DENETİM TEKNİKLERİ

Denetçinin, hesapların kapsamlı incelenmesinde ve kanıt toplamak için kullandığı araç ve yöntemlere kanıt toplama teknikleri veya denetim teknikleri ifadeleri de kullanılır.

Denetçi denetim tekniklerini denetim kanıtı elde etmek için kullanır. Denetim kanıtı ise denetim görüşünün temelini oluşturan sonuçlara ulaşmada, denetçi tarafından elde edilen bilgi anlamına gelir. Denetim kanıtları, finansal tabloların dayandığı hesap ve işlemlerden, muhasebe kayıtlarından, bu kayıtlara dayanan teşkil eden belgelerden ve önceki denetçinin yazmış olduğu raporlardan elde edilir. Denetçi denetim kanıtlarını elde edebilmek için çeşitli denetim tekniklerinden faydalanır. Bu denetim teknikleri ise şunlardır.

2.9.1.Fiili-Fiziki İnceleme

Belge ve kayıtlarda gösterilen fiziki kıymetlerin gerçekten mevcudiyetinin görülmesi ve varlığı saptanan kıymetlerin denetlenen işletmeye ait olduğunun resmi belge ve kayıtlarla doğrulanmasıdır. Fiili ve fiziki incelemede temel hedef işletmenin finansal tablolarında kayıtlı olan varlıkların fiziksel olarak olup olmadığının tespit etmektir (Güredin, 2010).

Denetçi, denetim görevini yürütürken denetim raporuna dayanak olabilecek en iyi kanıt, işletmenin sahip olduğu kayıtlarındaki mevcut fiziksel aktif değerler olacaktır.

Fiziksel olarak işletmenin defter ve belgeleri üzerindeki kayıtlı aktiflerden maddi varlık şeklinde görülebilen, sayılabilen varlıklar olarak; kasa, alacak senetleri, borç senetleri, menkul değerler, stoklar, demirbaşlar, işletmede yer alıp almadığı kullanılıp kullanılmadığı, işletme kayıtları ile uyumlu olma durumu ancak uygulanacak bu denetim tekniği ile mümkündür. Bu tür kanıtlar aynı zamanda güvenilir olan kanıtlardır.

Fiili-Fiziki incelemede aşağıdaki süreç takip edilir:

• İncelenmesi gereken varlıklar belirlenir.

34

• Belirlenen varlıkların sayımı yapılıp, çalışma kağıtlarında gösterilir.

• Sayımı bitirilen varlıkların ne olduğu, hangi amaçla işletmede bulunduğu incelenir.

• Son olarak muhasebe kayıtlarında varlıkların aynı olup olmadığı da tespit edilir.

2.9.2.Gözlem

Gözlem, denetçinin kurum tarafından uygulanan süreç veya işlemleri izlemesini ve gözlemlemesini ifade eder. Gözlemin konusu kişiler, işlemler, süreçlerdir (Güredin, 2010). Fiziki incelemenin yapılamadığı durumda başvurulur. Denetçi tarafından yalnızca gözlemlenmesi şeklinde uygulanan bir tekniktir. Bu tekniği fizik inceleme tekniğinden ayıran unsur tam olarak bu noktadır. Fiziki incelemede denetçi bizzat sayım ve saptamanın içindedir. Gözlem tekniğinde ise denetçi sayımın içinde olmayıp, işletme çalışanlarının yapmış olduğu sayımı doğru yapıp yapmadıklarını gözlemler.

2.9.3.Yazılı veya Sözlü Bilgi Alma - Soruşturma

Yazılı veya sözlü bilgi alma, denetçinin kurum içinden iç denetçiler de dahil şekilde ya da dışından bilgi sahibi olan kişilerden bilgi edinmesidir. Kurum içerisinde bulunan kişilerle yapılan sözlü görüşme yoluyla bilgi sağlanması veya kurum dışından resmi yazı ile bilgi istenmesi yazılı veya sözlü bilgi almaya örnektir.

Kurum içerisinden alınan cevaplar doğrultusunda başka denetim tekniklerinin uygulanması hakkında karar verilir.

Bir takım konularda işletme çalışanlarına soru sorulması tekniğidir. Bu tekniğin kullanılmasıyla beraber elde edilen yanıtlar yazılı ya da sözlü olabilir. Ancak güvenilirlik açısından yazılı yanıt alma yoluna gidilir. Bilgi toplama tekniği dikkatli kullanıldığında yararlı sonuçlar veren bir tekniktir. Ancak sorulacak soruların içeriği ve kimlere sorulacağı dikkatli bir şekilde belirlenmelidir. Yanlış kişilere ve gereksiz yerlere yöneltilen sorular denetçinin işletmedeki saygınlığını ve otoritesini azaltabilir Aynı zamanda denetçi sorularını sorarken hem nazik olmalı hem de karşı tarafı suçlayıcı ve incitici bir tavır takınmamalıdır.(Bozkurt, 1998).

35

2.9.4.Doğrulama – Teyit Etme

Bu teknik firmaların dışında bulunan kaynaklardan firmayla alakalı bilgi edinme metodudur. Denetçiler tarafından sıkça kullanılan bu yöntem yardımıyla sınıflandırma, mekanik doğruluk dışında bütün işletme iddiaları ile ilgili kanıtlar toplanabilmektedir.

Doğrulama tekniğinin işleyişinde bilgiler bağımsız kaynaklardan tarafından direk denetçiye geldiğinden, elde edilen kanıtlar güvenilir olarak kabul edilmektedir. Bu teknikte üç taraf bulunmaktadır. Bunlar denetçi, işletme yönetimi ve bilgi alınacak kaynaktır. Tekniğin uygulanma süreci aşağıdaki gibidir:

• Denetçi işletme adına elde etmek istediği bilgileri içeren doğrulama mektubunu düzenler.

• Mektup işletme yönetimi tarafından imzalandığı zaman ve onay verilmiş olur

• Denetçi tarafından mektuplar belirtilen adreslere gönderilir.

• Mektupların cevaplarının denetçiye ulaşması sağlanır.

• Gelen yanıtlar denetçi tarafından işletmenin kayıtlarıyla olan uyumluluğuna bakılır. Tutarsızlık saptanırsa gerekli işlemler yapılır. (Bozkurt, 1998).

Soruşturmanın özel bir türü olan doğrulama, üç şekilde yapılır.

• Olumlu Doğrulama; denetlenen işletmenin kayıtlarında yer alan bilgi üçüncü kişiye iletilir ve doğru olup olmadığı konusunda geri bildirim istenir.

• Olumsuz Doğrulama; bu teknikte üçüncü kişilerden sadece bilginin yanlış olması halinde cevap istenir. Bilgi istenen kişiden herhangi bir cevap gelmezse bilginin doğru olduğu kabul edilir.

• Boş Bakiyeli Doğrulama; doğrulama mektubunda doğruluğu araştırılan bilgi hakkında her hangi bir bakiye veya bilgi verilmez. Bilgi istenilecek kişiden konuya ilişkin olarak kendi bildiklerini yazması istenir.

2.9.5.Yeniden Hesaplama

Yeniden hesaplama, mali tablolara kaynak teşkil eden belge ve kayıtların matematiksel doğruluğunun kontrol edilmesidir. Bu teknik önemsiz gibi görünse de denetim çalışmaları sırasında kullanılmasından kaçınılamayacak bir tekniktir.

Amortismanların denetçi tarafından yeniden hesaplanarak mevcut amortisman kayıtlarının doğruluğunun kontrol edilmesi yeniden hesaplama tekniğine örnektir.

36

2.9.6.Belgelerin İncelenmesi

İnceleme kurum içinde veya dışında üretilmiş olup olmadığına bakılmaksızın kayıt veya belgelerin, kâğıt üzerinde yazılı şekilde ya da elektronik ortamda veya başkaca şekillerde denetlenmesidir. Söz konusu belgeler şekil olarak incelenmekte olup bu teknikteki temel amaç incelenecek belgenin şekil olarak uygunluğunun sağlanıp sağlanmadığının tespit edilmesidir. Belgelerde temel olarak işletmeye ait olup olmadığı, işletmenin amacına uygun olup olmadığı ve kayıt edilen hesapların doğru olup olmadığı incelenir. Bu belgelere örnek olarak faturalar, sözleşmeler, bordrolar, gider ve gelir pusulaları, çekler, bono, senetler vs. sayılabilir.

2.9.7.Yeniden Uygulama

Yeniden uygulama, denetçinin esas itibariyle kurumun iç kontrol sistemlerince yerine getirilen süreç ya da kontrol mekanizmalarını, kurumdan bağımsız bir şekilde, bizzat yerine getirmesini ifade eder. Bu şekilde denetçi iç kontrol sisteminin güvenilir bir şekilde çalışıp çalışmadığı konusundan fikir sahibi olur.

Yeniden uygulama 2 şekilde yapılabilir

1. İleriye Doğru; Örnekleme yoluyla elde ettiği bir belgeyi tüm muhasebe kayıtlama işlemlerini takip ederek finansal tablolara aktarılmasını inceleme.

2. Geriye Doğru; Yine örnekleme yoluyla finansal tablolarda bulunan kalemlerden bir tanesi seçilir tim kayıt sistemi incelenerek belgeye ulaşılması sağlanır.

2.9.8.Analitik İnceleme Tekniği

Bir kısım mali ve mali olmayan bilgilerle, firmaların kayıtları arasındaki anlamlı ilişkiler incelenerek elde elden bilgilerin denetim yapanların beklentilere uygun olup olmadığının incelenmesidir. Analitik inceleme denetçi tarafından denetim sürecinin planlama, yürütme ve tamamlanma aşamalarında bir takım amaçlar için kullanılır.

Analitik inceleme çeşitli şekillerde yapılabilir. Bunların belli başları:

• İşletme verileri ile sektör verilerinin

• Cari yıl verileri ile önceki yıl verilerinin

37

• Fili verilerle bütçelenmiş verilerin

• Fiili verilerle denetçi verilerinin

• Fiil verilerle finansal olmayan verilerin karşılaştırılması olarak sıralanabilirler (Haftacı, 2014).

Bağımsız denetim sırasında analitik inceleme yapılırken; genelde işletmenin ilgili yıla ait finansal tablolarından hesaplanan oranlar, önceki yılın oranlarıyla ve sektördeki diğer firmaların oranlarıyla karşılaştırılır. Kullanılan bu oranlar: Trend Analizleri, Rasyo Analizleri, Ussallık Testleridir.