O processo de institucionalização, segundo Tolbert e Zucker (1999), envolve pelo menos dois processos sequenciais, a habitualização e a objetivação. O primeiro considera as ações em termos de tornar hábitos ou habitualização, neste estágio são gerados comportamentos padronizados associados a estímulos particulares do ator.
As ações habituais são comportamentos que se desenvolvem empiricamente adotados por um ator ou grupo de atores para resolver problemas recorrentes. Por serem habituais, representam um esforço absorvido pelos atores de maneira que não sobrecarregam seu desempenho e acontecem de maneira automática respondendo a impulsos particulares seus (TOLBERT E ZUCKER, 1999).
Os comportamentos habituais realizados pelo conjunto dos atores têm a característica de tipificação de ações, desenvolvem-se entre os atores entendimentos recíprocos e compartilhados do porquê de seu comportamento e de suas ações. A tipificação é então a generalização do significado de uma ação, quando a ação passa a ser um conceito generalizado e os atores em conjunto sabem sua definição, porque a fazem e quais os seus resultados. Esse estágio do processo de institucionalização em que as ações estão tipificadas é conceituado por Tolbert e Zucker (1999) com objetivação.
Numa situação extrema da objetivação, teríamos a exterioridade que ocorre quando as tipificações são vivenciadas como possuindo uma realidade própria – uma realidade que confronta o indivíduo como um fato externo e coercitivo seria a continuidade histórica das tipificações e transmissão das tipificações aos novos membros, estes últimos não tendo conhecimento das origens da tipificação, absorvem as tipificações como dados (TOLBERT e ZUCKER, 1999). O processo por meio do qual as ações adquirem a qualidade de exterioridade é definido como sedimentação.
Assim quanto mais o significado da ação foi absorvido pelos atores e mais as tipificações tiverem vida própria maior é o grau de sedimentação e de institucionalização. Uma institucionalização alta representa uma forte transmissão das ações; a manutenção da ação ao longo do tempo e uma resistência a mudanças (TOLBERT e ZUCKER, 1999).
Figura 2: Processos inerentes à institucionalização
Fonte: TOLBERT e ZUCKER, 1999
Outro modelo de Burns e Scapens (2000) procurou investigar como as instituições afetam e são afetadas pelos indivíduos, utilizando pressupostos de Barley e Tolbert (1997) em que as organizações e indivíduos estão inseridos numa “teia” de valores, normas, regras, crenças e pressupostos formados no seu interior. Esse modelo estabelece relações entre campo institucional e campo de ação. Ao longo do tempo, vão se incorporando e reproduzindo as regras e rotinas e concomitantemente ocorrem a interpretação e a institucionalização das mesmas (SOUSA, 2006).
O modelo é composto por quatro estágios distintos e complementares, desenvolvido para acompanhar o processo de mudança em sistemas de contabilidade gerencial. Os estágios são: codificação (encoding), incorporação (enacting), reprodução (reproduction) e institucionalização (institutionalisation).
A codificação consiste na transformação dos princípios institucionais em regras e rotinas que serão obedecidas e executadas rotineiramente, no final desse estágio as rotinas e regras se configuram como uma pressuposição assumida, podendo gerar novos sentidos aos valores e ao poder estabelecido (BURNS e SCAPENS, 2000; SOUSA, 2006).
A codificação determina as instituições que possam vir a ser criadas, a partir das regras já existentes, assim a mudança institucional ocorre por desejos de alterações em comportamentos já estabelecidos (SOUSA, 2006).
O segundo estágio é a incorporação, as rotinas e regras codificadas no campo institucional passam para o campo de ação, sua incorporação pelos agentes pode ocorrer de
forma consciente e voluntária ou por imposição da organização que implica na possibilidade de resistências dentro da mesma, caso as novas rotinas se contraponham aos interesses vigentes na organização. Nesse sentido os agentes têm poder de interferir no processo, uma vez que se trata de algo que transita do campo da ação para o campo institucional (BURNS e SCAPENS, 2000; SOUSA, 2006).
O terceiro estágio, a reprodução, implica no comportamento repetido continuamente se transformando em rotina. Pode ocorrer de forma consciente onde o ator sabe como as coisas devem ocorrer ou de forma inconsciente sem o ator saber o propósito claro da ação, num sistema em que o ator desconhece ou não aceita as regras e rotinas (BURNS e SCAPENS, 2000; SOUSA, 2006).
O quarto e último estágio é a institucionalização das regras e rotinas que são reproduzidas de forma repetitiva pelos atores de forma individual. As ações se tornam instituições sem questionamento, essas passam a ser entendidas como um conjunto de pressuposições tidas como corretas pelas organizações e pelos agentes (BURNS e SCAPENS, 2000, SOUSA, 2006).
Um terceiro modelo de Frumkin e Kaplan (2000) procura interligar o nível macrossocial com o nível micro. O nível macro seriam os fenômenos sociais e o micro, as ações individuais – Figura 3.
Figura 3: Modelo Frumkin e Kaplan (2000)
O modelo pressupõe a ocorrência de choques externos (conflitos sociais ou novos paradigmas) que provocam perturbações e mudanças na configuração do campo organizacional até então equilibradas. Atores políticos, legisladores, governo entre outros são considerados condutores do processo, promovendo questionamentos críticos à ordem e aos modelos vigentes. Os condutores controlam recursos importantes e são atores-chaves no ambiente institucional, agindo de forma alinhada e provocam mudanças dentro do campo organizacional e institucional. Neste sentido, a instituição precisa de interesses convergentes entre os condutores, e esses produzem proposições legitimadas em seu conjunto (SOUSA, 2006).
O processo em si de institucionalização compreende três fases: a primeira um sistema estático entra em conflito com um evento social, seria um choque no sistema. Na segunda fase, as reações ao choque atingem o nível micro através de um grupo reduzido de atores provocando alterações nos padrões e práticas individuais. Essas alterações divulgadas e codificadas farão surgir novos padrões. Por último, um novo campo unificado surge por meio de esquemas interpretativos e práticas institucionalizadas. Crenças e práticas micro se consolidam no campo a partir de testes de consistência e aderência (SOUSA, 2006).
Para efeitos deste trabalho, optamos por interpretar a institucionalização do Programa “Viva Leite” pelos aspectos de habitualização e tipificações de ações descritas por Tolbert e Zucker (1999) e rotinas descritas no segundo estágio de Burns e Scapens, (2000).