Bilişim Sistemleri

1.1.2. Bilişim Sistemleri

Bilişim Sistemleri (BS); üzerinde geniş çağlı araştırmaların yürütüldüğü bir öğretim ve araştırma alanı, pek çok alanda kullanılan yazılım sistemlerinin genel adı ve aynı zamanda organizasyon içerisinde bir alt sistemdir.

Bilişim Sistemi, bir organizasyonda karar verme ve kontrolü desteklemek için bilgiyi

toplayan, işleyen, depolayan ve dağıtan birbiriyle bağlantılı bileşenler kümesi olarak tanımlanabilir. Bilişim Sistemleri burada karar verme, koordinasyon ve kontrolün yanı sıra, yöneticilere ve çalışanlara problemleri analiz etme, karışık konuları görselleştirme ve yeni ürünler oluşturmada yardım eder.

Bilişim Sistemleri, organizasyon içerisinden ve organizasyonun çevresindeki önem arz eden insan, yerler ve nesneler hakkında bilgi toplar. Organizasyon içerisinde işlerin nasıl yürütüldüğü bilgisi, siparişin hazırlanması ile ilgili bilgiler, stok durumları, çalışanlara ait kayıtlar, çalışma süreleri, kredi bilgileri gibi çok çeşitli bilgiler toplanır, bu bilgilerden anlamlı sonuçlar elde edilip ve bu sonuçlar yöneticilere ve/veya ilgili çalışanlara ulaştırılır.

Yine organizasyonun çevresini oluşturan müşteriler, tedarikçiler, düzenleyici kurumlar ve rakiplerden çok çeşitli bilgiler toplanır. Örneğin döviz kuru, rakiplerim maliyet ve satış fiyatı bilgileri, müşterilerin talebi, Pazar büyüklüğü gibi çeşitli bilgiler periyodik olarak toplanmalı ve değişik seviyelerdeki yöneticilerin kullanabileceği şekle dönüştürülüp rapor edilmelidir. İşte tüm bu aktivitelerin merkezinde içeriden ve dışarıdan bilginin toplanması, işlenmesi, depolanması ve raporlar halinde ilgili yönetici ve çalışanlara dağıtımı söz konusudur. Burada anlaşılması gereken anahtar nokta, Bilişim Sistemlerinin en temel aktivitesinin rapor oluşturmak ve sunmak olmasıdır. Bilişim Sistemleri, bu verilerin toplanması, depolanması, işlenmesi, yayılması ve kullanılması için önceden tanımlanmış süreçlere dayalıdır. Bu sistemler kolaylıkla değişmeyen, göreceli olarak artık sabit hale gelmiş ve önceden tanımlanmış kurallara uygun olarak çalıştırılırlar. Bu bilişim sistemleri, bilgiyi işlemek ve dağıtmak için donanım ve yazılım teknolojilerini kullanan bilgisayara dayalı sistemler ya da kağıt ve el yazısı ile çalışan manuel sistemler olabilirler.

16 Bilişim Sistemleri, Bilişim Teknolojileri (BT) kavramı gibi teknik konuların yanı sıra çok daha geniş bir alanı kapsayan ve içerisinde Yönetim ve Organizasyon gibi Sosyal Bilimlere ait boyutlarında yer aldığı bir bilim alanıdır. İster işletme ve organizasyonların ayrılmaz bir parçası olarak, isterse bir bilim alanı olarak Bilişim Sistemleri, günümüz yöneticilerinin teorik ve uygulamalı olarak hâkim olması gereken disiplinler arası bir alandır. Bilişim Sistemleri bu çok yönlü yapısı ile çeşitli şekillerde tanımlanmış. Örneğin Laudon&Laudon’a göre:

Bir bilişim sistemi, organizasyonda karar verme ve kontrolü desteklemek üzere bilgiyi toplayan (veya çıkaran), işleyen, depolayan ve dağıtan birbiriyle ilişkili bileşenler kümesidir şeklinde teknik olarak tanımlanabilir. Karar verme, koordinasyon ve kontrolü desteklemenin yanı sıra problemleri analiz etme, karmaşık konuları görselleştirme ve yeni ürün meydana getirmede yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olabilir. Bilişim sistemleri, organizasyondaki veya çevresindeki insanlar, yerler ve çeşitli şeyler hakkında bilgi içerir. (Laudon & Laudon, 2011, s. 15).

Bu ifadeye göre Bilişim Sistemleri organizasyonun iç ve dış çevresinden gelen verilerin işlenerek faydalı bilişime dönüştürüldüğü, soyut ve somut bileşenlere sahip, organizasyon ile bütünleşik ve aynı zamanda etkileşim içerisinde olan sistemler olarak tanımlanabilir. O’Brien&Marakas ise Bilişim Sistemlerini, “organizasyonda bilgiyi depolayan, çıkaran, dönüştüren ve dağıtan insanlar, donanım, yazılım, iletişim ağları, veri kaynakları, politikalar ve prosedürlerin herhangi bir organize kombinasyonu” olarak görmektedir (O’Brien & Marakas, Management Information Systems, 2010, s. 4).

Bilişim Sistemi, organizasyonun etkililiğini ve verimliliğini artırmak amacıyla organizasyonun bir parçası olarak hayata geçirilir. Bilişim Sisteminin kapasitesi ve yetenekleri, çalışma sistemi, çalışanları, kendisini geliştirme ve implementasyon yöntemleri ve organizasyonun karakteristikleri bir araya gelerek amaçları başarma derecesini belirler (Silver, Markus, & Beath, 1995).

Bilişim sistemleri aynı zamanda fonksiyonel veya organizasyonel sınırlar tarafından tanımlanan alt sistemlerin koleksiyonudur (Ives, Hamilton, & Davis, 1980, s. 910). Bir başka tanımda bilişim teknolojileri ve iş süreçlerine odaklanarak Bilişim Sistemini, bir

17 ya da birçok iş sürecinde kullanılan bilginin yakalanması, iletilmesi, depolanması, çıkarılması, manipüle edilmesi veya gösterimi için bilişim teknolojilerinin kullanıldığı bir sistem olarak tarif etmekte (Alter, 1996) ve böyle bir sistemin donanım, yazılım, insan ve organizasyonel dört seviyeye sahip olduğu belirtilmiştir (Alter, 1999). 

Bilişim Sistemleri, organizasyonlar ve insanlar tarafından bilişim teknolojileri kullanarak iş süreçlerindeki bilgiyi toplamak, işlemek, depolamak, kullanmak ve dağıtmak için geliştirilmiş sistemlerdir. Bilişim Sistemleri kontrol ve karar verme açısından etkin yönetime ve rekabet avantajına erişmek için operasyonel verimliliğe imkân tanıyarak organizasyonlara katkıda bulunur. Bilişim Sistemleri fonksiyonlarına ve yapısına göre iki farklı açıdan ifade edilebilir. Yapısal açıdan bir bilişim sistemi organizasyonel amaç ve fonksiyonlara hizmet etmek amacıyla insanların, süreçlerin, verilerin, modellerin ve teknolojinin bir birleşimidir (Gencel, 2003, s. 3).

Yöneticilere, çalışanlara ve firmaya hizmet etmek üzere hayata geçirilen Bilişim Sistemleri ile kuruldukları Organizasyonlar birbirlerini etkilerler. Yöneticiler ve çalışanlar, verimliliği artırmak, daha başarılı bir şekilde rekabet etmek ve rekabet fırsatları yakalamak ve işletmeyi daha iyi yönetmek için teknoloji iyi anlamalı ve etkin bir şekilde kullanabilmelidir. Teknolojiden yararlanabilmek için ise Bilişim Sistemlerinin etkilerinin farkında olmalı ve organizasyonla olan ilişkilerinin iyi anlaşılması gerekmektedir. Bilişim Sistemleri ve organizasyonlar arasındaki etkileşim çok yönlüdür ve Organizasyonun Yapısı, Standart İş Süreçleri, Politikalar, Kültür,

Çevre ve Yönetim Kararları gibi çeşitli faktörlerden etkilenirler. Bu yönüyle bakacak

olursak Bilişim Sistemleri, organizasyonun sosyal yapısını ve iş yaşamını değiştirebilir.

Şekil 2. Bilişim Sistemlerinin İlişkili Olduğu Bileşenler 

Kaynak: (Laudon & Laudon, 2011, s. 18)’dan uyarlanmıştır.

YÖNETİM ORGANİZASYON

18 İşletmeye gerçek değerini kazandıran araç Bilgi Teknolojileri ve Bilişim Sistemleridir. Bir Bilişim Sisteminin değerini ise, daha iyi yönetim kararları, daha verimli iş süreçleri ve daha yüksek firma üretkenliğine götürme derecesinde yatmaktadır. Bir sistem bu 3 alanda ne kadar başarılı ise sistem o derece değerlidir. Bu nedenle sistem nihai olarak Yönetim ve Organizasyonel sonuçları itibari ile değerlendirilmektedir ve bu tür çözümler üretmek için tasarlanmıştır.

Bilişim Sistemi, organizasyonun içinde bulunduğu çevre tarafından ortaya konan bir rekabet yada soruna karşı, bilişim teknolojisine dayanan Organizasyonel ve Yönetimsel çözümü temsil eder. Dolayısıyla Bilişim Sistemlerini tam olarak anlayabilmek için daha geniş anlamda yönetimi, organizasyonu, teknolojinin boyutları ve problemlere karşı çözüm sunma gücünü anlamak gerekmektedir. Bu anlamlandırma gayretleri Bilişim Sistemleri bilimini ve başarı çalışmalarını doğurmuştur.

Bilişim Sistemlerinin organizasyonel boyutları olduğu gibi aynı zamanda Bilişim Sistemleri Organizasyonlar’ın da birer parçasıdırlar. Organizasyonlar şekil 5’te görüldüğü gibi çeşitli yönetim seviyelerinden oluşur.

Şekil 3. Organizasyonların Anahtar Elemanları

Kaynak: (Laudon & Laudon, 2011, s. 81)’dan uyarlanmıştır.

Organizasyonların iş süreçleri, görevlerin yerine getirilmesinde uyulmak üzere önceden tanımlanmış resmi kurallar içerir. Bu kurallar çalışanlara fatura kesmeden, müşteri siparişi almaya ve müşteri şikâyetlerini yanıtlamaya kadar pek çok süreçte rehberlik eder. Her organizasyon üretim işçileri, hizmet işçileri, veri işçileri, bilgi işçileri gibi çok

İnsan Yapı İş  Süreçleri Politikalar Kültür

19 çeşitli insan kaynağı çalıştırır. Her organizasyon kendine has bir kültüre veya iş yapış yöntemlerine sahiptir. Organizasyonların politikaları; farklı bakış açıları, tartışma ve anlaşmalardan kaynaklı olarak meydana gelen edinim ve tecrübelere dayalıdır. Çeşitli alanlarda organizasyonun tavır ve davranışını ifade eder. İnsan kaynakları politikası, çevre politikası, rekabet politikası gibi.

Şekil 4. Organizasyonların Etkileşimli Bileşenleri

Kaynak: (Laudon & Laudon, 2011, s. 93) ’dan uyarlanmıştır.

Yöneticiler işleri gereği organizasyonların karşılaştığı birçok durumu anlamak, kararlar vermek ve organizasyonel problemleri çözmek için hareket planları hazırlamak zorundadır. Yöneticiler aynı zamanda organizasyonun rakipleri tarafından ortaya konan rekabeti anlamaya çalışmalı ve gerekli rekabet stratejilerini geliştirmelidir. Organizasyon çevresinde meydana gelen tehditleri algılamak ve bunlara yanıt vermek durumundadır. Bu aşamada işi koordine etmek ve başarıya ulaşmak için insan ve finansal kaynakları tahsis ederler. Yöneticilerin verdiği kararlar, farklı seviyelerde farklılık gösterir.

Yönetici var olan kaynakları yönetmekten daha fazlasını yapmalı, yeni ürünler ve hizmetler geliştirmek, gerektiğinde organizasyonu yeniden oluşturmak ve gerekli dönüşümü sağlamak zorundadır. Bilişim Teknolojileri, organizasyonların yeniden yönetilmesi ve yeniden tasarlanmasında güçlü bir rol üstlenebilir. Her yönetim seviyesi farklı bilgi ihtiyacına ve farklı bilişim sistemlerine gereksinim duyar. Bütün yönetim seviyelerinin, geniş bir alana yayılan problemlere orijinal çözümler geliştirmesi ve taratıcı olması gerekmektedir.

İş Süreçleri İnsan

20