Dünyada E-Fatura Standartları Gelişimi, UBL ve EDI Fatura Karşılaştırması

(1)

ÖZ

Dünyada ticaretin gelişmesi ile birlikte ticari belgelerin dolaşımı ve güvenliği de ticaretin önemli unsurlarından biri olmuştur. Sipariş, fatura, irsaliye, ödeme belgelerinin değişimi bilgisayar teknolojilerinin ilerlemesi ile elektronik ortama taşınmıştır.

Ticaretin sınırlar ötesine taşınması ile birlikte farklı sistemler arasında elektronik belgelerin iletilmesi ve anlaşılabilir olması da belge güvenliğinden sonra di- ğer çözülmesi gereken bir konu olmuştur.

Elektronik ortamda veri aktarımı, 1960’ lı yılla- rın başında demiryolu sektöründe ilk defa verinin bir noktadan tanımlanmış bir noktaya şifrelenerek trans- ferine imkân veren EDI (Elektronik Veri Değişimi) ile gündeme gelmiştir. 1970’li yıllarda ticari işletmeler arasında EDI kullanımının elektronik veri değişiminde önemli bir yere sahiptir. Büyük yatırım gerektirmesi sebebi ile EDI sadece büyük firmalar tarafından kul- lanılmıştır. Artan ücretler ve piyasa talepleri küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin de iş süreçlerini elektronik ortama taşıması konusunda bir tetikleyici olmuştur. Ancak karmaşık ve bilgi işlem yatırımı gerektiren EDI standartları bu ihtiyaçları karşılayacak ni- teliklerde olmadığı için yeni standartlar geliştirilmiştir.

UBL (Evrensel İşletme Dili) işletme ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmesi, kolay, anlaşılabilir ve yönetilebilir olması sebebiyle bu işletmeler arasında daha çok kabul görmüştür. UBL, XML (Genişletilebilir İşaretleme Dili) standardını baz alarak geliştirilen e-belge stan- dartlarından biri olmasının yanında Türkiye gibi çoğu ülkede kullanılan yasal e-fatura standardıdır.

Bu makalede e-belge standartlarının tarihçesi;

EDI’den yola çıkarak şimdiye kadar kullanılan standartlar çerçevesinde incelenmiş, ardından ülkemizde de e-fatura standardı olarak kullanılan UBL belge standardı tüm yönleri ile ele alınmıştır. Son bölüm- de ise EDI ve UBL e-fatura örnekleri incelenmiş ve kullanım kolaylığı, anlaşılabilirlik, yönetilebilirlik açı- sından karşılaştırılmıştır.

Anahtar Kelime: e-Fatura, UBL, EDI, XML, Ulus- lararası Belge Standartları, Tedarik Süreci

Jel Sınıflandırması: H20, H29, K20, K34, K40, L30, L86, N70

Dünyada E-Fatura Standartları Gelişimi, UBL ve EDI Fatura Karşılaştırması

İlknur GÜR NALÇACI*

GLOBAL DEVELOPMENT OF E-INVOICE STAN- DARDS AND COMPARİSON OF UBL AND EDI INVO- ICES

ABSTRACT

By the development of trade in the world, mo- vement of commercial documents and security of them has become one of the most important issues. And exchange of commercial document like orders, invoices, delivery notes, payment documents are moved to the electronic environment.

Because of increased across border trades, transport of electronic documents between different systems is become another issues that need to be solved.

At the beginning of the year 1960 ‘s for the first time encrypted data was transfered between defined points, known as an EDI (Electro- nic Data Interchange), was first used at railway sector. EDI-defined as simultaneous transmission of encrypted structural data between computers (M2M). So EDI provide authenticity and integrity of electronic document. Usage of EDI has assu- med an important role at commercial document exchange for large companies. Raising salaries and market demands are pushing more and more Small and Medium Enterprises (SMEs) to auto- mate their business processes and to switch to e-Business solutions. But complex EDI standards are not sufficient. On top there are different other barriers that need to be overcome. With the Universal Business Language (UBL) a very simple and manageable set of business documents and the possibility to customize them to the SME ne- eds is available. Besides being one of the XML ba-

* Gelir İdaresi E.Devlet Gelir Uzmanı

(2)

sed e-document standard used in most countries, UBL is legal e-invoice standard of Turkey such as many other countries.

In this article the history of e-document standards, starting from EDI through standards used up to today, is being discussed and followed with a thorough detailed explanation of UBL which is being used as the e-invoice standard in Tur- key. In the last section of this article, EDI and UBL e-invoice samples are examined and compared in terms of availability, intelligibility, and managea- bility.

Keywords : e-Invoice, UBL, EDI, XML, Inter- national Document Standards, Business Process,

Jel Classification: H20, H29, K20, K34, K40, L30, L86, N70

GİRİŞ

Ulusal ve uluslararası ticaretin gelişmesiyle birlikte mal ve hizmet alım satımının yanında bu sürecin başlatılmasını tetikleyen işlemlerden, son- landıktan sonraya kadar geçen sürecin tüm aşa- maların belgelerle kayıt altına alınması geçmişten bugüne işletmeler için büyük önem arz etmektedir.

Kâğıt ortamda kişilere bağlı olarak idame etti- rilen tedarik sürecinin belge yönetimi, artan ücret- ler, piyasa talepleri, yönetilebilme zorluğu, hata ve zaman kaynaklı olarak süreçlerin aksamasından dolayı şirketler iş süreçlerini elektronik ortama taşıma eğilimi içine girmişlerdir. Büyük firmalar yatırım gerektiren EDI teknolojileri ile bu soruna çözüm bulmuşlardır. EDI ile tanımlanmış noktalar arasında insan müdahalesi olmadan bilgisayar uy- gulamaları arasında eş zamanlı yapısal verinin şif- relenerek gönderimi yapıldığı için kaynağı ve de- ğişmezliği sağlanabilmiştir. EDI kullanımı giderek yaygınlaşmış ve ticari hayattaki belge değişimi sağlanması konusunda önemli bir rol üstlenmiştir.

Sadece makinelerin anlayabileceği bir dil olan EDI, elektronik fatura (e-fatura ) ve sipariş gibi belgelerin belli standartlara ve kurallara göre bir noktadan bir noktaya elektronik ortamda taşınması sağlamıştır. Dünyada bilgi iletişim teknolojilerinde yaşanan dönüşümler ve internet ağlarının gelişim ile elektronik fatura değişimi yönünde de önemli gelişmeler kaydedilmiştir. İnternetin yaygınlaş- ması, standartlar ile birlikte takas protokolleri alt yapı olarak sunulmuştur. Verilerin değişiminde semantik veri modellerinin gelişimi 1990’lı yıllar- da gerçekleşmiştir. 1998’de XML (Genişletilebilir

İşletme Dili), hem insanlar hem bilgi işlem sistem- leri tarafından kolayca okunabilecek dokümanlar oluşturmaya yarayan standartları tanımlamıştır.

Veri saklamanın yanında farklı sistemler arasın- da veri alışverişi yapmaya imkân sağlayan bir ara format görevi sayesinde XML’in birçok alanda özellikle fatura değişiminde yaygın olarak kullanıl- maya başlanmasına sebep olmuştur. XML işaret- leme dilinin her alanda yaygın biçimde kullanımı bu standarda dayalı geliştirilen standartların da yaygın kullanımını sağlamıştır. Türkiye, Dünya’da yaşanan teknolojik gelişmelere kayıtsız kalmamış ve ülkede kullanılacak genel e-fatura standardını UBL olarak belirlemiştir.

Bu makalede dünyada elektronik belge değişi- minde kat edilen yollar, geliştirilen standartlar ele alınıp; uluslararası açık kaynak bir e-belge stan- dardı olan UBL kapsamında tanımlanan süreçler, belgeler ve standardın yapısal özellikleri incelen- miş, son olarak da UBL ve EDI faturalar karşılaştı- rılmıştır.

1. e-FATURA TANIMI VE STANDARTLARI Fatura işletmelerin tüm süreçleri ile ilişkili olan ve ticari hayatta yoğun şekilde kullanılan en önemli belgelerden biridir. Artan rekabet koşulları, piyasa koşulları, teknolojik değişim ve gelişim sü- reci işletmelerin üretim süreçlerini etkilediği kadar belgelendirme süreçlerinde de etkili olmuştur. Za- man ve işgücü maliyeti faturalama süreçlerinin de elektronik ortama taşınmasını tetiklemiştir.

Belgelendirme süreçlerinin elektronik ortama taşınması birlikte işlerliği ve otomasyonu sağ- ladığında; diğer iç ve dış iş süreçleri ile entegre edilebildiği takdirde kendinden beklenen faydayı tam anlamıyla sağlayacaktır. Bu durum göz önün- de bulundurularak genel geçerlilik sağlanması ve ülke içi ve ülkeler arası işletmeler tarafından da benimsenmesi ve birlikte işlerliğin sağlanması için uluslararası kuruluşlar tarafından bazı standartlar belirlenmiştir.

1.1 e-Fatura Tanımları

“e-Fatura” için dünyanın farklı yerlerinde kul- lanılan çok farklı tanımlar olmakla birlikte, bir ülke- de e-fatura sayılabilecek bir belge diğer bir ülkede yasal e-fatura olarak kabul görmeyebilir. Ulusla- rarası ticarette birlikte işlerliği sağlamak amacı ile yetkili kurumlarca direktifler yayımlanmış, bu kapsamda bazı standartlar belirlenmiş ve üye ülkeler tarafından kabul edilmiştir.

Dünyada genel olarak kabul genel olarak kabul

(3)

gören tanım B2B¹ ve B2G² sektörleri arasındaki elektronik ortamda yapılan yapısal formattaki fatura değişimidir.

Avrupa Birliği mevzuatındaki genel tanım ise;

vergi uyumlu faturaların tarafları arasında elektronik ortamda değişiminin yapılmasıdır. Bu tanım görüntü bazlı (PDF vs.) belge formatlarını da içer- mektedir.

Amerika’da ise e-fatura olarak sadece yapı- sal formatta oluşturulan otomatize edilmiş faturalar kabul edilmekte, diğer formatlarda oluştu- rulmuş faturalar ise geçerli sayılmamaktadır. Bu kısıtlar altındaki diğer tanımlamalar ise “Temassız e-Fatura” ve “0-Temas e-Fatura” dır.³

Türkiye’de e-fatura; düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alın- ması zorunlu olan faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ib- raz edilmesi gerekli belge olarak tanımlanmıştır.⁴

B2C⁵ arasındaki faturalaşma kavramı ise e-fatura kavramından ayrışmakta ve başka bir kapsamda değerlendirilmektedir.⁶

Aşağıdaki tanımlarda birçok ülkede e-Fatura olarak kabul edilebilecek ve kabul edilemeyecek belgeler listelenmiştir.

e-Fatura olarak kabul edilen belgeler;

- EDI ve XML yapısal formatında oluşturulan fatura

- Internet tabanlı web formlarında oluşturulan fatura

e-Fatura olarak kabul edilmeyen belgeler;

- PDF ve Word yapısal olmayan formatlarda oluşturulan fatura

- Fax ile gönderilen kağıt fatura

- Taranarak elektronik ortama aktarılan kağıt fatura ⁷

Teknolojinin gelişmesi ile birlikte ticari belgelerin elektronik ortamda taşınması söz konusu olmuş ve M2M⁸ bir süreç işletilmeye başlanmış- tır. Bir noktadan diğer noktaya veri transferinde kullanılan EDI ilk veri transfer standardıdır. Sonra- sında EDI ticari belge veri değişiminde de kulla- nılmaya başlanmıştır. 2000’li yıllarda açık kaynak yazılım dillerinin geliştirilmesi ile birlikte yeni standartlar ortaya çıkmıştır.

EDI; insan müdahalesi olmadan bilgisayar uygulamaları arasında yapısal formattaki verinin asenkron değişimi olarak tanımlanabilir.⁹ EDI; sadece tanımlı iki nokta arasında şifrelenmiş şekilde veri değişimine imkan vermesiyle; veriye dışardan müdahale edilmemesini sağlamaktadır. Açık kaynak standartların geliştirilmesi ile birlikte elektronik verilerin güvenliğinde genellikle kullanılan yöntemlerden biri de elektronik imza olmuştur.

Elektronik imza ile elektronik belgenin kaynağının doğruluğu, değişmezliği ve bütünlüğü sağlanabil- miştir. Elektronik imza ile ilgili standartlar bilgi ve teknoloji alanında uluslararası standartlar üreten ve kazanç amacı gütmeyen kuruluşlardan biri olan ETSI¹⁰ tarafından belirlenmiştir.

e-Fatura kullanımının ilk ortaya çıktığı yer olan Avrupa ülkelerinde e-fatura konusunda birçok format kullanılmaktadır. Avrupa’da belirlenmiş tek bir formatın olmaması, formatlar arası dönüşüm maliyetini de beraberinde getirmektedir. Avrupa Servis Sağlayıcıları Topluluğu¹¹ ülkeler arası birlikte işlerliğin sağlanması konusunda Model Interope-

1 B2B_Business to Business : İşletmeler arasındaki ticari uygulamaların kısa tanımıdır.

2 B2G_Business to Government- İşletmelerle kamu arasındaki ticari uygulamaların kısaltmasıdır.

3 Billentis, International Market Report, Bruno KOCH, Nisan 2013, s.9

4 05/03/2010 tarih ve 27512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği.

5 B2C_Business to Customer: İşletmelerle tüketiciler arasındaki ticari uygulamaların kısaltmasıdır 6 Billentis, International Market Report, Bruno KOCH, s.10

7 http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/, Erişim Tarihi, 05/06/2015 8 M2M:Machine to Machine-Makineler arası iletişim

9 http://www.x12.org/x12org/about/faqs.cfm#a1, Erişim Tarihi, 11/06/2015

10 ETSI_European Telecommunications Standards Institute_Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü: Bilgi ve İletişim Teknolojileri alanında kulla- nılacak global standartları belirleyen ve Avrupa Birliği tarafından tanımlanmış Avrupa Standartları Kurumudur.

11 EESPA-European e-Invoice Service Provider Association:Avrupa e-Fatura Servis Sağlayıcıları Topluluğu

(4)

rability Agreement ¹²gibi çalışmalar ve anlaşmalar yapmaktadır. Ayrıca e-fatura konusu ticari hayatı yakından ilgilendirdiği için Avrupa Birliği Komitesi, e-fatura için yasal standartların belirlendiği Direk- tiflerle bu işleyişi yönlendirmektedir.

Avrupa Birliği Komitesi 2006/112/EC numara- lı Direktifine¹³ göre bir belgenin elektronik fatura olarak işlem görmesi için 3 yöntem kabul edilmiş- tir.

1. EDI

2. Elektronik İmza

3. İşletmelerin Özel Belirlediği Yöntemler Belirtilen formatlar haricinde tarafların arala- rında yaptığı faturalaşma elektronik fatura olarak kabul edilmemektedir. Yapısal bir format olma- sının sağladığı birlikte işlerlik avantajının yanında elektronik bir belgenin kaynağının doğruluğunun, bütünlüğünün ve değişmezliğinin sağlanması da diğer önemli bir unsur olduğu için elektronik imza taşıyan faturalar da e-fatura olarak kabul edil- miştir. EDI üzerinden kapalı bir devrede tanımlı noktalar arasında belge değişimi olduğu için ay- rıca elektronik imza yöntemine ihtiyaç duyulma- maktadır. İşletmeler ise yapısal bir formatta ve değişmezliğin korunması şartıyla tedarikçilerinden kendi belirledikleri bir yöntem üzerinden e-fatura gönderilmesini isteyebilmektedir.

Türkiye’de ise e-fatura format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmekte ve Başkanlık merkezi platformu üzerinden taraflar arasında değişimi sağlanmaktadır¹⁴. Tek format kullanılması sayesinde taraflar arasında format dönüşüm sorunları yaşanmamaktadır. Ayrıca kul- lanılan formatın XML tabanlı bir e-belge formatı

olan UBL olması sayesinde yönetilmesi, özelleş- tirilmesi, anlaşılabilmesi konularında kullanıcılara kolaylık sağlanmaktadır.

Dünya çapında e-belge özellikle de e-fatura konusundaki gelişmeler yakından takip edilmektedir. Faturanın ticaretteki en önemli belgelerden biri olduğu düşünüldüğünde bu belgenin elektronik ortama taşınması, ülkelere göre işleyiş fark- lılıkları uluslararası ticaret yapan firmalar için de büyük önem taşımaktadır. Konu elektronik fatura olduğunda ise her ülke kendi ihtiyaçları ve mevzuat gereksinimlerine bağlı olarak farklı e-fatura uygulama modelleri oluşturmuştur.

Elektronik belge değişimi Dünya’da çok deği- şik sektörlerde farklı format ve standartlarda uzun yıllardır uygulanmaktadır. Son yıllarda birlikte iş- lerliği sağlamak üzere bilgisayar teknolojilerinin gelişmesine bağlı olarak, uyum sağlama çalışma- ları önem kazanmıştır.

1.2. e-Fatura Standartları Gelişimi

Teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine sağladığı en önemli faydaları olarak insan müdahalesini en aza indirip hata oranın azaltılması ve otomasyonun gerçekleştirilmesi ile zaman ve işgücü maliyetlerinin en aza indirilmesidir. Sadece üretim süreçlerinde değil belge değişiminin de elektronik ortama taşınmasında teknolojik gelişimin faydala- rından yararlanılmıştır. 1960’tan bu yana kullanıl- makta olan elektronik ortamda fatura standartları, işletme ihtiyaçları, teknolojik gelişim süreçleri göz önünde bulundurularak belli kuruluşların öncülü- ğünde geliştirilmiştir. Şekil-1’de geçmişten bugü- ne kullanılan ve kullanılmakta olan e-fatura stan- dartları gösterilmiştir.

12 Model Interoperability Agreement Version 3.0, EESPA, 2014; Avrupa ülkeleri arasında belge dolaşımında birlikte işlerliğin sağlanması konusunda yapılan anlaşma

13 Council Directive 2006/112/EC, The Council of The European Union, 28.11.2006, Section 5

Şekil- 1:e-Belge Standartlarının Evrimi¹⁵

(5)

Kâğıt ortamında yürütülen ticari belge akışının elektronik ortama taşınması işletmelere, zaman, işgücü, maliyet ve hataların en aza indirilmesi konusunda büyük avantajlar sağlamıştır. Elektro- nik veri değişimi, M2M (makineler arası iletişim) bir standart olan EDI kullanımı ile 1960’lı yıllarda kullanılmaya başlanmış ve 1970’li yıllardan itibaren ticari belgelerin değişiminde baz alınan bir standart olmuştur. Ancak sistem maliyetlerinin yüksekliği sebebiyle 2000’li yıllara kadar sadece büyük işletmeler özellikle otomotiv ve peraken- decilik alanında faaliyet gösteren firmalar tara- fından kullanılmıştır. Bahsi geçen büyük firmalar kendileri ile ticari ilişki içinde olan firmaları zorla- masıyla e-fatura değişim sisteminin kullanılabilirli- ği artmış ancak bu kapsamda sınırlı kalmıştır.

Artan ücretler ve piyasa talepleri küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin de iş süreçlerini elektronik ortama taşıması konusunda bir tetikleyici olmuştur. Ancak karmaşık EDI standartları bu ihtiyaçları karşılayacak yeterlilikte olmadığı için yeni standartlar geliştirilmiştir. 2000’li yıllarda açık kaynak standart olan XML ile birlikte sistem tüm ölçekteki firmaların kullanımı için uygun hale gelmiştir. XML tabanlı fatura standartları, işletme ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmesi, kolay, anla- şılabilir ve yönetilebilir olması sebebiyle işletme- ler arasında daha çabuk ve hızlı kabul görmüştür.

e-Fatura için kilometre taşları EDI ve XML olarak kabul edilebilir.

1.2.1. EDI Standartlarının Evrimi

EDI 1960’lı yılların ortalarında Amerika’da ge- liştirilmiş; ilk defa 1968’de bir grup demiryolu fir- masının oluşturduğu TDDC¹⁶ kuruluşu tarafından ulaştırma problemlerinin anlaşılması ve çözülmesi için kullanılmıştır.¹⁷ EDI ile tanımlanmış noktalar arasında insan müdahalesi olmadan bilgisayar uygulamaları arasında eş zamanlı yapısal verinin şifrelenerek gönderimi yapıldığı için kaynağı ve değişmezliği sağlanabilmiştir.

EDI’nin standart bir forma ulaşması ise 1970’li yılların başında gerçekleşmiştir. Kullanımı giderek yaygınlaşmış ve ticari hayattaki belge değişimi sağlanması konusunda önemli bir rol üstlenmiştir.

Sadece makinelerin anlayabileceği bir dil olan EDI ile fatura ve sipariş gibi belgelerin belli standartlara ve kurallara göre elektronik ortamda bir noktadan bir noktaya taşınması sağlanmıştır.

EDI standardının sektörlere göre özelleştirile- rek, sektöre özgü standartlar ortaya çıkması sağ- lanmıştır. Şekil-1’de EDI’den başlayarak 2000’li yıllara kadar geliştirilen EDI standartları gösteril- miştir. Aşağıda bu standartlar ve kullanıldığı sek- törler açıklanmıştır.

VDA-(Verband der Automobilindustrie): Oto- mobil endüstri için Alman kalite yönetim sistemi için geliştirilen standarttır. İlk olarak 1978’de ya- yımlanan VDA 4905, şuan için hala Audi, BMW, Miele tarafından kullanılmaktadır. ¹⁸

X12: ASC X12¹⁹ üyelerinin her sene bir araya gelmesi ile birçok farklı sektöre özgü EDI resmi standartları geliştirilmektedir. Örneğin; X12C_İle- tişim ve Kontrol Sektörü, X12F_Finans Sektörü, X12G_Kamu Sektörü, X12I_Ulaştırma Sektörü, X12M_Tedarik Zinciri, X12N_Sigortacılık Sektörü geliştirilen standartlardır. ²⁰

UN/EDIFACT : (the United Nations Rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) Bağımsız bilgisayar sis- temleri arasında yapılandırılmış verinin elektronik değişiminin sağlanması için oluşturulmuş uluslara- rası standartlar, yönergeler ve kılavuzların bütün- leştirilmesinden oluşturulan bir standarttır.²¹

RosettaNET: İşletmeler arası bilgi değişimi standartları belirlenmesi için kurulan kazanç ama- cı gütmeyen komitedir. Genel bilgi işlem, tüketici elektroniği ve yarı iletken üreticilerinin, telekomü- nükasyon ve lojistik sektörlerinin bir araya gelerek endüstri genelinde kullanılması amacı ile oluştur- dukları açık e-işletme süreç standartlarıdır. ²²

14 e-Fatura Güncel Sorunlar ve Çözüm Önerileri, Uğur DOĞAN, Yalçın TERCAN, İlknur GÜR, Vergi Sorunları Dergisi Sayı 319, Nisan 2015 15 UBL: The DNA of Next Generatıon E-Busıness, Karsten Tolle, 2008

16 TDDC_Tranportation Data Coordinating Committee: Ulaştırma Verileri Kordinasyon Kurumu 17 http://e.d.i.tripod.com/edi_history.htm, Erişim Tarihi, 05/06/2015

18 UBL: The DNA of Next Generatıon E-Business, Karsten Tolle, 2008

19 1979 kurulan Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü tarafından yetkilendirilen Akredite Standartlar Komitesi 20 http://www.x12.org/x12org/docs/editransactions.pdf, Erişimi Tarihi, 11/06/2015

21 http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.html, Erişim Tarihi, 12/05/2015

22 http://www.edibasics.com/edi-resources/document-standards/rosettanet/, Erişim Tarihi, 12/05/2015

(6)

1.2.2 XML Standartlarının Evrimi

XML, 1998 yılında bağımsız bir kuruluş olan W3C²³ organizasyonu tarafından tasarlanan ve herhangi bir kurumun tekelinde bulunmayan, ki- şilerin kendi sistemlerini oluşturabilecekleri, kendi etiketlerini tanımlayarak çok daha rahat ve etkin programlama yapabilecekleri ve bu belirlenen eti- ketleri kendi yapıları içerisinde standardize edebi- lecekleri esnek, genişletilebilir ve kolay uygulana- bilir bir işaretleme dilidir. ²⁴

Çok farklı tipteki verileri orijinal formatlarında tek bir havuzda tutabilen XML, bilgiye hızlı, kolay ve ortamdan bağımsız olarak erişebilme imkânı sunar. Öncelikle veri transferinin kolaylaşmasını ve verinin içerik bilgisiyle saklanabilmesini hedef- leyen XML, içerik ve sunum bilgilerini birbirinden ayırır.

Makine ve insan tarafından okunabilen, sistem ve araç bağımsız yapısal veri tanımlama, aktarım ve depolama işlevlerini yerine getiren uluslarara- sı açık kaynak bir standart olan XML, elektronik belge değişimindeki kilometre taşı olarak nitelendirilebilir. Şekil-1’de gösterildiği üzere 2000’li yıl-

lardan itibaren XML teknolojilerine dayanan aşa- ğıdaki standartlar geliştirilmiştir.

xCBL: (Common Business Library) : Global ticaretin kolaylaştırılması amacı ile tekrar kulla- nılabilen, geliştirilebilen XML dokümanların oluş- turulması, çerçevesinin ve temel ilkelerinin belir- lenmesini sağlayan bir dildir.²⁵ Daha çok e-ticaret alanında kullanılan belgelerin standardizasyonun- da kullanılmaktadır.

UBL-(Universal Business Language) : OASIS²⁶ tarafından geliştirilen ve iş dünyasının evrensel ölçekte iş yapabilirlik ihtiyacını gidermek amacı ile oluşturulan XML tabanlı elektronik iş dokümanı formatlarıdır.²⁷

Farklı standartları kullanan sektörler, kendi içlerinde sektörlerine özgü standartları kullanır- ken sektörler arası bilgi ve belgelerin elektronik ortamda değişimi için UBL standardı kullanmakta- dırlar. XML tabanlı bir dil olan UBL formatlar arası dönüşümün kolayca sağlamasına imkân vermesi, özelleştirilebilmesi ve birlikte işlerliği sağlaması bakımından tercih edilmektedir.

23 W3C_World Wide Web Consortium: Dünya Çapında Ağ Birliği, Ağ standartlarını belirleyen kuruluş 24 http://www.w3schools.com/xml/xml_whatis.asp, Erişim Tarihi, 10/05/2015

25 http://www.xcbl.org/about.shtml, Erişim Tarihi, 10/05/2015

26 OASIS: Organizsation for the Advancing Standart of Information Society, Bilgi Teknolojileri için Standartlar Geliştiren Kar Amacı Gütmeyen Uluslararası Topluluk

27 http://ubl.xml.org/, Erişim Tarihi, 24/04/2015

28 CIDX_Chemical Industry Data Exchange: Kimya sektörüne özgü tanımlamaları ve süreçleri içeren elektronik ortamda taşınan veri standardıdır

Örnek Durum:

Şekil-2 Sektör İçi ve Sektörler Arası Belge Dolaşımı

(7)

Farklı e-belge standardını kullanan firmalar arasında iletişimin nasıl sağladığı Şekil-2’de mo- dellenmiştir. Firmalar ve müşterileri ile arasında özel içsel süreçlerine göre işleyiş devam ederken, diğer tarafta elektronik ortamda bir ağ üzerinden farklı formatlar ve çeviriciler aracılığı ile belge de- ğişimi yapılması süreci gösterilmiştir.

Otomotiv Üreticisi A, sektör içi tedarikçisi olan firmalarla VDA standartlarına göre, Kimyasal üre- ticisi B, tedarikçisi olan firmalarla aralarında CIDX²⁸ standardına göre, Elektronik Üreticisi C, iş ortakları ile Rosetta Net tarafından belirlenen standartlara göre haberleşmektedir. Belirlenen sektörel standartlar (VDA, RosettaNET, CIDX) , ait olduğu sek- töre özgü kurallar ve tanımlamalar içermektedir.

Bu sebeple farklı bir sektörler arasında bu standartlar göre bilgi değişimi sağlanması durumunda farklılıklar ortaya çıkacak; aynı dil kullanılmadığı için gönderilen elektronik veriler anlaşılamayaca- ğı için sisteme doğrudan alınamayacak ve birlikte işlerlik sağlanamayacaktır. Bu durumda formatlar arası dönüşümde XML teknolojilerinin sağladığı kolaylıklardan faydalanılarak, sektörlerin kullan- dığı farklı formatlardaki verilerin birbirine dönüş- türülmesiyle tarafların birbirini anlaması UBL ile sağlanabilecektir.

2. UBL STANDARDI VE YAPISAL ÖZELLİKLERİ 2.1. UBL Standardı

UBL, farklı sektör temsilcilerinin bir araya gelerek oluşturdukları kar amacı gütmeyen uluslara- rası bir topluluk olan OASIS tarafından onaylanan ve iş dünyasının evrensel ölçekte birlikte iş yapabilirlik, yasal denetlenebilirlik ve kayıtların yöneti- lebilirlik ihtiyacını gidermek amacı ile oluşturulan XML tabanlı elektronik iş dokümanları formatıdır.

UBL’in en önemli özelliği, standartların oluş- turulması sürecinde dünyaca kabul görmüş belge tanımlama metodolojisi olan UN/CEFACT²⁹ tara- fından geliştirilen CCTS metodolojisini temel almış olmasıdır. Bu metodolojinin özelliği ise belge şe- malarının oluşturulmasında önceden tanımlanmış elemanların kullanılabilmesidir. Bu sayede kullanı- mı ve anlaşılması kolay belge şemaları üretilmesi mümkün olmaktadır.³⁰

2004 yılından beri yeni belgeler eklenerek geliştirilmeye devam eden UBL versiyonları ile tedarik süreci tam anlamıyla kavranmaya çalışıl- maktadır. 2004 yılında ilk UBL versiyonu UBL 1.0 geliştirilmiştir. UBL 1.0 versiyonunda uluslararası işlerliğe sahip olacak sadece 8 belge için standart belirlenmiştir. 2006 yılında UBL 2.0 yayımlanmış, bu versiyonda ise 31 belgenin standartları tanım- lanmıştır. Son versiyon olan ve 2013 yılında ya- yımlanan UBL 2.1 versiyonunda ise ticari hayatta kullanılan 63 belge için standartlar belirlenmiştir.³¹

2.1.1 Tedarik Süreçleri ve UBL Belgeleri UBL standart kütüphanesi, belgelerin dünya çapında bulundurduğu tüm bilgileri içermeye yö- nelik olarak tasarlandığı için oldukça kapsamlıdır.

Bir malın tedarikinden ödenmesine kadar olan tüm süreçleri içerdiği için tedarik süreci için bir standardizasyon imkânı sunmaktadır. Tüm süreçlerin ortak bir dil ile elektronik ortama taşınması sü- reçler arası otomasyonu sağlayacaktır. Otomatize edilmiş elektronik fatura süreci geleneksel fatura süreci ile karşılaştırıldığında %60-%80 arasında zaman ve maliyetten tasarruf sağlamaktadır. ³²

Tedarik süreçleri ve UBL belgeleri ile nasıl kar- şılandığı aşağıda verilmiştir.

Şekil-3-Tedarik Süreci Aşamaları

(1)Satınalma: Bu süreçte satıcı malını/hizme-

29 UN/CEFACT_ United Nations/Center for Trade Facilitation and Electronic Business_Birleşmiş Milletler/Ticareti Kolaylaştırma ve Elektronik Ticaret Mer- kezi

30 Gelir İdaresi Başkanlığı, UBL-TR Genel Açıklamalar v1.2, Mart 2011, s.6

31 https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl, Erişim Tarihi, 11/06/2015 32 Billentis, International Market Report, Bruno KOCH, Nisan 2013, s.9

(8)

tini müşterilerine sunmak için katalog hazırlar ve gönderir. Bu işlemi, alıcının fiyat isteme işlemi takip eder. İstendiği takdirde alıcı, satıcının tanım- lanmış UBL kataloğuna doğrudan erişerek fiyat isteme işlemini gerçekleştirebilir.

(2)Sipariş: Satınalma sürecini takiben alıcı, UBL sipariş belgesini satıcıya göndererek sipariş süre- cini başlatır. Siparişin iptali ve güncellenmesi UBL belgeleri ile kolaylıkla yönetilebilir.

(3)Nakliyenin Başlatılması: Sipariş sürecinin ardından nakliye süreci başlar. Satıcı tarafından hazırlanan UBL belgeleri kullanılarak nakliyeci ile bağlantı kurulur. Bu bağlantı istendiği takdirde aracı firma üzerinden de gerçekleştirilebilir. UBL kütüphanesi bu süreç için konşimento, ordino, çeki listesi, irsaliye gibi belgeleri kapsamlı olarak kullanıma sunmaktadır.

(4)Gerçekleştirme: Gerçekleştirme süreci gönderilen emtianın yola çıktığına dair alıcının bilgilendirilmesi ve emtianın alıcıya teslimi olarak özetlenebilir. Bu süreç için UBL, kabul makbuzu gibi belgeleri kullanıma sunmaktadır.

(5)Fatura Çıkarma: Satıcı, satışa konu emtiayı alıcıya gönderdikten sonra faturalama süreci baş- lamış olur. Bu süreçte alıcı, teslim aldığı mal ya da hizmeti UBL fatura ile kontrol eder, uyuşmazlık durumunda UBL formatında borç notu hazırlayıp satıcıya gönderebilir. İşlem, tarafların onayından sonra gerekli düzenlemeler yapılarak sonlandırılır.

Tüm bu işlemleri UBL standardının sunduğu içerik ile gerçekleştirmek mümkündür.

(6)Ödeme: UBL standardı ödeme işlemlerini doğrudan kapsamasa da, gerek sunduğu fatura belgesiyle, gerekse ödeme bildirim mesajla- rı ile tarafların iş sürecini takip etmesine olanak sağlamaktadır. Teknik anlamda ödeme süreci, bankaların kullandığı özelleştirilmiş standartlarla gerçekleşirken, UBL standardı ile taraflar ödeme bildirimlerini tek bir formatta alabilirler. Bu anlamda UBL, ödeme sürecini de kapsayarak, birlikte işlerliği sağlayan bir üst standart olarak kullanıl- maktadır. ³³

2.1.2. UBL Belgeleri

UBL, XML Kütüphanesi sayesinde iş süreçle- rinde kullanılan belgelere standardizasyon sağ- layarak, çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren çok sayıda firmanın birlikte işlerliğini sağlamaktadır.

Kütüphane içerisinde bulunan 63 adet ticari belge, ilgili olduğu iş süreçlerindeki kullanımlarıyla ihtiyaca cevap verebilecek şekilde hazırlanmıştır.

Bu kapsamda bir malın tedarikinden mal bedelinin ödenmesine kadar olan bütün iş akışlarının UBL belgeleri kullanılarak gerçekleştirilmesi mümkün- dür. Buna göre iş süreçleri sistematik hale getiri- lirken, süreç içerisinde insan eliyle yapılan hatalı müdahaleler asgari seviyeye indirilmiş olacaktır.

Aşağıda 2006 yılında yayımlanan UBL 2.0 versiyonunda tanımlanan belgeler ve bu belgelerin kulla- nıldığı süreçler Tablo-1’ de gösterilmiştir.

33 UBL-TR Genel Açıklamalar v1.2, Gelir İdaresi Başkanlığı, Mart 2011, s.8 34 http://ubl.xml.org/wiki/ubl-faq#5, Erişim Tarihi, 05/06/2015

Tablo-1 UBL 2.0 Belgeleri³⁴

UBL 2.0 Satın Alma Dokümanları Katalog İstemi(Catalogue Request) Katalog(Catalogue)

Katalog Silme(Catalogue Deletion)

Katalog Ürün Güncelleme(Catalogue Item SpecificationUpdate) Katalog Fiyat Güncelleme(Catalogue Pricing Update)

Fiyat İstemi(Request For Quotation) Fiyatlandırma(Quotation)

UBL 2.0 Sipariş Dokümanları Sipariş(Order)

Sipariş Yanıtı(Order Response)

Basit Sipariş Yanıtı(Order Response Simple) Sipariş Güncellemesi (Order Change) Sipariş İptali(Order Cancellation)

(9)

2013 yılında yayımlanan UBL 2.1 versiyonuna ise daha çok taşıma faaliyetleri, ihale işlemleri ile ilgili yeni belgeler eklenmiştir. Bu durum lojistik ve ihale süreçlerinde de etkin şekilde UBL belgelerinden faydalanıldığının bir göstergesidir. Türkiye’de UBL 2.0 özelleştirmesi olarak UBL-TR 1.0 kullanıl- maktadır. UBL’ in yeni versiyonunun onaylanması-

nın ardından Türkiye’de kullanılan e-fatura stan- dardı UBL-TR versiyonunda da UBL 2.1 baz alınarak güncellemeler yapılmış ve UBL-TR 1.2 özelleştir- mesi oluşturularak Eylül 2015’ten itibaren yürür- lüğe alınması duyurulmuştur.³⁵ Tablo-2’ de UBL 2.1 versiyonu ile eklenen belgeler ve kullanıldığı süreçler gösterilmiştir.

35 http://efatura.gov.tr/duyurular.html, Erişim Tarihi, 15/06/2015 36 http://ubl.xml.org/wiki/ubl-faq#5, Erişim Tarihi, 05/06/2015

UBL 2.1 Gerçekleştirme Dokümanları İrsaliye(Despatch Advice)

Alındı Belgesi(Receipt Advice) UBL 2.1 Faturalaşma Dokümanları Fatura (Invoice) Fatura belgesidir.

Kendi Kendine Fatura(Self Billed Invoice) Alacaklandırma Notu(Credit Note) Borç Notu(Debit Note)

Kendi Kendine Alacaklandırma Notu (Self Billed Credit Note) Hesap Durumu(Statement)

Hatırlatma (Reminder) UBL 2.1 Ödeme Dokümanları Havale İhbarı(Remittance Advice) UBL 2.1 Nakliye Dokümanları

Sevkiyat Talimatı (Forwarding Instructions) Konşimento (Bill of Lading)

Ordino (Waybill)

Çeki Listesi (Packing List) Navlun Faturası (Freight Invoice)

Menşe Şahadetnamesi (Certificate of Origin) Nakliye Durumu (Transportation Status)

UBL 2.1 Her Aşamada Kullanılabilecek Dokümanlar Uygulama Yanıtı (Application Response)

Ekli Doküman (Attached Document)

Tablo-2 UBL 2.1 ile Eklenen Belgeler³⁶ UBL 2.1 e-İhale Dokümanları

İhale Kazanma Bildirimi (Awarded Notification) İhale İlanı (Call for Tendrs)

Kesinleşen İhale Bildirimi (Contract Award Notice) Sözleşme Bildirisi (Contract Notice)

Teminat Mektubu (Guarantee Certificate) İhale Makbuzu (Tender Receipt)

İhale Katılım Yeterlilikleri (Tenderer Qualification)

İhale Katılım Yeterlilik Yanıtı (Tenderer Qualification Response)

(10)

İhale Kaybetme Bildirimi (Unawarded Notification)

UBL 2.1 İşbirliği, Planlama, Tahmin ve Güncelleme Dokümanları İstisna Kriteri (Exception Criteria)

İstisna Bildirimi (Exception Notification) Tahmin (Forecast)

Tahmin Düzeltmesi (Forecast Revision)

Parça Bilgisi Sorgusu (Item Information Request ) Önceki Durum Bilgisi (Prior Information Notice) Ticari Parça Konum Profili (Trade Item Location Profile) UBL 2.1 Tedarikçi Yönetim Envanteri Dokümanları Beyanname Klavuzu(Instruction for Returns) Envanter Raporu (Inventory Report)

Performans Geçmişi (Performance History) Ürün Hareketliliği/Stok Devir Hızı (Product Activity) Ürün Hareketliliği/Stok Devir Hızı (Product Activity) Perakendeci Durumu (Retail Event)

Stok Durum Raporu (Stock Availability Report ) UBL 2.1 İntermodal Taşımacılık Yönetimi Dokümanları Mal Taşıma Programı (Goods Item Itinerary)

Nakliye Uygulama Planı (Transport Execution Plan)

Nakliye Uygulama Talebi (Transport Execution Plan Request) Nakliye İlerleme Durumu (Transport Progress Status) Nakliye Durumu (Transport Progress Status Request) Nakliye Hizmeti Tanımı (Transport Service Description) Nakliye Hizmeti Talebi (Transport Service Description Request) Nakliye Durumu (Transportation Status)

Nakliye Durum Sorgusu (Transportation Status Request) UBL 2.1 Hizmet Faturalama Dokümanları

Hizmet Beyannamesi (Utility Statement) UBL 2.1 Tamamlayıcı Dokümanlar İrsaliye İptali (Despatch Cancellation) Doküman Konumu (Document Status)

Doküman Konumu Sorgulama (Document Status Request)

2.1.3. UBL-TR: Türkiye e-Fatura Formatı Türkiye’de kullanılan e-fatura standardı UBL- TR’dir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütü- len elektronik fatura çalışmaları kapsamında oluş- turulan UBL-TR, UBL 2.0 standardında yer alan belgelerden fatura ve uygulama yanıtının Türkiye koşullarına göre özelleştirilmesi sonucunda elde

edilmiştir.

UBL-TR elemanları ve kuralları, UBL standar- dından elde edilmiş bir alt kümedir. Hazırlanan UBL-TR içeriğinde UBL’de tanımlanan 63 tane belge arasından sadece fatura ve uygulama ya- nıtı belgelerine yer verilmiştir. Ülke ihtiyaçlarına göre UBL’de tanımlanan fatura elemanında kulla-

(11)

nılan bazı alanlar UBL-TR fatura oluşturulurken de kullanılmış, zorunluluk durumları ülke mevzuatsal gereksinimlere göre uyarlanmış, ülke standartları- na göre baz alınacak kod listeleri belirlenmiştir. Bu uyarlamaların hepsi UBL-TR ‘nin UBL standardı ile uyumlu olması göz önünde bulundurularak yapıl- mış ve OASIS tarafından uluslararası bir standart olarak onaylanmasını sağlamıştır.

Uluslararası standartlara uyumlu bir özelleş- tirmenin genel kabul görmesi için asıl standardın yapısal özelliklerine bağlı kalınarak uyarlamalar yapılmalıdır.

2.2. Yapısal Özellikleri

UBL dokümanlarının bileşen tanımlanmasında UN/CEFACT ve BIE³⁷ kütüphanesi kullanılmaktadır.

UBL veri yapısında kullanılan bilgi birimleri tanımlamaları ve gösterimleri bu bölümde yer al- maktadır.

2.2.1. Temel Bileşenler BBIE³⁸ : Temel bilgi birimi ABIE³⁹ : Birleştirilmiş bilgi birimi AsBIE⁴⁰: İlişkilendirilmiş bilgi birimi

BBIE en küçük bilgi bileşenidir ; ABIE ve AsBIE yapı taşıdır.

BBIE biraraya gelmesi ile ABIE oluşmuş olur.

ABIE gruplandırılmış temel bilgi birimlerinden olu- şur.

AsBIE ise aralarında ilişki olan ABIE’lerin biraraya gelmesi ile oluşturulur.

Şekil-4 üzerinde BBIE, ABIE ve AsBIE’ ler gös- terilmiştir.

Şekil-4 Temel Bileşenler³⁹

Şekil-4’te temel bileşen yapısına örnek bir model gösterilmiştir. <1> ile gösterilen Name(Text) alanı BBIE yani UBL veri yapısının temsil edilen en küçük elemanıdır. <2> ile gösterilen US_Person.

Detail alanı ise Name ve Birth Date BBIE lerinde oluşan bir ABIE’i temsil etmektedir. <3> ile gös- terilen US_Person. Detail ve US_Address Details ABIE alanlarının birleşiminden oluşan AsBIE ele- manını temsil etmektedir.

2.2.2 UBL Şema Yapısı

UBL dokümanları içerisinde yer alan alanla- rın belli bir özelliğe göre tanımlanması böylece standart yapının korunması hedeflenmektedir. Bu özellikler şema tanımlamalarını içeren dosyalarla kontrol edilmektedir.

XSD _ (XML Şema Tanımlamaları): XML belgelerinin uyması gereken kuralları belirlemek için geliştirilmiş bir dildir. XML Şeması dokümanda bulunan elemanları, niteliklerini, veri çeşidi gibi ta- nımlamaları içerir.⁴¹

UBL şemasında ise UN/CEFACT tarafından belirlenen ticari belgelerde bulunması gereken alanlar ve uyması gereken kurallara yer verilmiştir.

Hangi temel bilgi birimlerinin belgede yer alacağı, hangi alanın birleştirilmiş bilgi birimine ait olduğu ve bu alanların hangi alan altında ilişkilendirilece- ği bilgileri tanımlanmıştır. Aynı zamanda alanların çoklanabilme ve tekil olarak yer almaları gerekli- likleri kardinaliteler aracılığı ile belirlenmiştir.

37 BIE: Business Information Entity 38 BBIE : Basic Business Information

39 ABIE : Aggregated Business Information Entity 40 AsBIE: Associated Business Information Entity

41 Semantic Interoperability of the UN/CEFACT CCTS based Electronic Business Document Standards konulu Orta Doğu Teknik Üni. Tezi, Yıldıray KABAK, 2009

(12)

Kardinalite: Temel bileşenlerde tanımlanan elemanların çoklanabilir olma durumları kardinaliteler ile gösterilmektedir. Örnek ile açıklayacak olursak;

Fatura ID elemanı için kardinalite değeri:1’dir.

Bu durum Fatura ID’sinin faturada bulunması zorunlu olduğunu ve çoklanamayacağını bildirmek- tedir. Diğer şekilde irsaliye alanı için kardinalite değeri: (0,..,n)’dir. Yani irsaliye bilgisi seçimli bir alandır ve kullanıldığında ise istendiği kadar (n) çoklanabilir, teknik olarak bulundurulması zorunlu değildir.

UBL temel bileşenlerinin şemalarda gösterimi aşağıdaki gibidir:

Şekil-5 BBIE Şema Gösterimi⁴²

Şekil-5’te Herhangi bir .xml editörde açılmış UBL şeması gösterilmiştir. Seçimli alanları kesikli çizgilerle gösterilmiş, zorunlu alanlar ise düz çizgili kutucuklarla gösterilmiştir. Kenarında “+” işareti olanlar da bu alanların ABIE özelliğinde olduğunu ve altında BBIE bulundurduğu anlamına gelmekte- dir. 0...∞ belirteci ise bu alanın seçimli ve çoklana- bilir olduğunu göstermektedir.

Örnek verecek olursak “IssueTime” elemanı kendinden başka eleman içermediği için BBIE olarak nitelendirilebilir. Şema gösteriminde düz çiz- gilerle belirtilmiş olması ise seçimli değil zorunlu bir eleman olduğunu göstermektedir. Bu eleman fatura içerisinde bulunmadığında şema kontrolün- den geçemez.

Şekil-6 ABIE ve AsBIE Şema Gösterimi⁴³ Şekil-6’da gösterilen şemada, Parasal Top- lamlar (LegalMonetaryTotal) alanı AsBIE yani ilişkilendirilmiş bilgi birimidir; kapsadığı alanlar ise faturada parasal tutarlarla ilgili Ödenebilir Tutar (Payable Amount), İskonto/Artırım Tutarı (Allo- wanceTotalAmount) gibi ABIE yani birleştirilmiş bilgi birimleridir. LegalMonetaryTotal alanı ise faturada bulunması zorunlu elemanlardan biridir.

Bu alan kullanıldığında kapsadığı birleştirilmiş bilgi birimlerinden PayableAmount alanının kullanılma- sı zorunludur. AllowanceTotalAmount ise seçimli bir alan olmakla birlikte kullanıldığı durumlarda şemada belirtilen kurallara uyulmak zorundadır.

Yani AllowanceTotalAmount alanını içermeyen bir fatura şema kontrolünden başarılı şekilde geçebi- lir ancak PayableAmount alanı olmayan bir fatura şema kontrolünden geçemeyecektir.

Diagram-1 UBL Dokümanlarının/Mesajlarının Validasyonu ⁴⁴

42 http://www.w3schools.com/Schema/default.asp, Erişim Tarihi, 12/05/2015 43 Gelir İdaresi Başkanlığı, UBL-TR Ortak Elemanlar v1.2, Mart 2011, s.20 44 Gelir İdaresi Başkanlığı, UBL-TR Fatura v1.2, Mart 2011, s.7

(13)

Diagram-1’de UBL dokümanlarının işlenme ve validasyon süreci gösterilmiştir.İlk aşamada gelen bir UBL belgesi UBL 2.0 XSD ya da özelleştirilmiş bir versiyona örneğin UBL-TR 1.0’a göre oluştu- rulmuş şema kurallarına göre validasyonu gerçek- leştirilir. Eğer belge ilk aşamadan geçerse ikinci aşamada tanımlanmış eleman değerlerini içeren ek kurallara göre kontrol edilmektedir. Bu kurallar genel olarak XSL⁴⁵ ya da şematron dillerinde ta- nımlanmıştır. Eğer UBL belgesi şema ve şematron süreçlerinden başarılı şekilde geçerse işletme uy- gulamasında işlenmesi için iletilmektedir.

UBL standardında tanımlanan belgeler, yapısal özellikleri bilindiğinde ülke ihtiyaçlarına göre özel- leştirmeler yapılabilecek ve aynı standardı kullanan ülkeler arasında herhangi bir dönüşüme gerek kalmadan belge değişimi sağlanabilecektir. Örne- ğin; sipariş bilgilerinin değişimi için oluşturulmuş bir UBL belgesi olan “Order” ve “Order Response”

etiket tanımlamaları, yapısal özellikleri; şema ve şematron kuralları dikkate alınarak sipariş sisteminin yönetimi ve e-fatura ile entegrasyonu sağla- nabilecektir.

3. EDI VE UBL E-FATURA KARŞILAŞTIRILMASI EDI e-belge değişiminde kullanılan ilk yöntem olduğu için zaman içinde çok farklı uyarlamaları olmuştur. EDI 810 kağıt ortamda oluşturulan fa- turanın elektronik ortamdaki EDI karşılığıdır. Satıcı

EDI 810 formatında fatura gönderdiğinde alıcı bu belgeyi başarılı şekilde aldığında 997 Functional Acknowledgement ⁴⁷ bildirisini satıcıya gönder- mektedir.

UBL, XML tabanlı bir e-belge standardıdır. Ti- cari hayatta kullanılan 63 belgenin tanımını içer- mektedir. Belgeler içinde kullanılacak alanlar, UN/

CEFACT tarafından belirlenmiştir ve ülkelere göre özelleştirmeleri yapılmaya devam etmektedir.

UBL formatında gelen e-faturaya sistem üzerin- den Uygulama Yanıtları (ApplicationResponse) ile geri dönüş yapılmaktadır.

Bu bölümde en eski e-belge değişim forma- tı olan EDI üzerinden oluşturulmuş bir fatura ve son zamanlarda kullanım kolaylığı ve anlaşılabilir- lik konusunda avantajlar sağlayan XML tabanlı bir e-belge formatı olan UBL üzerinden oluşturulmuş fatura örnekleri karşılaştırılacaktır.

3.1. EDI Formatında e-Fatura

EDI kullanılan en eski e-fatura formatı olmakla birlikte gelişen ve değişen ihtiyaçlara göre zaman içinde farklı formatları oluşturulmuştur. Yatırım maliyeti sebebi ile daha çok büyük firmalar tara- fından kullanılan bir e-belge değişim formatı olan EDI standardının e-fatura tanımları için kullanılan formatı olan EDI 810 üzerinde oluşturulmuş bir fatura örneği bu bölümde ele alınmıştır.

45 Semantic Interoperability of the UN/CEFACT CCTS Based Electronic Business Document Standards, ODTÜ, Yıldıray KABAK, Temmuz 2009, s.18 46 XSL_The Extensible Stylesheet Language_ Genişletilebilir Biçimlendirme Dili: XML dosyalarının içindeki verilere ulaşma, ulaştıklarını başka şekillere

dönüştürme ve gösterime hazırlama emirleri içeren kendileri de XML kurallarina uyan diller ailesinin adıdır.

47 997 Functional Acknowledgement : 997 Fonksiyonel Kabul Bildirisi

48 http://www.1edisource.com/transaction-sets?TSet=810, Erişim Tarihi, 12/05/2015

Şekil-6 EDI Fatura Örneği⁴⁸

(14)

Şekil-6’da EDI 810 formatında oluşturulan fatura örneği gösterilmiştir. Kurallar makinelerin anlayıp işleyebileceği bir dilde oluşturulmuştur.

Bu formatın anlaşılabilmesi ve her alanda hangi bilginin nasıl yer aldığı bilgilerini içeren kılavuz- lar⁴⁹ yayımlanmıştır. Fatura alanları kodlarla ifade edilmiştir. Kodları tanımlayanlar dışında veriyi alan herhangi bir makine veya insan anlayamayacak- tır. Bu sebeple EDI belgelerinin sektörel özelleşti- rilmeleri ve tanımlamaları yapılmıştır. Her sektö- rün kendine özgü alan ve tanımlamaları olduğu için sektörel e-belge değişiminde veri dönüşüm kolaylığı sağlayan XML tabanlı UBL gibi iş dillerin- den faydalanılmaktadır.

4.satırda BIG alanında bulunan sayılar tarihle- ri ve referans gösterilen belge numaralarını ifade etmektedir. IT1 alanı fatura içeriğini tanımlayan satırlarını ifade ederken, diğer bir EDI formatında IT1 alanının karşılık geldiği bir bilgi olmadığı için veri anlamlandırılamayacaktır. Bu sebeple her EDI belgesi için alan tanımlamalarını içeren kılavuz- lar bulunmaktadır. Bu tanımlamalar sektör tem- silcileri tarafından sektöre özgü oluşturulmakla

birlikte bu firmalarla iş yapacak olan tedarikçiler ise bu standartlara uygun belge gönderip alma- ya zorlanmakta ve bu işlev için yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. EDI sektörlere göre standart belirlenmesinde ve işleyişin takip edilmesinde 1970’lerden beri kullanılan etkin bir yöntem olsa da, 2000’li yıllarda açık kaynak standartların geliş- tirilmesi sayesinde e-belge değişimi ve kullanabi- lirliğini kolaylaşmıştır.

3.2. UBL Formatında e-Fatura

2000’li yılların başında ortaya çıkan ve açık kaynak bir standart olan XML; verilerin anlaşıla- bilir olması, ücretsiz geliştirmeler ve iyileştirmeler yapılabilmesiyle tüm ölçekteki firmalar tarafın- dan kullanılabilir olmasını sağlamıştır. XML tabanlı geliştirilen standartlardan olan UBL uluslararası kurumların katkıları ile geliştirilmiş ve uluslara- rası e-iş belge standardı olarak onaylanmıştır.

Türkiye’de e-fatura standardı olarak kullanılan UBL-TR, UBL standardının bir alt kümesidir. Aşa- ğıda UBL-TR formatında oluşturulmuş bir fatura örneği incelenmiştir.

49 http://www.fcx.com/company/pdf/AN_810_INVOICE_004010_12_Guideline.pdf

50 http://www.efatura.gov.tr/anasayfa.html, e-Fatura Görüntüleme ve Doğrulama Aracı, Erişim Tarihi, 15/05/2015

Şekil-7 UBL Fatura Gösterimi⁵⁰

Şekil-7’de UBL formatına göre oluşturulmuş olan faturanın görüntüsü ve kodları yer almak- tadır. Görüldüğü üzere her alan etiketlerle (tag) ifade edilmiştir.

Etiketlerle yapılan tanımlamalara kısaca göz atıldığında; örneğin iletişim bilgileri alanı <Con- tact> (ABIE) alanının altında , <Telephone>-

<Telefax>-<ElectronicMail> (BBIE) temel bilgi birimleri ile ifade edilmekte, sadece makineler arası değil insanların da baktığında anlayabileceği bir format olmuştur.

XML tabanlı bir işletme dili olmasının sağladığı avantajlarla hem farklı makineler hem de insanlar tarafından anlaşılabilir ve yorumlanabilir bir hale

(15)

gelmiştir. EDI’de ortaya çıkan durumun aksine etiket bilgileri standart olduğu için karşılık gelen alanlar UBL kullanan tüm ülkelerde, sektörlerde aynı şekilde anlaşılmaktadır. Bu sayede sektörler ve ülkeler arası birlikte işlerlik sağlanabilmektedir.

SONUÇ

Dünyada bilgi iletişim teknolojilerinde yaşanan dönüşümler ve internet ağlarının gelişim ile elektronik fatura değişimi yönünde de önemli gelişme- ler kaydedilmiştir. 1960’lı yıllarda EDI standardı ile başlayan elektronik belge değişim süreci, 2000’li yıllarda açık kaynak standartların yaygınlaşması e-fatura ve e-belgelerin kullanımını artırmıştır.

Veri saklamanın yanında farklı sistemler ara- sında veri alışverişi yapmaya imkan sağlayan bir ara format görevi sayesinde XML’in birçok alanda özellikle fatura değişiminde yaygın olarak kullanıl- maya başlanmasını sağlamıştır.

Ticari hayatın en önemli belgelerinden biri olan e-fatura 1970 yılların başında büyük şirketlerin te- darikçilerini zorlaması ile yüksek maliyetlere kat- lanılarak kullanılıyorken, 2000’li yıllarda açık kaynak standartların gelişimi ile tüm sektörlerde ve kullanıcı grupları arasında yaygınlaşmıştır. Türkiye de bu gelişmelere kayıtsız kalmamış, 2010 yılında önemli bir adım atarak devlet öncülüğünde ulus- lararası bir standart olarak onaylanmış UBL-TR’yi e-fatura standardı olarak kabul etmiştir. Ülkemizde e-fatura değişimi için kullanılan UBL standardı, iş hayatına dair diğer belgelerin de tanımını içermesi dolayısıyla tüm tedarik sürecinde elektronik veri değişiminin yapılabilmesine olanak sağlamaktadır.

Şu an için değilse bile bundan sonraki zamanlarda firmaların ticari işleyişlerinde kullandıkları belgelerin tamamının değişiminin elektronik ortama taşınması söz konusu olacaktır. Elektronik ortama taşınan belgelerden elde edilen veriler, şirketlere süreçlerini elektronik olarak denetleme/kontrol etme, öngörüde bulunma, hataya anında müda- hale gibi birçok avantaj sağlayacaktır.

2014 yılında Avrupa Parlamentosu’nca ya- yımlanan ve Avrupa Birliği ülkelerdeki işleyişleri belirleyen Direktif⁵¹ doğrultusunda kamu öncülü- ğünde e-fatura zorunluluğu getirilmekte ve ortak standart olarak UBL gibi UN/CEFACT tarafından onaylanan standartlar benimsenmektedir. Ülke- mizde e-fatura standardının UBL olarak kabul edilmesi uluslararası ticarette de birlikte işlerlik adına önemli faydalar sağlayacaktır.

Teknolojinin gelişmesi ile birlikte işletmelerin güvenli ortamda insan müdahalesi olmadan veri değişiminin gerçekleşmesi, otomasyonun sağlan- ması, takip edilebilirlik, birlikte işlerlik avantajları sağlaması açısından geçmişten günümüze birçok standart geliştirilmiştir. Bazen büyük işletmelerin bazen de kamunun tedarikçilerini zorlamasıyla yaygınlaştırılan elektronik fatura değişimi, küresel bir ekonomide kendine vazgeçilmez bir yer edin- miş; en önemli bileşenlerinden biri olmuştur. ^VSD

KAYNAKÇA

397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

Gelir İdaresi Başkanlığı UBL-TR Genel Açıkla- malar v1.2

Directive 2014/23/EU Of The European Parlia- ment And Of The Council

Council Directive 2006/112/EC, The Council of The European Union

Model Interoperability Agreement Version 3.0, EESPA

550 Soruda e-Fatura ve e-Defter (3. Baskı), Uğur DOĞAN, Seçkin Yayıncılık, Eylül 2013

e-Fatura Güncel Sorunlar ve Çözüm Önerile- ri, Uğur DOĞAN, Yalçın TERCAN, İlknur GÜR, Vergi Sorunları Dergisi, Nisan 2015

Semantic Interoperability of the UN/CEFACT CCTS Based Electronic Business Document Stan- dards, Yıldıray KABAK, Temmuz 2009

Billentis, International Market Report, Bruno KOCH

UBL: The DNA of Next Generation E-Business, Karsten Tolle, 2008

http://www.efatura.gov.tr/anasayfa.html https://www.oasis-open.org/committees/

ubl/

http://ubl.xml.org/

http://www.etsi.org/

http://www.x12.org/about/faqs.cfm#b1

51 Directive 2014/23/EU of the European Parliament And of the Council

(16)

http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.html

http://www.edibasics.com/edi-resources/

document-standards/rosettanet/

http://www.w3schools.com/xml/xml_whatis.

asp

http://www.xcbl.org/about.shtml

http://www.en-standard.eu/automotive- quality-standards-qs-9000/vda/

http://www.fcx.com/company/pdf/AN_810_

INVOICE_004010_12_Guideline.pdf