Madde 5: Ġç Kontrol BaĢkanlığı, bir
BaĢkanın yönetim, yetki ve sorumluluğu altında, BaĢkanlığa bağlı
Ġç Kontrol Müdürlüğünden oluĢur. Ġç Kontrol BaĢkanlığı kadrosu; BaĢkan, Müdür, yeterli sayıda Müdür
Yardımcısı, Yönetici Kontrolör, Kontrolör, kontrolörlük görevini yürüten Mali Analist Yardımcısı,
Uzman Yardımcısı ile Büro Personelinden oluĢur
B BANKASI
Personel Yapısı Madde 4: Ġç Kontrol Daire
BaĢkanlığı, bir BaĢkan ve bankanın ölçeği, faaliyetlerinin niteliği ve karmaĢıklığına göre yeterli sayıda ve
mesleki uzmanlığa sahip Bölüm Müdürü, Yönetici, Yönetmen,
Kıdemli Uzman, Yönetmen Yardımcısı, Uzman, Uzman Yardımcısı ve diğer unvanlardaki personelden oluĢur. Bankanın birim
ve Ģubelerinde iç kontrol görevini yürüten elemanlar BaĢkanlığa bağlı
olarak görev yaparlar.
C BANKASI
Kadro
Madde 8: BaĢkanlığın kadrosu,
bir BaĢkan, Bölüm Müdürleri, Ġç Kontrolörler ve Büro Personelinden oluĢur. BaĢkan
ve Bölüm Müdürleri, Ġç Kontrolör yetkilerine sahiptir
Tablonun incelenmesinden de anlaĢılacağı üzere bankaların bazılarında iç kontrol birim çalıĢanlarının unvanlarının birime has unvanlar ile (Ġç Kontrolör, Yönetici Kontrolör, Kontrolör vb.) çalıĢmalarını sürdürdüğü, bazılarında ise Yönetmen, Uzman, Uzman Yrd., Mali Analist gibi bankanın diğer birimlerinde de görev yapılan unvanlar ile iç kontrol birimindeki çalıĢmalarını sürdürmelerine olanak tanındığı görülmektedir. Bankaların Ġç Sistemleri Hakkında Yönetmelikte iç kontrol birimi çalıĢanlarının unvanlarını düzenleyici herhangi bir madde bulunmamakta, sadece iç kontrol personeli ifadesine yer verilmektedir.
61
Bankadaki eĢdeğer unvandaki çalıĢanlara nazaran, sık sık bulunduğu ikametin dıĢında görevlendirilen ve çalıĢma koĢulları daha ağır olan iç kontrol elemanlarına iç kontrol birimine has unvanların verilmemesi, iç kontrol kültürü henüz geliĢmemiĢ olan bankalarda birtakım sıkıntıları da beraberinde getirecektir. ġubelerine/birimlerine kontrol amaçlı olarak gelen iç kontrol birimi çalıĢanlarına, aynı ya da üst unvan gruplarındaki banka çalıĢanlarının bakıĢ açıları ya da katkıları yeterli olmayabilecek bu durum iç kontrol sistemine zarar verebilecektir. Bankalardaki bu farklı unvan uygulamasının ortadan kaldırılarak, iç kontrol birimlerinde istihdam edilen personellere verilecek unvanların bankalar tarafından ortaklaĢa verilecek bir kararla standart hale getirilmesinin iç kontrol birimlerinin etkinliğini artıracağı bununda bankalarda iç kontrol sisteminin geliĢmesine katkı sağlayacağı düĢünülmektedir.
Yönetmeliğin 19.Maddesi gereği, iç kontrol faaliyetlerinin yerine getirilip getirilmediğinin, kurallara ve sınırlamalara uyulup uyulmadığının, hedeflere ulaĢılıp ulaĢılamadığının, belirlenen kontrol basamak ve noktalarında kontrol edilerek tespitlerin niteliği de dikkate alınmak suretiyle normal veya acil bir Ģekilde iç kontrol personelince iç kontrol birimine bildirilmesinin temin edilmesi gerekmektedir. Hazırlanan raporların iç kontrol birimi yöneticisi ve ilgili üst düzey yönetim tarafından değerlendirilmesi ve iç kontrol sisteminin geliĢtirilmesi ya da iç kontrol faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli görülen tedbirler alınması gerekmektedir. Bu kapsamda bankalar tarafından raporlamaya dayalı bir iç kontrol sistemi oluĢturulmuĢtur.
Yönetmeliğin 19.Maddesinin 5.Fıkrasında; Ġç kontrol faaliyetlerinin, bankanın operasyonel faaliyetlerini gerçekleĢtiren banka personeli ve iç kontrol personeli arasında paylaĢımı öngörülmektedir.
Ancak, kontrol ve kontrolün izlenmesi ve değerlendirilmesi faaliyetlerine yönelik olarak geliĢtirilen politikaların tüm personel tarafından anlaĢılması ve benimsenmesi, geleneksel yapıya sahip ülkemiz bankacılık sektöründe önemli bir engel olarak karĢımıza çıkmaktadır (Yurtsever, 2005, s.39). Bu sebeple, bankacılık sektörünün genelinde görev paylaĢımının ve raporlamanın ayrı ayrı yapılması yerine, iç kontrol faaliyetlerinin operasyonel faaliyetlerin kontrolü Ģeklinde ve sadece iç kontrol elemanları tarafından yürütüldüğü görülmektedir.
62
Bankaların Ġç Sistemleri Hakkında Yönetmelikte birçok konuda olduğu gibi raporlamalar konusunu da düzenleyici ayrıntılı ifadeler bulunmamaktadır. Bu durumun bankaların yapılarındaki farklılıklardan kaynaklandığı düĢünülmektedir. Yönetmeliğin 20.Maddesinin 2.Fıkrasında iç kontrol personelinin, bankanın tüm faaliyetlerinin güvenli bir biçimde icra edilmesini izlemek, incelemek ve kontrol etmek amacıyla ilgili birimlerden raporlamaya dayalı bilgi talebinde bulunabileceklerine değinilmektedir. Madde gereği Ġç kontrolörler, çeĢitli kontrol dokümanları ve araçları üzerinden genel veya özel gözlemlere ve izlemeye dayalı kontrol ya da inceleme yaparak, tespitlerini raporlara bağlayacaklar veya uyarı mesajları hazırlayarak ilgili birimlere tebliğ edeceklerdir. Bu kapsamda evren kapsamındaki bankalarda farklı raporlama yöntemleri kullanılmak suretiyle ilgi madde gereğinin yerine getirildiği görülmüĢtür. AraĢtırmalarımız sırasında öne çıkan raporlama Ģekilleri aĢağıdaki gibidir.
Risk Uyarı Raporu: Mevzuatta yer alıp, Ģubelerce uygulanmayan, risk
yaratabilecek nitelikteki Ģekli unsurlara iliĢkin eksiklikler ile yasal düzenlemeler veya Banka mevzuatına aykırı olup, zarar doğuran eksik veya hatalı iĢlemlerin belirtildiği rapordur. Raporda, eksik veya hatalı iĢlem hiçbir tereddüde meydan vermeyecek Ģekilde bütün unsurlarıyla belirtilir ve iĢlemin niteliğine göre, en kısa süre içerisinde düzeltilmesi ve sonucun bildirilmesi istenir.
Ġç Kontrol Ön Ġnceleme Raporu: Ġç Kontrolörler, doğrudan bankacılık
faaliyetlerine iliĢkin eylem ve olaylarla ilgili olmak kaydıyla; zarar yaratan, risk doğuran, mutat uygulamalara göre Ģüpheli görülen veya tereddüt edilen hususlarda, BaĢkanlık tarafından ön inceleme yapmak üzere görevlendirilebilir. Rutin kontrol programları dıĢında verilen talimatlarla, özellikli olarak yapılan incelemeler sonucu belirlenmiĢ formatta düzenlenen rapordur
Gizli Ġç Kontrol Raporu, iç kontrol görevinin yürütülmesi sırasında rastlanılan,
ancak kontrol edilenlerce bilinmesi istenmeyen özellikli ve öncelik arz eden konularla, sözü edilen birim ve Ģubelerin çalıĢmaları, iĢlemleri ve hesapları ile personeline iliĢkin tespitlerin yer aldığı rapordur ve kontrol edilen Ģube veya birimlere bildirilmeksizin BaĢkanlığa gönderilir.
63
Evren kapsamındaki bankalar tarafından kullanılan raporlara ait örnekler aĢağıdaki gibidir.
Tablo 6. ġube Kontrol Formu
ÖRNEK ġUBE KONTROL FORMU
ġube Adı:
Formun Düzenlendiği Tarih: ġube Kodu:
SR.
NO KONTROL NOKTASI EVET HAYIR AÇIKLAMA
1 ġube satıĢ grubu (TPY,BPY,SS) ve operasyon grubu olarak 2 ana gruba ayrılmıĢ mı ?
2 ġube içerisindeki iĢ paylaĢımı, ġubeler Görev Yönetmeliği' ne uygun mu?
3 Her bir görev (Rol) sahibi sorumlulukları hakkında yeterli bilgiye sahip mi?
4
ġube Kredi Komitesi'nin ġube Müdürü dıĢında, sadece operasyon grubu personeli tarafından oluĢturulması gereğine uyulmuĢ mu?
5 ġube fiili kadro sayısı, günlük iĢ hacmini karĢılayacak düzeyde mi?
6 ATM kasa ikmalleri mevzuatımıza uygun olarak yapılıyor mu?
7 MüĢteri hesaplarından yazılı talimat olmadan virman yapılıyor mu?
8
Mevduat hesabının açılması, kullandırılması ve kapatılmasında mevzuat hükümlerine uyuluyor mu?
9 ġubenin güvenliği ile ilgili gereken önlem alınmıĢ mı?
10 Kanunen tutulması gereken defterler tutuluyor
mu?
Not: Cevap "HAYIR" ise "AÇIKLAMA" bölümü doldurulmalıdır,
64
Tablo 7. Ön Ġnceleme Raporu