Örgütlerin işleyişinde örgütte neleri nasıl yapıldığının, nasıl yapılacağının doğru olarak bilinmesi gerekir. Örgütte yapılan ve yapılacağına ilişkin bilginin dolaşması örgütün işlemesi için gereklidir. Bir örgütte görevler ne denli iyi düzenlenirse düzenlensin, görev tanımları ne denli açık olursa olsun görevleri bilecek bireyler arasında iletişim olmadan eş güdüm ve amaçlara yönelik etkileşim olmaz. Yöneticiler ancak örgütte yeterli bir iletişim ağı kurabildiğinde ve bunu etkili bir şekilde çalıştırabildiğinde örgütünde neler yapıldığını anlayabilir ve bu bilgilere dayanarak sağlam ve geçerli kararlar verebilir. Örgütün her köşesinde varlığını ve
önemini kabul ettiren iletişim düzeni aynı zamanda örgütsel düzenin başarısını da yansıtır. Örgüt iletişimi yönetme becerilerinin geliştirilmesi çeşitli iletişim araçlarının etkinliğinin arttırılması ve iletişimin başarısızlığının nedenlerinin bulunması ile yakından ilgilidir. (Erdoğan,2002:271)
Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla örgütü meydana getiren birimler ve ögeler ile örgüt ve çevresi arasında gerçekleştirilen sürekli bir bilgi ve düşünce alış-verişi ya da birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına imkan sağlayan toplumsal bir süreçtir. (Dicle,1974:20)
Yönetimde iletişimin canlı organizmalardaki dolaşım ve sinir sisteminin yaptığı işlevi yerine getirdiğini söyleyebiliriz. Özellikle günümüzün karmaşıklaşan örgüt yapılarında, birimler arasında eşgüdüm sağlanması, amaçlara ve başarıya ulaşılabilmesinde iletişimin önemi ortadadır. Örgütteki çalışanlar iletişim vasıtasıyla etkileşime girerler ve grupla özdeşleşirler.(Canlıer,1997:29)
Örgütsel iletişim, örgütsel amaçları gerçekleştirmek için son yapılan işlem ve eylemlerde geri bildirim yolu ile tepkileri taşımak zorundadır. Böylece örgüt iletişimi, hem yöneticinin çalışanı etkilemesini hem de çalışanın yöneticiye yanıtını içeren çift yönlü bir iletişim süreci olarak gerçekleşir. (Düşükcan,2003:61)
Örgütsel iletişimin örgütteki işlevlerini şöyle sıralayabiliriz. (Türkmen,2000:40-41))
Örgütsel iletişim örgütteki çalışanları ve birimleri birbirine bağlayan temel bir alt sistemdir. Böylece kişiler ve birimler uyumlu ve eşgüdümlü çalışabilir.
Örgütsel iletişim, örgütteki kişi ve grupların örgütün amaçlarına ulaşılması yaptıkları mesaj alış verişidir.Örgütte faaliyetlerin
sürdürülmesi, sorun çözme ve yaratıcı gücün oluşturulması örgütsel iletişim vasıtasıyla gerçekleşebilir.
Örgütlerin termodinamiğinin ikinci yasası gereği örgütün entropi etkisinde kalması olumsuz sonuçlar doğuracaktır.Örgütsel iletişim, dış çevre ile örgüt arasında sağlıklı bir bilgi alışverişi sağlayabilir.Günümüzde hızla değişen çevre şartları karşısında örgütlerin kendilerini yeni şartlara uyarlamaları da yine örgütsel iletişimle sağlanabilir.
Örgütsel iletişim, örgüt yönetiminin en önemli yönetim araçlarından biridir. Örgütte planlama, karar verme, güdüleme, eşgüdüm ve denetimin sağlanabilmesi etkin bir örgütsel iletişim gerektirir.
Örgütsel iletişim, örgütte hiyerarşik basamakların belirlenmesinde ve yönetsel otoritenin sağlamasında önemli rol oynar. Gelen ve giden mesajlar, bilgiler, belgeler ve dokümanlar örgütsel iletişim kuralları çerçevesinde saklanır, bilgi ve belge arşivleri oluşturulur.
Örgütsel iletişim, örgütte çalışanların oluşturdukları küçük grupların birbirlerine karşı ve çalışanların örgüte bağlılık duygularının geliştirilmesini sağlar.
Örgütsel iletişim, işletmelerde endüstriyel ilişkilerin iyileştirilmesi, işçi- işveren-örgüt bütünü arasındaki ilişkilerinin sağlanmasında önemli rol oynar.Örgütün bütünlüğü ve örgütsel iletişimin amaçlarının ne olacağı, geniş ölçüde iletişime katılan bir kişi yada birimlerin amaçlarına ve davranışlarına, eylemin içinde sendika ilişkilerinin düzenlenmesi ve geliştirilmesinde yardımcı olur.Đletişim ürünü, ortama, zamanın niteliklerine ve örgütün kendi amaçlarına bağlı olarak değişebilecektir.
Đşletmenin düzenli bir şekilde işleyişinin sağlamak ve işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek üzere, işletmeyi oluşturan tüm bölümler ile işletmenin çevresi arasında girişilen sürekli bir materyal, bilgi ve düşünce alışverişi örgütsel iletişimdir.(Canlıer,1997:31)
Örgütsel iletişim, örgütteki tüm üyelerin örgütsel amaçlar yönünde etkileşimde bulunmasını sağlayarak, örgütsel bütünlüğü gerçekleştirmede çok önemli bir işlev üstlenir. (Düşükcan, 2003:64)
Örgütsel iletişimin önemi, örgütlerin büyümelerine ve yönetimin gittikçe daha karmaşıklaşmasına, uzmanlaşmanın artmasına, yerinden yönetim ilkesinin uygulanmasına teknolojik gelişmelere, örgütlerin toplumsal sorunlara eğilmelerine ve örgütlerde çatışmaların ikna yöntemiyle çözümlenmesine paralel olarak gittikçe artmıştır. Günümüzde , örgütsel iletişimin örgütlerin verimlilik ve etkinliklerinde rol oynayan en önemli etmenlerden biri olduğu anlaşılmıştır.( Dicle,1974:47)
Çalışanların örgütü benimseyebilmeleri, örgütün amaçlarına ulaşabilmeleri ve motive edilebilmeleri için örgüt hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir.Çalışanların yeterli bilgiye ulaşabilmeleri de örgütsel iletişim yoluyla gerçekleştirilebilir. Çalışanlara örgütün amaçları v.s hakkında ne kadar fazla bilgi verilirse ve iletişimin gerektirdiği eylemler yapılırsa sonuç o kadar başarılı olabilir diyebiliriz. Örgütün amaçları çalışanlarında katılımıyla belirlenebilirse veya bu amaçlar çoğunluk tarafından benimsenirse iletişim ile amaçlara ulaşmak daha kolay olur.
Örgütsel başarı büyük ölçüde organlar arasında kurulan biçimsel ve biçimsel olmayan ilişkilerin olumlu yönde gelişmesine bağlıdır.Diğer yandan işletmelerin diğer işletmeler, kurumlar ve halk kesimi yani, çevresi ile doğrudan doğruya yada dolaylı nitelikte ilişkileride bulunmaktadır.
Örgütler geleceklerini güvence altına almak ve istenilen çizgiye ulaşabilmek için gerek iç ilişkilerini gerek çevre ile ilişkilerini titizlikle yürütmek ve bunları bir
düzen altına almak zorundadır.Böyle bir düzenin kurulması ise hiç kuşkusuz iyi bir iletişim sisteminin varlığı ile gerçekleşebilir.(Canlıer,1997:31-32)
Đletişim, işetmenin etkin bir şekilde yönetilmesine yardım eden bir yönetim aracıdır ve işletmede birimleri birbirine bağlayan temel alt sistemlerden biridir.
Đşletmelerin büyümeleri ve yönetimin gittikçe karmaşıklaşması, uzmanlaşmanın artması, teknolojik gelişmelerin çok hızlı olması, devletin ve sendikaların işletme yönetiminde daha etkili rol almaları, işletmelerde iletişimin önemini arttıran başlıca etkenler arasında sayılabilir.Đletişim, işletmelerde yöneticilerin doğru ve etkin karar almalarına yardım eden temel bir unsurdur.
Özellikle yöneticilerin yetkisinin diğer çalışanlar göre geniş olması ve alacağı kararların işletmenin geleceğini doğrudan etkileyecek olması nedeniyle yöneticilere verilen bilgilerin doğru olması gereklidir. Aksi halde, yöneticilere verilecek yanlış veya eksik bilgiler işletmedeki tüm çalışanların faaliyetlerini aksatacağı gibi işletmeyi de olumsuz yönde etkiler… bir an için işletmelerde iletişimin olmadığını farz edersek işletme yönetiminin bir karmaşıklığa dönüşebileceği ortadadır. Şöyle ki; böyle bir varsayımı kabullendiğimizde, astlar üstlerinin kendilerinden neyi, ne zaman ve nasıl yapmalarını istediğini açıkça bilemeyecekler, aynı düzeydeki çalışanlarda, aralarında belirli bir eşgüdüm sağlayamayacaklar, sonuçta işletme yönetimi tam bir karmaşıklığa dönüşecektir. Đşletme çalışanlarının çabaları , işletmenin amaçlarına yöneltilemeyecek ve sonuçta verimlilik düşecektir. Bu nedenle işletmelerin başarıya ulaşmalarında rol oynayan en önemli etkenlerden birinin de iletişim olduğu söylenilebilir.(Canlıer,1997:65-66)