Çalışanların Yönetimi

Kuruluş çalışanlarının bilgi birikimlerini ve tüm potansiyellerini bireysel düzeyde, ekip düzeyinde ve kuruluşun bütününde nasıl yönetmekte, geliştirmekte ve özgürce kullanılmalarını sağlamaktadır. Bu faaliyetleri politika ve stratejisini, süreçlerinin etkin bir biçimde işlemesini destekleyecek şekilde nasıl planlamaktadır.

İnsan kaynakları nasıl planlanmakta ve iyileştirilmektedir?

Personel dairesi başkanlığının en önemli özelliği hizmetin gerçekleştiği anda hizmeti alan (müşteri) ile hizmeti sunan(hizmet personeli) arasında oluşan yüz yüze ilişkinin, sunulan hizmeti belirlemesidir. Eğitim kurumlarında çalışanların performansı ve çalışanların hizmet kalitesindeki etkisi önem taşımaktadır. Bunun içinde çalışanların memnuniyeti ölçülerek değerlendirilir. Ve bu düzeyi arttırmak için çalışmalar yapılır.

İnsan kaynaklarını planlarken Personel Dairesi Başkanlığı şunları yapmaktadır: Öncelikle ihtiyacı olan personeli belgeleyerek, işe alım ve seçimlerini yaparak hizmet içi eğitim vermektedir. Bu eğitim sonrasında kişiler ihtiyaç bulunan birimlerde göreve başlatılmaktadırlar.

Çalışanların yetenekleri nasıl korunmakta ve geliştirilmektedir?

Personel Dairesi Başkanlığının hizmet kalitesinin iyileştirilmesini sağlamak için çalışanların önerileri dikkate alınmalı, yetenek ve kapasiteleri takdir ve ödül yöntemleri ile teşvik edilerek geliştirilmelidir. Personel Dairesi Başkanlığı elemanlarının eğitimleri de desteklenmekte ve bir personel yüksek lisans mezunu, bir personel yüksek lisans yapmakta, üç personel üniversite eğitimini tamamlamış ve on personelde Açıköğretim Fakültesinde eğitim görmektedir.

Personel Dairesi Başkanlığında çalışan her birey çalışmalarının desteklenerek takdir edildiğini ve önerilerinin dikkate alındığını görerek kalitenin sürekli iyileştirilmesine katkıda bulunur.

Şekil: 5.3 Takdir Çevrimi

Şekil: 5.4 Personel Dairesi Başkanlığının İyileştirme Çalışmaları Değerlendirme Akışı

Çalışanlar hedefler üzerinde nasıl görüş birliğine varmakta ve sürekli olarak performansı nasıl gözden geçirmektedir?

Personel Dairesi Başkanlığında bulunan her şube müdürlüğü kendi hedeflerini belirler ve bu hedefleri Personel Dairesi Başkanlığı hedefleri ile uzlaştırır. Yapılan toplantı ve anketler sonucunda elde edilen bilgiler gözden geçirilir. Hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediği incelenir, sebepleri araştırılır ve gerekli düzenlemeler yapılır. Daire başkanlığında çalışan personel ile tüm üniversite personelinin performansları ölçülerek Görevde Yükselme Eğitimi ve Sınavı ile terfi ve kadro tahsisi verilmek üzere değerlendirilir.

Çalışanlar sürekli iyileştirme çalışmalarına katılmaya nasıl teşvik edilmekte, uygun önlemleri almaları için nasıl yetkilendirilmekte ve başarıları nasıl takdir edilmektedir?

Öneri-istek sistemi ile Personel Dairesi Başkanlığı çalışanlarının kalitenin sürekli iyileştirilmesine katılımı sağlanır.

İdari işleyiş ile ilgili öneri ve istekler başkanlık bünyesinde yapılan toplantılarda lidere iletilir. Problem tesbit edilerek iyileştirme takımları tarafından çözümler ve projeler oluşturulur. Örneğin; hizmet kalitesinin iyileştirilmesi için çalışanların önerileri dikkate alınmış tüm kadrolar için sorumlulukların, iş için gerekli yetenek ve niteliklerin, iş akışlarının açıklandığı yazılı işi tanımları kullanılmaya başlanmıştır. Bu tanımlar düzenli olarak gözden geçirilerek gerekli revizyonlar yapılmaktadır.

Çalışanların başarıları takdir ve ödül sisteminin yanısıra farklı bir biçimde değerlendirilir. Lider doğum günü olan personelin doğum gününü bir gün önceden kutlar ve doğum gününde izinli olduğunu söyler. Bunun sonucunda personel kendisine değer verildiğini hisseder, buda çeşitli motivasyon arttırma stratejilerinden biridir. Liderler bunun gibi değişik takdir ve ödül uygulamalarıyla başarının artacağına inanmaktadırlar.

Çalışanlar ile kuruluş arasındaki etkin iletişim nasıl sağlanmaktadır?

Toplam kalite yönetimi, kaliteli hizmet sunma çalışmalarında tüm personelin katılımın başarının en önemli faktörü olarak görmektedir. Bu katılım kalite gruplarına tüm personelin gönüllü katılarak birlikte çalışmaları ile gerçekleşir. Personel Dairesi Başkanlığı çalışanları, hizmet sundukları birim ve kişilerle sürekli iletişim içinde olup, düşünen, sorunları ortadan kaldırmak için kendini sorumlu hisseden, gerekli düzeltici ve önleyici davranışlara sahip, akılcı kişilerden oluşmaktadır.

Çalışanların sağlık ve güvenliğine nasıl özen gösterilmektedir?

Üniversite kampüs alanı içinde bir mediko-sosyol merkezi bulunmakta tüm akademik ve idari personele hizmet sunmaktadır.

4- Kaynaklar

Kuruluş, politika ve stratejisini ve süreçlerinin etkin bir biçimde işlenmesini destekleyecek biçimde işbirliklerini ve kaynaklarını nasıl planlamakta ve yönetmektedir.

Bu kriter Personel Dairesi Başkanlığı ile ilgili değildir. Çünkü Personel Dairesi Başkanlığının bütçesi bulunmamaktadır.

5- Süreçler

Kuruluş politika ve stratejisini destekleyecek, müşterilerini ve diğer paydaşlarını tam olarak tatmin edecek, onlar için katma değerin artmasını sağlayacak biçimde süreçlerini nasıl tasarlamakta, yönetmekte ve iyileştirmektedir.

Kuruluşun başarısına etkisi büyük olan süreçler nasıl tanımlanır?

Personel Dairesi Başkanlığının süreç hiyerarşisi tanımlanmıştır ve İdari Tayin Şube Müdürlüğü, Akademik Tayin Şube Müdürlüğü, Özlük Hakları ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Sicil Şube Müdürlüğü ve Hizmetiçi Eğitimi Şube Müdürlükleri ve Sekreterya olmak üzere altı birim bulunmaktadır.

Personel hizmetleri; personelin kurumda çalışmaya başlamasından ayrılışına kadar süren bir süreçtir. Bu süreç birçok sürecin bir araya gelmesi ve süreçlerin birbirini izlemesi ile oluşur.

Süreçler sistematik olarak nasıl yönetilir?

Süreçler ve süreçlerde yer alan işlemler, süreçte yer alan birimler tarafından ISO çalışmaları için iş akış diyagramlarıyla tanımlanmış prosedür ve talimatlar hazırlanmıştır. Böylece birimlerin tüm süreçlerinin işleyişi yazılı hale getirilmiş ve aksayan yönler için düzeltici ve önleyici faaliyetler yapılmıştır.

Süreçler nasıl gözden geçirilir ve iyileştirme için hedefler nasıl belirlenir?

Personel Dairesi Başkanlığı tarafından sunulan hizmetlerin kalitesine etkisi olan tüm süreçlerin ve hizmetlerin kontrolü, kuruluş içi kalite tetkikleri ile yapılmakta ve uygunsuzluklar belirlenmektedir. Uygunsuzluklar verilen süre içerisinde giderilmektedir. Temel süreçlerle ilgili kalite hedefleri birim çalışanları tarafından belirlenmekte ve sürekli izlenerek iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.

Buluşlar ve yaratıcılık kullanılarak süreçler nasıl iyileştirilmektedir?

Süreçlerin iyileştirilmesine yönelik düşünceler çalışanlar tarafından oluşturulur. Sorunlar karşısında çalışanlarda oluşan düşünceler lidere iletilmekte, liderin de onay vermesi ile süreç sahibi çalışan tarafından uygulanır.

Personel Dairesi Başkanlığında kalite iyileştirme amacıyla kalite ekipleri ve kalite çemberleri oluşturulmuş, çalışanların yaratıcılıklarını kullanması ve katılımları ile süreçler iyileştirilmektedir.

Süreçler nasıl değiştirilmekte ve yararları nasıl değerlendirilmektedir?

Personel Dairesi Başkanlığında akademik ve idari tayin şube müdürlüklerinde otomasyon projeleri kısa bir test süresinden sonra uygulanmaya başlanmış, sicil ve hizmetiçi eğitim şube müdürlüklerinde otomasyon projesi test aşamasında, özlük hakları ve tahakkuk şube müdürlüğünde ise otomasyon projesi eski sistem ile paralel olarak yürütülmektedir.

Projelerin tamamlanması ile Personel Dairesi Başkanlığı çok kısa sürede hatasız ve kaliteli hizmet sunabilecektir.