Belediyeler kamusal alan içinde yer almaktadır. Belediyelerdeki halkla ilişkiler çalışmalarının çağdaş bir şekilde yapılması yakın zamanlarda başlamıştır. Kamu kuruluşlarında ekonomik kaygının olmaması, halkın başka bir kamu kuruluşunu seçme şansının olmaması gibi durumlardan kamuda halkla ilişkiler son yıllara kadar gelişmemiştir. Ancak belediyeler de kamu kuruluşu olmasına rağmen onların yine de kaygısı vardır. Bir dahaki seçimde seçilememek gibi oy kaygısı vardır. Buna rağmen belediyelerde de halkla ilişkiler çalışmaları son yıllarda gerçek anlamını göstermiştir. Daha öncesinde yapılan etkinlikler fazla gösterilmemektedir. İletişim tek taraflı olup, bilgilendirme yapılmamaktadır.
İletişimin sağlanması açısından ilk defa 1995 yılında İstanbul Büyükşehir Belediyesi “Beyaz Masa”yı kurmuştur. Alo 153 hattı ile tüm istek ve şikayetler alınmıştır. Daha sonrasında Yalova ve Kayseri’de uygulanmaya başlanmış, zamanla tüm belediyeler buna geçmiştir.
Belediyelerde halkla ilişkiler çalışması araştırılırken daha önce de belirtildiği gibi Kocaeli Belediyesi ve etkinliklerin anlam bulduğu Derince Belediyesi incelenmiştir. Kocaeli Büyükşehir Belediyesi yaptığı tüm etkinlikleri basına duyurmaktadır. Yapılan çalışmalar afişlerle her yerde gösterilmektedir. Örneğin bir mahallede yol çalışması yapıldıysa yolun eski ve şimdiki görüntüsü yan yana verilmiştir. Caddelerin her yerine ve çalışma alanlarına oluşturulan slogan asılmıştır. “Büyükşehir çalışıyor, Kocaeli değişiyor” sloganı halkın belleklerine işletilmiştir. Sosyal sorumluluk çerçevesinde fakir ve kimsesizler sığınma evi açılarak burada kimsesi olmayan dışarıda yaşayan vatandaşlar için yemek, giyecek ve yatacak yer tahsis edilmektedir. Bilimsel ve kültürel faaliyetlere de büyük destek vererek kamuoyu gözünde yenilikçi, bilimi destekleyen, kültüre saygılı ve sahip çıkan kurum olarak izlenim oluşturmaya çalışılmakta ve algılattırılmaktadır. Caddelerin yoğun olan kısımlarına seçimden önce verilen sözler ve gerçekleştirilenler sıralanarak kamuoyu gözünde olumlu imaj ve güvenilirlik yaratılmaktadır. Sportif faaliyetlerde
finansman sağlanarak destek olunmaktadır. Örneğin Buz pateni pahalı bir spordur. Öğrencilerin etkinlikteki kıyafetleri ve patenleri belediye tarafından karşılanmaktadır. Çünkü bir patenin fiyatı 400-450 $’dan başlamaktadır. Dereceye giren öğrencilerin yurt içi ve yurt dışı yarışmalarda tüm masrafları belediye tarafından karşılanmaktadır.
Ramazanlarda aşevlerinin kurulması, buralardaki iftar yemeklerine belediye başkanlarının katılması, eğlencelerin, yarışmaların, söyleşilerin düzenlenmesi, çeşitli etkinliklerin yapılması ve bunların duyurulması kurumun tanıtım etkinlikleridir. Haziran-Eylül ayı boyunca açık olan fuara öncülük etmek, etkinlikler düzenlemek, konserlerin verilmesine olanak sağlamak halkla ilişkiler çalışmaları içinde yer alır. Halkla ilişkiler çalışmaları esnasında görsel ve işitsel basın, reklam sıkça kullanılmaktadır. Ayrıca çevreci bir kimliğe sahip olduklarını vurgulamak ve akıllarda öyle yer etmek açısından park ve bahçelerin, yeşil alanların düzenlenmesi yapılmıştır. Bütün bunlar kurumun kamuoyu gözünde olumlu bir şekilde algılanması ve olumlu imajın oluşturulması çabalarıdır. Halkla ilişkiler birimi Basın ve Halkla İlişkiler birimi olarak faaliyet göstermektedir.
Derince belediyesi de halkla ilişkilere önem veren ve halkla ilişkiler uygulamaları gerçekleştiren bir kurum olma yolunda ilerlemektedir. Halkla ilişkiler birimi 2004 yılında kurulmuş ve faaliyetlerine başlamıştır. İletişimin öneminin büyük olması nedeniyle halkla iletişim kurmak, istek ve şikayetlerin yerinde ve zamanında kuruma ulaşmasını sağlamak amacıyla Derince Belediyesi İletişim Merkezi (DERBİM) kurulmuştur. Buraya gelen istekler, şikayetler teker teker değerlendirilmekte ve sonuçları hakkında ilgili kişilere geri dönüşüm yapılarak bilgi verilmektedir. Aşağıdaki resimde DERBİM ile ilgili slogan ve numarası verilmiştir66.
66 http//www.derince.bel.tr
Halkla ilişkiler çalışmaları içerisinde; yaşlılara gezilerin düzenlenmesi, kadınlar meclisinin açılmasıyla iş atölyelerinin kurulması, yeni doğan bebeklere geziler düzenlenerek hediye paketi sunulması, öğrencilere ve gençlere yönelik faaliyet ve etkinliklerin, konserlerin düzenlenmesi sayılabilir. Öğrenci motivasyonları için tarih öğretmenleriyle birlikte Osmanlı Saraylarına ve tarihi yerlere geziler düzenlenmektedir.
Sosyal hizmetler bazında; cenaze sahiplerine o gün için yemek bırakılmaktadır. Fakir ve kimsesizlere günde üç öğün sıcak yemek götürülmektedir. Mahalle muhtarlarından belirlenen yoksul ailelere belirli aralıklarla gıda yardımı yapılmaktadır. Bunun dışında ekonomik durumu kötü olan öğrencilerin tüm okul masrafları ve giyecek masraflarının karşılanması amacıyla ilçe genelinde kampanya başlatılmıştır ve süreklilik arz etmektedir. Bunun için iletişim kanalları, halkla ilişkilerin yararlandığı ortam ve araçlar kullanılmıştır. Bu kampanya için slogan hazırlanmıştır. Aşağıdaki şekil bu sloganı ve kampanyayı göstermektedir67.
Şekil: 2. Kampanya Sloganı
Derince Belediyesi’nde de amaç, halkın gözünde olumlu bir imaj oluşturmaktır. Bu amaç için bir çok faaliyet oluşturulmakta ve iletişim kanalları vasıtasıyla halka duyurulmaktadır. Belediyenin olumlu imaj oluşturma çabalarının yanında gerçekleştirdiği veya gerçekleştirme aşamasında olduğu çalışmalarda halkın desteğini almak da halkla ilişkiler çalışmalarının hedefleri arasında yer almaktadır. Halkla ilişkiler çalışmaları içerisinde öğretmenlere seminerlerin verilmesini, başkanın esnaflarla kahvaltılar düzenleyip sorunları dinlemesini, çocuklar için sahilde düzenlemelerin ve değişik oyun alanlarının ve materyallerinin hazırlanmasını gösterebiliriz. Belediyenin yaptığı veya gerçekleştirmeyi düşündüğü projelerde halkın desteğini almak, olumsuz tutumlarla karşılaşmaktan kaçınmak için sloganlar oluşturulmakta ve bu Derince’nin en işlek noktalarına afişlerle asılarak gösterilmektedir. Derince’deki ulaşım ve alt kısım ile üst tarafın birleştirilmesi amacıyla tünel projesi hazırlanmıştır. Projeye başlamadan önce Derince’nin her yerine ve Derince’ye yakın yerlerde E-5 karayolu üzerinde büyük afişlerle Derince Birleşiyor” sloganıyla tünel projesi aylar öncesinden halkın belleğine yerleştirilmeye çalışılmıştır. Sloganın altında da projenin bitmiş hali gösterilmektedir. Bu projeye başlamak sorunu da beraberinde getirecektir. Çünkü E-5 Karayolu bir yıl öncesinde yapılmıştır ve bu projeyle yeni yapılan yol bozulacak ve trafik çok uzun süre sorunlu olacaktır. Projeye başladığında gerçekten de halkın tepkisi büyük olmuştur. Yeni yapılan yolun bozulması kimileri için boş israf, kimileri için halka işkence, kimileri için ise siyasi malzeme olmuştur. Her şeye rağmen çalışmalar başlamış ve endişeler artmıştır. Trafik allak bullak olmuş ve bu yüzden halkın sinirliliği artmıştır. Derince’nin alt kısmıyla üst kısmı arasında yaya olarak gidişler zorlaşmıştır. Bu ve benzeri sebeplerle her gün belediye binası halkın baskınına uğramakta, yüksek sesli konuşmalar gerçekleşmektedir. Bu durum başkana göre yönetimsel bir sorun, Fen İşleri Müdürüne göre teknik bir sorun, halkla ilişkiler müdürüne göre ise iletişim sorunudur. Nihayetinde halkla ilişkiler sorumlusu işe el koyup halkı bilgilendirici ve güven verici unsurların oluşturulmasını sağlamış, sık sık belediye başkanının görsel, işitsel basında ve yüzyüze ilişkilerde tünel projesinin gerekliliği, Derince’ye getireceği rahatlıklar anlatılmıştır. Aşağıda görüldüğü gibi çalışmanın şu anki fotoğrafı ile bitince olacak görüntüsü yan yana konarak ilçenin her yerine asılmıştır.
Şekil: 3. Derince Tünel Projesi
Kaynak: Kent Derince, Kocaeli, Derince Belediyesi Yayını
Ayrıca çalışmaların gidişatı ve daha ne kadarlık bir süreci kapsayacağı belirli periyotlar halinde halka bildirilmektedir. Bu çalışmalardan sonra halk sakinleşmeye başlamıştır.
Bu örnekten de anlaşılacağı gibi kamuoyunda uygulamaların anlam bulması ve kamuoyunun desteğinin sağlanması etkili halkla ilişkiler çalışmalarının yapılmasına bağlıdır.
Belediyeler, halkın ve halkla ilişkiler yöneticilerinin yüzyüze ilişki kurduğu kurumlardan biridir. Yüzyüze ilişkilerde konuşmak ve dinlemek en önemli unsurlardır. İnsanlar kendileriyle ilgilenilmesinden çok hoşlanırlar. Konuşurken alçak gönüllü olmak gerekir. Ayrıca sempatik görünmek de esastır. Konuşmanın önemli olduğu kadar dinlemek de önemlidir. Karşıdaki kişiye kendini ifade etme fırsatı verildiği takdirde kuruma ve kurumu simgeleyen kişi olarak halkla ilişkilerciye karşı iyi duygular besleyecektir. Bu da olumsuz olan bir düşünceyi olumlu hale getirmek için büyük bir fırsattır.
Durumu bir örnek ile pekiştirmek gerekirse; Derince Belediyesi ile mahalle sakinleri arasında yaşanan bir olaydan bahsedebiliriz. Belediye sınırları içinde bir mahallede altyapı çalışması amacıyla kazı yapılmaktadır. Kazı çalışmaları hava şartlarından dolayı uzun sürdüğü için mahalle sakinleri birbirlerinin etkisinde kalarak huzursuzluk göstermeye başlamışlardır. Bir gün, yirmi kişi toplanmış ellerine kovaları alıp içlerine de toprak doldurup belediye binasının içine girmişler ve yüksek
sesle bağırıp çağırmaktadırlar. Danışmadan kendilerini sakinleştirmeye çalışan görevliye sinirlenerek daha da hiddetli davranmaya başlarlar. Durumu belediye başkan yardımcılarına, fen işleri müdürüne bildirirler. Ama ortalık yine sakinleşmez üstelik daha da alevlenmeye başlar. Bunun üzerine belediye başkanı mahalle sakinlerinin karşısına çıkar ve onlarla iletişim kurmaya çalışır. Ancak nafile konuşmalar tartışma boyutuna gelir ve sözlü saldırıların şiddeti artar. O esnada belediyenin bir organizasyonu için ev gezisinde olan halkla ilişkiler görevlisini yönetim durmadan arar ve gelip duruma el koymasını ister. Geziyi yarıda kesip belediye binasına gelen halkla ilişkiler görevlisi kendini büyük bir hengamenin, bağrışmaların içinde bulur. Bundan sonraki gelişmeleri Halkla İlişkiler Müdürü Esra Kam, şöyle anlatmaktadır: Öncelikle mahalle sakinlerine güler yüzlü ve sempatik bir şekilde;”hoş geldiniz” deyip, “sizleri böyle huzursuz eden sorunun ne olduğunu anlamama yardımcı olur musunuz?” şeklinde bir yaklaşım sergiledim. İyice coşmuş olan mahalle sakinleri hep bir ağızdan ve yüksek ses tonuyla şikayette bulunmaya devam ederek suçlamalarda bulunuyorlardı. Yirmi kişi oldukları için bekleme salonumuzda o kadar sandalye yoktu. Üst katlardan sandalye getirilmesini sağladım ve hepsine elimin avuç kısmı yukarı olacak şekilde yer göstererek oturmalarını sağladım. Sonra içecek bir şeyler getirttim. Bu esnada halk biraz daha sakinleşmiş görünüyordu. “Sizi buraya getirten sebep eminim çok büyük bir şeydir. Yoksa bu kadar endişeli ve sinirli görünmezdiniz. Şimdi konuyu bana açabilir misiniz?”dedim. biraz sakinleşmiş olsalar bile o heyecanı hala üzerlerinden atamamışlardı ve yüksek sesle hep bir ağızdan konuşmaya başladılar. Ben sesimi kısarak; “sizi anlayamıyorum. Biraz alçak sesle ve teker teker konuşursak sanırım meseleyi daha iyi anlayacağız” dedim. Benim alçak sesle konuşmam onların ne kadar bağırdıklarının farkına varmalarına sebep oldu. Bundan sonra sırasıyla şikayetlerini, bu durumdan ne kadar rahatsız olduklarını anlatmaya başladılar. Konuşmaları tamamen bitinceye kadar onları dinledim. Dinlerken de oldukça ilgili ve onaylar tarzda davranıyordum. Onların konuşması bitince endişe duymalarını anladığımı, bu konuda haklı olduklarını, bu durumla ilgilenip en kısa sürede çalışmaların tamamlanmasını sağlayacağımı söyledim. Onların yanında çalışmalardan sorumlu arkadaşı arayarak işlemin daha ne kadar süreceğini, ne aşamada olduğunu sordum. Ayrıca herhangi bir konuda bir şikayetleri olduğunda Derince Belediyesi İletişim Merkezi (DERBİM)’i arayarak şikayetlerini bildirdikleri takdirde sorunlara
zamanında müdahale etme şansımızın olacağını söyledim. Bu onlarda bu kuruluşa karşı güven duymayı sağladı. Verilen sözlerin tutulacağı inancı oluştu. Bir saatlik görüşmenin sonunda hepsi de sakinleşmiş ve memnun bir ifadeyle ayrılmışlardı. Yaşanmış bir olaydan aktarılan bu örnek, yüzyüze ilişkilerde güler yüzlü, sabırlı, hoşgörülü ve anlayışlı bir tavrın kuruluş açısından ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.