu risklerin olası etkileri değil, aynı zamanda gerçekleşmiş risklerin matematiksel büyüklükleri de takip edilebilmektedir.
Sürekli denetim iki ana bileşenden oluşmaktadır. Bunlar, sürekli kontrol değerlendirmesi, diğeri ise, sürekli risk değerlendirmesidir. Sürekli denetimin uygulanabilirliği, ancak teknoloji yatırımlarının arttırılmasına ve bilgili denetçilerle çalışılmasına bağlıdır (Alagöz, 2008:120).
1.6.2.5. Fısıltı Ortamı
Çalışma ortamında meydana gelen ve kötü sonuçları olabilen veya kamuya, müşteriye kötü yansımaları olabilecek olayları fısıltı olarak ifade etmek mümkündür. Đşletmenin ilgili birimine yapılan bildiri iç fısıltı, işletme dışına yapılan bildirim ise dış fısıltı olarak gruplandırılabilir.
Bazı işletmeler, yapılan hataların ortaya çıkarılmasında fısıltı yöntemini etkin kullanabilmek için ihbar hatları oluşturmaktadırlar. Hile şüphesini ortaya atan kişinin kimliğinin gizli olması kişileri ihbara teşvik etmektedir. Yönetim, kendisine hileyi önleme veya gerçekleşmiş bir hileyi ortaya çıkarmada, kendisine bu kanalla ulaşmış tüm bilgileri titizlikle kullanarak hile konusunda avantajlı konuma geçebilmektedir (Küçüksezen ve Küçükkocaoğlu, 2006: 15).