DEĞİŞİM İHTİYAÇLARININ BELİRLENMESİ VE FARK EDİLMESİ AŞAMASINDA ÖRGÜTSEL ÖĞRENMENİN ROLÜ

Örgütlerde varolan gelişim süreci, daha önce de bahsedildiği gibi, değişime yönelik birtakım ihtiyaçların hissedilmesi ve farkına varılması sonucunda ortaya çıkmaktadır. Bu sürecin sağlıklı ve etkili bir şekilde işleyebilmesi noktasında en önemli faktör örgütsel öğrenmedir.

Örgütsel öğrenme aracılığı ile çalışanlar bilgi, düşünce ve duygu paylaşımına girerek hem kendilerinin hem de örgütün gelişimi açısından bir süreç başlatırlar. Bu süreçte, yapılan hatalar ve ortaya çıkan olumsuzluklar, örgütün değişim ihtiyaçlarını fark etmesinde ve değişimi gerçekleştirmeye yönelik harekete geçmesinde teşvik edici bir güç olacaktır. Bütün bu girişimler ise ancak örgütün öğrenmesiyle mümkün olacaktır. Bu sayede hatalar ve olumsuzluklar düzeltilerek, örgütün gelişiminin ve değişiminin önü açılmış olacaktır. Bunun için de gelişimi ve değişimi destekleyici bazı faaliyetlerin yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu faaliyetler aşağıda anlatılmıştır.

1. Tutum Değişikliği ve Değişime Direncin Ortadan Kaldırılması

Örgüt geliştirmenin bir değişim süreci olduğu göz önüne alındığında, bu süreçte, çalışanların tutumlarının ve davranışlarının yeniden gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Dolayısıyla, tutumların ve davranışların da buna yönelik olarak değiştirilmesi gerçekleşmelidir. Bu noktada bazı çalışanlar değişime direnç gösterebilirler.

“Örgütsel etkinliğin sağlanabilmesi ve yükseltilmesi amacıyla örgütte girişilen değişmelere karşı direncin önlenmesi başarılı yönetimin temel koşuldur”(Şimşek ve Akın, 2003: 302).

Değişimin getireceği yeni bir düzen ve belirsizlik, çalışanların direnç gösterme şeklinde davranmalarına sebep olacaktır. Mevcut düzenlerinin, alışkanlıklarının ve diğer çalışanlarla olan ilişkilerinin bozulacağı endişesiyle değişimi engellemeye çalışacaklardır.Bundan dolayı, çalışanların bu yöndeki olumsuz ve değişimi engelleyici tavırlarının, yerini olumlu ve yapıcı davranış tarzına bırakmasını sağlayacak bir yaklaşımın, örgüt tarafından benimsenmesi gerekmektedir.

Bu yaklaşım çerçevesinde, çalışanlara gelişimin ve değişimin gerekliliği, bu değişimin kendilerine olumsuz şeyler getirmeyeceği anlatılarak, çalışanların bu konuyu iyice öğrenmeleri sağlanmalıdır. Tabii ki, sadece düşüncedeki değişiklikler önemli değildir. Diğer taraftan bu öğrenilenlerin, tutumlarda ve davranışlarda da değişikliğe yol açması gerekmektedir. Böylece, tutum değişikliği ile birlikte değişime direncin ortadan kaldırılması sağlanacaktır.

2. Yeni Davranışların Geliştirilmesi

Değişimi başlatmaya yönelik tutum değişikliğinden sonra, oluşacak bu yeni duruma göre yeni davranışların ortaya çıkarılması ve bunların geliştirilmesi gerekmektedir. Çünkü, eski davranış kalıpları ile değişimin getireceği yeni ortama uyum sağlamak yeterli olmayacaktır.

Çalışanların yeni davranış biçimlerine hazır olmaları açısından, örgütün eğitim desteğini vermesi ve devam ettirmesi önemlidir. Çalışanların davranışlarında istenilen yönde bir değişim yaratmak için iletişim, grup üyeliği, karar verme, liderlik, işbirliği ve rekabet gibi temel örgütsel süreçlerdeki sorunları çözme, potansiyel çatışma alanlarını denetim altında tutma, insan davranışlarını tanımlama ve iyileştirme, kariyer planlama, takım çalışması gibi yöntemlerden yararlanmak gereklidir. Bu süreçte, çalışanlar ne kadar çok şey öğrenirlerse değişime karşı olumsuz tutumları da o kadar değişecektir. Bu da, çalışanların yeni davranışlar geliştirmelerine katkıda bulunacaktır (Özkara, 1999: 99).

Çalışanlar örgütsel öğrenme yoluyla, çevrede meydana gelen değişikliklerin farkına vararak, davranışlarını da bu yönde geliştirme eğiliminde olacaklardır. Dolayısıyla, öğrenmenin, çalışanların yeni davranışlar geliştirmelerini kolaylaştırıcı yönde etki yaptığını belirtebiliriz.

3. Örgütsel İletişimin Etkinleştirilmesi

İletişim, gerek bireysel gerekse toplumsal yaşantımızın vazgeçilmez bir unsurudur. Bireyler arasında bilgi, duygu ve düşüncelerin paylaşıldığı bir süreçtir. Çalışma hayatında, örgütte geçirdiğimiz süre boyunca da iletişim olgusunu kullanmaktayız. İletişim, bireyin gündelik yaşamında önemli olduğu kadar, örgütün başarılı şekilde yönetimi için de yaşamsal bir araçtır. Bu çerçevede örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütü hedeflerine ulaştırmak amacıyla, gerek örgütü oluşturan çeşitli bölümler, gerekse örgüt ile çevresi arasında gerçekleşen devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi olarak tanımlanabilir (Budak-Solakoğlu ve Budak, 1994: 376-378).

Örgütler, hem bireysel hem de grupsal olarak örgüt içindeki, inanç, tutum ve davranışları, örgütün amaçlarıyla uyumlaştırmak için iletişimden yararlanmak zorundadır. Diğer taraftan, rekabetçi ve dinamik çevre koşullarının da dikkate alınarak çok yönlü ve çevresel ilişkilere yönelik sürekli, bilimsel ve sistematik bir örgütsel iletişim sisteminin kurulması, örgütsel gelişmenin ve değişimin gerçekleşmesi açısından önemlidir (Halis, 2000: 530). Böyle bir iletişim sisteminin var olması, örgütün başarılı olmasına en önemli katkıyı getirir. Böylece, sorunlar her sorumluluk düzeyinde çözülebilir. Ancak öncelikle çalışanların bu tür bir iletişimi istemeleri ve birbirlerini dinlemeyi kabul etmeleri gerekmektedir (Altuğ, 1997: 105).

Çalışanların değişime hazır olmaları, tutum ve davranışlarının değiştirilmesi, örgütsel öğrenmeye elverişli bir ortamın sağlanması, bu süreçte örgütsel öğrenmenin rolünü artıracak faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, örgütsel iletişim etkinleştirilmesi ve sağlıklı bir şekilde işletilmesiyle mümkün olacaktır. Çünkü, çalışanlar birbirleriyle ve dış çevreyle sorunsuz bir şekilde iletişim kurabildikleri ölçüde daha etkin bir öğrenme gerçekleştireceklerdir. Bununla birlikte, örgüt içi ve dışı iletişim kanallarının kapalı ya da sorunlu olması, örgütsel öğrenmeyi engelleyici bir etki yapacaktır.

Örgüt içerisinde dikey bir iletişimin var olması tek başına yeterli değildir. Yani sadece üst yönetimden alt kademe çalışanlarına ya da alt kademeden yukarı doğru bir akışın olması doyurucu bir iletişimi gerçekleştirmeyecektir. Önemli olan çok yönlü bir akışın sağlanmasıdır. Çünkü aksi takdirde, taraflar arasında bir kopukluk meydana gelecektir. Dolayısıyla, çalışanların gerek birbirleriyle gerekse yöneticilerle duygu ve düşüncelerini rahatlıkla paylaşabildikleri, birbirlerine güven duydukları huzurlu ve çalışanları destekleyici bir ortamın olması, örgütsel iletişimin daha etkin olmasını beraberinde getirecektir.

Örgütsel iletişimin etkinleştirilmesi ise, çalışanlar arasındaki ilişkileri geliştirip öğrenmeye zemin hazırlamakla beraber, değişime olan direncin ortadan kalkmasına ve çalışanların değişime yönelik yeni davranışlar geliştirmelerine yardımcı olacaktır.

4. Değişim Kültürünün Yaratılması

Örgütün, gelişim sürecinin başında yapması gereken önemli faaliyetlerden biri de değişimi destekleyici bir kültürün oluşumunu sağlamak olmalıdır. Böylesi bir kültürün yaratılması, çalışanların değişimin gerçekleşmesine yönelik davranışlar içerisinde bulunmasına katkıda bulunacaktır. Dolayısıyla mevcut örgüt kültüründe bu yönde birtakım değişiklikler yapılmalıdır. Değişimi engelleyici değerlerin ve inançların değiştirilmesi gerekmektedir. Bu süreçte, örgütün değişim ihtiyaçlarının belirlenmesi ile ilgili olarak sürekli yeni şeyler öğrenmesi ve örgütsel öğrenmeyi sağlayıcı becerilerle donatılmış olması, değişim kültürünün yaratılmasına destek olacaktır.

Değişim kültürü, yöneticilerin ve çalışanların, yeniliklere ve değişik fikirlere açık hale geldikleri, hatta bu fikirleri sürekli arama alışkanlığı geliştirdikleri bir kültürdür. Değişim kültürü, değişim çabalarını dinamik bir temele oturtmak ve bu çerçevede, bireysel ve takım halinde çalışma alışkanlıklarını, değişimi içerecek şekilde geliştirmek amacını taşımaktadır. Değişim çabalarında, örgüt kültürünün, bu çabalara uyum sağlamasına fırsat verilmediği takdirde, rahatsızlıklar, endişeler ve direnç gibi sonuçlar söz konusu olacaktır (Düren, 2000: 240-241).

Örgüt çalışanlarının beklentilerindeki ve çevre koşullarındaki hızlı değişim ve buna yönelik olarak değişim kültürünün yaratılması ihtiyacı, beraberinde örgütsel öğrenmenin önemini de ortaya çıkarmaktadır. Çünkü bu noktada, ihtiyaç duyulan bilginin elde edilmesi, örgüt düzeyinde yayılması ve kullanılması, çalışanların

çevrelerindeki değişiklikleri izlemeleri ve öğrenmeleri, değişim kültürünün yaratılması açısından etkili olacaktır.

5. Değişim Yönetimi

Değişim, örgütlerin yaşaması, etkinliği ve büyümesi için zorunlu ve kaçınılmaz olmakla beraber, aynı zamanda yönetilebilen bir süreçtir. Çünkü, örgütlerde değişimin durdurulmasından ya da belli bir noktada tutulmasından söz edilemez. Dolayısıyla, değişimin örgütün tümünü ve çevresini etkisi altına aldığı bu dinamik ortamda, değişim yönetimi gerekmektedir. Değişim yönetiminde başarının anahtarı ise değişim gerekliliğinin herkesçe kabul edilmiş olmasıdır. Zaten, değişim yönetiminin de öncelikli amacı, değişimin gerçekleşmesine dair ortak bir kabulün oluşturulmasını sağlamaktır (Geybullayev, 2002: 123).

Değişim yönetiminin amacı, örgütleri, değişim karşısında, hangi olanakları kullanarak uygun yenilenmeyi yapmaları gerektiği konusunda, sürekli olarak uyanık tutmaktır. Örgütü, rekabet koşullarını bilmek, katılımcı yönetim ve esneklik yeteneklerinin geliştirilmesi, insan kaynağında yaratıcı potansiyelin belirlenmesi, sinerji ve yenilik yaratacak yatırımların yapılması, örgütsel öğrenme becerilerinin kazanılması ve geliştirilmesi konularını yakından takip etmeye yönlendirmektedir (Düren, 2000: 230-231).

Değişim yönetimi, örgütü değişime zorlayan faktörlerin belli bir plan dahilinde ele alınarak, sürekli bilgi alışverişi ve öğrenmeyle beraber değerlendirilip, çalışanların değişim doğrultusunda yönlendirilmesi sürecidir. Bu süreçte örgütsel öğrenmenin önemini göz ardı etmemek gerekir.

Örgütsel öğrenmeyle beraber, değişimin yönetilmesi de daha etkin ve başarılı bir şekilde gerçekleşecektir. Örgüt, sürekli öğrenme, paylaşma ve gelişme kültürü yaratacak sistemleri kurduğu takdirde, değişimi ve dönüşümü sürekli kılacaktır. Bu noktada, öğrenmenin değişim yönetiminin amacına ulaşması açısından önemli ve etkili bir faktör olduğu söylenebilir (Toktamışoğlu, 2001: 250).

Değişimin yönetilmesinde diğer bir husus da, örgüt kültürünün değişim süreci ile uyum içinde olması gerektiğidir. Öğrenmenin de bu uyumun gerçekleşmesine katkıda bulunmasıyla beraber, değişim istenilen şekilde yönetilebilecektir.

B) SORUNU TANIMLAMA AŞAMASINDA ÖRGÜTSEL ÖĞRENMENİN