Bilgi Müdürü

Son zamanlarda şirketlerin çoğu bilgi yönetiminin başına bir Bilgi Müdürü atamaktadır. Bazı şirketler ise hem bilgi yönetimini hem de kurumsal öğrenme sürecini kapsayan “Öğrenme Müdürü” pozisyonunu oluşturmuşlardır. Bunların her ikisi de üst yönetim pozisyonları olup enformasyon müdürü, insan kaynakları bölümü yöneticileri ve diğer birim liderleri ile aynı düzeydedirler. Bir kuruluşta Bilgi Müdürü şunları yapmalıdır :

73

- Bilgiyi ve bilgiden ders almayı yüceltmeli, desteklemelidir. Bugün pek çok şirketin stratejilerinde ve süreçlerinde bilginin sahip olduğu önemli rol göz önüne alındığında kurum kültürlerinde ve bireylerin bilgiye ilişkin davranışlarında uzun vadeli değişiklikler gerekmektedir. Bu değişiklikler sürekli ve güçlü bir destek ister. - Kitaplıkları, bilgi tabanları, insanlı ve bilgisayarlı iletişim ağları,

araştırma merkezleri, bilgiye yönelik yapılanma da dahil olmak üzere şirketin bilgi alt yapısını hazırlamalı, işlemesini sağlamalı ve yönetmelidir.

- Şirket dışındaki enformasyon ve bilgi kaynakları (akademik çevreler, veri tabanı şirketleri) ile ilişkileri yönetmeli ve bu kaynaklarla anlaşmalar yapmalıdır. Bu birçok şirket için zaten büyük bir masraf kapısı olup etkili ve verimli bir şekilde yönetilmesi çok önemlidir. - Bilginin yaratılması ve şirket genelinde kullanılması sürecine (yeni

ürün geliştirme, pazar araştırması, iş stratejileri geliştirme gibi) önemli katkılarda bulunmalı, eğer gerekiyorsa bu sürecin geliştirilmesi yönündeki çabalara destek vermelidir.

- Şirketin bilginin sıralanması yaklaşımlarını oluşturmalı ve yürütmelidir. Bu gibi yaklaşımlar kuruluşun üzerinde durması gereken temel enformasyon ve bilgi kategorilerini belirler ve hem var olan bilgi birikiminin hem de gelecekteki bilgi modellerinin haritasını çıkarmayı kapsar.

- Geleneksel finanssal analiz ya da anektod yönetimi yaklaşımları ile bilginin değerini ölçmeli ve yönetmelidir. Eğer kuruluş bilginin değeri ve yönetimi hakkında bir fikre sahip değilse bu iş uzun sürmeyecektir. - Kuruluşun profesyonel bilgi yöneticilerini yönetmeli, bunu onlara bir birlik duygusu aşılayarak, profesyonel standartları oluşturarak, kariyerlerini yöneterek yapmalıdır. Bu çalışanlar Bilgi Müdürü ile şirketin bilgi yönetimi çabalarını yoğunlaştırdığı alanların (örneğin belli bir Pazar, ürün grubu ya da belli bir müşteri türü gibi.) yöneticileri arasında yerleştirilmiş olabilirler.

74

- Şirketin kaynaklarını en çok yönetilmesi gereken bilgi türü ve gereksinimlerle var olan kapasite arasındaki açığın en büyük olduğu bilgi süreçleri üzerinde yoğunlaşarak bilgi stratejisinin geliştirilmesine yön vermelidir.

Bilgi Müdürü’nün tüm bu sorumluluklar arasından üç tanesi özellikle önemlidir : 1. Bilgi kültürü oluşturmak,

2. Bilgi yönetiminin alt yapısını hazırlamak,

3. Tüm bunların ekonomik açıdan yarar getirmesini sağlamak.

Bilgi yönetiminin alt yapısını hazırlamak önemli bir teknolojik boyut içerir; işin içine çalışma istasyonları, iletişim ağları, veri tabanları, arama motorları, hatta kelime-işlemcileri ve masa üstü yayıncılık araçları girer. Ama işin insan kaynakları boyutu, yani değişik birim ve departmanlarda bilgi tabanlarının geliştirilmesi ve korunması için gerekli yapıları oluşturmak daha da güçtür.

Para ile yakın ilişkisi kurulmaya hiçbir bilgi yönetimi girişimi başarıya ulaşmayacaktır. Bilgi Müdürü bilginin daha iyi yönetilmesinin şirketin para kazanmasına ya da tasarruf etmesine nasıl yardımcı olacağını saptamalı ve bu bağlantıyı mümkün olduğu kadar belgelendirebilmelidir. Dow Chemical’dan Gordon Petrash yalnızca patentlerin daha iyi yönetilmesini sağlayarak şirketine 4 milyon dolardan fazla tasarruf ettirmiştir.

Kuruluşlarda yeni oluşturulan her pozisyonda olduğu gibi Bilgi Müdürü’nün de kişisel özellikleri çok önemlidir. Herhangi bir üst düzey yöneticide bulunması gereken genel özelliklerin ve becerilerin yanı sıra, bir Bilgi Müdürü’nün aşağıdaki niteliklere de sahip olması gerekir.

a) Bilgi yönetimi sürecinin bilginin yaratılması ya da uygulanması gibi bazı yönlerinde zengin bir deneyime sahip olmak,

b) Bilgiye yönelik kuruluş yapılarını ve teknolojileri (grup iletişim olanakları, kitaplıklar vb.)bilmek,

c) Profesyonel konumuyla doğrudan ilişkili yüksek seviyede bilgi sahibi olmak,

75

d) İşin başlıca operasyonel süreçlerini bilmek ve bunlarda deneyim sahibi olmak.

Yukarıdaki niteliklerden de anlaşılacağı gibi Bilgi Müdürlüğü pozisyonları teknik,insana ilişkin ve finanssal becerilerin bir arada bulunmasını gerektirir. Bilgiyi yakalamaya ve dağıtmaya ilişkin teknolojilerin kullanılmasında bir parça deneyim sahibi olması gerekse de iyi bir Bilgi Müdürü teknolojiye dayalı açık bilgiye önem vermek ile bilgiyi destekleyen ya da engelleyen kültürel faktörleri hissetmek arasında iyi bir denge kurmuş olmalıdır. Bilginin erdemlerine sadık kalmak iyi bir özelliktir ama işyerinin gereksinimlerini de sezmek gerekir.

Bu rolleri üstlenen yöneticilerin mesleki geçmişleri genellikle teknoloji ağırlıklıdır ama tipik olarak kültürel ve kurumsal değişim alanlarında da deneyim sahibidirler. Örneğin Ernst&Young’da Bilgi Müdürü açıklanan kurumsal alt yapıya başkanlık etmesinin yanında bilgiye yönelik bir altyapı geliştirme amacıyla teknoloji uzmanlarıyla da çalışır. Şirketin denetim, vergi ve danışmanlık birimlerinin stratejik talimatlarını belirli bilgi gereksinimlerine ve istenen bilgi davranışlarına dönüştürme görevi onundur. Aslına bakarsanız şirketin aralarında Kanada, İngiltere ve Kıta Avrupa sı da bulunan değişik ülkelerdeki bölümleri kendi Bilgi Müdürleri’ni atamış olup bu kişilerin çalışmalarını uluslar arası bir bilgi komitesi aracılığıyla koordine etmektedirler.