Aile anayasasının hazırlanması ailenin kurumsallaşmasında önemli rol üstlenir. Aile anayasası, aile üyelerinin ve işletmedeki kan bağı olan diğer çalışanların iş ve aile arasındaki ilişkilerini düzenleyen bir sözleşme ya da belgedir. Sözleşme denmesi, hukuki bağlayıcılığından çok önemine işaret eder. Aile işletmesinin devamlılığında, yeni kuşaklara bırakılacak işletme yapısının sağlam temellere dayanmasında aile anayasası önemli rol oynar. İşletmelerde yönetimin yapısını, aile-işletme arsındaki temel ilkeleri, yönetim sistemin nasıl işleyeceğini, devir-miras ilişkilerini, yönetimdeki aile fertleri arası ilişkilerin nasıl olacağını, hissedarlık, evlilik, boşanma gibi ihtilaflı konuları aile anayasası ile belirginleştirerek düzenlemek ve herkesin bu kurallara bağlı kalmasını sağlayarak işletmenin devamlılığına bu belge ile bir dayanak oluşturmak mümkün olur. Aile anayasası ile aile üyelerinin işletme içinde hangi şartlarda, nasıl çalışacakları ve yükselecekleri gibi detaylar belirlenir. İşletmeye sonradan katılacak yeni üyelerin hangi şartlarda ve nasıl sisteme dahil olacakları netleştirilir. Böylece sonraki kuşakların sebep olduğu çatışmalar önlenmiş, işletmenin sürekliliği sağlanmış olur.
Türkiye’de aile anayası hazırlayan ve aile işletmelerinin kurumsallaşmasında çok değerli katkıları olan Güler Manisalı Darman’a göre aile anayasası hazırlanırken tüm yönetim kurulu ve aile meclisi üyeleri uzun oturumlarla bir araya gelir, herkes eteğindeki taşları döker, yüzyüze söylenemeyen fakat herkesin içinde dert olan konular konuşulur, anayasayı yazacak olan danışman dinlediklerine göre oluşturduğu taslak metni sunar ve varsa itirazları dinler, son şeklini vererek metni oluşturur.149 Aile
anayasası hazırlanırken hazır bazı şablon metinler üzerinden gidilmesi mümkün olsa da her ailenin kendine özgü bir yapısı ve dokusu olması sebebiyle; her işletme için ayrı
ve özel olarak hazırlanması, ayrıca mümkün olduğunca detaylı ve kapsayıcı bir anayasa ile gelecek kuşakların pozisyonlarına da zemin hazırlanması önemlidir.
4.6.1. Aile Anayasası Avantajları
Literatürde avantaj ve dezavantaj ifadeleri birlikte kullanılsa da anayasının yazılmasının getirdiği bir dezavantaj olmaz. Avantajları ise Karpuzoğluna göre şunlardır150:
• Aile bireylerine yön vererek rehberlik görevi üstlenir • Aile içi iletişimi kuvvetlendirir
• Temel aile değerlerinin kuşaktan kuşağa aktarılmasını sağlar • İş birliği ve yardımlaşmayı teşvik eder
• Sinerji yaratır
• Tarafsızdır, güven iklimi oluşturur
• Üst kademe yöneticilerin işletme olanaklarından sadece kendi lehlerine olacak şekilde yararlanmalarını engeller
• İşletme içi ilişkileri sağlıklı kılar ve destekler • Aile ve işletme önceliklerini netleştirir
• Ailenin kararlılığını ortaya koyar ve bu kararlılığın nedenini açıklar • Adalet duygusu yaratır
• İşletme performansını arttırır
• Çalışan tatmini için uygun ortam sağlar • Aile sadakatini arttırır
• Aile duygularını güçlendirir
Bu avantajların yanında esnek olmaması, fikir birliğini sağlamakta zorlanılması ve hazırlanmasının zaman alması birer dezavantaj olarak literatürde gösterilir. Aile Anayasasının esnek olmama sorunu, anayasanın belli dönemlerde gözden geçirilerek ve revize edilerek aşılır. Nitekim devlet anayasaları da gerekli şartlar sağlandığında revize edilir ve değiştirilir. Mühim olan temel değişmez maddeleri başlangıçta doğru belirlemek ve onlar üzerinde sürekli değişiklik yapmamaktır. Bu maddeler de
işletmenin devamlılığındaki en temel maddeler olmalıdır. Fikir birliği sağlanarak anayasa maddeleri yazılması en idealidir fakat işletmenin devamlılığı için asgari müşterekler gözetilerek ortak noktaların yakalanması da zorunludur. Aile anayasasının hazırlığı bir işletmede ilgili tüm tarafların katılımıyla ayda 2-3 oturumla 2-3 ay sürebilir fakat işletmenin devamlılığına temel teşkil edecek böyle önemli bir çalışma için bu süre veya biraz daha fazlası bir olumsuzluk olarak düşünülemez.
Aile anayasası hazırlanması ve uygulanmasıyla işletmede çalışan aile üyelerinin işletmedeki kariyerlerini öngörmeleri mümkün olur, adaletin temin edilmesiyle tatmin düzeyleri artar. İşletme çevresinde kurumun olumlu imajı ve işletmede çalışanların verimliliği yükselir. Aile ve iş ilişkilerde güvensizlik, hizipleşme, çalışanlar arası haksız rekabet ve kazanç ortadan kalkarak, motivasyon kayıpları ve işçi devri düşük seviyeye çekilir.151
4.6.2. Aile Anayasası Eksikliği Sorunları
Aile anayasası olmayan işletmelerde kurumsallaşma ve sürdürülebilirlik sorunları yaşanır. Başta kurucu aile üyeleri olmak üzere ortak mutabakatla yazılan ve tatbik edilen bir aile anayasası bu sorunları önleyerek işletmenin devamlılığına önemli katkı sağlar. Aile anayasasının eksikliğinin yol açtığı sorunların bazıları şunlardır152:
• Çocukların yönetime hazırlanmasında kariyer planlaması eksikliği
• Aileyle ilgili konuların işe karıştırılması, şirketin aile ilişkilerinden bağımsız yönetilememesi
• Alınan kararların uygulanmaması • Hızlı karar alınıp çabuk vazgeçilmesi
• Aileden olan ve olmayan kişilerin hak, yetki ve sorumluluklarının belirgin olmaması
• Kayıt dışı çalışılması
• Şirket içinde kabul edilmiş tutum, davranış ve yönetim kuralları ile ilkelerinin olmayışı
• Detayların, önemli konuların önüne geçmesi
151 Karpuzoğlu 168.
• Uzun soluklu stratejiler ve planlar yapılmaması • Muhasebenin sadece vergi amaçlı tutulması • Finansmanın öneminin yeterince algılanmaması
• Yeterli iç denetim ve iç kontrol mekanizmalarının olmaması • Aile ve şirket açısından risk yönetimi yapılmaması
• Yönetim kurulu kültürünün oturtulmaması
• Aile değerlerinin gelecek nesillere aktarılamaması
• Ailenin vizyonu ile şirketin vizyonu arasında bir ortak payda yaratılamaması • Büyüyen aile işletmelerinde, aile içinden gelen yöneticiler ile aile dışından gelen
profesyonellerin doğru kurumsal yönetim ilişkileri çerçevesinde yürütülememesi • Aile dışı hissedarların ortaklık haklarının korunamaması
Aile anayasasında yer verilecek hüküm ve maddelerle bu konularda iyileşme sağlanır. Aile üyelerinin ve yöneticilerin hangi durumda nasıl hareket edeceği belirginleşir ve işletmede sisteminin işleyişi düzene girerek, devamlılık sağlanır. Kurumsallaşmada aile anayasasının önemi sayılamayacak kadar çoktur. Aile anayasasının aile dışından bir danışman tarafından ya da profesyonel yöneticilerle birlikte yazılması, objektif kriterlere göre hareket edilmesi açısından bir gerekliliktir.
4.6.3. Aile Anayasası Bölümleri
Her aile anayasası ilgili aileye özgü alt başlıklara, özelliklere sahip olmakla beraber, aile anayasalarında olması gereken temel bölümler şunlardır153:
1. Amaç ve İlkeler
2. Hissedarlar Sözleşmesi: Hisse yapısı ve değişme şartları 3. İşletme Adının Kullanımı
4. Yönetim Organları, Görevleri ve İşleyişi 4.1 Aile Meclisi oluşumu yapısı ve işleyişi 4.2 Yönetim Kurulu oluşumu yapısı ve işleyişi 4.3 Yönetim Kurulu Başkan ve Üyelerin görevleri 4.4 Yönetim Kurulu’nun çalışma biçimi
153 Erdoğmuş 122-123.
5. Yönetim Devri 6. İnsan Kaynakları
7. Aile Üyeleri Arasındaki İlişkiler ve Çatışma Yönetimi 8. Anayasa Değişiklikleri, Yaptırımlar ve Uygulama Prosedürü