Başak Emeklik e-Öğrenme Projes

Çalışamanın bu bölümümde Başak Hayat Emeklilik A.Ş’de devreye alınan e- öğrenme projesi hakkında bilgi verilmektedir (Yazıcı, 2004; 395), (http://www.enocta.com...,2006):

Proje Başlangıcı

Başak Emeklilik A.Ş. bünyesinde gerçekleştirilmekte olan “e-Akademi” uzaktan eğitim projesi 2001 yılında başlamış olup özellikle satış ekiplerinin eğitimleri konusunda sağlayacağı kolaylıklarla gündeme gelmiştir.

Şekil. 3.20. eAkademi Giriş Sayfası

Söz konusu proje için 2001 yılı yaz aylarında fayda maliyet analizleri yapılmıştır. Bu çalışmalarla, yapılmakta olan sınıf eğitimleri maliyetlerinden “e- akademi” projesiyle ne kadar tasarruf edileceği analiz edilmeye çalışılmıştır. Bu noktada vurgulanması gereken en önemli konu, bu projenin mevcut sınıf eğitimlerinin yerine bir alternatif olarak düşünülmediği, sınıf eğitimlerini destekler nitelikte tasarlandığıdır.

Proje Uygulama Aşamaları

• Proje, yapılan fayda-maliyet analizleri ardından üst yönetime sunulmuştur. Projenin üst yönetim tarafından kabul edilmesi ardından çalışmalar başlamıştır. Tüm şirket çalışanlarına uygulanması amaçlanan proje için öncelikle eğitim yönetim sistemi kurulmuş ve şirket ürün eğitimi ve buna bağlı satış teknikleri eğitimi tasarımına karar verilmiştir. 2002 Ocak ayında başlayan eğitim içeriği geliştirme çalışmaları 2002 Mart ayında sona ermiş olup eğitim içeriği oluşturulması aşamasında Pazarlama, İnsan Kaynakları, Satış ve Bilgi İşlem bölümleri ekip çalışmasında bulunmuşlardır.

• Sistem kullanıma açılmadan önce pilot kullanıcı ekibi belirlenmiştir. Bu noktada amaç şirket çalışanlarının konuya yaklaşımlarını tespit ederek gerekli çalışmaları gerçekleştirmek ve sistemi daha sağlıklı bir biçimde kullanıcılara sunmaktır. Bu çalışma ekibine, belirli bir sürenin sonunda online bir anket düzenlenerek sistemdeki aksaklıklar ve çalışanların genel eğilimleri sorgulanmıştır. Söz konusu anket ile elde edilen görüşler doğrultusunda, sistemde ilgili düzeltmeler yapılmış ve Ekim 2002’de sistem tüm çalışanların kullanımına açılmıştır.

• Sistemin şirket çalışanlarının kullanımına açılmadan önce tanıtılması amacıyla, özellikle amaçlanan faydalarını vurgulayan posterler hazırlanmıştır.

Sistemin Genel Özellikleri

e-akademi ABlms 2.5 üzerinde çalışmaktadır. ABlms, firmaların kurumsal eğitim hedefleri doğrultusunda özellştirilebilen ve çalışanlara eğitim içeriklerinin aktarımını sağlayacak alt yapıyı oluşturan bileşenlerden biri olan Eğitim Yönetim Sistemi yazılımlıdır. İnternetten ulaşılan sistemde 200 kişilik kullanıcı grubu yer almakta ve bu kişiler üç ana başlıktaki eğitimlerden yararlanabilmektedir:

ƒ Kişisel ve Profesyonel Gelişim Eğitimleri: Zaman yönetimi, proje yönetimi, performans yönetimi, problem çözme teknikleri vb.,

ƒ Microsoft Eğitimleri : Başlangıç, orta, ileri Word ve Excel eğitimleri, ƒ Ürün ve Satış Eğitimleri

Şekil. 3.21. eAkademi Eğitim Kataloğu

Öte yandan sistemde eğitim sonrası için hazırlanmış olan sınavlar da mevcuttur. e-öğrenme eğitimlerinin şirket içindeki bölümlere göre dağılımı aşağıdaki grafikte görülmektedir. Buna göre eğitimlerin büyük çoğunluğunu pazarlama ve teknik&operasyon bölümlerinin çalışanları almıştır.

44% 51% 5% Teknik&Operasyon Pazarlama Özel Acenteler

Şekil. 3.22. e-Öğrenme Eğitimlerinin Bölümlere Göre Dağılımı

(Kaynak: Yazıcı, 2004; 401)

Daha önce de belirtildiği gibi, söz konusu sistem şirket eğitim sisteminin tamamlayıcı bir parçası olarak projelendirilmiştir. Daha önce eğitim ihtiyaç analizi, performans formları ve eğitim değerlendirme formları aracılığıya tespit edilmiş olan eğitim başlıklarının yaklaşık %20’si sistemde yer almaktadır. Dolayısıyla kişilerin, yetkinlikleri gereği almaları gereken eğitimleri tamamlayabilmeleri için sistemden de eğitim almaları zorunludur. Çalışanların terfi etmeleri için almaları gereken zorunlu eğitimler, e-öğrenme sistemi içine entegre edilerek, sistem kullanımı bir anlamda zorunlu hale getirilmiştir.

Sistemde Karşılaşılan Sorunlar ve Yeniden Yapılanma Çalışmaları

Sistemin işleyişi süresince gerek iş yoğunluğu gerekse sistemde karşılaşılan teknik aksaklıklar nedeniyle kullanım yoğunluğu azalmıştır. Bu yoğunluğun azalmış olması projenin yeniden yapılandırılması anlamında bir gündem yaratmıştır. Böylelikle sistemin özellikle İK fonksiyonlarıyla entegre edilmesi zorunlu hale

• Sistemle ilgili bir genelge hazırlanmıştır. Burada kullanımla ilgili tüm esaslar vurgulanmıştır.

• Sistem kullanımıyla ilgili ödül ve ceza kriterleri belirlenmiştir.

• Çalışanların terfi süreçlerinde sistemdeki eğitimleri tamamlamalarının da göz önüne alınması kararlaştırılmıştır.

Proje Sonucu

Başak Emeklilik’te uygulanan e-öğrenme yönetmi sınıf eğitimlerinin yerini alacak bir yöntem değil, onu destekleyecek bir unsur olaral değerlendirilmektedir. Toplam eğitimlerin yaklaşık olarak % 20’si e-öğrenme sistemi içinde yer almaktadır. Çalışanların e-öğrenme sistemindeki başarı düzeylerinin, performans değerlendirme sistemi ile ilişkilendirilmesi çalışmaları sürmektedir.

Başak Emeklilik’te kullanılmakta olan e-öğrenme sistemi (e-akademi) özellikle Bireysel Emeklilik Aracıları sınavına hazırlık noktasında oldukça etkin kullanılmıştır. Öncelikle e-akademi üzerinden tüm aracı adaylarına eğitim verilerek daha önce verilmiş olan sınıf eğitimleri desteklenmiştir. Söz konusu eğitimler öncesi ve sonrası yapılan deneme sınavlarıyla ise çalışanların mevcut durumlarıyla ilgili değerlendirmeler yapılmış ve eksik kalan noktalarda pekiştirici eğitimler düzenlenmiştir. Öte yandan bu çalışma, aracı adaylarının gerçek sınav ortamına alışkanlık kazanmaları anlamında da önemli olmuştur. Tüm bu çalışmalar sonucunda sınava giren adaylardan beklenen başarı elde edilmiştir.

Özetle; günümüzde işletmeler, şirketlerarası satın alma ve birleşmeler, iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, yeni yetkinliklerin geliştirilmesi vb. olaylar nedeniyle, sık sık kurum kültürünün değişimine/yenilenmesine yönelik büyük çaplı eğitim projelerine ihtiyaç duymaktadırlar. Böyle durumlarda e-öğrenme ile verilen eğitimler, sınıf eğitimleri ile karşılaştırıldığında hem daha ucuz, hem de daha hızlı ve kalıcı olmaktadır.