Genel (Fonksiyonel Yönetim)

Henri Fayol’un geliştirdiği yönetsel teori, klasik yönetim düşüncesinin bilgi stokunun önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Taylor hareketler ve çalışma üzerine yoğunlaşmışken, Fayol anlayışlar, fikirler ve davranışlar üzerine çalışmalar yapmıştır. Yani Taylor’ın çalışmalarında işin yapılış biçimi önem kazanırken, yönetim sürecini ele alan Fayol, örgütün bütünü üzerinde çalışmalarını yürütmüştür. Yönetimin planlama, örgütleme, koordinasyon, kontrol, yürütme fonksiyonlarından meydana geldiğini belirten Fayol’un bu düşüncesi ufak tefek farklılıklar söz konusu olsa da günümüzde hala geçerliliğini korumaktadır (Özer,2007:212;Baransel,1979:12).

1.2.1.1.2.1.1 Fayol’a Göre Yönetim Fonksiyonları

Planlama: Neyin, ne şekilde, ne zaman yapılacağının kararlaştırılmasına planlama denilmektedir. Eldeki sınırlı kaynakların daha verimli ve etkin kullanılmasında, planlama büyük rol oynamaktadır. İnsan, yaşamının her anında planlamadan yararlanmaktadır. Günlük hayatımızda bile basit bir işi, nasıl, hangi zaman aralığında yapacağımızı planlamadan hareket etmemiz, sorunlara yol açarken, örgütlerin bu şekilde planlama olgusundan bağımsız hareket etmeleri, daha büyük karışıklıklarla karşılaşmalarına neden olacaktır (Genç, 1998, 137).

Belirli bir amacın gerçekleştirilmesinde yöneticiye en uygun şekilde davranış şeklini gösteren planlar, yöneticinin de bu sayede işlerini kolaylaştırmaktadır. Planlama, geceleğe doğru bakılmasını sağlamaktadır. Hareketin yürütmeden önce kararlaştırılmasını planlama sağlamaktadır. Planlama, seçilen bir amaca yönelik olup bu amaca ulaşmak için uygun yöntem ve araçların seçilmesi ve kullanılması yollarının saptanmasıdır (Tortop vd., 2010: 37; Genç, 1998:138).

Örgütün rasyonel bir şekilde yönetilmesi, planlama sayesinde mümkün olmaktadır. Plan yöneticiye neyi, nasıl, ne zaman, ne şekilde yapacağı konusunda yol gösterici bir rol oynamaktadır. Amaçların ne olduğu ve bu amaçlara nasıl gidileceği ortaya konursa, amaçlara ulaşmak daha kolay olacaktır (Tortop vd., 2012: 38; Genç, 1998: 139).

Örgüt amaçlarını gerçekleştirme için yardımcı olan planlamada, bazı ilkelere dikkat edilmesi gerekmektedir. Örgüt amaçlarına yönelik bir planlama süreci izlenmelidir. Hedeflere hangi ölçülerde ulaşabildiği planlama ile ölçülebilmelidir. Esnek, değişime ayak uydurabilen bir yapıda olmalıdır planlar. Planlama, yönetimin sürekli bir faaliyeti olarak görülmelidir. Doğru ve güvenilir bilgilerle hazırlanmış planlar kullanılmalıdır. Az kaynakla çok işlerin

sağlanabileceği şekilde planlar ekonomik olmalıdır. Yalın ve anlaşılır planlar hazırlanmalıdır (Tortop vd., 2012: 38-39; Genç, 1998: 139-140).

Planlamada, örgüt amaçlarının açık bir şekilde belirlenmemiş olması, örgütün yapısıdaki bozukluklar, zamanın yetersiz oluşu, konusunda uzman kişilerin eksikliği, yöneticilerin gereken uzmanlığa sahip olmayışı,yapılan planlara karşı direnmelerin söz konusu olması, planların başarısız olmalarına neden olabilmektedir (Genç, 1998: 144-146).

Örgütleme: Belli amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla, kaynakların etkin ve verimli şekilde kullanılması için gerekli örgüt yapısının kurulma süreci, örgütlenmedir. Örgütlerin kuruluş amacı, ihtiyaçların giderilmesidir. Ancak birden çok kişi, bir amacı gerçekleştirmek için bir araya geldiği zaman kimin ne yapacağının belirlenmesi gerekir yoksa örgüt içinde karmaşanın yaşanması kaçınılmaz olacaktır (Genç, 1998: 149; Tortop vd. ,2012: 53).

Kuruluş içerisinde yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ve dağıtılması örgütlenmenin başarısına bağlıdır. Çünkü örgütlenme, yetki ve sorumlulukların belirlenmesini, emir-komuta zincirinin oluşturulmasını, işlerin yapılmasının daha kolay bir hale gelmesini sağlar (Tortop vd., 2010: 54).

Örgütün başarılı olabilmesi için, kurulma aşamasında ve kurulduktan sonra bazı ilkelere uyulmalıdır. Örgütün amaçlarının iyi bir şekilde belirlenmesi, uzmanlık alanının saptanması, çalışanlar açısından eşgüdümün sağlanmış olması, otoritenin kimde olduğunun belirlenmesi, örgüt yapısının çevreyle uyum içerisinde olması, birimler arasında dengenin sağlanabilmiş olması, personelin de yönetim sürecine dahil edilmesi,yeniliklere açık olup, gelişmelere cevap verebilecek bir yapıda olması bu ilkeler olarak sayılabilir (Genç, 1998: 150-151; Tortop vd.,2010:55-56).

Koordinasyon: Örgüt içerisinde bölümlerin, birimlerin ve personelin uyum içerisinde çalışmasını eşgüdüm sağlamaktadır. Örgütün amacının gerçekleştirilebilmesi için bu koordinasyonun örgüt içinde sağlanmış olması gerekmektedir. Eşgüdüm sayesinde, yapılan çalışmalar, amaca doğru yönlendirilmektedir. Çalışmaların, amaca yönelik olarak ortam bir uyum içerisinde gerçekleştirilmesi koordinasyon sayesinde mümkün olmaktadır (Genç, 1998: 169-170).

Eşgüdüm, planlama aşamasından itibaren örgütün her aşamasında söz konusu olmalıdır. Plan ve programlar arası uyumun sağlanıp sağlanmadığı, amaca yönelik olup olmadıkları böylece yönetici tarafından saptanabilecektir. Örgütlenme, koordinasyonu sağlayabilecek şekilde oluşturulmalıdır. Ayrı birimler tarafından gerçekleştirilen işlerin amaca yönelik olarak birleştirilebilmesi için, eşgüdüm görevini üstlenip, birimlerin uyumlu hale

getirilmesini sağlayacak bir yöneticiye ihtiyaç vardır. Bunun yanı sıra, çalışanların da kendi başlarına uyumlu çalışabilmelerinin sağlanması gerekmektedir. Sürekli yöneticinin koordinasyonu sağlama çabası içerisine girmesi, iş yükünün ağırlaşmasına, bir yerden sonra koordinasyonda sorunlar yaşanabilmesine yol açacaktır (Genç, 1998: 170-171; Tortop vd., 2010: 105-106).

Yürütme: Örgütlerin amacını gerçekleştirmek için, örgüt içerisinde koordinasyonu sağlayan, çalışanları etkileyip yönlendiren kişi, yöneticidir. Liderler, belli niteliklere sahip, kendilerini belli alanlarda yetiştirmiş kişilerdir. Bu bağlamda örgüt içerisinde çalışanların yönlendirilmesinde, birimler arası uyumun sağlanmasına, örgütün ve çalışanların örgütle ve kendi aralarındaki ilişkiler kadar çevre ile olan ilişkileri üzerinde de etkili olan kişilerdir. Liderler, yeni grupları bir araya getiren kişiler oldukları gibi yeri geldiğinde dağılmış grupları da bir araya getirme vasıflarına sahip kişilerdir (Genç, 2010: 181; Tortop vd. ,2010: 83-85).

Planlamanın örgüt içerisinde eksik olması, örgütün çevre ile olan ilişkisi sonucunda değişen çevre koşullarına uyum sağlama, kararlara katılma, statü ve roller gibi iç dinamiklerle, örgüt içerisindeki bireylerin diğer birey ve örgütlerle olan ilişkileri, beklentiler ve güdüler arası uyumsuzluklar örgütte lidere ihtiyaç duyulmasının başlıca nedenleridir. Yaratıcı, etkileyici, iletişim ve eşgüdüm sağlamada başarılı , bilgili, yetenekli ve örgüt çalışanları tarafından hem sevilen hem de saygı duyulan yönetici, bu sorunların üstesinden kolaylıkla gelebilecek kişidir (Genç, 2010: 184; Tortop vd., 87-89).

Denetim: Planlama aşamasında belirlenen amaçlara ne kadar ulaşıldığını, alınan kararların uygulanmasında ne kadar başarılı olunduğunu ölçen, yönetimin son aşaması olan denetimde ortaya koyulmaktadır. Amaçlar ve sonuçlar arasında uyumun olması, örgütün başarılı olduğunu gözler önüne serecektir. Görüldüğü üzere planlama ve denetim birbirlerini tamamlar niteliktedir. Yani denetim aşamasının başarısı bir nevi planlama aşamasının da başarısına bağlıdır. Fakat bir yandan da denetim sonucu yaşanan geri bildirimler de planlama aşamasının başarılı olmasını sağlayacaktır. Bu başarıların sağlanabilmesi için denetim sistemi, örgütün yapısı ile uyumlu olmalıdır. Denetim sadece en üst düzey yönetici için değil, her aşamadaki yönetici için geçerli bir ilkedir. Bu nedenle yapısının farklı yöneticilere uygulanabilecek şekilde olması önem taşımaktadır (Bolat vd., 2009: 155-156).

1.2.1.1.3 Bürokratik Yönetim