GİRİŞ

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI

TUNCELİ İl SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE İLÇE HASTANELERİ İÇİN HBYS, MÜDÜRLÜK İÇİN LBYS, FATURALANDIRMA VE İNSAN KAYNAKLARI MODÜLÜ TEKNİK ŞARTNAMESİ

1. GİRİŞ

Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünce yayımlanan 29.9.2011 tarih ve 39846 nolu Sağlık Bakanlığına Bağlı İlçe Devlet Hastanelerinde Entegre Sağlık Hizmeti Sunulmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönerge uyarınca ilimizde bulunan Toplam 5 adet hastane "yataklı kurum fonksiyonu korunarak” müdürlüğümüze devredilmiştir. Bu yönergenin 6.c maddesinde "...yataklı tedavi hizmetleri ise ilçe devlet hastanesi personeli tarafından sunulur” denilmektedir. Aynı yönergenin 13. Maddesinde de "Bu Yönergede düzenleme bulunmayan hususlarda, sağlık hizmetlerinin yürütülmesinde diğer ilgili mevzuat hükümleri uygulanır” denilmiştir.

Yönerge uyarınca bu hastanelerin "döner sermaye hesapları aktif ve pasifleriyle müdürlüğümüze devredilmiş olduğundan bundan böyle bu hastanelerin personel özlük işlemleri müdürlüğümüz bünyesindeki bilgi yönetim sistemi tarafından yapılacaktır. Bu hastanelerin ayrı bir döner sermayelerinin bulunmaması nedeni ile bu hastanelerin satın alma ve ödeme işlemleri de müdürlüğümüz tarafından yapılacağı için bu hastanelerin ilgili kayıtları yine müdürlüğümüz bünyesindeki sistemlerde tutulacaktır.

Bu hastanelerde aile hekimleri tarafından mesai saatlerinde verilen poliklinik hizmetleri zaten aile hekimleri yazılımlarında kayıt altına alındığından bu hizmetlerin müdürlüğümüz bünyesinde tekrardan kayıt altına alınmasına gerek yoktur. Bununla birlikte hastanede görevli hekimler ve mesai saatleri dışında aile hekimleri tarafından (nöbet, icap vb.) hastaya verilen sağlık hizmetleri SGK'ya fatura edilmeyecek olsa da bu hizmetlerin kayıt altına alınması zorunluluğu "diğer ilgili mevzuat hükümleri' uyarınca devam etmektedir.

Yönerge uyarınca her ne kadar müdürlüğe devredilmiş olsa da bu hastanelerde hasta yatış, yatan hasta takip ve hasta çıkış işlemleri, poliklinik, stok takip, laboratuvar işlemleri ve radyoloji işlemleri kayıt altına alınmaya devam edilmek durumundadır.

Bu şartname, Sağlık Bakanlığı Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Alım Kılavuzu Sürüm 5.1 esas alınarak, entegre ilçe hastanelerinin ihtiyaçları doğrultusunda sadeleştirilerek hazırlanmıştır. Bununla birlikte, entegre ilçe hastanelerinin müdürlüğümüzün bir parçası haline gelmiş olması ve birden fazla entegre Hastane Bilgi Yönetim Sisteminin (Madde 8 HBYS Uygulama Yazılım Gerekleri' nin tamamı) müdürlüğümüz bünyesindeki yeni oluşturulacak olan veritabanında tutulması gerektiğinden, bu hastanelere kurulacak olan sistemlerin web tabanlı olması bir zorunluluk haline gelmiştir.

Bu hastanelerde HBYS' nin temel modüllerinden yatan hasta, poliklinik, stok, laboratuvar ve radyoloji modülleri etkin olarak kullanılacaktır. Bu nedenle hastanelerin tümünü ve laboratuvarları tek bir merkezde toplayan merkezi bir sistemin kurulmasına karar verilmiştir.

Bu şartname, entegre ilçe hastanesinde hastaya verilen tüm sağlık hizmetlerinin, (hasta için kullanılan her türlü ilaç ve tıbbi malzemenin yanı sıra hastaya verilen laboratuvar ve radyoloji hizmetleri), müdürlüğümüz tarafından hastanelere gönderilen her türlü ilaç ve tıbbi malzemenin, bu

malzemenin hangi hastaya hangi amaçla kullanıldığının takip edilmesi ve kayıt altına alınmasını tarif eder (Aile hekimleri tarafından mesai saatleri içerisinde kendi hastalarına verdikleri hizmet hariç).

Madde 9 içerisinde bahsedilmiş olan LBYS hem müdürlüğümüz tarafından hem de entegre ilçe hastaneleri tarafından kullanılacaktır ve bu nedenle iki defa yazılmamıştır. Entegre ilçe hastanesinde kullanılacak sürüm doğal olarak Madde 9' da bahsedilmiş olan LBYS'nin tüm özelliklerini karşılamak zorunda olmayacaktır ancak HBYS tarafından kullanıldığı tüm bölümlerin yine web ve exe tabanlı olması gerekmektedir. Bununla birlikte ilçelerde zaman zaman internet kesilebilmektedir ve bu tür durumlarda entegre hastanelerin çalışmaya devam edebilmesi gerekmektedir. Yüklenici bununla ilgili tedbirleri anlaşma devam ettiği sürece alacak, alınacak tedbir tercihi ile ilgili ücretler yüklenici tarafından karşılanacak ve kurumumuz bu iş için herhangi bir ek ücret ödemeyecektir. Normal internet bağlantısı var olduğu sürece, daha hızlı olan normal internet bağlantısı kullanılacaktır.

HBYS uygulama yazılımı istemci/sunucu (akıllı istemci (smart client) veya zengin istemci (rich client)) ve dinamik web tabanlı mimariye sahip olmalıdır. Yüklenici firmanın teklif ettiği mimariler aynı anda tek bir lokasyonda (tek veri tabanı yönetim sistemi üzerinde) çalışabilmelidir.

Önerilen HBYS yazılımının kullanım kolaylığı ve esnekliği, güncelleştirme ve kurulum kolaylığı amacıyla tüm sağlık tesisleri için teklif edilecek yazılım web tabanlı ve “exe” tabanlı olmalıdır. Yüklenici firma teklif ettiği yapıda her iki mimariyi desteklemeli ve teklif dosyasında sunmalıdır. Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerince kullanılacak sistemin web tabanlı veya exe tabanlı olmasına idare karar verecek, firma kurumun talepleri doğrultusunda web tabanlı ve exe tabanlı iki sistem için de teknik destek verecektir.

Madde 9'da anlatılan LBYS içerisinde aile hekimleri tarafından hazır barkodlar kullanılacaktır.

Her aile hekimine önceden basılmış barkodlar dağıtılacak, aile hekimleri bu barkodları kullanacaklardır.

Laboratuvar tarafındaki cihazların durumlarına göre hemogram ve sedim cihazları aynı veya ayrı tüplerde çalışabilmekte, aynı şekilde biyokimya ve elisa/hormon cihazlarında aynı veya ayrı tüpler kullanılabilmektedir. Benzer şekilde, bazı durumlarda cihazlar bozulabilmekte, tüpler A cihazında çalışması gerekirken B cihazında çalıştırılabilmektedir. Yine zaman zaman hastanın elisa/hormon tetkiklerinin tüplerin bir tanesinin kaybolması, numunenin yetersiz olması gibi nedenlerle biyokimya tüpü ile çalışması (veya bunun tersi) gerekmektedir. Böyle durumlarda cihazlar için özel olarak üretilmiş barkodlar kullanılacak olursa LBYS'nin çalışmasında sorunlar yaşanmaktadır. Bu sebeple cihazlar için ayrı barkodların kullanılmasını gerektiren çözümler teknik olarak yetersiz sayılacak ve ihale dışı bırakılacaktır. Teklif edilen sistemin, aynı barkod numarası ile sedim, hemogram, biyokimya, elisa/hormon tetkiklerini çalışabilmesi gerekmektedir. İstekli bunu yapabildiğini demonstrasyon aşamasında gösterebilmelidir.

Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünün 2015/17 sayılı ‘‘Sağlık Bilgi Sistemleri Uygulamaları Hakkındaki Genelge” kapsamında tüm sağlık tesislerinde kullanılan, sağlık uygulama yazılımlarını üreten kamu ve özel kurum ve kuruluşlarının Kayıt Tescil Sistemi’ ne (KTS) kayıt edilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda yüklenici firma KTS ye kayıtlı olmak durumundadır. Firmanın KTS ye kayıtlı olup olmadığı idare tarafından kontrol edilecektir. Aksi bir durumla karşılaşılması halinde yükleniciye KTS kaydı için süre tanınacak, firmaya tanınan süre sonunda kayıt yapılmamışsa idare tarafından gerekli yaptırımlar uygulanacaktır.

İdare tarafından talep edilmesi durumunda idarenin öngereceği yapıda active-directory kurulumunun yapılması ve işletilmesi işi yüklenici tarafından ücretsiz yerine getirilmelidir. Domain yapısının kurulması ve sistemlerin entegrasyonu yüklenicinin önerdiği ve idarenin onaylayacağı bir yapıda olmalı, HBYS ve Laboratuvar başta olmak üzere otomasyon sisteminin ve müdürlüğümüz personelince kullanılan diğer sistemlerin sorunsuz çalışması yüklenicinin sorumluluğunda olacaktır.

İdare tarafından active-directory kurulumu talebi halinde gerekli donanım altyapısı idare tarafından karşılanacaktır.

HİZMET ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ 1

GİRİŞ ……… 6

1.1. AMAÇ VE KAPSAM ………... 6

1.2. KISA ADLAR VE KISALTMALAR ……… 6

1.3. KONU

………

GENEL KOŞULLAR ……… 8

2.1. GENEL KOŞULLAR ………..8

2.2. ENTEGRASYON ………. 10

2.3. DEMONSTRASYON ………. 10

2.4. DESTEK HİZMETLERİ ……… 11

2.5. VERİ TESLİM VE AKTARIMI ………... 12

2.6. GİZLİLİK GÜVENLİK ………. 12

2.7. STANDARTLAR ………. 13

2.8. DİĞER HÜKÜMLER ……… 13

EĞİTİM HİZMETLERİ ………. 14

UYGULAMA YAZILIMLARI ………. 16

4.1. YAZILIM ALTYAPISI ……… 16

4.2. KULLANICI ARAYÜZÜ ……….. 17

4.3. VERİ GİRİŞİ ……… 17

4.4. GÜNCELLEME VE VERSİYON YÖNETİMİ ……… 18

4.5. DİL ÖZELLİĞİ ……… 18

4.6. RAPORLAMA ……… 18

4.7. YARDIM ……… 19

4.8. GÜVENLİK VE ERİŞİM SİSTEMİ ……… 19

VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ ………... 20

5.1. GENEL ÖZELLİKLER ………... 20

5.2. ÖLÇEKLENEBİLME ve PERFORMANS ………. 21

5.3. VERİ GÜVENLİĞİ ve VERİ TUTARLILIĞI ………. 21

KONTROL VE MUAYENE METODLARI ……… 21

YAZILIM LİSANS VE KULLANIM HAKLARI ……… 22

HBYS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ ………..………22

8.1. HASTA KAYIT/KABUL MODÜLÜ ……… 22

8.1.1. İlk Başvuru ve Kayıt ……….. 22

8.1.2. Hastayı Bir Doktor'a Atama ………. 23

8.1.3. Tekrar Geliş Kaydı ve Kayıt Görüntüleme İşlemi ……… 23

8.1.4. Hasta Çıkış/Sevk İşlemi ……….. 23

8.2. POLİKLİNİK MODÜLÜ ……… 24

8.2.1. Poliklinik Kayıt İşlemleri ……….. 24

8.2.2. Hasta Tıbbi Bilgi Girişi ……….. 25

8.2.3. Hasta Tıbbi Bilgi Görüntüleme ……….. 25

8.2.4. Tıbbi Rapor Hazırlama ………. 25

8.2.5. İlaç ve Sarf Malzeme İstemi ……… 25

8.2.6. Poliklinik/Servis Raporlama ……….. 26

8.3. HASTA YATIŞ, YATAN HASTA TAKİP VE HASTA ÇIKIŞ MODÜLÜ ..………. 26

8.3.1. Yatış İşlemleri ……….. 26

8.3.2. Yatan Hasta Takip İşlemleri ……… 26

8.3.3. Hasta Taburcu İşlemleri ………. 28

8.4. STOK TAKİP VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ MODÜLÜ ………...……… 28

8.4.1. Stok Takip İşlemleri ……….………..28

8.4.2. Demirbaş Takip İşlemleri ……… 29

8.5. ECZANE MODÜLÜ ……….……… 30

8.5.1. Eczane Depo Kontrol İşlemleri ……… 30

LABORATUVAR BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ ……….. 30

9.1. TETKİK İSTEM YÖNETİMİ ………. 31

9.2. HASTA/ÖRNEK ETİKETLEME MODÜLÜ ……….. 32

9.3. ÖRNEKLERİN LABORATUVAR(LAR)A TAŞINMASI ………. 34

9.4. LABORATUVAR KABUL VE RET ……… 34

9.5. ÖRNEKLERİN HAZIRLANMASI VE PRE-ANALİTİK AŞAMA ……… 34

9.6. ANALİTİK AŞAMA ………. 35

9.7. KLİNİK ONAY (UZMAN ONAYI) ……… 36

9.8. RAPORLAMA VE İSTATİSTİK MODÜLÜ ……….. 37

9.9. KALİTE KONTROL MODÜLÜ ……….. 38

9.10. LABORATUVAR SONUÇLARININ GÖRÜNTÜLENMESİ ……… 39

10. PACS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ ………. 39

10.1. GENEL ŞARTLAR ………. 39

10.2. PACS SİSTEMİ GENEL ÖZELLİKLERİ ………. 40

10.3. RBS (RADYOLOJİ BİLGİ SİSTEMİ) MODÜLÜ ……… 41

11. FATURA SİSTEMİ ……….. 42

12. PERSONEL ÖZLÜK MODÜLÜ ………. 42

13. YAZILIM, DONANIM VE DESTEK PERSONELLERİ ... 43

14. BAKIM ONARIM VE TEKNİK DESTEK ...44

15. ANTİVİRÜS YAZILIMI ………45

EKLER: 1)EK-1: GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ TASLAĞI

2)EK-2 : VERİ AKTARIM KILAVUZU

1.1. AMAÇ VE KAPSAM

Sağlık kurum ve kuruluşlarında, idari ve mali kayıtların tutulması ve kullanılmasındaki başarılı uygulamaların, tıbbi kayıtların tutulması ve kullanılması bakımından da eşdeğer bir başarı çizgisine ulaşması gerekmektedir. Bilgi teknolojileri alanındaki hızlı değişime uyum sağlamak ve mevcut teknolojilerden yararlanmanın yanı sıra teknolojinin gelişimine katkıda bulunmak hedeflerimiz arasındadır. Hizmet türlerinin ve rollerinin çeşitliliği nedeniyle sağlık hizmeti sunan kurum ve kuruluşlarda, hizmet üretiminin ve üretim yönetiminin planlanmasında ihtiyaç duyulan bilgiye erişim oldukça zor ve karmaşık bir süreç gerektirir. Bu nedenle bilgi üretimi ve bilgiye erişim yöntemlerini en baştan iyi bir şekilde tasarlamak hedeflenmektedir.

1.2. KISA ADLAR VE KISALTMALAR

5 ENTEGRE HASTANE : Pertek, Çemişgezek, Ovacık, Hozat ve Mazgirt AHBS: Aile Hekimliği Bilgi Sistemi

BİM: Bilgi İşlem Merkezi İSM: İl Sağlık Müdürlüğü TSM: Toplum Sağlığı Merkezi ASM: Aile Sağlığı Merkezi

BYS: Müdürlük Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS + LBYS)

ÇKYS/MKYS/İKYS: Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi/Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi/İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi

DEMO: Demonstrasyon DRG: Diagnosis-Related Group HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi

ICD: Uluslararası Hastalık Sınıflandırması (UHS)

Kişisel Veri: Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü veri ya da veri kümesidir.

Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişinin fiziksel, ruhsal, sosyal sağlığına veya veri öznesinin aldığı sağlık hizmetine ilişkin olan, elektronik, kâğıt veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan sağlıkla ilgili her türlü verisidir. Bu kapsama sağlık hizmeti almak isteyen bireylere ilişkin kayıt bilgileri, ödeme bilgileri, sağlık gerekçeleriyle bireyi teşhis edebilmek amacıyla ilgili kişiye tahsis edilen numara, takma ad, sembol veya diğer herhangi bir özellik veya tanıtıcı, veri öznesine sağlık hizmeti sağlayan kişinin (örneğin; sağlık personeli) kimlik bilgileri gibi bilgiler de girmektedir.

KPS: Kimlik Paylaşım Sistemi

İdare: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Tedarik Edecek Kurum/Kuruluş

İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidi

LBYS: Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi MHRS: Merkezi Hastane Randevu Sistemi MSVS: Minimum Sağlık Veri Seti

MÜDÜRLÜK LABORATUVARLARI: Tunceli Halk Sağlığı Laboratuvarı, PACS: Tıbbi Görüntü Yönetim ve Arşiv Bilgi Sistemi

PDKS: Personel Devam Kontrol Sistemleri RBS: Radyoloji Bilgi Sistemi

Sağlık-NET: Ulusal ve Uluslar arası standartlar kullanılarak, vatandaşlarımızın elektronik sağlık verilerinin, tüm sağlık kurum ve kuruluşlarından, güvenli bir şekilde tek bir merkeze aktarılmasını, gizlilik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde ve sadece gerektiğinde yetkiler

dahilinde paylaşımını, karar-destek sistemlerinde analiz edilerek yönetimsel ve bilimsel çalışmalarda kullanılmalarını sağlayan sistemdir.

SB: Sağlık Bakanlığı

Sigortalı hasta: Tedavi giderleri devlet, kamu iktisadi teşekkülleri, vakıflar, bankalar, Sosyal Güvenlik Kurumu (Bağ-Kur(devredilen), Sosyal Sigortalar Kurumu(devredilen), Emekli Sandığı(devredilen)) ve özel sigorta şirketlerinden biri tarafından karşılanan ya da yeşil kart sahibi hasta.

Sistem: Bilgi Sistemi

SGK: Sosyal Güvenlik Kurumu

SKRS: Sağlık Kodlama Referans Sunucusu SUGR: Sistem ve Uyarlama Gerekleri Raporu SUT: Sağlık Uygulama Tebliği

USS: Ulusal Sağlık Sistemi USVS: Ulusal Sağlık Veri Sözlüğü UPS / KGK: Kesintisiz güç kaynağı UTP: Yalıtımsız Burgulu Çift VTYS: Veri Tabanı Yönetim Sistemi

Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekli SQL: Yapısal Sorgulama Dili

Web Tabanlı HBYS Yazılımı: Başka herhangi bir ek bileşene ve programa gerek kalmadan, uygulama yazılımının tüm modül ve programlarına yaygın olarak kullanılan web tarayıcılarından biri üzerinden (Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome vb.) erişim sağlanan HBYS yazılımını ifade eder.

Aşağıdaki durumlar ise bu kapsamın dışındadır.

a) HBYS Uygulama Yazılımı tarafından üretilen doc, xls, pdf vb. rapor formatlarının görüntülenebilmesi ve yazıcıya basılabilmesi için gerekli olabilecek ofis editörleri ve benzeri yazılımların bilgisayarlara kurulması,

b) İstekli tarafından sağlanmış olsun ya da olmasın, uç bilgisayarların RS-232, RS-422, RS-485, USB, Ethernet, PCI, PC/104, PCMCIA, ISA, Parallel Port gibi bu bilgisayarın herhangi bir I/O (girdi-çıktı) birimine bağlanarak çalışan cihazlar (her türlü yazıcı, tarayıcı, kamera, barkod yazıcı ve barkod okuyucu, IVR kart, medikal monitör, medikal, diagnostik ya da benzer amaçla sonuç üreten ve ürettiği sonucu diğer sistemlere aktaran ve/veya uç bilgisayardan bilgi alarak çalışan her türlü cihaz) için gerekli olan sürücü ve arayüz yazılımlarının kurulması.

c) Web tarayıcı üzerinde yapılması gereken ayarlamalar ve gerekli versiyonun kurulması.

1.3. KONU

İşin tanımı: 24 ay süre ile, 5 adet entegre ilçe hastanesi için HBYS, AÇSAP, VEREM SAVAŞ DİSPANSERİ MODÜLÜ, İl SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ için LBYS, FATURALANDIRMA SİSTEMİ, RADYOLOJİ BİLGİ SİSTEMİ ve İNSAN KAYNAKLARI MODÜLÜ (Personel Özlük) kurulumu ve güncellenmesi işidir.

A. Bu şartname gerek 5 entegre ilçe hastanemize ilk defa başvuran ya da poliklinik hizmeti veren aile hekimi tarafından hastaneye sevk edilen kişinin tedavisine bu hastanelerde devam edilmesine karar verilmesinden ve hastaneye yatırılma işleminden başlayarak bu hastanın entegre ilçe hastanelerinden diğer bir sağlık kurumuna sevkine ya da taburcu edilmesine kadar yapılan tüm işlemlerin ve bu esnada hasta için kullanılan her türlü ilaç ve tıbbi malzemelerin yanı sıra hastaya verilen laboratuvar ve radyoloji hizmetlerinin, Sağlık Müdürlüğünce bu hastanelere gönderilen her türlü ilaç ve tıbbi malzemenin hangi hastaya hangi amaçla kullanıldığının takip edilmesi ve kayıt altına alınmasını sağlayan,

8 B. Gerekse Müdürlük Laboratuvarlarında ve 5 Entegre ilçe hastane laboratuvarlarında yapılmakta olan kliniğe yönelik tetkiklerle ilgili LBYS yazılımları ve bu yazılım üzerinden istem yapacak tüm kullanıcılar (Aile Sağlığı Merkezleri ile İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı sağlık birimlerinde AÇSAP, Verem Savaş Dispanseri, Toplum Sağlığı Merkezleri ve entegre hastane acil ve polikliniklerde görev yapan hekimler ve hastane laboratuvarından tahlil isteminde bulunacak aile hekimleri) ile laboratuvarlar arasında iletişimi sağlayan merkezi otomasyon programının yaptırılması işidir.

Tüm modüller Sağlık Bakanlığının istediği özellikte güncellenebilmelidir.

Yüklenici; ihale sonrası kendisine tanınan işi teslim etme süresi içinde, aşağıda asgari teknik özellikleri belirtilen programı hazırlayarak bu hizmetten yararlanacak olan isimleri yazılı kurum ve kuruluşlara yine belirlenen cihazları kurmak/yüklemek ve doğru işletilmesini sağlamak zorundadır.

2.

GENEL KOŞULLAR

Belgede T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TUNCELİ İl SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ (sayfa 1-8)