Kaynak: Moore ve Jaedicke’den çeviren Peker, (1980: 667).
Bugünün ticari uygulamalarında, bütçe hazırlama, irketlerin ekonomik geli imlerine ili kin göstergelerin planlanması ve kontrolünü sa laması, ayrıca tüm yönetim seviyelerinde yöneticilere ili kin sorumluluk kontrolü uygulamasından dolayı oldukça önemli olarak de erlendirilmektedir (Popesko, 2009’dan aktaranJaníková, 2011: 18). Literatürde bulunan bütçe tanımlarından di er birkaçı a a ıdaki gibidir:
Maliyet ve Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü (The Institute of Cost and Management Accountants) bütçeleri, finansal ve/veya rakamsal tabloların hazırlanması ve belirlenen amaçları gerçekle tirmek amacı için gelecek zaman periyodu boyunca izlenecek politikaların söz konusu zaman periyodundan önce belirlenmesi ve onaylanması olarak
Tesis Edilen Gayeler Planlama ve Bütçeleme Gelece in Planlanması çin Geri Besleme
Kar ıla tırma
Farkların Ara tırılması Düzeltici Faaliyet Fiili Ba arının Ölçümü Gelecek Denetim çin Geri Besleme
Bir di er tanımda ise i letme bütçesi; "Önceden ortaya konan bir amaca ula abilmek için, i letmenin gelece e ait bir dönemde izleyece i politikayı ve yapaca ı i leri parasal ve sayısal terimlerle açıklayan bir rapor veya raporlar dizisidir" (Sevgener ve Hacırüstemo lu, 2000: 306).
Yönetim bir bütçe hazırlayarak ileriye do ru bakmaya ve i letmenin çe itli unsurlarının nasıl ahenkle tirilece i konusuna dikkatlerini yo unla tırmaya zorlanmı olur (Moore ve Jaedicke’den çeviren Peker, 1980: 668). Bütçeler, planların rakamlarla ifadesi oldu undan, finans yöneticileri bütçeler yardımıyla i letmenin ba arıya ula ıp ula madı ını izleyebilirler (Büker, 2001: 85). Bütçelemeden beklenen yararların sa lanabilmesi, varsayımların gerçeklere uygun ekilde belirlenmesine ve bütçeleme ilkelerine uyulmasıyla mümkün olacaktır.
Bir i letme, bütçeleme sürecinde, ana bütçeyi meydana getiren alt bütçeleri olu turmalıdır. Bu süreçte her bir alt bütçe, di er alt bütçelerle koordineli bir ekilde hazırlanmalıdır. Bu anlamda bütçeleme sürecinde her bir alt bütçe için geçerli olan ve uyulması gereken temel düzeydeki bir takım ilkeleri a a ıdaki gibi sıralamak mümkün olmaktadır (Büyükmirza, 2007: 668-669):
• Bütçe yönetim tarafından desteklenmelidir.
• Bütçe sorumluluk merkezleri itibariyle düzenlenmelidir. • Bütçe kalemleri hesap planı ile uyumlu olmalıdır. • Bütçe katılımcı bir anlayı la hazırlanmalıdır. • Bütçe hedefleri gerçekçi olmalıdır.
• Bütçe üst yönetim tarafından onaylanmalıdır.
• Bütçe revizyonları bütçenin bütünlü ünü bozmadan yapılmalıdır.
Bu ilkeler çerçevesinde hazırlanacak bir bütçe, i letmenin gerçekle ecek sonuçlarını daha iyi gösterme özelli ine sahip olacaktır.
Bunların yanısıra, her teknikte oldu u gibi i letme bütçe sistemi de bazı sınırlamalara sahiptir. Özellikle; bütçe sistemi kavramının dinamik oldu unun anla ılmaması ve bu nedenle de i en çevresel ve i letme için ko ullara göre sistemin geli tirilmemesi, yanlı tahminler sonucu olu turulan bütçelerin yanlı ve tamamen faydasız bütçelere neden
olu u, bütçe sistemine hakim kalifiye elemanların eksikli i gibi sınırlamalara ra men, bütçelemenin yararlı olup olmadı ı tartı ılmamaktadır. Akgüç, (1998: 165)’e göre günümüzde sorun, planlamanın sa layaca ı yararları arttırabilmek, ba arılı i letmelerin, bir planlama aracı olan bütçeyi nasıl kullandıklarını kavrayabilmektir.
Nitekim bütçe hazırlanmasında yapılan hatalar tekrarlanır, eksikliklerin giderilmesine çalı ılmazsa, i letmelerde bütçelerin yapılması bo bir çabadan öteye gidemeyecektir. 2.2. letmelerde Bütçelemenin Önemi ve Amaçları
Bütçenin gelece e dönük olarak hazırlanması, gelece in ise belirsizliklerle dolu olması, pek çok ki inin, bütçenin yararına ku ku ile bakmasına yol açmı tır. Özellikle Türkiye gibi istikrarsız ekonomilerde bu ku ku daha da belirginle mektedir. Ancak, bulundukları endüstri kolunun lideri durumundaki bütün i letmelerde bütçe uygulamasıyla kar ıla ılmasının sadece bir rastlantı olmadı ı da unutulmamalıdır. Bu i letmelerin bugünkü konumlarına ula malarında en büyük etkenlerden birisi, bütçeleme ve bütçe kontrolüne verdikleri önem olmu tur (Büyükmirza, 2007: 664).
Ço u yöneticinin öncelikli amacı, en iyi kalite ve miktarda hizmeti dü ük maliyetle üretmektir. Yöneticilerin aynı zamanda ayakta kalma, güç prestij veya i letmenin büyümesi gibi ba ka özel amaçları da olabilir. Bütçeler uzun vadeli hedeflere ula ılması için birbirini izleyen, kısa vadeli hedeflerin uzun vadeli hedeflerle aynı çizgide olmasını sa larlar. yi hazırlanmı bir bütçe, yöneticilere beklenmedik geli meler kar ısında faaliyetlerini ve planlarını ayarlayabilecekleri fırsatları sa layarak, alınacak kararlar sonucu örgütün nasıl etkilenece ini çözümlemelerine yardımcı olurlar (Haftacı, 2010: 100).
Bütçe kısa vadeli planların kantitatif ifadesidir. Bu ekilde bütçe, hem planlama ve hem de kontrol amacıyla kullanılan yönetim aracı olmaktadır. letme kaynaklarının en etkin ve en verimli alanlarda kullanılması konusunda orta ve üst yönetime rehberlik hizmeti sunan bütçeler, iyi bir faaliyet analizine dayandırılarak, etkin ekilde çalı tırılabildi inde yönetim kademeleri arasında gerekli olan haberle me a ını olu turabilir.
letmelerde bütçeleme çe itli amaçlarla kullanılabilmektedir ancak temel amaç, en karlı sonuçların alınabilece i hedefleri belirlemek ve belirlenen bu hedeflere i letme kaynaklarını en etkin biçimde kullanarak yöneticilere ihtiyaç duydukları bilgileri sa lamaktır.
Bütçelemenin amaçlarını genel olarak altı ba lık altında sıralayabiliriz (Yükçü ve di erleri, 1999: 455; Yılmaz, 2001: 73; Sevgener ve Hacırüstemo lu, 2000: 284; Haftacı, 2010: 100):
a) Planlama: Bütçelemenin amacı i letmenin bütünü itibariyle ula ılacak hedeflerini saptamak ve bu hedeflere ula mak için ayrıntılı plan yapmaktır. letmenin planladı ı hedeflere ula mada, bütçe pusula görevini üstlenmelidir. Planlar belirlenirken i letmenin sahip oldu u kaynakların en etkin biçimde kullanılması sa lanmalı ve belirlenen dönem içinde ve sonrasında i letmenin karlılı ı, verimlili i ve likiditesi ile uzun vadede i letmenin süreklili i ve geli mesi arasında en uygun dengenin kurulması, planlamanın temel i levi oldu u gibi bütçelemenin de temel amaçlarını olu turur. Bunların dı ında bütçeler, i letme dı ındaki durumlarda de i meler oldu unda planların ve amaçların duruma uygun olarak düzeltilmesi için yöneticilere yardımcı olmaktadırlar.
b) Koordinasyon: Bütçelemenin amacı i letmenin her bölümünün yapaca ı i leri belirlenen hedeflere ula mak için iyi koordine etmek ve kaynak israfını önleyerek bölümlerarası uyumlu çalı mayı sa lamaktır. Bütçeleme böylelikle üretim faktörlerinin optimal bile imini, i letmenin bütünle mesini, i letme politikalarının yürütülmesini ve sosyal bir birlik olu turulmasını sa lar.
c) Kontrol: Bütçeler i letmelerde bir iç denetim aracı olarak önemli bir kontrol görevi üstlenirler. Bütçelemenin amaçlarından biri, bütçelenen veriler ile fiili sonuçlar arasındaki farklılıkların kolayca görülmesini sa lamak, yöneticileri uyarmak, gerekli düzeltmelerin yapılmasını olanaklı kılmak ve bu yolda kararlar alınmasında ilgililere önderlik etmektir. Bütçe kontrol i levi ekil 2.2’de gösterildi i gibidir.