Elektronik Ortamda kayıt Tutmanın Avantaj ve Dezavantajları

İnsanın yaşadığı tüm zaman dilimlerinde bilgi sürekli ön planda yer almıştır. Ancak, bilgi hiç bir dönemde bu kadar öneme sahip olmamıştır. Öyle ki,

gelişmişliğin ölçü birimi sahip olunan bilgi, bilginin etkinliği de yeni bir bilgi üretimi olmuştur.

Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi, eskiden ürettiği çelik ve enerji miktarı ile ölçülürken artık; enformasyon teknolojisini oluşturan mikroelektronik, telekomünikasyon ve bilgisayar teknolojilerinin imkânları ile elde edilen, işlenen, iletilen, saklanan, bilgi miktarı ile ölçülmeye başlanmıştır. Bu yeni dönemde gelişmişlik kıstaslarında fiziki miktarlardan çok daha farklı bilgiye dayalı miktarlar ağırlıkla yer almaktadır (Yücel, 1997).

Bilgi, tarih boyunca değişik şekillerde depolanmıştır. Önceleri, bilgiler; taş, deri, kil tabletler, papirüs gibi materyallerin üzerine kaydedilmiş ve günümüze kadar gelmişlerdir. Günümüzde bu bilgiler, basılı yayınlar, filmler, delikli kartlar, teyp, disk, değişik mikroformlar ve elektronik bilgisayar şeklinde bilgiyi kaydeden belge türleri olarak gelişmektedir. Bilgi teknolojisinin önemli araçlarından olan bilgisayarlar otomatik olarak bilgiyi işleme koyabilen araçlardır (Yücel, 1997).

Günümüzün vazgeçilmez kulanım araçlarından biri haline gelen bilgisayarlar insan hayatına önemli kolaylıklar sağlamışlar ve vazgeçilmez bir hale gelmişlerdir. Hayvancılık sektöründe sınırlı da olsa uygulama alanı bulan bu yeni tekniklerin gelecekte daha da yaygınlaşacağı bir gerçektir. Örneğin çiftlik kayıt sistemleri kart sisteminden, karmaşık bilgisayar yazılım sistemleri dahil yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Bu kayıtlar yetiştirme, üreme, klinik hastalık ve tedavi kayıtlarından başlayarak geniş bir dağılım göstermektedir (Holst, 1999).

Hayvancılık sektöründe uygulanan bu bilgisayar programları işletme yöneticileri ve/veya karar alma durumunda bulunan insanlara önemli avantajlar sağlamaktadır. Ancak bu programların uygulamadaki etkinlikleri sürekli değildir. Hayvancılık işletmelerinde uygulama alanına konulacak yeni bilgisayar programlarının hayvansal üreticilere onların amaçlarının gerçekleşmesinde tam yardımcı olacak şekilde ve özellikle hayvansal üretim alanına özel olarak

tasarlanmaları gerekmektedir. Hayvancılık sektörü için hazırlanacak etkili bir bilgisayar programı aşağıdaki ihtiyaçları karşılamalıdır (Holst, 1999, Kelton, 1995, Rasmussen, 2003):

1) Yönetici ve/veya karar alıcılara işletmelerde amaçlanan hedefler doğrultusunda, zamanında, ihtiyaçlara cevap verebilecek ve geniş kullanım alanı olan bilgileri sağlamalıdır.

2) Bilgi kaynaklarında sürekliliği ve sürdürülebilirliği garanti edecek ve gerektiği zaman yenilenebilecek veya adapte edilecek esneklikte olmalıdır.

3) Yazılımlar hem verilerin toplanması, diğer bir ifadeyle elektronik ortama aktarılma aşamasında, hem de gerekli olan eğitim aşamasında ekonomik olma özelliğine sahip olmalıdır.

4) Elde edilen bilgiler yorumlanabilir olacak şekilde sade ve gerektiği zamanlarda görsel olarak elde edilebilmelidirler. Bu bilgiler aynı zamanda başka ortamlara da aktarılabilme özelliğine sahip olmalıdırlar.

5) Tutulacak kayıtlar ihtiyaç anında hem kolay ve hızlı erişilebilir hem de ihtiyaçları karşılayacak nitelikte olmalıdır.

Genel anlamda değerlendirildiğinde uygun bir bilgisayar yazılımında aşağıda belirlenen noktalar aranmaktadır (İnce, 1998):

- Hata sayısında düşük düzey (sıfıra yaklaşma), - Kullanıcı isteklerine cevap (tamamını yapabilme),

-Arızalar arası zamanın uzunluğu (uzun MTBF), -Destek ve gelişme.

Yukarıda sıralanan özelliklere sahip yazılım kaliteli bir yazılım olarak tanımlanmaktadır.

Elektronik ortamda bilgilerin elde edilmesi ve saklanması bilgi çağındaki bir gereklilik ise de bu sistemin kendine has bir takım avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Elektronik ortamda veri toplamanın avantajları şu şekilde sıralanabilir (İnce, 1998):

1. Kayıtların kim tarafından ve ne zaman yapıldığı, üzerinde değişiklik yapıldı ise bu değişikliğin yine kim tarafından ve ne zaman yapıldığı belirlenebilir. 2. El yazısı ile ortaya çıkabilecek yazım ve okuma hataları en aza inerek

kullanıcı hataları en aza indirilebilir.

3. Aynı kayıtların birden fazla girilmesi ve buna bağlı hatalar en aza indirilebilir.

4. Zaman, personel vb giderlerde tasarruf sağlayarak işletme giderlerinde azalma sağlar

5. Eldeki bilgilerden kısa zamanda çok çeşitli ve hatasız sonuçlara dayalı rapor, istatistik ve amaca uygun diğer analizlerin yapılması mümkündür.

6. Geçmişe yönelik bilgilere daha hızlı ulaşmak mümkündür.

7. İşletme sonuçlarının görsel analizleri (şekil, grafik, tablo vb) daha kolay yapılabilir.

8. Sağlıklı bilgilere dayalı olarak yapılacak geleceğe yönelik tahmin ve işlemlerde isabetli kararlar almak mümkün olabilir.

9. Aynı veriye birden fazla kişinin aynı anda ulaşması ve üzerinde çalışması mümkündür.

10. Belge ve bilgi erişimine katkıda bulunarak fertlerin daha çabuk ekonomik ve doğru bilgiye ulaşabilmeleri yanında teknik ya da sosyal alandaki aktivitelerden de anında haberdar olabilmektedirler

İşletmelerde verilerin elektronik ortamda elde edilmesi ve saklanmasının yukarıda sıralanan avantajlarının yanı sıra bir takım dezavantajları da vardır. Bu dezavantajlar özellikle ülke ve/veya işletmelerin gelişmişlik düzeylerine ve işletmenin içinde faaliyette bulunduğu sosyo-ekonomik gelişmişlik ve alt yapı

durumuna göre ortaya çıkabilmektedir. Bilgisayar ortamında kayıt tutmanın belli başlı dezavantajlarını şöylece sıralayabiliriz (Holst, 1999, Kelton, 1995, İnce 1998):

1. Bu işlem belli bir eğitim ve kültürel alt yapıyı gerektirmektedir

2. Uygun olmayan veya değiştirilip geliştirilme imkanı olmayan yazılım sonucu bilgilerin tamamen ve geriye dönüşümsüz olarak yok olma ihtimali düşükte olsa bulunmaktadır.

3. Basit ve fonksiyonel olmayan tasarım ve yazılımlar kullanıcılar için sıkıcı, zor ve ilave iş yükü doğurabilirler.

4. Fazla sayıda ve basit olmayan bir raporlama tekniği, kullanıcı veya faydalanıcılar için konunun anlaşılmasını daha zor ve karmaşık hale getirebilir.

5. Yetersiz altyapı ve teknik destek eksikliği sonucu verilerin tamamen kaybolması veya zarar görmesi mümkün olabilir.

6. Başlangıç aşamasında belirli bir yatırım maliyeti gerektirir.

7. Bilgi teknolojisinin getirdiği bu imkânlar, resmi ve iş ilişkilerindeki kolaylığının yanında insanlar arasındaki sosyal ilişkilerde bir azalma ve topluma yabancılaşma, toplumdan kopma gibi sakıncaları da beraberinde getirmektedir. Bilgi teknolojisinin oluşturduğu yeni toplum tipinde, toplumsal önceliklerden ferdi önceliğe geçilmektedir. Her ferdin bir değer olduğu fikri bu yeni toplum tipinde öne çıkarak geleneksel toplum davranışları kaybolmaktadır.