Ekin Piyasa Hipotezi

Como forma também de caracterizar o uso dos sistemas colaborativos, nesta etapa da análise serão apresentados a identificação da frequência de uso dos funcionários das empresas participantes.

4.5.1 Frequência de uso da Intranet _{– empresa Documentar}

Os dados coletados evidenciam, conforme o Gráfico 1, uma grande distribuição da frequência do uso do sistema colaborativo da Documentar, sendo que a maioria representada por 22,58% escolheu a opção duas vezes ao dia como resposta, equivalendo a sete respondentes. Já a segunda opção obteve 19,35% (duas vezes na semana) e a terceira opção alcançou 16,13% (uma vez na semana).

Gráfico 1: Frequência de uso da intranet na Documentar.

Fonte: Elaborado pela autora.

Nas respostas obtidas por meio das entrevistas percebe-se a mesma tendência, sendo que quatro entrevistadas escolheram a opção ―duas vezes ao dia‖, quatro por ―duas vezes na semana‖ e somente uma escolheu a opção ―a todo o momento‖. Segundo grande parte das gestoras ouvidas, o sistema colaborativo da Documentar é pouco utilizado pelos funcionários, principalmente pela equipe de consultores externos. As entrevistadas nº 7 e 8 ressaltam que

As pessoas têm vontade sim, mas claro que há as exceções. Mas elas gostam de se sentirem úteis, de passar informações, de dividir, etc. As pessoas estão tão sobrecarregadas de trabalho hoje, que

sobra muito pouco tempo para isso.

Outro ponto que, segundo elas, prejudica a frequência do uso da intranet é o fator tempo. De acordo com cinco entrevistadas, falta tempo para que as pessoas utilizem a intranet e troquem conteúdos, segundo a fala da entrevistada nº6

[...] as pessoas não têm tempo pra essa troca de informação.

Apesar dos problemas com a falta de incentivo e o tempo, oito das nove entrevistadas declararam que não trabalham com metas de publicação de assuntos na intranet, existindo somente ações de incentivo dos colaboradores a utilizarem o sistema e cobranças para que as atualizações sejam realizadas como pode ser comprovado na fala da entrevistada nº 7.

Eu cobro. Por exemplo: [...] se eu ponho uma coisa lá e eles (os funcionários subordinados a ela) não atualizam, eu cobro. Mas não tem meta.

Nesse aspecto, foi possível perceber e registrar a existência de dois tipos de uso da intranet distintos na Documentar: um de busca de informações e outro de publicação de informações. Sob esse prisma, verificou-se que seis gestoras possuem equipes que apenas são usuárias da informação disponível na intranet, enquanto três delas somente confirmaram a existência de pessoas nas suas equipes que possuem a responsabilidade de publicar e atualizar os conteúdos disponíveis no sistema. Assim, para o perfil de usuários, detectaram-se as narrativas das entrevistadas nº 4 e 8 que tratam desse assunto.

No meu setor nós somos mais usuários mesmo. Nós vamos à intranet mais para busca. A UGC

(Unidade de Gestão do Conhecimento) e a área técnica são os maiores usuários da intranet.

Já as equipes provedoras de conteúdos na intranet são citadas pela entrevistada nº 1.

A intranet é uma ferramenta extremamente enraizada como corporativo mesmo, pois cada pessoa da minha equipe é responsável pela atualização das questões que ela desenvolve nas suas rotinas. Então na

verdade eles são muito mais fonte de informação do que usuários.

Ambos perfis, de busca e publicação de informação, são identificados no depoimento da entrevistada nº 4, pois ela afirma que parte da equipe sob sua gestão posta informações na intranet e a outra somente utiliza os recursos disponíveis na ferramenta.

A minha equipe interna (pessoas lotadas no escritório da Documentar) atualiza, posta e faz isso. A equipe externa (lotada no ambiente do cliente) são usuários das informações e, quando necessário,

Analisando os itens presentes, percebe-se que a frequência de uso da intranet na Documentar é influenciada não somente pela quantidade de vezes que a pessoa acessa, mas pelos aspectos relacionados à vontade e ao tempo disponível que o indivíduo possui para utilizar a ferramenta. Existem papéis pré-definidos dentro da organização que podem influenciar a frequência do uso dessa ferramenta, já que o comportamento de busca da informação é acionado de acordo com um estímulo, nesse caso a necessidade da informação. Já no caso das atualizações, percebe-se que essa ação de prover novas informações ou atualizá-las está diretamente relacionada aos fluxos de trabalho e que se estes não sofrem grandes mudanças ou alterações, o processo de atualização fica estagnado. A partir de agora, serão retratadas as frequências de uso do sistema colaborativo do laboratório Synergia.

4.5.2 Frequência do uso da wiki no Synergia

Conforme os dados coletados no Synergia e apresentados no Gráfico 2, verifica- se uma grande distribuição da frequência do uso do sistema colaborativo, sendo que a opção obteve maior índice foi a ―uma vez na semana‖ com 36,96% das respostas. Já como segunda colocação um empate entre as opções ―duas vezes na semana‖ e a opção ―não utilizo‖ ambas com 17,39%. Em terceiro lugar ficou a opção ―mensalmente‖ com 13,04%.

Gráfico 2: Frequência de uso da wiki no Synergia.

Nas respostas dos gestores percebe-se certa convergência das informações coletadas com relação à opção ―uma vez na semana‖, sendo que dois gestores optaram por essa resposta e os outros dois responderam que a frequência do uso é ―mensalmente‖.

Para eles, assim como na visão das gestoras entrevistadas na Documentar, o sistema colaborativo do Synergia é pouco utilizado pelos funcionários, assim como é relatado pelo entrevistado nº 2.

Aqui no Synergia nós temos pessoas que utilizam muito, mas também temos pessoas que

praticamente não utilizam.

Um dos fatores que podem influenciar essa questão pode ser o próprio comodismo dos funcionários. Alguns entrevistados citaram que sentem que muitos colaboradores do laboratório têm preguiça de consultar ou colocar informações na wiki, como pode ser visto nas falas dos entrevistados nº 3 e 4.

Às vezes, eu acho melhor eu perguntar para uma pessoa como que ela documentou algo, do

que procurar na wiki. Então eu só olho quando tem algo que ainda não fiz.

A primeira dificuldade é com relação à mudança de comportamento do pessoal. Todos querem as informações mastigada demais, evitando ter o trabalho de consultar, ler, tentar entender. Por

mais que autor do conteúdo tenha tentado explicar de uma forma clara, a pessoa terá que ler e entender e até procurar na internet para complementar o entendimento. Então, esse comportamento é o maior empecilho para o uso da wiki. Logo no início as pessoas, com muita freqüência, me procuravam para tirar dúvidas já documentadas e eu dizia que está na Wiki. O pessoal demorou mesmo a começar a consultar.

Segundo o entrevistado nº 3, uma forma de mudar essa realidade seria com a mudança de postura e o aumento dos incentivos aos colaboradores pelas lideranças diretas de cada equipe.

Outra coisa é o porquê das equipes usarem a wiki. Depende da equipe e da liderança que ela tem. [...] Se fosse em um contexto de tentar difundir essa cultura e ajudar o pessoal a usar mais, toda tarefa

que eu for fazer eu olharia como eles estão mostrando como que faz. Esse seria um jeito de fazer. Antes de eu fazer, eu já vou lá e vejo se alguém já documentou alguma coisa sobre isso, eu não documento. Depende muito do que eu vou fazer.

Ainda buscando detectar os fatores que podem dificultar o uso da wiki no Synergia, verifica-se uma questão inerente ao sistema que é a ferramenta de busca. Três entrevistados afirmaram que sentem que esse sistema da wiki é muito simples e dificulta a tarefa conforme pode-se comprovar no relato do entrevistado nº 3 e 4.

[...] Eu acho a forma de pesquisa de assuntos muito ruim, porque não tem muita relevância naquilo. Então eu acho que atrapalha muito se você não lembrar exatamente como alguém documentou o

que você procura, você não acha. Principalmente se você não sabe em quê está classificado aquela dúvida,

porque é muito raro alguém fazer essa crítica de estar no lugar errado.

Eu acho que a wiki poderia ter uma estrutura de pesquisa melhor como forma de facilitar o refinamento e possibilitar a busca de informações (...) sempre preocupando com a organização das páginas,

no sentido de ser fácil colher e colocar informação. Mudando nesse sentido, eu acredito que fica mais fácil o

uso dentro da equipe.

Analisando os tópicos descritos sobre o uso da wiki no Synergia, percebe-se que a frequência de uso desse sistema colaborativo é influenciada tanto pela proximidade das pessoas (por elas estarem mais próximas fisicamente uma das outras, abrindo espaço para contados face a face), como também pela falta de uma cultura que incentiva o uso do sistema internamente e pelas próprias limitações que todo sistema possui (neste caso, o sistema de busca). O próximo item será dedicado para tratar a frequência de uso do sistema colaborativo da Empresa C.

4.5.3 Frequência do uso da wiki na Empresa C

Os dados coletados na Empresa C e em destaque no Gráfico 3 retratam, assim como nas outras empresas, uma grande distribuição da frequência do uso do sistema colaborativo. Em primeiro lugar, como se pode observar, destaca-se a opção ―duas vezes na semana‖ com maior índice 31,00% das respostas. Já na segunda colocação está a opção ―mensalmente‖ com 20,70% das escolhas. Já no terceiro lugar um empate entre as opções ―a todo momento‖ e ―uma vez na semana‖ ambas com 13,80%.

Gráfico 3: Frequência de uso da wiki na Empresa C

As opiniões dos gestores com relação à frequência de uso do sistema colaborativo das equipes foram bastante divergentes. Dois deles responderam que acreditam que o uso fica ―em torno de duas vezes‖ ao dia e outros dois afirmaram que o uso é ―mensalmente‖. Os outros três entrevistados cada um optou por uma resposta diferente, dentre elas ―em torno de 2 vezes na semana‖, ―uma vez na semana‖ e ―quinzenalmente‖. Essa grande divergência das opiniões pode ser um reflexo de problemas no uso do sistema. Sobre os possíveis problemas no uso do sistema colaborativo na Empresa C, cinco entrevistados citaram haver problemas com a organização das informações na wiki, conforme o relato do entrevistado nº 4.

Hoje na nossa wiki, nós temos dificuldade de encontrar informação. Às vezes tem na wiki, mas não sabemos ao certo como ter acesso a informação por causa da falta de organização. [...] Eu acho

que tem uma dificuldade de organização. Antes era pior, ainda tem um item de busca que dá para nós utilizarmos, mas acho que ainda não é o ideal.

O entrevistado nº 1 fala de uma das consequências dessa falta de organização das informações.

Percebo que as pessoas vão até onde eles conseguem e depois até preferem ligar ou mandar

um e-mail porque não acharam a informação lá dentro.

Outro fator que pode influenciar essa questão é a descentralização da wiki na Empresa C. Como já foi relatado no item 3.2.3, as equipes de setores ou departamentos distintos utilizam a wiki separadamente, tendo cada um o seu sistema. O entrevistado nº 4 narra sobre esse fato, colocando-o como um dificultador para a condução do processo.

O problema é que cada produto, cada área, procura um padrão diferente de como registrar informação na wiki. Então eu acho que por isso que fica desorganizado. Talvez outra forma de organização, por

exemplo, separar por diretoria. Então pensar em uma forma melhor de separar informação, eu acho que seria um grande auxilio quanto a isso.

Além da falta de organização e integração dos sistemas, o entrevistado nº 7 destaca a falta de cultura e de incentivos que contribuam para o uso do sistema colaborativo.

Eu acho que é uma falta de cultura da empresa como um todo. Eu acho que a partir do momento que se cria uma cultura de utilização acho que a gente poderia utilizar muito mais. Mas não faz parte da cultura

da empresa essa troca de informação pela Wiki. [...] Acho que com o incentivo de algumas áreas da empresa talvez de diretoria, de alta gestão.

Quatro dos sete entrevistados afirmam que esses fatores geram falta de priorização na atualização e no reconhecimento de que a wiki é uma fonte de informação válida, segundo o entrevistado nº 1.

O que acontece mesmo é a despriorização, mas não em relação ao tempo e sim com relações a outras atividades e aí como passa por esquecimento, não por tempo, mas por entrar outras

atividades.

Ainda buscando detectar os fatores que podem dificultar o uso da wiki na Empresa C, verifica-se uma questão inerente que é o sistema de busca à organização das informações. Cinco entrevistados afirmaram que sente que a busca na wiki dificulta o processo e a informação tem que ser organizada de forma melhor para facilitar esse processo, conforme pode-se comprovar no relato do entrevistado nº 1.

Se fosse possível, eu mudaria na parte da organização das informações, a forma de encontrar as informações. Cada equipe tem uma forma de deixar as informações na wiki da equipe, então se

uma equipe A já está acostumada de uma forma, a equipe B vai estar de outra, então na hora que o profissional vai cobrar da equipe B isso é sentido.

Sob os temas discutidos e analisando os tópicos descritos sobre o uso da wiki na Empresa C, percebe-se que a frequência de uso desse sistema colaborativo é determinada pela formatação dos fluxos de trabalho, sendo que os próprios prazos de registro na wiki são atrelados com a metodologia scrum (conforme relatado no item 3.2.3). Nesse sentido, os problemas com a organização das informações no sistema e a precariedade do sistema de busca podem ser vistos aqui como problemas inerentes do sistema e que estão de acordo com os relatos feitos pelos gestores do Synergia, que também faz uso da mesma ferramenta.

4.5.4 Frequência do uso dos sistemas colaborativos pesquisados

Os dados obtidos evidenciam uma grande variabilidade das respostas acerca da frequência de uso dos sistemas. Pode-se perceber essa diferença tanto nos resultados quantitativos como também nas respostas obtidos nas entrevistas. A empresa onde essa variabilidade foi menor foi o Synergia. Isso fica claro já que na pesquisa quantitativa há pelo menos nove pontos percentuais de diferença entre a resposta mais votada (―uma vez na semana‖) e as opções restantes, sendo que as entrevistas também demonstraram a mesma tendência.

Corroborando os resultados das três empresas está a questão da percepção dos gestores entrevistados com relação ao uso do sistema colaborativo. Para muitos deles, os sistemas implantados nas suas empresas poderiam (ou deveriam) ser mais utilizados. Esses resultados sugerem a necessidade de estudos mais aprofundados se explorar melhor o uso de sistemas colaborativos em ambientes organizacionais.

Após a apresentação desses dados, o trabalho tem como objetivo buscar identificar os tipos de trocas de informação realizadas por meio do uso dos sistemas colaborativos nas três empresas participantes. Este tema será abordado no próximo item.