Denetime İlişkin Görev ve Sorumluluklar
Sayıştayın denetim görevi Sayıştay Başkanlığınca görevlendirilen denetçiler tarafından yerine getirilir. Başkanlıkça, denetlenen kamu idarelerine denetim döneminin başında, denetim görevinin mahiyeti, görevli denetçiler ile denetim süresince denetlenen kamu idaresince alınacak denetimi kolaylaştırıcı tedbirler ve diğer yükümlülüklere ilişkin açıklamaların yer aldığı bir yazı gönderilir.
Bu Rehberde, “denetçi” ibaresi, Sayıştayın denetim görevini yerine getirmekle görevli denetçi, denetim ekibi, ekip başkanı ile grup başkanını; “denetim” kavramı ise denetleme, inceleme ve denetimle ilgili diğer çalışmaları kapsayacak şekilde kullanılmıştır.
Sayıştayın yapacağı düzenlilik denetimlerinde, denetçilerin denetim süreçlerindeki görev ve sorumlulukları aşağıda gösterilmiştir;
Denetçilerin Sayıştay denetim gruplarında bir denetim ekibi bünyesinde görev yapması esastır. Bazı istisnai durumlarda (örneğin kamu idaresinin işlem hacminin fazla olmadığı durumlarda) tek bir denetçi denetim görevi ile görevlendirilebilir. Bu durumda denetçi, hem ekip başkanının hem de denetçinin yapacağı görevleri yapar ve grup başkanına karşı sorumludur.
Grup başkanı, grup tarafından yerine getirilmesi gereken denetim çalışmaları ile ilgili olarak Başkanlığa karşı birinci derecede sorumludur ve denetim ekiplerinin oluşturulması, denetimlerin grupta görevli denetim ekipleri tarafından yürütülmesi, sonuçlarının mevzuatta
Kamu İşletmeleri Denetim Rehberi
8
öngörüldüğü şekliyle raporlanması ile bu çalışmalara ilişkin kontrol ve gözden geçirme faaliyetlerini yürütür.
Grup başkanı, denetim çalışmalarının amacına uygun şekilde yerine getirilebilmesi için denetlenecek kamu idaresinin yapısını dikkate alarak denetimi en iyi şekilde yürütecek denetim ekiplerini (ekip başkanları ve diğer ekip üyelerini) oluşturur ve Başkanlığa sunar.
Denetim süreçlerinin gerektiği gibi yürütülmesini temin edebilmek için denetim ekiplerini koordine eder, ekip içi ve ekipler arasında işlerin uyumlu bir şekilde yürütülmesini sağlar. Bu anlamda düzenlilik denetimi çalışmaları sırasında gelişmeleri izler, denetimin aksamasına yol açabilecek potansiyel problemleri önceden tanımaya çalışır, denetim sürecinde karşılaşılan sorunların çözüme kavuşturulmasını sağlar.
Grup başkanı, denetimin her aşamasında denetim ekiplerinin çalışma kâğıtlarını gerekli formatta düzenlemesini sağlamak ve gerekli değerlendirmeyi yapmak üzere ekip başkanlarının çalışma kâğıtlarının tamamını, diğer ekip üyelerinin çalışma kâğıtlarından ise gerek duyduklarını gözden geçirir. Gerektiğinde denetimle ilgili olarak denetlenen kamu idaresi ile yapılan toplantılara katılır. Denetim ekiplerinin hazırladığı raporları gözden geçirerek Başkanlığa sunar. Denetim ekiplerinin denetimin her aşamasında çalışma takvimine, mevzuat, standart ve rehberlerde ifade edilen esas ve usullere uymalarını sağlar.
Ekiplerin güncel ve sürekli denetim dosyalarının hazırlanmasını sağlayarak grup arşivini oluşturur.
Grup başkanı Başkanlıkça verilen diğer görevleri de yerine getirir.
Ekip başkanı, Sayıştay Başkanı veya onun adına grup başkanınca yapılacak görevlendirme üzerine; denetim ekibi faaliyetlerinin koordinasyonunu ve denetim faaliyetlerine iştirak ederek denetimin yürütülmesini sağlar. Ekip başkanı, ekibinin yapacağı denetim çalışmalarıyla ilgili olarak birinci derecede grup başkanına karşı sorumludur.
Ekip başkanı, bu Rehberde ifade edilen denetim süreçleri bağlamında, ekip üyeleri ile birlikte planlama çalışmalarına iştirak ederek denetimin yürütülmesini gözetir ve ekiple birlikte ilgili çalışmalara katılır. Ayrıca denetim sonuçlarının raporlanması çalışmalarını koordine eder.
Ekip başkanı, yapılacak denetim çalışmalarında ekip üyelerinin çalışma takvimine, mevzuata, talimatlara, bu Rehberde ifade edilen esas ve usullere ve ekip çalışmasının gereklerine uymalarını temin eder. Denetim çalışmaları sırasında ekibin grup başkanı ve denetlenen kamu idaresi ile iletişimini sağlar. Ekip başkanı, bir taraftan kendi yaptığı denetim faaliyetlerine ilişkin çalışma kâğıdını düzenlerken, diğer taraftan da denetim sürecinin her aşamasında ekipteki her bir denetçinin denetim faaliyetlerine ilişkin düzenledikleri çalışma kâğıtlarını değerlendirerek imzalar. Ekibin güncel ve sürekli denetim dosyalarının oluşturulmasını sağlar.
Ekip üyesi olarak çalışması halinde denetçi; bu rehberde ifade edilen denetim süreçlerinin (denetimin planlanması, uygulanması, sonuçlarının raporlanması) gerektirdiği ekip çalışmalarını, ekip başkanının gözetiminde yerine getirmekten sorumludur. Müstakil denetim halinde ise denetçi bu çalışmaları grup başkanının gözetimi altında yürütür. Ekip çalışmalarının yürütülmesi sırasında ekip üyesi denetçi, denetim sürecinin her aşamasında
yapılan faaliyetleri ve ulaşılan sonuçları düzenleyeceği çalışma kâğıtlarında göstererek ekip başkanına, tek başına çalışması halinde grup başkanına değerlendirmek üzere iletir. Bunun yanında denetçi denetime ilişkin güncel ve sürekli denetim dosyalarının oluşturulması çalışmalarına katılır.
Ekip çalışmasının gerçekleştirilmesinde aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur;
Ekipteki tüm denetçiler, ekip başkanının gözetiminde ekip tarafından hazırlanmış ve grup başkanı ve Başkanlıkça onaylanmış çalışma takvimine uygun çalışır.
Denetçi, ekip başkanı tarafından belirlenen işbölümüne uyar.
Denetçinin denetim esnasında grup başkanı ile olan ilişkilerinde birinci derecede ekip başkanı sorumludur.
Denetçi, denetim ile ilgili grup başkanının vereceği diğer görevleri yerine getirir.
Denetim ekipleri aynı anda birden fazla kamu idaresinin denetimini eş zamanlı olarak yürütmekle görevlendirilebilir. Benzer şekilde bir denetim döneminde, aynı ekibe bir kamu idaresine ilişkin birden fazla mali yılı kapsayacak şekilde denetim görevi de verilebilir.
Denetim görevinin birden fazla yılı kapsadığı durumlarda denetim ekibi, iç kontrolleri cari yıl verileri üzerinden değerlendirecek, önceki yıllara ilişkin mali faaliyet, karar ve işlemleri, kanun ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğu açısından denetleyecektir.
Mali Rapor ve Tablolara İlişkin Sorumluluklar
Mali rapor ve tabloların hazırlanmasından ve gerçeğe uygun ve doğru olarak sunulmasından kamu idarelerinin üst yönetimleri sorumludur. Sayıştayın sorumluluğu ise, kamu idarelerinin hesap ve işlemleri ile mali rapor ve tablolarının güvenilirliği ve doğruluğu hakkında görüş bildirmektir.
Mali rapor ve tablo kavramı, belirli bir dönemde bir kamu idaresinin mali yapısı ve yükümlülüklerine ilişkin muhasebe kayıtlarında yer alan (ilgili açıklamaları da içeren) mali bilgilerin, bir bütün olarak, uygulanmakta olan mali raporlama sistemine uygun olarak sunumunu ifade etmektedir.
Uluslararası Mali Raporlama Sistemine göre, mali tablolar; bilanço, gelir-gider tablosu, faaliyet sonuçları tablosu, sermaye değişim tablosu, nakit akım tablosu, açıklamalar, önemli muhasebe uygulamalarını içeren özet ve diğer açıklama notları gibi belgelerden oluşur.
Ülkemizde mali raporlamanın nasıl yapılacağı ve hangi mali tablolardan oluşacağı ilgili yönetmeliklerle belirlenmektedir.
Kamu idareleri üst yönetimlerinin, uygulanmakta olan mali raporlama sistemine uygun olarak mali rapor ve tabloların hazırlanmasından ve sunumundan doğan sorumluluğu aşağıdaki hususları içerir:
Mali tabloların önemli hata içermeyecek şekilde hazırlanması ve sunumu ile ilgili iç kontrolün tasarlanması, uygulanması ve sürdürülmesi,
İlgili muhasebe sisteminin uygulanması,
Bütçenin hazırlanması ve uygulanması.
Kamu İşletmeleri Denetim Rehberi
10
3. Uluslararası Denetim Standartları