Oryantasyonda kullanılan görsel-işitsel araçlar; fotoğraf, film ve slayt gösterme, tepegözler, işletmenin yapısını ve düzenini gösteren haritalar, resimler ve bilgisayarlardır. Oryantasyon süreci sırasında, bu görsel araçlarla bilgiler gösterilirken, süreci uygulayan kişi de bunları açıklamaktadır. Bu araçların genellikle, grup halinde yapılan toplantılarda kullanılmasına dikkat edilmelidir.
2.5. Oryantasyon Sürecinin Yönetilmesi
Yeni işe başlayan çalışana doğru yolda yürümesini öğretmek çok önemlidir. Çünkü yeni iş arkasından yeni endişeleri de getirir. Çalışan ne kadar tecrübeli olursa olsun yeni işe başladığında hem kendi hakkında hem de şirket hakkında yeni endişe ve tereddütlerle karşı karşıya gelir. Kötü bir oryantasyon programı organizasyona maddi olarak zarar verebilir çünkü ilk haftalar verimlilikte düşüşe ve memnuniyetsizliğe sebep olabilir (Kenneth ve Latham, 1981). İşe yeni başlayan personel, kendisine yabancı gelecek bir durumla karşı karşıya kaldığında kendini bu yeni ortama adapte etmek zorundadır. Yeni bir çevre, yeni yöntemler, iş arkadaşları onu olduğundan daha çekingen hale getirebilirler. Bu durum en deneyimli olanları bile endişelendirebilir, kendilerini güvensiz hissetmelerine neden olabilir (French, 1990).
Yeni işgörenlerin etkili bir oryantasyon sürecinden geçirilebilmesinin çeşitli yolları vardır. Bunların en başında işgörenin kendi kendisini iş ortamına hazırlaması gelmektedir. Bazı işgörenler, yeni iş ortamına kendilerinden çok fazla şey bekleniyormuş havasıyla girerler. Bu durum ister istemez bir gerginliğe neden olabilir. Bunun aşılabilmesi için işgörenin en başından yeni bir eleman olduğunu kabullenmesi, kendini çok fazla zorlamaması gerekmektedir. Bir diğer önemli yöntem ise, tanıtıcı işbaşı çalışmaları veya seminerlerdir. Bu tür çalışmaların uygulanmasında unutulmaması gereken nokta, işgörenin misafir olduğu, iş ortamına henüz ısınıyor olduğudur (Cadwell, 1989; 4).
Yöneticilerin işe yeni başlayan işgörenleri değerlendirirken, bu değerlendirmeyi yüzeysel yapmamaları gerekmektedir. Bir işgörenin başvurduğu firmada bulunma nedeni sadece kazanacağı parayla veya elde edeceği statüyle ilişkili değildir. Bunun da ötesinde firma o işgörenin yaşamının büyük kısmını geçirmeyi planladığı yerdir. Bu süreç karşılıklı bir kazanım sürecidir ve en iyi şekilde yönetilmelidir (Bloch, 2002; 13).
Yöneticiler çoğu zaman yüksek ücret ödemenin uyum ve motivasyon sorunlarını çözeceği yanılgısına düşmektedirler. İşe yeni başlayan bir işgöreni yüksek ücret olanaklarıyla etkilemeye çalışmak motivasyon ve uyum sorunlarını geçici bir süre için çözecektir. İlerleyen zaman içinde işgören para için çalışmaya veya normatif bir bağlılık sergilemeye başlayabilir. Esasen saat başına 50 sent ya da haftada 20 dolar fazla paranın bütün sorunları çözeceğini düşünmek profesyonel bir yaklaşım düşüncesi olmaktan çok uzaktır. Bu yüzden işgörenleri iyi ödeme yapan iş yerine, iyi eğlendiren/eğiten bir iş imajıyla karşılamak uzun vadede paranın sağlayacağından çok daha fazla yarar getirecektir (Hayes ve NineMeier, 2001; 19).
Bir yönetici olarak kendinizi yeni işe aldığınız işgörenin yerine koyun. Beklentileri neler olabilir? Endişeleri nelerdir? Yöneticiler yaklaşımını bu sorulara verecekleri gerçekçi yanıtlarla yönlendirmelidirler. Tipik bir ilk gün oryantasyonu işgörenin genel olarak işletme hakkında bilgilendirilmesiyle başlayabilir. Daha sonra çalışacağı bölümdeki iş arkadaşlarıyla tanıştırılması ve bölüm müdürüyle yenecek bir öğle yemeğiyle devam edebilir. Bu sürecin iyi bir içerikle desteklenmesi, işgörende doğru işletme tercihi yaptığı yönünde rahatlatıcı bir his yaratacaktır. Böylelikle işgören sonunda ait olduğu yeri bulduğunu düşünecek, o işletmede gerçek bir geleceği olduğuna inanacaktır (Diane, 2005; 304). İşgörenin işletme hakkında bilgilendirilmesi süreci sadece işletmenin iyi ve zayıf yanlarının açıklanması değildir.
Bazen bu süreç sadece bölümün olumlu ve olumsuz karakteristiklerinin açıklanması süreci olarak da görülmektedir. Ancak işgörenlerin bilmek isteyecekleri esas unsurların başında işletmenin dürüst bir kültürü olup olmadığı gelmektedir. Daha sonrasında, iş ahlakına yön veren prensipler gelmektedir.
İşgörenin bu unsurları benimseyebilmesi, örgütün ve bölümün amaçlarını içselleştirebilmesinde büyük öneme sahiptir (Collins,2005; 131).
Oryantasyon sürecinin yönetiminde göz önüne alınması gereken bir diğer nokta da ilk günün işgörende yaratacağı baskıdır. Yöneticiler ilk gün işgörenin büyük bir gerginlik ve belirsizlik içinde olacağının farkında olmalıdırlar.
Yeni bir işgören ilk gün sadece iyi bir izlenim bırakmak düşüncesinde olacaktır ve mümkün olduğunca doğrudan bir işe müdahil olmaktan kaçınacaktır. Bunun için ilk günün arkadaşça ve rahatlatıcı bir ortamda geçmesi yararlı olacaktır. Eğer örgüt veya yönetici yeni bir işgörene sahip olmaktan dolayı duyduğu memnuniyeti dile getirebilirse, işgören kendini daha güvende hissedebilir ve olumlu bir uyum algısı yaratılabilir. İlk gün için bir diğer önemli nokta ise yöneticinin işgörenin sorularına yanıt vermek için zaman ayırmasıdır. Hiç şüphesiz ilk gün için işgörenin kafası yeni işiyle ve işyeriyle ilgili sorularla dolu olacaktır. Bu soruların yanıtı için zaman ayırmak ve işgöreni doğru bir şekilde verilen yanıtlarla yönlendirmek uyumun başarısı açısından çok önemlidir (Cadwell, 1989; 26). İlk gün işgören açısından işletmeyle ilgili gerçeklerin öğrenileceği gündür. İşgören ilk gün oryantasyonunun sonrasında kendisi için uygun bir pozisyona yönlendirileceğini bildiği için mümkün olduğunca çok şey bilmek isteyecektir. Bir işgören ilk gün genellikle şu soruların yanıtlarını bilmek isteyecektir (Bloch, 2002; 112):
İşe Varışla İlgili Sorular:
- Saat kaçta işte olmam gerekir?
- Benim işe geldiğim nasıl anlaşılacak, birine görünmem gerekir mi? - İşyeri saat kaçta kapanır?
- İşe geldiğimde işyeri kapalıysa ne yapmalıyım?
- İşe başlamam için gereken araçları kimden ve nerden tedarik etmeliyim? - Yaptığım işle ilgili tam olarak kime rapor vermeliyim?
Kilit Çalışanlarla İlgili Sorular:
- Amirimin ismi nedir?
- Amirimi nasıl görebilirim? Her zaman yerinde midir? Ona her zaman ulaşabilir miyim yoksa telefonla randevu mu almalıyım?
- Şirket başkanının ismi nedir?
- Çalışırken en yakın olacağım insanların isimleri nelerdir?
Sorumluluklarla İlgili Sorular:
- Yapmakla yükümlü olduğum görevler nelerdir?
- Görevimi istediğim gibi yapabilir miyim yoksa birinin yönlendirmesi gerekir mi?
- Beni kim yönlendirecek?
- Yapmam gereken iş bittiğinde ne yapmalıyım?
Araç ve Gereçlerlerle İlgili Sorular
- İşimi yapabilmek için bana en çok lazım olacak araç ve gereçler nelerdir? - Bu araç gereçleri bana kim sağlayacak?
- Bu araç gereçleri nerden elde ederim, bunun için bir prosedür var mı? Birşeyleri imzalamam gerekir mi?
- Kullanmam gereken araç gereçler çalışmazsa ne yapmalıyım?
- Eğer ofis için birşey almam gerekirse ve cebimden para harcarsam, bu parayı tekrar nasıl geri alabileceğim?
İletişim Kurulacak Kişilerle İlgili Sorular:
- İş yaparken kimlerle anlaşacağım (müşteriler, iş ortakları, ajanslar vb.)? - Müşteriden aldığım nakit parayı nerede tutacağım?
- Şikayetler karşısında işletmenin politikası nedir?
Ücretle İlgili Sorular:
- Ücretimi ne zaman alacağım?
- Ücretimi çalıştığım saat üzerinden mi alacağım? - Fazla mesai ücretimi ne zaman alabileceğim?
Burada yer alan sorulara ek olarak Woods da (1992) bazı önerilerde bulunmuştur. Woods’a göre de yeni bir işgörenin kafasında, yapacağı işle ve örgütle ilgili yüzlerce soru olacaktır. Yönetimin bu soruları mümkün olduğunca çabuk ve etkili bir biçimde yanıtlaması zaman ve kaynak kaybının önlenmesi için gereklidir. Yazara göre bir işgörenin sormasının muhtemel olduğu başlıca sorular şunlardır (Woods, 1992; 146):
• Bu örgütün gerçek misyonu acaba ne olabilir?
• Bu örgüt neden var?
• İşimde yapmam gereken görevler neler?
• Bir işgören olarak haklarım nelerdir?
• İzin almadan yapabileceğim şeylerin sınırı nedir?
• Bu işletmede benim için en iyi pozisyon acaba hangisidir?
• Örgüte nasıl uyum sağlayabilirim?
• Yapmam gereken iş ve çalışacağım örgüt için en iyi standartları yakalayabilmek noktasında neler yapmam gerekir?
• Kimin için çalışacağım?
• Yeni çalışma arkadaşlarıma nasıl uyum sağlayabilirim?
• Yeni çalışma arkadaşlarımla iyi ilişkiler geliştirmek için neler yapabilirim?
• Nasıl bir yetiştirme eğitiminden geçeceğim, bu hemen mi olacak yoksa daha sonra mı?
Burada bir işgörenin ilk gün sorması muhtemel sorular yer almaktadır. Elbette bu soruları çoğaltmak mümkün olabileceği gibi sektör ve çalışma koşulları ve yapılan işe göre soruların yapısı da değişebilir. İlk gün için bir yöneticinin işgöreni bu sorular için bilgilendirmesi ve yönlendirmesi gerekmektedir.
Soruların içeriğinden de anlaşılacağı gibi bunlar basit ve tahmin edilmesi zor olmayan sorulardır. Endüstri ve iş kolunun niteliğine göre bu sorular çok az bir değişim gösterecektir. Bu soruların yanıtlanması için önceden işletme standartları, yönetimin işgörenlerden beklentileri, işletme politikaları ve prosedürleri gibi işle ilgili unsurların yer aldığı bir kaynak oluşturulması yararlı olacaktır.
Bunun yanında kabul edilebilir davranış normları, yönetim felsefeleri, gelenekler ve stratejik inançlar gibi kültürel unsurlar da işgörene kısaca aktarılmalıdır. En son olarak iş tanımlarının ve performans ölçümlerinin nasıl olacağı belirtilmelidir. Bu tür bilgilerin işgörene başlangıçta verilmesi onun iyi bir başlangıç yapmasına yardımcı olacaktır.
İşgören daha ilk günlerden kendisinden beklenen performans gereklerini ve ustalık göstereceği alanları bilirse, sonraki aşamalarda ortaya çıkabilecek sorunların çözümü kolaylaşacaktır. İşgörenin kaderiyle baş başa ve rastlantılara bırakılması, onda moral bozukluğu, verim düşüklüğü ve hatta ilk günlerde işi bırakma gibi riskler taşır (Sabuncuoğlu, 2000).
2.6. Oryantasyonun Amaçları ve Planlanması
Oryantasyonda temel amaç; öncelikle yeni gelen işgörenin ne bilmek istediğinin öğrenilmesidir. Daha sonra işletmenin ondan neyi bilmesini istediği söylenmelidir. Bu aşamada yetiştirme ya da eğitime gereksinim yoktur. Çünkü yapılması gereken iş, o işletmenin çalışmak için iyi bir yer olduğunu işgörene hissettirmek ve işgörenin yapacağı işin işletme için önemini ortaya koymaktır (Walker ve Miller, 2010; 138).
İşe yeni başlayan işgörenin kafası karışık olabilir. Resmi bir oryantasyon sürecinin işyerinde uygulanması işgörenin kendini o işletmeye aitmiş gibi hissedebilmesinin önündeki engelleri kaldırmaya yardımcı olacaktır. Böylelikle işgören hem kendisinin hem de yaptığı işin önemli olduğunu düşünecektir. Diğer yandan, yeni işgöreni işe oryante etmekle görevli olan yöneticinin, işgöreni yeni arkadaşlarıyla tanıştırırken, tanıştırdığı insanlar hakkında görüş bildirmemesi çok önemlidir. Eğer yönetici işgörenin ilerde iş arkadaşı olacağı insanlar hakkındaki düşüncelerini bildirirse, bu yeni işgören için hoş bir durum olarak karşılanmayabilir. Resmi bir oryantasyon sürecinin en önemli bileşenlerinden biri de, programdan sonra verilen bilgilerin yazılı olduğu bir dökümanın yeni işgörene verilmesidir.
Bu dökümanda, iş tanımları, performans kriterleri, çalışma programı, işletme politikaları ve prosedürleri, örgüt şeması, hijyen ve güvenlikle ilgili hususlar, işyerinin haritası ve park alanları gibi bilgiler yer almalıdır (Drummond, 1990; 66).
Oryantasyon süreci sadece işgörenlerin yararına olan bir süreç değildir. Aynı zamanda üst düzey ve orta kademe yöneticiler açısından yönetsel becerilerin geliştirilmesinde önemli bir araç konumundadır. Yeni işgörenlerin işe yönelik oryantasyonundan sorumlu olan yöneticiler, farklılıkları algılayıp kabul edebilmek, işgören hatalarını anlayıp tolere edebilmek ve empati kurabilmek gibi birtakım olumlu beceriler kazanabilirler (Mudrack, 1997).
Kocabacak’a göre (2006) oryantasyon sürecinin başlıca amaçları şu şekilde sıralanabilir:
1. Yeni çalışmaya başlayanların işe ve işletmeye yabancılaşmasını önlemek ve sosyal kaynaşmayı sağlamak. Sosyal kaynaşmanın sağlanması aşamasında, çalışanın kendisinden beklenilen tutum, davranış ve değerleri öğrenmesi daha kolay olabilir.
2. Yeni işgörenin kendisine güven kazanmasını ve gerginliklerin azalmasını sağlamak. Böylece keşfetme stresi olarak bilinen uyum stresi en az seviyeye indirilebilir.
3. Başlangıç maliyetleri ve işgücü devir hızını azaltmak. Bir işgörenin işten çıkması; yeni elemanın işe alınma sürecindeki ilan ve işe alım masrafları, oryantasyon masrafı (sadece mali değil aynı zamanda işletme için çok daha değerli olan zamanın da kaybedilmesi), uyum sürecindeki performans düşüklüğü ve eski çalışana sadık müşterilerin kaybı gibi birtakım maliyetler doğurmaktadır. Oryantasyon sürecinin uygulanmasıyla bu maliyetler asgari seviyelere düşürülebilir.
4. Yeni çalışanların belirsizlik ve bilgisizlikten kaynaklanan şikayetlerini önlemek.
5. Yeni çalışanların gerçek iş beklentileri geliştirmesine, olumlu davranışlar sergilemesine ve iş doyumuna ulaşmasına yardımcı olmak.
6. Yeni çalışana sorumluluklarını öğreterek, ilerde oluşabilecek gereksiz zaman kaybı ve buna bağlı sorunları önlemek.