Bilgiyi yönetme ve iletme sürecinin bir boyutu olarak ele alınan bilgi paylaşımının en önemli öğesi bireyler ve bireysel bilgidir. En az iki kişi arasında oluşan ilişkide taraflardan biri bilgiye hakim ve sahipken bir diğeri bilgiyi öğrenen durumundadır (Ipe, 2003:32). Kişiler ve gruplar arasında gerçekleşen bilgi paylaşımı sürecinde deneyimler, tecrübeler karşılıklı olarak paylaşılmaktadır (Marouf 2005:39) .Örgütsel verimliliğin önemine dikkat çeken Nonaka ve Takeuchi, (1995), kişilerin sahip oldukları bilgiler sayesinde örgütler bilgiyi üretmektedirler.
Örgütlerin yaşamlarını devam ettirebilmeleri için gerekli olan sürdürülebilir bir büyüme, rekabet avantajı sağlama ve karlılık gibi faktörler bilgi ile beslenmektedir. Bilgi, son yıllarda örgütler açısından sayılabilecek en önemli kaynaklar arasında yerini almaktadır. Bilgi, deneyimlerin, değerlerin, enformasyonun bir araya gelerek anlamlı bir hale gelme sürecidir. Bilgi sadece yazılı dökümanlarla, normlarla sınırlı olmayıp zihinlerde varlığı hüküm süren anlamlı bir bütündür (Davenport, Prusak: 1998:3-7).
Bilgi, çağımızın en önemli unsurlarından birisi olmaya devam ettikçe yapılacak olan araştırmalar ve çalışmalar da artacaktır. Bilgi; öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, malumat, vukuf olarak ifade edilmektedir (TDK). Brakensiek ise bilgiyi, “deneyim, değerler, enformasyon ve uzman görüşlerine yeni bir çerçeve sağlamak için deneyim ve enformasyonun bütünleştirilmesi, anlamlı bir hale getirilmesi süreci” olarak ifade etmiştir (Brakensiek, 2002:13). Paylaşmak ise, aralarında pay etmek, bölüşmek, üleşmek ve onaylamak olarak ifade edilmiştir. (TDK) Dolayısıyla bilgi paylaşım kavramını organizasyon-kurum çerçevesinde kavramsallaştırırsak; organizasyon içindeki bütün araştırma, öğrenme ve gerçek yoluyla elde edilen bilgilerin, anlamlı haldeki enformasyonun kişiler arası (gerçek veya tüzel) pay etmesi, birbirine aktarması olarak ifade edebiliriz. Yalnız bilgi paylaşımını, “Bilgi transferi” ile karıştırmamak gerekmektedir. Bilgi transferinde bir koşul söz konusudur, bilgi paylaşımında ise bir koşul yoktur. Kavramımıza dönecek olursak, organizasyon hedeflerine ulaşmadaki en büyük desteği bilgi paylaşımından sağlamaktadır. Organizasyonun bilgi paylaşımı stratejisindeki başarısı, yüksek oranda kaynak idaresindeki eşgüdüm sağlama becerisine bağlıdır (Carneiro, 2000:87).
Bilgi Paylaşımı Süreci
Bilgi paylaşımı, konu bakımından sosyo-teknik anlamda araştırmalara konu olabilir. Bu bakımdan bilgi paylaşımı, hem teknoloji eğilimli hem de çalışan odaklı bir süreçtir (Sondergaard, 2007:424). Değer yaratmanın en güçlü noktası durumunda olan bilgi, paylaşıldıkça artmaktadır. Bu yanı ile tarihte “bilgi kuvvettir” yaklaşımını da yıkmıştır ve “bilgi paylaşımı kuvvettir” anlamının geçerliliğini sağlamıştır (Gurteen 1999: 3). Bilgi paylaşımı, örgütlerin verimliliği ve bilgi hiyerarşisi sürecinde oldukça etkili bir rol almaktadır. Kişilerin beklentileri yönünde oluşan bilgi paylaşımı, iş memnuniyetinin artmasına, sosyal ilişkilerin ilerlemesine, vaktin randımanlı ve etkili harcanmasına, örgütte motivasyonun artmasına pozitif etki etmektedir (Byrne vd. 2006: 151).
Örgütler hedeflerini elde ederken en önemli yardımı bilgi paylaşımından almaktadırlar. Örgütün bilgi paylaşım stratejisindeki kazanımı, büyük ölçüde kaynak yönetiminde koordinasyon ve becerisiyle ilişiklidir. Kaynaklar; maddi (para, eşya vb) ve maddi olmayan kaynaklar (veri, bilgi vs) sermaye arasında bölüştürülebilir. (Carneiro 2000: 91) Nonaka ve Takeuchi (1994) bilgi üretim sürecinde çalışanların ehemmiyetinin farkına varanların
öncülerindendir. Onlar, bilgi üretimini bir süreç olarak tanımlamaktadırlar. Bahsedilen süreçte bilgi kavramı, çalışanlar tarafından işletmenin bir parçasını ifade etmektedir. Bilgi örgütte çalışan çeşitli kişiler arasındaki ilişkiler vasıtasıyla olmaktadır. Bilgi, kişiler olmadan ortaya çıkamaz ve kişiler bilgiyi başka kişi ve topluluklarla paylaşmadıkça bilginin işletmenin verimliliğine kısıtlı bir tesiri olur. Kişisel bilgi, kişinin fiziksel ve zihinsel yeteneklerini kapsar ve örgütsel bilginin parçasıdır (Nonaka, 1994:35).
Örgütlerde yeni bilgi oluşum sürecinde örtülü bilgi açık bilgiye dönüşmektedir. Nonaka ve Takeuchi bunu ifade ederken oluşturdukları modelde bireysel örtülü bilgi bireysel açık bilgiye dönüşmekte olup son olarak örgütsel bilgiye dönüşen bir sarmaldan bahsetmektedirler (Nonaka & Takeuchi, 1995: 71).
Bir işletmede bilgiden faydalanma becerisi bilgiyi meydana getiren, bölüşen ve kullanan işletme içindeki kişilere tabidir. Bilgiden faydalanma yalnızca insanların kendi bilgilerini başkalarıyla paylaştığında olabilmektedir. Bilgi paylaşımı dayanak olarak bilgiyi örgütte çalışan diğer kişilerin de faydalanabileceği duruma kavuşturma halidir. Kişiler arasındaki bilgi paylaşım durumu bir kişi tarafından oluşturulan bilginin başka bir kişi tarafından kavranabilir, tutunabilir ve de faydalanabilir duruma evrilmesi sürecidir. Paylaşım kavramı, bilgiyi elinde tutan kişinin farkında olarak başkalarının faydalanmasına açmasını belirtir. Bununla beraber paylaşım, paylaşımcının bilgisinin kaynaklığını bırakmadığını alternatif olarak kaynak ve alıcı arasındaki ortak bir bilgi aidiyeti ile noktalandığını anlatır (Ipe,2003:341).
Bilgi paylaşımı örgütlerde biçimsel ve biçimsel olmayan olarak iki şekilde meydana gelebilmektedir. Bu noktadaki farklılık bilgi paylaşımına göre herhangi bir idare etme sürecinin veya teftiş sürecinin verimli olması ile ilgilidir. Biçimsel olmayan bilgi paylaşımı, herhangi iki kişi arasında rastlantısal olarak herhangi koşula tabi olmadan sözlü iletişim anında istemsiz olarak oluşan bilgi paylaşım şeklidir. Bu paylaşım iki kişi arasında karşılıklı olabileceği gibi farklı iletişim kanallarıyla da oluşabilir. Biçimsel olmayan bilgi paylaşımının idare edilmesi epey zordur.
Biçimsel bilgi paylaşımı, herhangi bir örgütte bilhassa teknoloji vasıtasıyla belirli koşullar altında örgüt çalışanlarının hepsinde ortaya çıkan ve kendi aralarında oluşturulan bilgi paylaşımıdır. Biçimsel bilgi paylaşımının kontrolü ve gayelerini elde edip edemedikleri, bilgiyi paylaşan yan ile bilgiyi kabul eden yan vasıtasıyla kolaylıkla belirlenebilir (Yeniçeri ve Demirel,2007:222). Bilgi oluşturma sürecinin ikinci evresi dışarda tutmadır. Dışarda tutma,
örtülü bilginin açık bilgiye dönüşüm sağladığı bir aşamadır. Ön modeller, modeller, metaforlar vasıtasıyla örtülü bilgi açık hale dönüşebilmektedir (Akgün ve diğerleri, 2009,:33).