Genel Evrak Kayıt İşlemleri

Hazine Müsteşarlığı’nda, 02.01.2011 – 30.12.2011 döneminde, gelen ve giden olmak üzere toplam 118.406 evrak kaydı gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrak sayısının 71.302 adedi gelen, 47.104 adedi ise giden evraka ait olup, tablo 11 ve grafik 11’da gösterilmiştir.

Tablo 11: Genel Evrak Kaydı Grafik 11: Genel Evrak Dağılımı Evrakın Türü Adet Oran (%)

Gelen Evrak Gelen 71.302 60,22 Giden Evrak Giden 47.104 39,78 Toplam 118.406 100,00

Gelen ve giden evrak kaydının birimlere göre dağılımı tablo 12 ile gösterilmiştir.

71.302 47.104

Gelen Evrak Giden Evrak

_____________________________________________________________ İMİD BAŞKANLIĞI 2011 YILI FAALİYET RAPORU 49 Tablo 12: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı

Birimi Gelen Giden Toplam

Müsteşarlık Makamı 3.002 42 3.044

Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı 741 113 854 Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı 356 378 734

İç Denetim Birimi Başkanlığı 2 6 8

Hukuk Müşavirliği 6.630 3.213 9.843

Müsteşarlık Müşavirliği 1 0 1

Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü 6.832 2.312 9.144 Kamu Sermayeli Kuruluş ve İşletmeler Genel Müdürlüğü 2.852 1.190 4.042 Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü 5.073 3.347 8.420 Mali Sektörlerle İlişkiler ve Kambiyo Genel Müdürlüğü 5.323 2.293 7.616 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 7.513 6.104 13.617 Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü*** 10.206 4.752 14.958 Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü*** 14.803 19.006 33.809 Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü 251 266 517 Devlet Destekleri Genel Müdürlüğü 81 134 215 Personel Dairesi Başkanlığı 2.214 2.116 4.330 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 5.015 1.148 6.163 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 337 393 730 Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 39 255 294

Tutanakla İptal Edilen 10 36 46

İade Edilen Evrak ( Müsteşarlık Dışı ) 21 0 21

Genel Toplam 71.302 47.104 118.406

***Daha önce Hazine Müsteşarlığı hizmet birimlerinde bulunan Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü ile Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 8 Haziran 2011 Tarihli ve 27958 Sayılı Resmî Gazetenin Mükerrer sayısında yayınlanan Ekonomi Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında 08.06.2011 tarihli ve 637 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile , Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü olarak Ekonomi Bakanlığına bağlanmıştır.

2011 yılı faaliyet dönemi içinde 47.104 adet giden evrak kaydı yanında 4.522 adet kitap ve periyodik yayın ile birlikte teslim edilen evrak sayısı 51.626 olmuştur.

_____________________________________________________________ İMİD BAŞKANLIĞI 2011 YILI FAALİYET RAPORU 50 Son üç yıla ait evrak kaydı grafik 12’da gösterilmiştir.

Grafik 12: Yıllara Göre Genel Evrak Kaydı (2009-2010-2011)

145.623

Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen

2009 2010 2011

Son iki yıla ait evrak kaydının birimlere göre dağılımının karşılaştırılması grafik 13’de gösterilmiştir

Grafik 13: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı (2010-2011)

MÜS MAK HKK SDK İDB HUK MÜS MÜŞ KAF KSKİGM DEİ MSİKAM SGM ***YSGM ***TUGM EKA DEV DES PER İMİ SGDB BASIN TUTANA İADE

2011 GELEN 2011 GİDEN 2010 GELEN 2010 GİDEN

***Daha önce Hazine Müsteşarlığı hizmet birimlerinde bulunan Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü ile Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 8 Haziran 2011 Tarihli ve 27958 Sayılı Resmî Gazetenin Mükerrer sayısında yayınlanan Ekonomi Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında 08.06.2011 tarihli ve 637 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile , Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü olarak Ekonomi Bakanlığına bağlanmıştır.

_____________________________________________________________ İMİD BAŞKANLIĞI 2011 YILI FAALİYET RAPORU 51 Posta kanalı ile gönderilen 39.077 adet evrak için faaliyet dönemi içerisinde toplam 143.783,66 TL harcama yapılmıştır. Evrakın teslim şekline göre dağılımı tablo 13 ile verilmiştir.

Tablo 13: Giden Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı

Teslim Şekli Miktar (Adet ) Oran (%)

Son dört yıla ait evrakın teslim şekline göre dağılımının karşılaştırılması grafik 14 ile gösterilmiştir

Grafik 14: Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı (Son 4 Yıl)

24452

PTT Elden Teslim PTT Elden Teslim PTT Elden Teslim PTT Elden Teslim

2008 2009 2010 2011

_____________________________________________________________ İMİD BAŞKANLIĞI 2011 YILI FAALİYET RAPORU 52 3.3. Kurum Arşivi Hizmetleri

Ocak ayı içerisinde dağıtımlı bir yazı ile Müsteşarlık birimlerine son işlem tarihi üzerinden 15 yılını doldurmuş evrak üzerinde çalışma başlatılması ve bu malzemelerle ilgili olarak yapılacak ayıklama ve imha çalışmaları sonucunda arşiv ve arşivlik malzeme çıkması halinde bu malzemenin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilleceği, imhalık malzemelerin ise ayrılarak Başkanlığımız koordinasyonunda imhasının yapılması gerektiği bildirilmiştir.

Birimlerin ayıklama ve imha komisyonlarında değişiklik olup olmadığının kontrol edilerek birimlerin talepleri doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılarak anılan komisyonlardaki görevlilerle ilgili değişiklikler Makam Onayına bağlanmıştır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce görevlendirilen uzman bir personel ile birlikte Müsteşarlığımız birimlerinde Devlet Arşivlerinde saklanacak arşivlik malzemeler hakkında çalışmalar yapılmıştır.

Faaliyet dönemi içinde imhası gerçekleştirilen malzeme miktarının birim bazında dağılımı tablo14 ile gösterilmiştir.

Tablo 14: Birimlerin İmhalık Malzeme Miktarı ve Dönemi

Birim Adı Dönemi

(Yıl) İmhalık Malzeme Miktarı

Hazine Kontrölörleri Kurulu Başkanlığı 1994-2001 48 Adet Klasör

Hazine Kontrölörleri Kurulu Başkanlığı 2006 3 Balya Vergi İade Zarfı

Personel Dairesi Başkanlığı 2005 1.845 Adet Vergi İade Zarfı Kamu Sermayeli Kuruluş ve İşletmeler Genel

Müdürlüğü 1980-1998 207 Adet Klasör

Faaliyet dönemi içinde B3 katındaki Arşiv bölümünde yangın, su baskını ve benzeri tehlikelere karşı korunma yönünde tedbirler alınmış, söz konusu alanın temizliği ile belirli periyotlar halinde böcek ve haşerelere karşı ilaçlanması da sağlanmıştır.

_____________________________________________________________ İMİD BAŞKANLIĞI 2011 YILI FAALİYET RAPORU 53 3.4 Haberleşme Hizmetleri

Hazine Müsteşarlığı ve Ekonomi Bakanlığına içeriden ve dışarıdan gelen çağrıların alınması ve ilgililerine yönlendirilmesi işlemleri, telefon santralinde görevli 6 personelle sürdürülmekte ve öğle saatlerinde 1 nöbetçi personel bulundurularak hizmet verilmesine devam edilmektedir. Bilgisayar ortamında kayıtlı bulunan telefon rehberinden faydalanılarak kurum dışından ve içeriden gelen taleplere yardımcı olunarak hizmetin aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır.

Diğer yandan, yeni atama, yer değiştirme ve emeklilik gibi nedenlerle dahili telefon numaralarının ilgili birimlerce zamanında bilgisayar ortamında güncellenmemesi veya personelin telefonlarını kapatmasından dolayı zaman zaman sıkıntı yaşanması devam etmektedir.