Örgütsel İletişim

Belirli amaçları gerçekleştirmek için bir araya gelen kişilerin oluşturduğu yapıya örgüt denir. Örgütlerin en temel yapı taşı insandır. Buna bağlı olarak da iletişim, örgütler üzerinde rol oynayan önemli bir süreci oluşturmaktadır (Çağlar vd., 2014, s.63). Bir

19

örgütün faaliyetlerini devam ettirmek ve amaçlarını gerçekleştirmek için örgütü meydana getiren bölümlerle, örgütün çevresi ile bilgi alış-verişi ya da ilişkiler kurulmasını sağlayan süreç ise örgütsel iletişim olarak ifade edilmektedir (Sabuncuoğlu & Tüz, 2003, s.74-75). Örgütsel iletişim, örgüt üyelerinin örgütsel amaçlarla örgüt içinde ve örgüt dışında kurdukları iletişimdir. Örgütler, işleyişlerini iletişim olmadan sürdüremezler. Çünkü çalışanlar arasındaki koordinasyon iletişimle mümkün olmaktadır. Örgütteki iletişim, planlama, örgütleme ve denetleme gibi temel yönetim fonksiyonlarının da başarılı işlemesine yardımcı olur. Yöneticiler zamanlarının çoğunu iletişim faaliyetlerine harcamaktadırlar. Bu nedenle bir örgütün amaçlarına ulaşabilmesi ve faaliyetlerini yürütebilmesi için etkili bir iletişim zorunludur. Örgütsel iletişim aynı zamanda örgüt üyelerini ve bölümlerini birbirine bağlayan bir eşgüdümleme aracıdır. Örgütsel iletişim sayesinde üyeler ve bölümler uyumlu çalışabilirler. Eğer bir örgütte çalışanlar arasındaki iletişim yeterli değilse verimlilik ve işin niteliği de düşük olacaktır (Tutar, 2003, s.116). Örgütlerdeki iletişim sistemleri, biçimsel (resmi) ve biçimsel olmayan (doğal) iki iletişim sistemi olarak sınıflandırılmaktadır (Çağlar vd., 2014, s.67).

2.2.7.3.1 Biçimsel (Resmi) İletişim Sistemleri

Biçimsel iletişim, örgütsel yapı doğrultusunda oluşan iletişim sistemidir. Bu iletişim sisteminde ast-üst arasındaki ilişki işlerlik kazanır. Örgütteki her türlü resmi bildiriler, talimatlar, raporlamalar biçimsel iletişim sistemi içerisinde yer almaktadır (Tutar, 2003, s.124). Kurum ya da örgütün hedeflediği amacı gerçekleştirmek için kullandığı iletişim sistemi olan biçimsel iletişim de kimin kiminle ne tür bir iletişim kuracağı baştan bellidir (Aziz, 2013, s.155). Biçimsel iletişimde genellikle bir örgüt şeması yer almaktadır ve iletişim bu şemada yer alan unsurlara göre olmaktadır. Bu iletişim üst yönetim tarafından örgütün etkililiğini arttırmak ve örgüt amacına ulaşmak için bilinçli olarak oluşturulmaktadır (Çağlar vd., 2014, s.68). Çünkü biçimsel iletişimin amacı, örgüt üyeleri arasında gerekli olan bilgi akışını sağlamak, çalışanların işten tatmin olması için istenen tutumu oluşturmak ve ilgililere gerektiğinde bilgi üretmektir (Tutar, 2003, s.124). Biçimsel iletişimlerde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay ve çapraz olmak üzere 4 iletişim kanalı bulunmaktadır (Çağlar vd., 2014, s.68).

20

Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim: Bu iletişim, kural ve emirlerin yerine getirilmesi, üstlerden astlara doğru talimatların iletilmesinde kullanılır. Yukarıdan aşağıya doğru iletişimin beş temel amacı vardır. Bunlar; belli iş talimatları vermek, işin anlaşılmasını ve diğer görevlerle ilişkisini belirlemek, uygulama ve süreç hakkında bilgi sağlamak, astlara performansı ile ilgili bilgi sağlamak ve örgütün amaçları ile ilgili çalışanların sır saklaması gerektiğini vurgulayan bir anlayışı benimsetmektir. Bu amaçların gerçekleşebilmesi için yukarıdan aşağıya dikey iletişim kanalları düzenli işlemeli, kural ve emirlerden oluşan mesajlar açık ve anlaşılır olmalıdır. Bunun yanında çalışanın moralini bozan otoriter bir atmosfer, hiyerarşinin tepesinden aşağıya kadar bir çok çalışanın gereksiz bilgi ile donatılmasına ve yukarıdan aşağıya doğru iletişimin engellenmesine neden olur (Tutar, 2003, s.127, Çağlar vd., 2014, s.68).

Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim: Astların üstlerine rapor ya da görüşlerini ilettiği iletişim sistemi olan aşağıdan yukarıya doğru iletişimde örgütün amaçları doğrultusunda alınan kararların beklenen şekilde uygulanıp uygulanmadığı belirlenir. Örgüt yöneticilerinin verdiği emirlerin ne derece yerine getirildiği astlardan alınan geribildirimlerle anlaşılmaktadır. Gayri resmi tartışma ve öneriler, anket ve oylamalar, şikâyetlerle ilgili bilgiler aşağıdan yukarıya doğru iletilmektedir. Her ast, görevi ile bilgileri hiyerarşi doğrultusunda üstüne bildirir. Üstler de astlardan elde ettikleri bu bilgiler ışığında örgüt ile ilgili yeni karar ve politikaların belirlenmesini sağlarlar (Tutar, 2003, s.129).

Yatay İletişim: Örgütlerde aynı düzeyde çalışanlar arasındaki iletişim sistemidir. Yatay iletişim de benzer bölümlerde görev yapan çalışanlar işbirliği yaparak üst kademeye başvurmadan iletişim kurarlar. Dikey iletişimlerde hem zaman kaybı hem de mesajın net anlaşılamaması gibi sorunlarla karşılaşılmaktadır. Bu nedenle yatay iletişim, çalışanlar arasında bir köprü görevi görerek örgütsel etkinliği arttırmaktadır. Yatay iletişimin temel amacı, örgütsel koordinasyon ve problem çözme için kanal sağlayarak prosedürlerden uzak daha yalın ve etkin bir iletişim sağlamaktır (Tutar, 2003, s.130).

Çapraz İletişim: Örgüt hiyerarşisinin farklı düzeylerdeki bölümleri arasında basamaksal kanalları kullanmadan gerçekleşen iletişim sistemidir. Çapraz iletişim, karmaşık ve uzun olan dikey iletişim kanallarının olumsuzluklarını gidermek için olağanüstü durumlarda ve

21

kısa sürede gereken işbirliğinin sağlanması için kullanılmaktadır. Çapraz iletişimin olağan durumlarda da sık sık kullanılması yetki karmaşası yaratabilmektedir. Bu nedenle çapraz iletişim genellikle zorunlu durumlarda ve belli konularda bilgi alış-verişi amacı taşıyan durumlarda kullanılmalıdır (Tutar, 2003, s.131).

2.2.7.3.2 Biçimsel Olmayan (Doğal) İletişim Sistemleri

Örgütsel iletişim sadece resmi iletişimden değil, bilginin örgüt içinde dedikodu ya da söylenti şeklinde yayıldığı resmi olmayan iletişimden de oluşmaktadır (Çağlar vd., 2014, s.68). Örgütün önceden belirlenmiş kanallarından geçmeyen, belirli bir plan içerisinde gerçekleşmeyen, örgüt üyeleri arasında kendiliğinden oluşan iletişim doğal iletişimdir. İletişim sosyal bir ihtiyaçtır. Resmi iletişim ne kadar mükemmel işlerse işlesin örgütün amaçlarının gerçekleşebilmesi için doğal iletişimde kendiliğinden oluşmaktadır. Resmi iletişimin iyi işlemediği durumlarda ise doğal iletişim daha hızlı oluşup genişlemektedir. Doğal iletişim, örgüt içerisinde kendiliğinden oluştuğu için üyelerin sosyal tatminlerinde resmi iletişime göre daha etkili olmakta ve biçimsel iletişim ile aktarılan bilgilerin, mesajların grup amaçları doğrultusunda süzülmesini de sağlamaktadır (Tutar, 2003, s.133- 134).