KOÇ ÖZEL ĠLKÖĞRETĠM OKULU VE LĠSESĠ SEYAHAT HARCAMALARI YÖNETMELĠĞĠ
A. GENEL ESASLAR : Madde 1
Amaç ve Kapsam
Koç Özel İlköğretim Okulu ve Lisesi’nde, personelin yurt içi ve yurt dışı iş seyahatlerinde yapacakları seyahat masrafları bu yönetmelik hükümlerine göre ödenir.
Yurt içi ve yurt dışı seyahat, personelin İstanbul’dan başka bir şehre veya ülkeye, işle ilgili olarak yaptığı geçici seyahattir.
Madde 2 Fazla Mesai
Seyahat süresinin mesai saatleri dışına çıkması halinde, bu durum yolculuğun tabii bir neticesi olduğu için, fazla mesai veya benzeri herhangi bir ek ödeme yapılmaz.
Madde 3
Seyahat Avansları
İlgililere talep etmeleri halinde seyahat sırasında yapacakları harcamaları karşılamak üzere avans ödemesi yapılır.
Yurt dışı seyahat avansları mümkünse gidilecek olan ülkede kullanılan döviz cinsi üzerinden verilir ve harcama belgelerinin de aynı döviz cinsinden olması beklenir.
Seyahat edilecek ülkenin para biriminin yerel bankalardan efektif (nakit) olarak temin edilemediği durumlarda ilgili personele USD veya EUR cinsinden avans ödemesi yapılacak ve gidilen ülkede o ülkenin para birimine çevrilerek harcamalarda kullanılacaktır. EUR veya USD bozdurulması işleminin mümkün olan en iyi kurdan yapılması, banka veya benzeri kurumların tercih edilmesi, işlemin düşük kur uygulayan otel vb yerlerde yaptırılmaması seyahat edenin sorumluluğundadır. Döviz bozdurma iĢlemi ile ilgili belge alınması gerekmektedir.
Türk vergi mevzuatı gereği seyahat masraflarının hesaplanmasında Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası Döviz Alış kurları dikkate alacaktır. T .C.M.B.’nin yayınlamış olduğu listede yer almayan para birimleri içinse Avrupa Merkez Bankası’nın www.ecb.int web adresinde yayınladığı çapraz kurlar dikkate alınacaktır. Seyahat eden personelin USD veya EUR’dan gittiği ülkenin para birimine çevirdiği kur ile resmi kur arasındaki fark nedeniyle zarar etmesi halinde, bu zarar ilgilinin toplam belgesiz harcama limitinden karşılanacaktır. (bkz. Madde 10)
Zararın bu limiti aşması halinde aşan kısım döviz bozdurma işleminin yukarıda bahsedilen banka vb bir kurumda yaptırılmış olması kaydıyla okulca karşılanacaktır.
Seyahat Avansının Kapatılması ve Belgelerin Ġbrazı :
İç ve dış seyahatlerde ilgililer yolculukla ilgili harcama belgelerini, dönüş tarihinden itibaren en geç bir hafta içerisinde “harcama formu” ekinde (Ek-III) okul muhasebesine iletmek ve avans almışlarsa bunu kapatmak zorundadırlar. Alınan avanstan iade edilecek tutarların avansla aynı para cinsinden olması gerekmektedir.
Madde 4
Kademelerin Tespit Esasları :
Seyahat eden okul personeli 2 Kademeye ayrılmıştır.
I. kademe : CAC üyeleri
II.kademe : I. kademe dışında kalan personel Madde 5
Masrafları Okul Tarafından KarĢılanan Seyahatler : Yemek, konaklama vb. tüm masrafları okul tarafından karşılanan eğitim, toplantı amaçlı iş seyahatlerinde, personele ayrıca masraf ödemesi yapılmaz.
B. YURT ĠÇĠ SEYAHATLER Madde 6
Seyahat Masraflarının KarĢılanması :
Seyahat masrafları aşağıda açıklanan dört kısımdan oluşur.
a) Otel Masrafı : Otellerde konaklama iki şekilde olabilecektir.
Otel rezervasyonları, Bookinturkey’de işlem yapma yetkisi olan Canan Turgut, Elif Uzer, Hande Gündüz veya Fulden Diker tarafından gerçekleştirilir. Önceden yapılan rezervasyonlarda kişi rezervasyon voucher belgesini ibraz ederek otelde konaklayabilecektir.
Rezervasyonsuz gelişen konaklamalarda, seyahat eden kişinin anlaşmalı otele kimliğini belgelemesi, otelden ayrılırken de karşılıklı imzalanan otel konaklama formunun iki nüshasını otele bırakarak bir nüshasını da okul muhasebesine ibraz etmesi suretiyle otelde kalınabilecektir.
Her iki halde de seyahat eden personel kaldığı anlaĢmalı otele herhangi bir ödeme yapmayacaktır.
Konaklama ile ilgili otel faturası bilahare Bookinturkey tarafından okula gönderilecek ve bedel okulca Bookinturkey’e ödenecektir.
Anlaşmalı otellerde kalınmasına imkan olmayan durumlarda o mahaldeki anlaşmalı otellerdeki en yüksek fiyatı geçmemek üzere diğer otellerde konaklanabilir. Bu durumda otel faturası seyahat eden personel tarafından ödenir ve seyahat dönüşünde geri ödeme için muhasebe bölümüne ibraz edilir.
Özellikle eğitim amaçlı gidilen seyahatlerde eğitimi düzenleyen kurumların belli otellerle anlaşma yapmış olmaları durumunda (Ör: IB seminerleri); gerek seminer verilen yere toplu taşıma imkanından faydalanmak ve gerekse diğer okullardan katılımcılarla diyalogun arttırılması amacıyla söz konusu anlaşmalı otellerden birinde konaklama yapılabilecektir. Birkaç alternative otel varsa, fiyatı en uygun olanın seçilmesine azami gayret gösterilmelidir.
b) Yol ve Sair Masraflar : Seyahat eden personelin okulda sürdürmekte olduğu göreve uygun düşen işle ilgili telefon, fax, internet hizmeti, şehir içi yol masrafları ve misafir ağırlama giderleri belgelenmek kaydıyla tamamen okulca karşılanır.
İş amaçlı şehir dışına ve yurt dışına seyahat eden personelin evinden havalimanına /otobüs terminaline transferleri, satınalma departmanı sorumluluğunda okul araçları kullanılarak okul şoförlerince veya taşıma firmasından araç ve şoför temini ile sağlanır. Tatil vb amaçlı özel seyahatlerde ise lojmanda yaşayanlar dahil olmak üzere şehir içi transfer masrafları ilgili personel tarafından ödenir. Araç temini için satınalma departmanından yardım talep edilebilir. Kendisine okul aracı tahsis edilmiş olan personelin özel seyahatlerinde kullandığı otopark ücretleri (havaalanı vb) de yine ilgili personel tarafından ödenir
c) Yemek masrafları :
I. kademe personel için günlük 100 TL’ye kadar olmak üzere yemek bedelleri fatura karşılığı ödenir.
II. kademe personel için günlük 50 TL’ye kadar olmak üzere yemek bedelleri fatura karşılığı ödenir.
d) Belgelenemeyen Masraflar : Seyahat edenin belgelenemeyen giderleri için seyahat dolayısıyla beher gün için II. kademe personele 20 TL net gündelik ödenir. (Günlük limit olan 50 TL’nin içersinde kalmak koşuluyla)
I. kademe personele bu ödeme yapılmaz.
Madde 7
Yol Masrafları :
Personele belgeli yol masrafları ödenir. Okul yönetimi I. Kademe dışındaki personelin seyahatlerinde işin veya seyahatin durumuna göre uçakla seyahate kısıtlama getirebilir.
Yurt içi seyahatlerinin uçak ile olması halinde gerek I. gerekse II. kademelerdeki personel ekonomik sınıfta uçar.
Madde 8
ġahsi ve Okul Arabaları ile Seyahat :
Seyahatlerde toplu taşıma araçları kullanılır. Ancak personel isterse iş gününü kaybetmemek şartıyla, kısa mesafeler için kendi vasıtası ile seyahat edebilir.
Okul yönetiminin uygun göreceği zaruri hallerde, uzun süreli seyahatlerde de şahsi araba kullanılabilir.
Personelin kendi vasıtasını kullanması halinde, aracın markası ve cinsi ne olursa olsun, her 100 km. için 10 litre benzin ücreti %35 fazlasıyla ödenir. Araba vapuru, otoban ücreti, deniz otobüsü veya köprü geçiş ücreti belgeli veya yazılı beyana göre ayrıca ödenir. Bunun dışında tamir, benzin vs. gibi masraflar okulca karşılanmaz.
Personele kendi vasıtası için ödenecek masraf karşılığı toplamı (vapur veya köprü ücreti dahil) aynı mesafe için ekonomik sınıf uçak bileti bedelini aşamaz. Aşması halinde fazlası ödenmez.
Okul arabaları ile yapılan seyahatte sadece faturaya bağlanmış masraflar makul ve kabul edilebilir seviyede olması şartı ile ödenir. Okul arabası tahsis edilmiş personelin, iş seyahatleri haricindeki tatil vb. amaçlı seyahatlerinde benzin ve diğer ulaşım giderleri personel tarafından ödenir. Okul arabası kullanımı sırasında alınan trafik cezaları da aracı kullanmakta olan personel tarafından ödenir.
Madde 9
Seyahat Süresinin Hesabı :
Seyahatin işin gerektirdiği süre dahilinde olması esastır. İlgilinin, şahsi nedenlerle süreyi uzatmasına izin verilemez. Böyle bir durum tespit edilirse, idari tedbirler dışında, uzatılan süreye ait gündelik ve masraf ödenmez.
Şehir dışına günübirlik yapılan seyahatlerde, faturalı yol ve yemek harcamaları ödenir.
C. YURT DIġI SEYAHATLER Madde 10
Seyahat Masrafının KarĢılanması :
Yurt dışına yapılan seyahatlerde EK.1’de gösterilen ülkeler ve kademeler itibariyle EK.2’deki günlük harcama limitleri uygulanır. Harcama limitleri (EUR) olarak tespit edilmiştir.
Belirlenen gündelikler aşağıda açıklanan esaslara göre ödenir :
a) Belgelenemeyen harcamalar, beyan usulüne bağlı olarak ülke farkı gözetilmeksizin I. kademeye dahil personele günlük 10 EUR, II. kademeye dahil personele günlük 5 EUR olmak üzere toplam harcama limitleri dahilinde ödenir.
b) Lokanta (yemek) , şehir içi ulaşım (havaalanı-şehir merkezi ulaşımı dahil) harcamaları belge karşılığında ödenir.
Seyahate giden çalışan, yaptığı harcamalarla ilgili belgeleri kaybetmesi halinde ödeme talebinde bulunamaz
Kredi kartı ile ödeme yapıldığını gösteren kredi kartı onay slipleri belge olarak kabul edilmez
Çalışanlar ilgili belgelerin aslını ibraz etmek zorundadir. Fotokopi kabul edilemez
Kullanılan dil nedeniyle içeriği anlaşılamayan belgelerin açıklaması ilgili personelden talep edilebilir
Harcama karşılığında fatura alınması durumunda faturanın okul adına düzenlenmiş olması gerekmektedir.
a ve b bendinde öngörülen ödemelerin toplamı personelin kademesine bağlı olarak seyahat edilen ülke için belirlenen EK.2’deki harcama limitini geçemez. İbraz edilen belgelere göre, ilgili personel için belirlenen limit aşılmış ise; aşan kısım için ek bir ödeme yapılmaz.
Otel rezervasyonları, Bookinturkey’de işlem yapma yetkisi olan Canan Turgut, Elif Uzer, Hande Gündüz veya Fulden Diker tarafından gerçekleştirilir. Önceden yapılan rezervasyonlarda kişi rezervasyon voucher belgesini ibraz ederek otelde konaklayabilecektir.
Bu durumda seyahat eden personel kaldığı anlaĢmalı otele herhangi bir ödeme yapmayacaktır. Konaklama ile ilgili otel faturası bilahare Bookinturkey tarafından okula gönderilecek ve bedel okulca Bookinturkey’e ödenecektir.
Anlaşmalı otellerde kalınmasına imkan olmayan durumlarda o mahaldeki anlaşmalı otellerdeki en yüksek fiyatı geçmemek üzere diğer otellerde konaklanabilir. Bu durumda otel faturası seyahat eden personel tarafından ödenir ve seyahat dönüşünde geri ödeme için muhasebe bölümüne ibraz edilir. Personelin talep etmesi halinde Konaklanılacak otele ödenecek toplam tutar kadar avans ödenir.
Yurtdışına çıkarken ve dönüşte Türkiye sınırları içinde kullanılan şehir içi - şehir dışı ulaşım masrafları harcırah limiti içinde tutulur ve belge karşılığı ödenir.
Yurtdışı oteller listesi ve fiyat bilgileri http://www.bookinturkey.com adresinden takip edilecektir.
Toplu taşımanın gelişmediği şehirlerde veya seyahat edilecek mesafenin 250 km’ den daha uzun olduğu durumda kiralık araç kullanılabilir.
Yurtdışında işle ilgili olmak koşuluyla şehirlerarası yapılan seyahatlerde dövizle alınan bilet bedelleri ilgiliye belgesi karşılığında ayrıca ödenir.
Dış seyahatlerde seyahat süresinin hesabı, dışarıda geçirilen gece olarak yapılır.
Uzun süreli ve sıklık arz eden seyahate çıkan personelin ve staj, eğitim maksadıyla 15 günden fazla süre ile yurt dışına gönderilen personelin yurt dışı harcırah tutarları, seyahatin içeriğine ve süresine bağlı olarak EK.2’deki limitlerin altında kalmak kaydıyla Genel Müdür, Mali İşler Müdürü ve İnsan Kaynakları Müdürü ortak kararı ile tespit edilir.
Personelin yurt dışı seyahati sırasında yapacağı aşağıdaki harcamalar okul tarafından karşılanmaz:
Kişisel kullanıma yönelik alınan ürünler
Gidilen ülkeyi tanımak amaçlı alınan şehir turları
İşle ilgili olmayan telefon, fax, internet hizmeti ve misafir ağırlama giderleri
Yurtdışında işle ilgili olmayan şehirlerarası seyahatlere ilişkin bilet bedelleri
Alkollü içki ve TV kiralama bedelleri
Günlük harcama limitleri dahilinde olmak kaydıyla kültürel gelişime katkısı bulunacak müze, tiyatro vb billet bedelleri okul tarafından karşılanır
Madde 11
Seyahat avansları:
DıĢ Seyahat Biletleri :
Yurtdışı seyahatlerle ilgili uçak biletleri mutlaka Setur’dan temin edilmelidir. Setur dışında başka acentelerden temin edilmesi durumunda önceden Genel Müdür ve Mali İşler Müdürü onayı alınmalıdır.
Kademe farkı gözetmeksizin personelin tüm uçuşları ekonomik sınıftır.
ĠĢle ilgili olarak herhangi bir kolinin beraber götürülmesi veya getirilmesi dıĢında fazla bagaj biletinin bedeli ödenmez.
Madde 12
DıĢ Seyahatle Ġlgili Diğer Esaslar :
Eğitim amaçlı dış seyahate gidecek öğretmenler için sırasıyla ilgili bölüm başkanı, Okul Müdürü ve Genel Müdür, İdari personel için de bağlı olunan yönetici ve Genel Müdür onayları alınır.
Tüm personelin yurtdışı seyahatleri ile ilgili Milli Eğitim Bakanlığı izin prosedürlerini zamanında tamamlamış olması gerekmektedir.
Pasaport çıkartılması ve/veya sure uzatımı işlemlerinde ödenecek her türlü masraflar, vergi ve harçlar ilgili personel tarafından ödenir. Vize ücretleri ise okul tarafından karşılanır.
Madde 13 Yürürlük :
Bu yönetmelik hükümleri 01.09.2010 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
EK. I
ÜLKELER
A GRUBU ÜLKELER B GRUBU
ÜLKELER C GRUBU
ÜLKELER D GRUBU ÜLKELER
A.B.D. Ġtalya Lübnan Diğer Ülkeler
Ġngiltere Ġspanya Fas
Fransa Portekiz Bulgaristan
Ġsviçre Polonya Çin
Ġsveç Çek Cumhuriyeti Romanya
Norveç Hindistan Hırvatistan
Finlandiya Rusya (Moskova hariç) Slovakya
Danimarka Türki Cumhuriyetler Ġran
Almanya Ukrayna Irak
Avusturya Yunanistan Mısır
Ġsrail Uzakdoğu Ülkeleri Suriye
Rusya (Moskova) Güney Kore Tunus
Hong Kong Güney Afrika Sudan
Hollanda Macaristan Arjantin
Japonya Suudi Arabistan Brezilya
Ġrlanda Kuveyt Yeni Zellanda
Belçika Ürdün
Avustralya B.A.E.
Slovakya
Cezayir
EK. II YURTDIġI GÜNLÜK HARCAMA LĠMĠTĠ
A GRUBU
ÜLKELER B GRUBU
ÜLKELER C GRUBU
ÜLKELER D GRUBU ÜLKELER
II. Kademe Personel 70 EUR 60 EUR 50 EUR 40 EUR
I. Kademe Personel 100 EUR 80 EUR 70 EUR 60 EUR
YURTDIġI GÜNLÜK OTEL LĠMĠTĠ A GRUBU
ÜLKELER B GRUBU
ÜLKELER C GRUBU
ÜLKELER D GRUBU ÜLKELER II. Kademe Personel 130 EUR 120 EUR 100 EUR 90 EUR I. Kademe Personel 150 EUR 140 EUR 130 EUR 100 EUR
Travel Expense Form
Name: ………..……… Dates of Travel: ………
Place: ……… Purpose of Travel: ………
Amount of Advance: ………
Attach receipts for expenses to form and return to the Business Office.
List any additional expenses on a new page. Receipts for all expenses and balance of advance must be returned within 7 days of return.
Date Expenses
(hotel, meals, taxi, etc.) Currency Amount
Totals:
Amount refunded to school: _____________
Amount due you: ___________
Signature: _______________________ Date: _______________
Approved by:
Name & Signature: _______________________ Date: _______________
