PTT Anadolum Lojistik Anonim Şirketi 2019 Yılı hesap ve işlemleri üzerinde Sayıştay tarafından yapılan inceleme ve denetimler sonucunda tespit edilen ancak denetim görüşünü etkilemeyen bulgu ve öneriler aşağıda yer almaktadır.
BULGU 1: Şirketin 2019 Yılı Faaliyetleri İçin İşletme Bütçesinin Yıl Sonunda Hazırlanması
Şirketin 2018 yılı Denetim Raporunda 2018 faaliyetleri için işletme bütçesini hazırlanmadığı ifade edilmiştir. Bu defa yapılan denetimlerde, 2019 yılı bütçesinin 23.12.2019 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı, yani yıl sonunda bağlayıcılık kazandığı görülmüştür. Bu itibarla, 2019 bütçesi de yıl içinde gerçekleşen gelir ve gider işlemleri yönünden uygulanamamıştır.
İşletme bütçeleri, bir işletmenin kısa dönemde veya gelecek faaliyet dönemi için üst yönetim tarafından saptanan politikaların, planların, amaçların ve hedeflerin parasal ve sayısal terimlerle açıklanan raporlar dizisini ifade etmektedir.
Bütçe sisteminin temel amacı, işletme amaç ve hedeflerinin en etkin bir biçimde gerçekleştirilebilmesi için yönetime, temel işlevlerinin yürütülmesinde etkili bir biçimde yardımcı olmaktır. Bu açıdan bütçeler, yöneticilere gelecekte belirli bir dönemde neler yapılacağını, bunlardan ne gibi sonuçlar elde edileceğini ve bu işlerin gerçekleştirilmesi için nelere katlanılacağını gösteren bir kılavuz niteliğindedir.
Öte yandan bütçe, bir işletmenin belirlenmiş bir dönem için yapacağı harcamaları; konu, miktar ve tutar itibarıyla öngören (planlayan) bir yönetim aracıdır. Diğer bir ifadeyle bütçe;
yönetime verilen bir harcama yetkisidir ve niteliği ne olursa olsun ödeneksiz harcama yapılmaması gerekir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 375 inci maddesi Anonim Şirket Yönetim Kurulunun devredilemez görev ve yetkilerini düzenlemekte olup; (c) fıkrasında “Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması” hükmü yer almakta olup bu durumda şirketin bütçe hazırlaması gerekliliği de ortaya çıkmaktadır.
Öneri:
Şirkette, her yıl düzenli bir şekilde hazırlanan işletme bütçesinin, Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe konulması önerilir.
BULGU 2: Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Düzenleyici Usul ve Esaslar Bulunmaması
Şirketin yönetim kurulu karar ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin incelenmesi sonucunda mal ve hizmet alımlarına ilişkin usul ve esasların belirlenmediği anlaşılmıştır.
6475 sayılı Posta Hizmetleri Kanununun 21`inci maddesinin 6`ncı bendinde aynen:
“Yapım ihaleleri hariç 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 5/1/1961 tarihli ve 237 sayılı Taşıt Kanunu, 10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu ile 9/11/1983 tarihli ve 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu hükümleri PTT ve iştirakleri hakkında uygulanmaz.” hükmü yer almaktadır.
Yukarıda verilen mevzuat hükmü çerçevesinde, kamu ihale Kanunu yapım işleri hariç olmak üzere PTT iştiraklerinde uygulanmamaktadır. Ancak kamu kaynağı kullanan Şirket, esas faaliyet alanı itibariyle hizmet sağlayıcı konumunda olduğu için sürekli olarak mal ve hizmet satın almaktadır.
Yönetim Kurulu TTK`nın 374`üncü maddesi uyarınca, Genel Kurul tarafından kullanılan bir yetki yoksa, şirketin işletme konusunun gerçekleştirilmesi için gerekli olan her çeşit iş ve işlemler hakkında karar almaya yetkilidir.
Bu itibarla, mal ve hizmet alımlarına ilişkin düzenleyici bir yönetim kurulu kararı alınması:
İşe ilişkin teknik özelliklerin, iş programının ve uygulanacak yaptırımların, düzenleyici işlemler çerçevesinde ayrıntılı olarak düzenlenmesi, işin kalitesinin garantiye alınmasını
sağlayacak ve karşı tarafın yükümlülüklerini zamanında ve uygun biçimde yerine getirmediği durumlarda ortaya çıkan itilafların çözümünde idarenin elini güçlendirecektir.
İşe başlamadan önce ihtiyacın ve ödeneğin belli kurallar çerçevesinde belirlenmesi, piyasa fiyatlarının nasıl araştırılacağının, tekliflerin nasıl alınacağının ve değerlendireceğinin açıkça düzenlenmesi, kaynakların verimli ve ekonomik olarak kullanılmasını sağlayacaktır.
Sözleşmelerde hakedişlerin hangi aralıklarla düzenleneceğine ilişkin bir düzenleme yer alması, idarenin işin takibinin yapılmasını, kalitesinin kontrol edilmesini ve gerektiğinde sözleşme hükümleri çerçevesinde yaptırım uygulamasına imkan verecektir.
Yukarıda sayılan unsurlar çerçevesinde, kaynakların verimli ve ekonomik kullanımının sağlanması amacıyla, Kamu İhale Kanununa tabi kurumlarda olduğu gibi şirketler tarafından gerçekleştirilen mal ve hizmet alımı ihalelerinde de, saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik ilkeleri çerçevesinde işlem yürütülmesi için mal ve hizmet alımlarına ilişkin süreçler ile teknik şartname, piyasa fiyat araştırması ve sözleşme gibi temel belgelerin yönetim kurulu tarafından düzenleyici işlemlere bağlanması gerekmektedir.
Öneri:
Şirket tarafından gerçekleştirilen mal ve hizmet alımı ihalelerinde de, saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik ilkeleri çerçevesinde işlem yürütülmesi için mal ve hizmet alımlarına ilişkin süreçler ile teknik şartname, piyasa fiyat araştırması ve sözleşme gibi temel belgelerin yönetim kurulu tarafından düzenleyici işlemlere bağlanması önerilir.
BULGU 3: Şirketin Elektronik Tebligat Adresinin Olmaması
7201 sayılı Tebligat Kanunu ve 06.12.2018 tarihinde Adalet Bakanlığınca yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliğine rağmen Şirketin elektronik tebligat adresi bulunmamaktadır.
7201 sayılı Tebligat Kanunu ve 06.12.2018 tarihinde Adalet Bakanlığınca yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliğine ile Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel şirketler, avukatlar, noterler v.b. kanun kapsamında bulunan tüm gerçek ve tüzel kişiliklere 1 Ocak 2019’dan itibaren tebligatın elektronik yolla yapılması zorunluluğu getirilmiştir. Bu nedenle bu kişilerin elektronik tebligat adreslerinin olması gerekmektedir. Elektronik Tebligat Adresi PTT tarafından, gerçek kişiler için kimlik bilgileri, tüzel kişiler için ise tabi oldukları sistem bilgileri
esas alınmak suretiyle oluşturulan ve Ulusal Elektronik Tebligat Sistemine (UETS) kaydedilen tebligat adresidir.
7201 sayılı Tebligat Kanunu ve 06.12.2018 tarihinde yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliğine uyarınca Ulusal Elektronik Tebligat Sisteminin kuruluş, işletim ve güvenliği PTT A.Ş tarafından sağlanmaktadır.
7201 sayılı Tebligat Kanunun 7/A maddesinde;
“Aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.
(…)
5-Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
7. Kanunla kurulanlar da dahil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişiler.” hükmü yer almaktadır. Ancak yapılan incelemelerde Şirketin elektronik tebligat adresinin olmadığı anlaşılmıştır.
Öneri:
7201 sayılı Tebligat Kanunu ve 06.12.2018 tarihinde Adalet Bakanlığınca yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca şirket adına elektronik tebligat adresi alınması önerilir.
BULGU 4: Yönetim Kurulu Üyelerine Mevzuata Aykırı Şekilde Fazla Ödemede Bulunulması
Şirketin yönetim ve denetim kurullarında yer alan üyelere, 18/07/2017 tarihli ve 2017/T-7 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ile 2020 yılında yayımlanan Bazı Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevli Yönetim, Denetim ve Tasfiye Kurulu Üyelerinin Ücretleri İle Sözleşmeli ve Kapsam Dışı Personele Uygulanacak Taban ve Tavan Ücretlerin Tespitine İlişkin Cumhurbaşkanı Kararı’nda belirtilen tavan ücreti aşan tutarlarda huzur hakkı ödendiği anlaşılmıştır.
Şirkette yönetim ve denetim kurulu üyelerine ödenecek huzur hakları, 2019 yılı için her bir yönetim kurulu üyesi için net 5.000,00 TL olarak belirlenmiştir. Belirlenen bu ücretlerin Bazı Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevli Yönetim, Denetim ve Tasfiye Kurulu Üyelerinin Ücretleri İle Sözleşmeli ve Kapsam Dışı Personele Uygulanacak Taban Ve Tavan
Ücretlerin Tespitine İlişkin Cumhurbaşkanı Kararı’nda belirtilen tavan ücreti aşması halinde aşan tutarın ilgiliye ödenmeyip temsil olunan kuruluşa ödenmesi gerekmektedir.
Bu hususa ilişkin, 18/07/2017 tarihli ve 2017/T-7 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı`nın beşinci maddesinde yönetim kurulu huzur hakları düzenlenmiş olup, bundan sonra yapılacak artışlarda, kamu görevlilerinin mali haklarında uygulanan artış oranı kadar artış yapılacağı ifade edilmiştir. Kamu görevlilerinin mali haklarında meydana gelen artışlar nazara alınarak yapılan hesaplama sonucunda, 2019 yılı için ödenecek huzur hakkı 4.821,89 TL olmaktadır.
11 Nisan 2020 tarihli Cumhurbaşkanı Kararı`nda da, geriye dönük olarak 2019 yılı için, 2 defa aylık tutarda ek ödeme dahil yönetim kurulu başkanı için ortalama aylık 9.643,77 TL, yönetim kurulu üyeleri için ise aylık ortalama 4.821,89 TL olarak belirlenmiştir.
Ancak 2019 yılı içerisinde şirket yönetim ve denetim kurulu üyeleri için aylık net 5.000,00 TL ödeme yapılmış ve her bir yönetim kurulu üyesi için aylık 178,11 TL fazla ödeme yapılmıştır.
Öneri:
2019 yılı içerisinde şirket yönetim ve denetim kurulu üyeleri için aylık net 5.000,00 TL ödeme gerçekleştirilmiş ve her bir yönetim kurulu üyesi için aylık 178,11 TL fazla ödeme yapılmış olup, mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem yapılması önerilir.