Türkiye'de ve Avrupa'da E-Fatura Uygulaması
Salih Bayar1,2, M. Görkem Ülkar1,3, Uğur Doğan1
1 İdea Teknoloji Çözümleri Ar-Ge Merkezi, İstanbul
2 Boğaziçi Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü, İstanbul
2 Boğaziçi Üniversitesi, Elektrik Elektronik Mühendisliği Bölümü, İstanbul
salih.bayar @ideateknoloji.com.tr, gorkem.ulkar@ ideateknoloji.com.tr, ugur.dogan@ ideateknoloji.com.tr
Özet: Türkiye'deki ve Avrupa'daki e-Fatura uygulamaları, elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, tedarikçi ve alıcı arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla kurulmuştur. Tedarikçi ve alıcı arasındaki e-Fatura kontrolü Türkiye için Gelir İdaresi Başkanlığı’nca (GİB) sağlanmaktadır. Türkiye'deki anlayış firmadan firmaya (B2B-Business to Business) fatura akışının GİB kontrolünde yapılmasına dayanmakta olup e- Fatura uygulamasının esas amacı şeffaflık sağlamak ve firmalardan vergi toplama kolaylığıdır.
Oysaki Avrupa'daki e-Fatura uygulamasının esas amacı taraflar arasındaki fatura akışını hızlandırarak, maaliyet düşürmektir. Avrupa' da ayrıca e-Fatura uygulaması tedarikçinin alıcının alacaklılar hesabı yönetiminden izin almaksızın, alıcının alacaklılar hesabına doğrudan yapılanmış fatura verisinin girilebilmesi esasına dayanmaktadır. E-Fatura Elektronik Veri İç Dolaşımı (EDI-Electronic Data Interchange) ya da XML formatında yapısal fatura bilgisi içeren elektronik dokümandır. Bu çalışma kapsamında Türkiye'deki ve Avrupa'daki e-Fatura arasındaki farklılıklar ve Türkiye' de kullanılan e-Fatura altyapısının teknik analizi ve akış diyagramları detaylı olarak incelenmiştir.
Anahtar Sözcükler: E-Fatura, B2B, Elektronik Finansal Uygulama.
E-Invoice Application in Europe and Turkey
Abstract: E-Invoice applications in Turkey and Europe was established to provide a safe and healthy circulation of e-invoice, which is an electronic document format of invoice data, between suppliers and buyers. E-invoice circulation control between suppliers and buyers in Turkey is controlled and provided by Turkish Revenue Administration (TRA). Approach used in e-invoicing for Turkey is based on the control of TRA and the main objective of e-invoicing in Turkey is to support transparency and collect taxes from the stakeholders easily. However, in Europe, the main objective of e-invoicing is to reduce the cost of invoice processes while speeding up these processes. In addition to these, the process of e-invoicing in Europe is based on the methodology, where an electronic invoice should contain data from the supplier in a format that can be entered (integrated) into the buyer’s Account Payable (AP) system without requiring any data input from the buyer’s AP administrator. An e-Invoice includes structured invoice data issued in Electronic Data Interchange (EDI) or XML formats. In this work, the differences between Turkish and European regulations for e-invoicing are addressed and the infrastructure of e-invoicing in Turkey is analyzed in detail.
Keywords: E-Invoice, B2B, Electronic Financial Application.
1. Giriş
Genel olarak e-Fatura uygulaması, hem Türkiye hem Avrupa hem de diğer dünya ülkelerinde kullanılmakta olup, elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamaktadır. E-Fatura aynı zamanda, ilgili yetkili kurum ve merciler için mükelleflerden vergi toplama kolaylığını sağlayıp, alıcılar ve satıcılar arasındaki fatura kesme ve alma işlemlerini hızlandırma ve fatura işlemlerindeki maliyetleri düşürme amaçlı bir uygulamadır.
E-Fatura’nın satıcı, alıcı, yöneticiler ve idari kurumlar açısından kâğıt faturaya kıyasla avantajları şu şekilde sıralanabilir:
Mali tasarruf,
Hızlı ödeme, erişim,
Kolaylaştırılmış süreç kontrolü ve denetim,
Tutarlılığın arttırılması,
Üretkenliğin artması,
Kolaylaştırılmış nakit yönetimi,
Gelişmiş müşteri hizmetleri,
Karşılıklı anlaşmazlıkların asgari seviye indirilmesi,
Bilgi düzenleme ve değişikliğin hızlı ve az maliyetli olması,
Çevre dostu olması.
2. E-Fatura Uygulaması
E-Faturanın Tanımı ve Kanuni Dayanağı:
Vergi Usul Kanununun (VUK) 229 uncu maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır.
Söz konusu Kanunun 231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak kurallara, 232’nci maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir.
VUK’nun mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında yer alan hükmün Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden;
düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alınması zorunlu olan faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler ile oluşturulan e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir [1].
E-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.
E-Fatura’nın Temel Yapı Taşları:
Elektronik fatura ile ilgili düzenlemeler, mükelleflerin ihtiyaçları ve yükümlülükleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın görevleri bakımından aşağıdaki temel esaslara uygun biçimde şekillendirilmiştir:
Elektronik belgenin format ve standardı; oluşturulması basit, teknoloji bağımsız ve birlikte çalışabilirliğe uygun nitelikte olmalıdır.
Format, farklı sektörlerin ihtiyaçlarına cevap verebilmeli (çerçeve bir format olmalı) ve ana yapı bozulmadan kolaylıkla çeşitlendirilebilmelidir.
Elektronik belge, tarafları arasında kolaylıkla ve güvenli bir biçimde tedavül edebilmeli; taraflar birbirlerine merkezi bir yapı üzerinden zahmetsizce ve esnek biçimde ulaşabilmelidir.
Gönderme-alma, kabul-ret gibi taraflar için hukuki sonuçları bulunan bilgiler belge tedavülü sırasında tarafsız bir biçimde kayıt altına alınmalıdır.
Şekil 1:Türkiye'deki E-Fatura Sistemi
Elektronik belgenin kaynağı, bütünlüğü ve değiştirilemezliği garanti altına alınmalıdır.
Belgenin önem arz eden bilgileri istendiğinde üçüncü kişilere karşı gizlenebilmelidir.
Elektronik belge, uzun vadede de bozulmadan saklanabilmelidir.
Elektronik belge, başta Başkanlık olmak üzere ilgili tüm üçüncü taraflara kolaylıkla ibraz edilebilmeli, işlenebilmeli, yönetim ve denetim mekanizmalarına nitelikli ve güvenilir veri sağlayabilmelidir.
3. Türkiye’ de E-Fatura Sisteminin Genel İşleyişi
Error! Reference source not found.’ de görüldüğü gibi Türkiye’ de e-Fatura düzenlemek isteyen vergi mükellefleri (satıcılar), yalnızca sistemde tanımlı olan vergi mükelleflerine (alıcılara) fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-Fatura almak isteyen vergi mükellefleri de yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sağlanan uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla, Türkiye için fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.
E-Fatura, tüm kullanılan ülkelerde yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Türkiye’ de mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan vergi mükellefleri, genel hükümler
çerçevesinde kâğıt fatura
düzenleyebilecekleri gibi tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.
Şekil 2’ de Türkiye’ nin ilk özel E-fatura entegratörü olan kurumumuzda uygulanan E- Fatura oluşturma adımları verilmiştir.
Mükellef oluşturmuş olduğu e-Fatura’yı, Excel, CSV, Text ya da XML olarak sistemimize yükleyebilmektedir. Farklı formatlarda alınan E-Fatura verisi, ya veritabanına eklenerek ya da kullanıcıya ait XSL dokümanı ile ilişkilendirilerek, arzu
edilen UBL-TR formatına
dönüştürülmektedir. Oluşturulan E-Fatura, mali mühür sertifikası ya da NES ile mühürlenip, imzalanmaktadır. İmzalanmış E- Fatura verisi hem yapısal (XSD kontrolü) hem de mantıksal (Şematron kontrolü) kontrollerden geçtikten sonra, karşı tarafa gönderilecek hale gelmektedir.
Ön İşleme Ön İşleme
İmzalanmış e-Fatura İmzalanmış
e-Fatura Excel XLS/XLSX
Excel XLS/XLSX
TEXTTEXT
CSVCSV Veritabanına
Eklenmesi Veritabanına
Eklenmesi
UBL-TR Dönüştürme
UBL-TR Dönüştürme
Mükellef XSLT Mükellef
XSLT
İmzasız e-Fatura İmzasız e-Fatura
e-Fatura İmzalama e-Fatura İmzalama Mali Mühür
Sertifikası/
NES Mali Mühür
Sertifikası/
NES
XSD Kontrol
XSD Kontrol
Şematron Kontrol Şematron
Kontrol Mükellef
XML Mükellef
XML UBL-TR
Taslak UBL-TR Taslak
Sınıfların Oluşturulması
Sınıfların Oluşturulması
JAXBJAXB
UBL-TR Sınıfın Doldurulması
UBL-TR Sınıfın
Doldurulması MarshallingMarshalling UBL-TR
Obje Halinde UBL-TR Obje Halinde
UBL-TR Yeni Örnek
UBL-TR
Yeni Örnek JAXBJAXB
Mükellef Dönüşüm
Tablosu Mükellef Dönüşüm
Tablosu UBL-TR
Taslak UBL-TR
Taslak Ön İşlemeÖn İşleme
e-Fatura e-Fatura
Şekil 2: E-Fatura Oluşturma Adımları [2]
4. Avrupa’ da E-Faturanın Geçmişi:
Avrupa’da e-Fatura 1960’lı yılların başında demiryolu sektöründe ilk defa verinin bir noktadan tanımlanmış diğer bir noktaya şifrelenerek transferine imkân veren EDI (Electronic Data Interchange-Elektronik Veri Transferi) ile kullanılmaya başlanmıştır. EDI ile tanımlanmış noktalar arasında insan müdahalesi olmadan bilgisayar uygulamaları arasında eş zamanlı olmayan yapısal verinin şifrelenerek gönderimi yapıldığı için kaynağı ve değişmezliği sağlanabilmiştir. 1960’larda yaşanan gelişim, büyük işletmelerin ticari akışlarını bir sistematiğe bağlama ihtiyacından ve karmaşıklaşan iş süreçlerini standart sistemler üzerinden kullanmak istemelerinden kaynaklanmıştır.
Perakendecilik sektörü EDI kullanımını takip etmiştir. EDI’nin standart bir forma ulaşması ise 1970’li yıllara uzanır. Kendi bünyelerinde EDI kullanan büyük tedarikçiler iş ortaklarını
bu sistemler aracılığı ile bilgi ve belge değişimi konusunda zorlamışlar, kendileri ile ticari ilişkisi olan tarafları e-fatura sürecine dahil etmişlerdir. e-Faturanın dünya ülkelerinde kullanmaya başlanması da büyük şirketlerin farklı coğrafi bölgelerde kendi işletim sistemlerini kurarak çalışması olarak gösterilebilir. EDI’ın sektörlerin ihtiyaçlarına göre belirlenen yüksek maliyetli ve sermaye/
emek yoğun doğası 1990’lı yılların sonuna kadar sadece büyük işletmelerin kullanabildiği bir sistem olmasına neden olmuş ve e-fatura değişimi konusunda gelişim ancak açık kaynak standartların gelişimi ile mümkün olmuştur.
Dünyada bilgi iletişim teknolojilerinde yaşanan dönüşümler ve internet ağlarının gelişimi ile elektronik fatura değişimi yönünde önemli gelişmeler kaydedilmiştir.
İnternetin yaygınlaşması ile standartlar ile birlikte takas protokolleri alt yapı katmanı olarak sunulmuştur. Veri değişiminde
semantik veri modellerinin gelişimi ancak 1990’lı yıllarda gerçekleşmiştir. 1998’de XML (Extensible Markup Language
Genişletilebilir İşaretleme Dili), hem insanlar hem bilgi işlem sistemleri tarafından kolayca okunabilecek dokümanlar oluşturmaya yarayan standartları tanımlamıştır. Veri saklamanın yanında farklı sistemler arasında veri alışverişi yapmaya yarayan bir ara format görevi sayesinde XML’in birçok alanda özellikle fatura değişiminde yaygın olarak kullanılmaya başlanmasına sebep olmuştur. e- Fatura değişiminde gelişme ancak 2000’li yıllarda açık kaynak standartların gelişimi ile hız kazanmıştır.
Avrupa’da elektronik fatura çalışmalarının yasal kaynağı 2001/115/EC Avrupa Birliği KDV direktifidir. İşletmeler, gerek içinde bulundukları maliyet baskılarını hafifletmek gerekse yeni değerler oluşturmak konusundaki istekler çerçevesinde elektronik fatura konusuna daha da artan bir şekilde ilgi duymaya başlamışlardır. Üstelik elektronik faturaya olan ilgi sadece özel sektörle sınırlı olmayıp, kamu harcama süreçlerinde etkinliğin ve kontrol düzeyinin artırılması noktasında elektronik fatura kamu kesiminin de ilgisini çekmektedir. Kamunun öncülüğünde geliştirilen elektronik fatura uygulamaları elektronik faturanın gelişiminde anahtar rol oynamaktadır.
Avrupa Birliği üyesi bazı ülkeler, elektronik fatura kullanımının arttırılmasını sağlamak amacı ile kamu kesimi ile ilgili faturalaşma işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini zorunlu kılan adımlar atmıştır. Bu konuda verilebilecek örneklerin başında yer alan Danimarka, 2005 Şubat ayından bu yana kamu kurumlarına ait faturaları sadece elektronik ortamda kabul edilmektedir. Avrupa’da e-fatura paylaşımında lider ülkelere baktığımızda kamuya gönderilen faturaların e-fatura olması zorunluluğu uyumu ve katılımı arttırmıştır.
Latin Amerika ülkelerinde vergi kaçırmayı önlemek amacıyla vergi otoritelerince ülkeler çapında projeler başlatılmış ve başarıya ulaşmıştır. Tedarikçi ve alıcılar ya faturalarını ya da en azından raporlarını gerçek zamanda
doğrulama ve denetleme amacıyla vergi idaresine elektronik format halinde göndermek zorundadırlar. Kayıt dışı ekonomi ile mücadele ve kaçakçılığı önleme çalışmalarının sonucu olarak e-fatura zorunlu tutulmuştur. İş süreçlerinin tamamını (fatura, defter, ödeme, vb) elektronik ortama taşıyanlar önemli maliyet avantajı elde etmişlerdir.
5. AB Ülkelerinde E-Fatura Uygulamasının Ana Hatları
Elektronik fatura ile ilgili olarak en temel düzenleme niteliğinde olan 2001/115/EC sayılı Katma Değer Vergisi direktifi (28/11/2006 tarih ve 2006/112/EC sayılı KDV Ortak Sistemi hakkındaki Direktife entegre edilmiştir) faturalaşma işlemlerinin basitleştirilmesi ve harmonizasyonu amacına yönelik olarak hazırlanmış ve bünyesinde elektronik fatura alternatifine de yer verilmiştir. 2001/115 Avrupa Birliği direktifi ile e-faturanın oluşturulmasında, değiştirilmesinde kullanılacak üç temel yöntem belirlenmiştir.
e-Faturada kullanılacak yöntemler:
EDI
Elektronik İmza
Diğer yöntemler
2001/115/EC sayılı Katma Değer Vergisi direktife rağmen Avrupa Birliği genelinde elektronik faturanın yaygın kullanımı konusunda istenen gelişmenin elde edildiğini söylemek oldukça zordur. Çünkü e-fatura konusunda Birlik genelinde çok farklı uygulamalar bulunmakta ve bunların birlikte işlerliğini sağlama noktasında da birçok sorun halen varlığını sürdürmektedir. Bu sonucun ortaya çıkmasına etki eden önemli faktörlerden başlıcaları aşağıda yer almaktadır.
Avrupa genelinde e-fatura, birden fazla standartta ve oldukça geniş bir format yelpazesinde hazırlanmaktadır. Format ve standartlarının çokluğu, taraflar arasındaki elektronik faturalaşmaların birbirine uygun
hale getirilmesi ihtiyacını çıkarmaktadır. Bu durum faturalaşmada maliyet artışı yanında(dönüştürme maliyetleri) taraflar arasında birlikte çalışabilirliğin tam anlamı ile sağlanamamasına yol açmakta ve elektronik faturanın potansiyel faydaları da ortaya çıkamamaktadır.
Türkiye örneğiyle kıyaslandığında, AB ülkeleri Maliye Bakanlıklarının e- faturalamayı destekledikleri, konuyla ilgili mevzuat çalışmalarında bulundukları gözlemlenmektedir. Ancak Türkiye’den farklı olarak tek bir faturalama formatı ve teknolojisinin kullanılmadığı görülmektedir.
Ödeme entegrasyonunun ise B2C segmentinde belli başlı Birlik üyelerinde görece daha ileri düzeyde olduğu görülmüştür. Çok sayıda format ve farklı farklı mesajlaşma tekniğiyle faturaların aktarılmasının yarattığı sorunları çözmek amacıyla belli bir platform etrafında toplama çalışmaları yürütüldüğü ve bu konuda birliklerin kurulmaya başlandığı dikkat çekmektedir (İtalya bankalar birliği uygulaması, Hollanda ve Belçika e-fatura platformu gibi). [3]
6. Türkiye’deki ve Avrupa’daki E-Fatura Uygulamaları Arasındaki Temel Farklar Türkiye örneğiyle kıyaslandığında, AB ülkeleri Maliye Bakanlıklarının e- faturalamayı destekledikleri, konuyla ilgili mevzuat çalışmalarında bulundukları gözlemlenmektedir. Ancak Türkiye’den farklı olarak tek bir faturalama formatı ve teknolojisinin kullanılmadığı görülmektedir.
Ödeme entegrasyonunun ise B2C segmentinde belli başlı Birlik üyelerinde görece daha ileri düzeyde olduğu gözlemlenmektedir. Çok sayıda format ve mesajlaşma tekniğiyle faturaların aktarılmasının yarattığı sorunları çözmek amacıyla belli platform ve birliklerin kurulmaya başlandığı dikkat çekmektedir.
Avrupa’ da e-Fatura Türkiye’ de e-Fatura Bağımsız Kontrol Merkezi Kontrol Çeşitli formatlar Sadece UBL-TR formatı Çeşitli mesajlaşma
yöntemleri: EDI, XML ve diğer metotlar.
E-Fatura verisi ve onay mesajları her daim GİB üzerinden iletilmekte.
E-Faturalaşma için iki yöntem var:
-Servis sağlayıcılar aracılığıyla
-Doğrudan entegrasyon yöntemiyle
E-Faturalaşma için üç yöntem var:
-Servis sağlayıcılar aracılığıyla
-Doğrudan entegrasyon -GİB’ in web portalı aracılığıyla
Temel Amaç: Fatura süreç maliyetlerini düşürmek ve bu süreçleri hızlandırmak.
Temel Amaç: Vergi denetimi
Türkiye’deki ve AB’deki e-fatura uygulamaları arasındaki en temel fark Türkiye’deki e-faturaların GİB platformu üzerinden gönderilmesi zorunluluğudur.
Avrupa’da e-faturalaşma süreçleri çok büyük ölçüde servis sağlayıcılar üzerinden gerçekleştirilmektedir. Fatura göndermek veya almak isteyen işletmeler bu platformların sağladığı çeşitli araçları kullanmak suretiyle e-fatura uygulamasına dahil olmaktadırlar. Diğer taraftan, Hollanda örneğinde gördüğümüz üzere sadece kamu kurumlarına gönderilen e-faturalarda resmi bir platform kullanılmakta, bunun yanında ayrıca belirlenen standartlara uydukları sürece servis sağlayıcıların da bu resmi platforma bağlantı sağlamalarına imkân verilmektedir.
7. Kaynaklar
[1] http://www.efatura.gov.tr/
[2] http://www.ideateknoloji.com.tr/
[3] Uğur Doğan, “550 Soruda E-Fatura E- Defter”, Seçkin Yayıncılık, Vergi & Maliye,
2. Baskı (Eylül 2013)
