Bu kitap yeni atanan personelin birimine uyumunu sağlamak için yapılmıştır.

(1)

1

KYB_F07_REV_00_İdari Hizmetler Yayın Tarihi_02.02.2012 T.C

SAĞLIK BAKANLIĞI PENDİK DEVLET HASTANESİ

İDARİ HİZMETLER BÖLÜM ORYANTASYON REHBERİ

Bu kitap yeni atanan personelin birimine uyumunu sağlamak için yapılmıştır.

EĞİTİM KOMİTESİ

(2)

2

KYB_F07_REV_00_İdari Hizmetler Yayın Tarihi_02.02.2012 GENEL TANITIM

Birim çalışanları ile tanışma Bölümün faaliyetleri ve işleyişi Birimdeki fiziksel ortam tanıtımı

Birimdeki kullanılan alet ve ekipman tanıtımı Birime ait dokümantasyonların incelenmesi Bölüme ait yazılı düzenlemeler

Bölümle ilgili hizmet kalite standartları Hastane bilgi yönetim sistemi modül eğitimi

1-İDARİ HİZMETLER YÖNETİCİ VE ÇALIŞANLARI

 Hastane Müdürü

 Hastane Yardımcıları

 İdari Birim Sorumluları

 Memurlar

 Teknik Personel

 Yardımcı Personel

2-İDARİ HİZMETLERİN FAALİYETLERİ VE İŞLEYİŞİ

1. İdari hizmet çalışanları, hastane müdürü, müdür yardımcısı, yerine göre ise başhemşire ve servis şeflerine bağlı olarak çalışmaktadır.

2. Hastane işleyişi ile ilgili olarak Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği esastır.

3. Resmi yazışmalarda Resmi Yazışmalarda Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulmalıdır.

4. Memurların özlük hakları ile ilgili olarak 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu veya kadro durumuna göre Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Usul ve Esaslar geçerlidir.

5. Hasta ve Çalışan güvenliğini tehdit eden olaylara karşı bir koruyucu olarak iş gören "Güvenlik Raporlama Sistemi" kurumlarda kalite çalışmalarının en iyi göstergelerinden biridir. Sistemin amacı hastaya ve/veya çalışana zarar veren ve/veya zarar oluşmadan önce fark edilen olayların benzerlerinin oluşmasını engellemektir.

6. Bulaşıcı hastalıklara karşı çalışanlar ve hastalar için gerekli koruma önlemleri alınmalıdır. Personel için gerekli koruyucu ekipmanlar (maske, gözlük, eldiven, önlük vb) kullanılmalıdır.

7. Mesleki yaralanma(delici-kesici alet yaralanma, kan ve vücut sıvıları ile temas durumunda) Kurum Hekimine başvurunuz.

(3)

3

KYB_F07_REV_00_İdari Hizmetler Yayın Tarihi_02.02.2012

8. Hastanemizde Acil CPR gereken durumlarda 2222 aranarak mavi kod ekibi, Çalışan Güvenliği ile ilgili olaylarda 1111 aranarak beyaz kod ekibi ve çocuk güvenliği ile ilgili olaylarda 3333 aranarak pembe kod ekibi çağrılır.

9. Tüm personel Hasta Hakları Yönetmeliğine uygun olarak çalışmalıdır.

10. Hastanın kişisel bilgileri ile sağlık durumu hakkındaki bilgiler korunur. Hastanın onayı olmaksızın birinci derece yakınları dışındaki kişilerle paylaşılmaz.

11. Hastanede görevli tüm personel çalışma alanı ile ilgili hizmet içi eğitim toplantılarına katılır. Göreve yeni başlayan tüm personel oryantasyon eğitimine katılmış olmalıdır.

12. Atık Ayrıştırılması: Birime bağlı tüm laboratuvarlarda evsel, tıbbi ve geri dönüşüm atıkları ayrı olarak kapalı atık kaplarında EKK tarafından hazırlanan talimatlara göre biriktirilmektedir. Kesici, delici aletler için de ayrı kapaklı toplama kapları bulunmaktadır.

3-HASTANENİN FİZİKİ YAPISI

23.10.1990 tarihinde 35 fiili yatakla hizmet vermeye başlamış, halen 5 ayrı bina ile hizmet vermeye devam etmektedir. Şu an hastanemiz 100 yatak kapasitesi ile hizmet vermeye devam etmektedir.

 Pendik Merkez Bina :1990

 Pendik Ek Bina :2002

 Kaynarca Semt Polikliniği :1994

 Sapanbağları Semt Polikliniği :2005

 İstasyon Semt Polikliniği :2005

 Kurtköy Semt polikliniği :2010 Hizmet Sunulan Bölümler:

Merkez Bina: SterilizasyonÜnitesi,Eğitim Birimi, Enfeksiyon Birimi, Kalite

Birimi,Biyomedikal,Tahakkuk,Ameliyathane, Yoğun Bakım, A,B ve C Servisi ( Yataklı

Servis),Başhekimlik,İdari Birimler,Bilgi İşlem, Acil Servis, Röntgen,Fizik Tedavi Merkezi, Poliklinikler, Gelen-Giden Evrak, Hasta Kabul,Laboratuar,Hasta Yatış Emzirme Odası, Doğumhane, Yemekhane, Maaş, Sicil,Eczane,Ayniyat, Mutfak, Çamaşırhane, Evde Bakım Birimi, Çalışan Güvenliği Birimi.

İstasyon Klinikleri: TİG Birimi, EMG, EEG, Eczane, A ve B Servisi ( Yataklı Servis), Ameliyathane, 1.

Basamak Yoğun Bakım, Gastroskopi/ Kolonoskopi Birimi, Patoloji, Yemekhane, Röntgen, Laboratuar, Hasta Kabul, Hasta Yatış, Bilgi İşlem, SterilizasyonÜnitesi, Emzirme Odası

Kaynarca Semt Polikliniği : Görüntüleme Merkezi ,Eczane Depoları, Arşiv, Sağlık Kurulu, Hasta Hakları – Organ Bağışı, Odiometri Odası, Poliklinikler,Diş Laboratuarı, Hemodiyaliz Merkezi, Röntgen, Laboratuar, Hasta Kabul, Hasta Yatış, Bilgi İşlem, Emzirme Odası

Sapanbağları Semt Polikliniği: Röntgen, Poliklinikler, Laboratuar, Yemekhane, Hasta Kabul, Emzirme Odası

Kurtköy Semt Polikliniği: Röntgen, Poliklinikler, Laboratuar, Yemekhane, Hasta Kabul, Emzirme Odası

(4)

4

4-ÇALIŞILAN BİRİM/SERVİS/ÜNİTE/ALANLARA GÖRE İDARİ BİRİM PERSONELİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

SİCİL BİRİMİ

 Hastanenin resmi yazışmalarını yapar.

 Personel özlük işlerini takip eder;

 Göreve başlayış, görevden ayrılış,

 Yıllık izin, doğum ve hastalık izni,

 Emeklilik işlemlerini,

 Sicil raporu,

 Kurum içi ve kurum dışı görevlendirmeleri

 Disiplin işlemleri vb.

 Personel yaka kimlik kartlarını hazırlar

AYNİYAT BİRİMİ

 Devlet mallarının muhafazası, kurum kayıtlarına işlenmesi ve ihracı, başka kurumlara nakli kayıttan düşmesi ve imhası işlemlerini resmi prosedüre göre yürütme ayniyat biriminin sorumluluğundadır. Bu nedenle:

 Satınalma kararı verilmiş olan malzemenin belirlenen tarihte kuruma teslimini ve uygunluğunu (muayene komisyonu ile) kontrol ederek teslim alır. Zamanında teslim edilmeyen veya muayene komisyonunca uygun görülmeyen malzemeler ile ilgili resmi prosedürü takip eder.

 Satın alma, bağış veya başka kurumlardan temin yoluyla kuruma gelen malların her türlü resmi kayıt işlemlerini yürütür

 Birimlerin ihtiyaç talebi bildirmesi durumunda malların ambar veya depodan ilgili birimlere sevkini sağlar bunu kayıtlara işler

 Günlük ambar ve depo stok durumunu kontrol eder, depo ihtiyaç durumunu talep ederek takipçisi olur

 Servis veya odalarda bulunan eşyalar Demirbaş Zimmet Kaydı ile imzalı olarak odanın duvarına asar düzenli takiplerle listeleri kontrol eder.

( Eşyaların yer değiştirilmesi veya imhası sürecinde önce bu listelerde değişiklik yapılması zorunlu olduğu için ayniyat birimine haber verilmesi gerekmektedir.)

 Miadı dolmuş veya kullanılamaz hale gelen eşya veya malzemelerin kayıttan düşürülmesi ve imhası sürecinden sorumludur

(5)

5

AYNİYAT SAYMANININ GÖREV VE YETKİLERİ Madde 152 –Ayniyat Saymanı:

 Kurumun tüm Devlet mallarını (döner sermaye hariç) kapsayan ayniyat işlemlerini mevcut kanun, tüzük ve yönetmelik hükümlerine göre yönetmek ve gerekli kayıtları tutmakla görevlidir.

 Ambar ve depo memurlarınca düzenlenen ve imzalanan ayniyat tesellüm makbuzlarına ayniyat saymanı kendine ait yeri imza ederek baştabibe onaylatır.

 Depo ve ambar memurlarının hizmetlerini ayniyat açısından kontrol etmekle yükümlüdür.

 Ayniyat Talimatnamesi hükümleri dairesinde kayıtları tutar ve Sayıştay hesabını verir.

Kaynak:Yataklı Tedavi Kurumları İşletmeYönetmeliği

AMBAR VE DEPO MEMURUNUN GÖREV VE YETKİLERİ Madde 153 –

Ambar ve depo memuru, ayniyat saymanının mutemedidir.

 Ayniyat Talimatnamesi hükümlerine göre ambar ve depoya konulacak erzak, eşya, alet ve malzemenin geçici kabul ve kat'i tesellümişlemleriyle, bunların gerek Ayniyat Talimatnamesi ve gerekse bu yönetmelik hükümlerine göre ihraçlarını ve bunlarla ilgili kayıtları ve diğer işlemleri yapar.

Ambar ve depo memuru erzak eşya ve malzemenin iyi bir şekilde korunmasıylabunlardan

bozulmaya müsait olanların zarara uğramadan bir an evvel sarf veya kurumlara devri suretiyle elden çıkarılması ile ilgili işlemlerin yapılması için amirlerine zamanında haber vermekle yükümlüdür.

 Ambar ve depo memuru stokları azalmış olan erzak, eşya ve malzemenin hizmeti aksatmayacak şekilde,zamanında temini için hastane müdürüne yazılı olarak ihtiyaçlarını bildirir. Mali yıl başından evvel bir yıllık kesinsarfları göz önüne almak suretiyle gelecek mali yılın kesin sarflarını ve depo ve ambar miktarlarını göz önüne alarakgelecek yıl alınması gereken erzak eşya ve malzemenin cins ve miktarlarını tespit eder, ilgililere bildirir.

 Ambardan çıkan maddeleri ambar defterine günü gününe kaydeder. Giren maddelerin fatura fiyatlarını hizalarına yazar ve yıl sonunda her tür için ortalama fiyatları tespit eder.

 Ambardan çıkartılanların yıl sonundaki miktarlarını ortalama fiyatlarla kuruşlandırarak 18 nolu istihmal ve istihlakata ait eşya için taşra cetveli düzenler.

SATINALMA BİRİMİ

Taleple belirlenen kurum ihtiyaçlarını ‘Doğrudan Temin’ ‘İhale’ veya ‘’Çerçeve Anlaşma’’yolu ile satınalma sürecindeki tüm işlemleri yürütmekle görevlidir.

Başhekimlik tarafından resmi olarak görevlendirilen komisyon bu amaçla;

 Teknik özellikleri tam olarak tanımlanmış talep ile ilgili piyasa araştırması yaparak yaklaşık maliyet oluşturur alımı ilgili mevzuata göre temin eder. Karara bağlanmış alımla ilgili firmaya uhde yazısı gönderir.

(6)

6

 Muayene komisyonu tarafından beğenilmeyen malzemelerin uygunsuzluğu tutanakla tespit edilmiş ve başhekimlikçe onaylanmış olarak Satın alma birimine iletilmesi durumunda ikinci bir talebe ihtiyaç duyulmadan yeniden satınalma sürecini başlatır.

SATINALMA MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 155 –

 Satın alma memuru yürürlükteki mevzuata uygun olarak hastane müdürünün emirlerine göre,

 satın alma ile ilgili işlemleri yapmakla yükümlüdür.

 Mevzuatın verdiği yetki çerçevesinde satın alma memuru elinde bulunan avanstan ödemek suretiyle, satın alınması gerekli ihtiyaçların alımını yapar avansın usulü dairesinde mahsubunu yaptırır.

 Alımı kendisine emredilen şeyleri ayrıntılarıyla ayrı bir deftere kaydeder.

TAHAKKUK BİRİMİ Gelir Tahakkuk

Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan ‘’Bütçe Uygulama Talimatı ‘’ da belirtilen kriterler göre ayaktan veya yatarak tedavi gören hastaların muayene bedellerinin kişilerden veya kurumlarından temini ile hastane bütçesine gelir kaydedilmesindeki süreçten sorumludur.

Gider Tahakkuk

Personelin diğer kurumlara olan sağlık harcamaları, mal veya hizmet alım bedelleri gibi kurum bütçesinden karşılanması gereken ödemelerin hastanenin bağlı bulunduğu saymanlıkça yürütülebilmesi amacıyla ödeme emirlerini hazırlar ve ilgili saymanlıklara gönderir.

FATURALAMA MEMURUNUN GÖREVLERİ

 Yönetmeliğin Sosyal Güvenlik Kurumu ve ilgili maddelerinde geçen bütün yazı işlerini yürütür.

 Faturalandırma - Medikal Muhasebe sorumlusu hastanemizin kalite politikası doğrultusunda çalışır, kalite sistemi gereği ilgili prosedür ve talimatlara uyar ve uygular.

 Raporları imzalatıp onaylattıktan sonra ilgili dairelere gönderir.

 İşi biten belgelerin yerlerine gönderilmesi ve dosyalarına yerleştirilmesi işlerini günü gününe yapar.

 Yukarda verilen görev, yetkilerini yerine getirirken sorumluluk, yetki iletişim planında belirtilen birimlerle yatay ve dikey ilişkiler kurarak faaliyetlerini sürdürür.

 Hastaneye tedavi amacıyla başvuran Sosyal Güvenlik Kurumu çatısı kapsamında bulunan hastaların tedavi hizmetlerine mahsuben ödenmesi gereken tedavi bedellerinin belirlenmiş olan sınırlar ve talimatlar doğrultusunda faturalandırılmasını ve hastane döner sermayesine aktarılmasını sağlar.

 Sosyal Güvenlik Kurumunun belirlemiş olduğu kurallar ve güncel bilgilerin ilgili kişilere iletilmesini sağlar.

(7)

7

 Kalite yönetim sistemi proseslerine uygun olarak çalışmak.

 Belirlenmiş olan çalışma planı doğrultusunda görev dağılımını ve çalışmaların takibini sağlamak.

İSTATİSTİK BİRİMİ

 Kurumda tutulan formların düzenli bir şekilde doldurulmasını sağlar.

 Kurumda yapılması mümkün olan istatistikî değerlendirmeler için gerekli tablo ve grafikleri hazırlar. Baştabiplikçe kurum çapında yapılacak değerlendirme çalışmalarına katılır ve istatistikî rapor düzenler.

 İstatistikî formlarla ilgili dosya sistemi kurar ve arşivle gerekli ilişkileri sağlar.

 İstatistik arşiv ve hasta kabul bölümlerinde görev alan personel sağlık istatistikçisine, sağlık istatistikçisi de yukarıdaki görevlerin yerine getirilmesinde hastane müdürüne karşı sorumludur.

Sağlık statikçisinin bulunmadığı hallerde varsa bu görevi hastane müdür yardımcılarından birisi, yoksa hastane müdürü yapar.

SAĞLIK İSTATİSTİKÇİSİNİN GÖREV VE YETKİLERİ Madde 149 –

Sağlık istatistikçisi fakülte ve yüksek okulların istatistik eğitim ve öğretimi yapan

bölümlerinden mezun olup, kurumlarda istatistik ve tıbbi dokümantasyon bölümüyle, arşiv ve hasta kabul bölümünün ve kendisine bağlı olan birimlerdeki hizmetlerin düzenli, koordine ve istatistik hizmetlerine uygun bir şekild eyürütülmesini sağlar. Bunlarla ilgili her türlü evrakın dosyalanması ve muhafazası için gerekli tedbirleri alır.

Bu birimlerdeki personele göre gerekli iş bölümünü yapar. Gerekli araç ve gereçlerin sağlanması konusunda ilgililere teklifte bulunur.

Kurumda tutulan formları doldurur veya düzenli bir şekilde doldurulmasını sağlar.

Kurumda yapılması mümkün olan istitastiki değerlendirmeler için gerekli tablo ve grafikleri hazırlar.

Baştabiplikçe kurum çapında yapılacak değerlendirme çalışmalarına katılır ve istatistiki rapor düzenler. İstatistiklerin düzenlenmesinde temel kavramlara uymak zorundadır.

İstatistiki formlarla ilgili dosya sistemi kurar ve arşivle gerekli ilişkileri sağlar. İstatistik arşiv ve hasta kabul bölümlerinde görev alan personel sağlık istatistikçisine, sağlık istatistikçisi de yukarıdaki görevlerin yerine getirilmesinde hastane müdürüne karşı sorumludur.

Sağlık istatikçisinin bulunmadığı hallerde varsa bu görevi hastane müdür yardımcılarından birisi, yoksa hastane müdürü yapar.

İSTATİSTİK MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 150 –

İstatistik memuru lise ve dengi okul mezunu olup konusunda kurs görmüştür. Kurumlardaki istatistik birimlerinde, sağlık istatistikçisinin vereceği görevleri yapmakla yükümlüdür.

(8)

8

KYB_F07_REV_00_İdari Hizmetler Yayın Tarihi_02.02.2012 SAĞLIK KURULU BİRİMİ

Sağlık kurulları; tek tabibin yetkisi dışında kalan hususlarda veya mevzuatta sağlık kurulu raporu öngörüldüğü hallerde, kişilerin sağlık durumları hakkında karar vermeye yetkili organlardır.

Bünyesinde iç hastalıkları, genel cerrahi, göz, kulak-burun-boğaz, nöroloji veya ruh sağlığı ve hastalıkları uzmanları bulunan ve bu uzmanların katılımıyla sağlık kurulu/kurulları teşekkül edebilen sağlık kurumları tam teşekküllü hastane sayılır.

Kurul başkanı baştabiptir. Bulunmadığı zaman başkanlığı baştabibin görevlendireceği bir üye yapar.

Sağlık kurulu kararları çoğunlukla alınır. Eşitlik halinde kurul başkanının katıldığı görüş kararlaştırılmış sayılır.”

Sağlık kurulu raporu düzenlenebilmesi için; mahalli en büyük idari amir tarafından havale edilmiş bir dilekçenin bulunması veya kişinin, kurumunun resmi yazısı ile gönderilmesi veya yataklı tedavi kurumunda yatan veya polikliniklere müracaat eden hastalardan lüzum görülenlerin ilgili uzmanınca baştabipliğe yazılı teklifinin baştabiplikçe havalesi gerekir.

Sağlık Kurulu muayeneleri, ilgili uzmanlık dallarına ait polikliniklerde yapılır. Önceden tespit edilen Form poliklinik muayene tarihi, poliklinik kayıt numarası kayıt edilmek suretiyle, bulgular ve teşhis yazılarak imza edilir. Laboratuar tetkik sonuçları ve filmleri bu forma eklenir.

Kurul buna göre, gereğinde hastayı veya rapor isteyen kişiyi bizzat da görerek karar verir.

Kurul kararlarının kaydı için bir defter tutulur. Bu defterin her sahifesi numaralanarak hastane baştabipliğince önceden mühürlenir. Kurul üyeleri deftere kaydedilen rapor suretlerini de imza ederler. Kararlara muhalefet edenler raporun kurumda kalan nüshasına ve bu deftere muhalefet nedenlerini yazarak imzalarlar. İlgiliye verilecek veya kurumuna gönderilecek rapor nüshaları kurula katılan bütün üyeler tarafından muhalefet nedeni yazılmadan imzalanır.

Kararın oybirliği veya çoğunlukla verildiği raporların karar bölümüne mutlaka yazılır.

Raporların noksansız usulüne uygun olarak düzenlenip düzenlenmediği, hastanın kimliği ve göreviyle ilgili yerlerin tam olarak doldurulup doldurulmadığı kontrol edilerek, gerekiyorsa eksik ve yanlışlıkları düzelttirildikten sonra, baştabip tarafından tasdik edilir. Aslı ilgili daireye veya raporu isteyen kuruma kurum idaresi tarafından en kısa zamanda gönderilir. İstendiği takdirde, üzerine aslının posta ile gönderildiği açıklanmak suretiyle tasdikli bir suret rapor sahibine verilebilir. Diğer nüshası dosyasında saklanır.

“Bir sağlık kurulu kararına hasta, yasal temsilcisi veya çalıştığı kurumu tarafından itiraz edildiği takdirde; itiraz dilekçesi o yerin en büyük mülki amirliğince ilk raporun tasdikli bir örneği ile birlikte en yakın başka bir sağlık kuruluna gönderilir.” Birinci ve ikinci rapor kararları aynı olursa karar kesinleşir. Çelişki halinde hasta Sağlık Bakanlığının saptayacağı bir hakem hastaneye gönderilir. Bu hastane sağlık kurulunca verilen karar kesindir.

ARŞİV BİRİMİ Arşiv

(9)

9

Arşiv malzemeleri ile arşivlik malzemelerin bir düzen içerisinde saklanabilmesi için özel raf ve dolaplara sahip, rutubetsiz, yangına karşı gerekli tertibatı alınmış, muhafazalı özel bölümleri ifade eder.

Merkezî tıbbî arşivin çalışma şekli ile hastanede tutulan tüm kayıtların bilgisayar ortamında tutulabilmesine ilişkin usul ve esaslar Yönerge ile belirlenmiştir

Birim Arşivi

Aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini ifade eder. Birimlerce, gerektiğinde, görülmek ve incelenmek üzere ( ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla) tutanak ile imza karşılığı birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Her yılın Ocak ayı içerisinde, birim arşivindeki işlemi tamamlanmış malzeme veya evraklar, uygunluk kontrolünden geçirilir ve kurum arşivine zimmetle teslim edilir.

Kurum Arşivi

Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkez arşivini ifade eder.

Kurum Arşivleri, elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

İmha İşlemleri

Her yılın Mart ayı başında Başhekimlikçe görevlendirilen komisyon arşivlik malzemeyi kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamaya tabi tutar ve imha listesi hazırlar ve başhekimlik kanalı ile İl Sağlık Müdürlüğü’ne gönderilir.

Kurum Arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alındıktan sonra Bakanlığın Onayını müteakip kesinlik kazanır. İmhası kesinlik kazanan malzemeler ilgili mevzuat hükümlerine uyularak imha edilir.

Faaliyet Raporu

Ocak ayında bir önceki yılın arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile İl Sağlık Müdürlüğü kanalı ile Bakanlığa ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.

ARŞİV MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 157 –

 Sağlık istatistikçisine bağlı olarak 66. maddeye göre arşivleme yapılan kurumlarda ilk müracaat eden hastaların arşiv defterine kaydını yaparak polikliniğe gidecek muayene fiş veya dosyasını hazırlar ve her dosya üzerine arşiv defterindeki kayıt numarasını işler.

(10)

10

 İşi biten hasta dosyalarını, arşiv tekniği bakımından kontrol ile noksanlarını tamamlattırıp düzenli bir şekilde

yerleştirir.

 Yardımcı kayıtları (çeşitli endeks tipleri ) geliştirir ve istatistikle ilgili bir görevli yoksa istatistik yapar ve bunları uluslararası hastalıkları tasnifine göre hastalık ve ameliyat kod numaraları konulmuş dosyalara yerleştirir.

 Tabiplerin inceleme, araştırma, makale, test, istatistik ve rapor hazırlamak gibi ilmi çalışmalarında ve günlük arşiv araştırmalarında kendilerine yardımcı olur.

 Arşivi devamlı olarak gözetimi altında bulundurur. İlgisi olmayanlara dosya vermez. Arşivin genel düzen ve temizliğini sağlar.

GELEN – GİDEN EVRAK BİRİMİ

 Gelen tüm evrakların (şahıs, özel, resmi) deftere kaydı, sistem girişleri, skayn işlemleri yapılır.

 Dağıtımı olan evraklar fotokopi çekilerek zimmetli teslimini sağlar

 Giden evraklar defter kaydı, sistem çıkışları ve skayn işlemleri yapılır ilgili birimlere zimmet veya posta yolu ile teslim edilir.

DANIŞMA BİRİMİ

Hastaların kurum içerisinde kısa sürede ve daha kaliteli hizmet almalarına yardımcı olmak amacıyla;

 Hastanın poliklinik/acil servis işlemlerine yardımcı olur.

 Kimsesiz, sakat ve yaşlı hastalara yardımcı olur.

 Randevu alamayan 65 yaş ve üstü hastalara yardımcı olur.

 Hastalara ve hasta yakınlarına yatış işlemleri hakkında bilgi verir.

 Hastaların rapor, imza, mühür vs. işlerinde yardımcı olur.

 Hastaların laboratuar, röntgen ve EKG işlemlerinde yardımcı olur.

 Hastaları gidecekleri yere yönlendirir.

 Hastalara hastane ile ilgili her türlü sorularına cevap verir.

 Dışarıya sevk edilen hastaların nereye gideceği, gideceği yerin telefon numarası ve adreslerini verir.

HASTA KABUL VE YATIŞ BİRİMİ

Yataklı tedavi kurumlarında hasta kabul işleri, hasta yatırılması, çıkarılması ve diğer kurumlara nakledilmesi ile ölen ve doğanların kayıt ve sair işlerini ve ölenlerin eşyalarının tereke hakimliğine gönderilmesi işlemlerini kapsar.

Yataklı tedavi kurumlarında ücretli ve ücretsiz olmak üzere iki şekilde hasta muayene ve tedavi edilir. Ağır ve acil müdahaleyi gerektiren hastalar müracaatları halinde yataklı tedavi kurumlarına sosyal güvencesine bakılmaksızın derhal kabul edilir. Gereken her türlü tıbbi müdahaleler zamanında yapılır, işlemleri daha sonra tamamlanır.

Hasta Kabul İşlemleri;

(11)

11

 Sıra beklerken yaşanabilecek olumsuzlukların giderilmesi amacıyla kurulan telefonla randevu ve web randevu sistemi aracılığı ile hekimini seçerek randevusunu alır.

 Randevu alan hasta kayıt numarası ile birlikte hasta kabul birimine randevusundan en az yarım saat önce başvurur.

 Kayıt numarası ve kimliği ile otomasyon medula sisteminden kaydı yapılır ve ilgili polikliniğe barkodu il birlikte yönlendirilir.

 Herhangi bir sebeple randevu alamayan, yaşlı, özürlü vatandaşlarımıza danışma birimlerimiz tarafından yardımcı olunur

Yatış İşlemleri;

 Polikliniklerden yatışına karar verilen hasta Hastane Giriş Kâğıdı ile birlikte Hasta Kabul’e gönderilir.

 Hasta Kabul memuru; hastanın sosyal güvencesi varsa gerekli evrakları ücretli ise teminat alındı makbuzunu gördükten sonra bilgisayar kayıtlarına hastanın bilgilerini yazar ve yatış işlemlerini gerçekleştirir. Hastanın bilgileri aynı zamanda Hasta Kabul Defteri’ne kayıt edilir.

 Yatış işlemlerini otomasyondan yaptıktan sonra hastanın bilgileri Hasta Dosyasına işlenir, Hasta Tabelası ve Tıbbi Müşahede Ve Muayene kâğıdı doldurulur. Refakat gerektiren hastalar için Yatan Hasta Refakat Formu doldurulur ve hasta yakınlarına refakatçi kartı verilir

 Yatış İşlemleri gerçekleşen hastanın servise kabulü yapılır.

(Hasta yatağına alındıktan sonra servis hemşiresi tarafından hastalığı, tedavisi, hastane hakkında bilgilendirilerek Hastalıklara Ait Onam Formu ve Hasta ve Yakını Eğitim Formu doldurularak kayıt altına alınır.)

HASTA KABUL MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 154 –

Hasta kabul memuru; en az lise ve dengi okul mezunu olup hasta kabulü, hasta çıkarılması, doğumlar ve ölümlerle ilgili bütün işlemleri yapmakla yükümlüdür. Bu bölümde çalışanların birinci derecede amiridir.

a) Hasta kabul yerinin temizliğini, düzen ve disiplinini sağlar.

b) Kuruma yatırılan hastaların kabul evrakı ve kimlik belgelerini tetkik ederek künyelerini eksiksiz bir şekilde saptar ve hasta kabul defterine yazar. Herhangi bir nedenle istenen bilgileri veremeyecek durumda olan ve kimlikleri belirlenemeyen hastaların kimliklerinin saptanması için baştabibe ve nöbetçi tabibe bilgi verir ve tabelalarını çıkartarak hasta kabul defterine kayıt ettiği künyelerini aynen bunlara geçirir ve giriş evrakını da ayrıca saklar.

c) Hasta kabul defterine hastaların ayrıntılı kimlikleriyle beraber giriş tarih ve saatlerini, geldikleri yeri ve açık adreslerini, hangi servise yatırıldıklarını, çıkardıklarında çıkış tarihleriyle protokol

numaralarını, hastalık ve sonuçlarını (şifa, salah haliyle, vefat) tabeladan naklen kayıt ve işaret eder.

Ölenlerin gün ve saati ile cesetleri hakkında ne gibi işlem yapıldığını kurumca nereye gömüldüklerini

(12)

12

ailesine teslim edilenleri ayrıca yazar. Hasta kabul defterinde her yıl protokol numarası birden başlayarak yeniden verilir. Defter bitmemişse bir sahife ara ile defter kullanılmaya devam edilir.

d) Kurumda doğum olduğunda, doğan çocuğun doğum günü ve saati, ana ve babasının adı ve soyadı ile tabiiyet ve dinleri, çocuğun cinsiyeti günü gününe servis protokol defterine kaydolunmakla beraber çıkışında bunlar kabul defterine işlenir. Yeni doğan çocuklara ayrıca bir tabela çıkarılması ve gerek anaya ve gerekse çocuğa ait numaraların karşılıklı her iki tabelaya yazılması ve kurumdan çıktıklarında bu tabelaların birbirine bağlı olarak saklanması gerekir. Hasta kabul memuru, kurumda doğan çocukların doğumlarını, ilgili cetvellere kaydederek bir ay içinde baştabiplik yoluyla nüfus idarelerine bildirmek zorundadır.

e) Ölen hastaların tabelasındaki ve hasta kabul defterindeki açıklamalara göre ve basılı

örneklerindeki yazılı bölümleri bütün ayrıntılarıyla ve okunaklı olarak doldurup (hastanelere mahsus ölüm haber ihbar varakası) düzenler. Her iki tabela ile birlikte baştabibe götürüp imza ettirildikten sonra ihbar varakası nüfus dairesine gönderilmek üzere idareye verilir. Gömme izni de uygun şekilde onaylatılır ve mezarcıya verilmek üzere imama teslim edilir.

f) Her gün kuruma kaç hasta girip çıktığını ve kaç ölüm olduğunu bir cetvel halinde düzenleyip ertesi gün sabahleyin ve sonunda da günlük cetvellerin toplamını yaparak sağlık istatistikçisine, yoksa hastane müdürüne verir.

g) Hasta emanet eşya deposunda ayrıca bir görevli bulunmadığı takdirde, yatan ve çıkan hastaların elbise para ve değerli eşyaları hakkında, bu yönetmeliğin "hastaların kabulü" kısmında yazılı hükümlere göre işlemleri yapar.

h) Devlet daire ve kurumlarına mensup bir kimsenin kurumda ölümü halinde, mensup olduğu daire ve kuruma ölümün vukuu ve teşhisinin resmi bir yazı ile en kısa zamanda bildirilmesi için gereken işlemleri yapar.

i) Yatan hastaların ziyaretçiler tarafından kolayca bulunması için kurulacak sistemin işlemesi bakımından sosyal hizmet, sosyal servis, halkla ilişkiler veya müracaata, yatan ve çıkan hastaları muntazam ve anında bildirir.

MORG BİRİMİ

Morg genel kullanım alanlarından uzak, hastaların olmadığı yerde olmalıdır. Morg giriş-çıkışları hastanenin ana giriş çıkışlarından ve acil giriş çıkışlarından ayrı olmalıdır

Morg hizmetleri hastane müdürlüğüne bağlı olup mesai saatleri içinde hasta kabul memuru, mesai sonrası ve tatil günlerinde nöbetçi memur tarafından yürütülür

Cenazenin morga alınması;

Cenaze morga alınırken evraklar kontrol edilir ölüm raporu görüldükten sonra kimlik bilgileri morg defterine kaydedilir. Cenaze işlemleri deftere kaydedilirken şayet yanlış yazılmışsa tek çizgi ile yanlış yazılan yazının üstü çizilir doğru kayıt yapılır. Hiçbir suretle karalanma ve silinti yapılmaz. Morg defterine boş sıra bırakılmaz, sıralı bir şekilde kayıt işlemleri yapılır. Kayıt için hasta tabela ve nüfus cüzdan kayıtları esastır

Servislerde ölen hastanın tabelasında yazılı kimliği aynen delikli bir kartona yazılarak sağ ayak başparmağına bağlanır. Cenaze gasil haneye (morga) servis görevlilerince nakledilir.

(13)

13

Hastane dışında veya polikliniklerde vefat eden cenaze morga baştabibin izni ile alınır. (mesai saatleri dışında izin nöbetçi şeften alınır.)

Adli vaka sonucu morga alınan cenaze Cumhuriyet Başsavcılığın talimatına bildirilir. Savcılık raporuna göre adli tıp birimine gönderilir veya defin işlemine tabi tutulur. Bu cenazeler adli vaka defterine kayıt edilir.

Cenazeden kornea alımı yapılması söz konusu ise organ bağış birimi Organ ve Doku Nakli Hizmetleri Yönetmeliğine göre yapılır. Cenazeden alınan doku ‘’ Doku Alım Kayıt Defterine” kayıt edilir.

Cenazenin morgdan çıkarılması;

 Cenazelerin morgdan çıkış işlemleri ilgili bölüm veya idari memurluğun vermiş olduğu çıkış belgesinden sonra başlatılır.

 Morgdan cenaze mutlak suretle ölenin kimlik belgesi veya nüfus kayıt örneği alındıktan sonra teslim edilir. Bu belgeler nüfus kayıt işlemlerinden düşülmesi için resmi olarak nüfus müdürlüğüne gönderilir.

 Cenazeler nereye defnedilecekse varsa ada parsel numarası morg defterine kayıt edilecektir.

Morgun Temizlik ve Dezenfeksiyonu;

Morg buzdolabının içinin ve dışının temizliği temizlik görevlisi tarafından her hafta rutin olarak yapılırken her cenaze sonrası yapılması zorunludur. Yapılan temizlik Morg Ünitesi Kontrol Formu’na işlenir.

 Morg buzdolabının dezenfeksiyonu % 1 ‘lik çamaşır suyu ile silinerek olmalıdır. Eğer kan ve vücut sıvısı ile bulaşma olmuş ise %10’luk çamaşır suyu ile dezenfekte edilir.

 Cenaze olmadığı zaman temizlik öncesi morg dolabının elektrik fişi çekilmeli ve dolabının buzu çözülene kadar beklenmelidir. Temizlik bitiminde morg dolabının elektrik fişi prize takılmalıdır

 Morg dolabının iç ve dış temizliği deterjanla silinerek yapılmalıdır.

 Cenazelerin yıkandığı masanın temizliği; cenaze öncesi-sonrası ve her hafta deterjanla silinerek yapılmalıdır.

 Ayın sonunda yapılan temizlikte duvarlar da deterjanla silinmelidir.

 Tüm işlemlerin bitiminde zemin temizliği yapılmalıdır.

 Tüm temizlik işlemlerinde, cenazenin yıkanması ve transportu sırasında ilgili personel eldiven kullanılmalı, eldiveni çıkardıktan sonra ellerini yıkamalıdır.

Morg ünitesini sıcaklık ve nem takibi düzenli olarak yapılır ve Morg Sıcaklık Ve Nem Takibi Çizelgesi’ne işlenir.

BAŞTEKNİSYENİN GÖREV VE YETKİLERİ Madde 164 –

Kadrosunda birden fazla teknisyeni bulunan kurumlarda bunlardan birisi hastane müdürünün teklifi ile baştabip tarafından başteknisyen olarak görevlendirilir

(14)

14

Başteknisyen, mühendis bulunan hastanelerde onun yardımcısı olup, vereceği hizmetle ilgili emirlere göre görev yapar.

Başteknisyen mühendis bulunmayan hastanelerde hastane müdürüne bağlı olarak mühendisin görev ve yetkilerini üstlenir.

TEKNİSYENİN GÖREVLERİ Madde 165 –

Teknisyen, hastanede bulunan bütün sıhhi ve fenni tesisler ve cihazların, muayene, kontrol, bakım, işletme ve küçük onarımlarını yapmakla ve muhafazasıyla yükümlüdür. Teknisyen ayrıca önemli ve acil hallerde ve gerektiğinde çalışma saatleri dışında yapılacak davete derhal uymak zorundadır.

SANTRAL MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 166 –

Kurumun dış ve iç haberleşme hizmetlerini görür. Santral memuru, hariçten müracaatlara nezaketle cevap verir. Hastaların durumu hakkında bilgi isteyenlere servis ilgililerinin izni ile bilgi verir.

Şehirlerarası konuşmalar için bir defter tutar, konuşanı ve konuştuğu yeri kaydeder. Konuşma özel ise, postaneden bildirilen ücretin tahsili için durumu idareye bildirir.

HALKLA İLİŞKİLER MEMURUNUN GÖREVLERİ Madde 159 –

Halkla ilişkiler memuru sosyal hizmet uzmanı bulunmayan kurumlarda müracaat ve halkla

ilişkiler hizmetlerini yürütür. Bu takdirde hastane müdürüne bağlı olarak görev yapar. Sosyal hizmet uzmanı bulunan kurumlarda, sosyal hizmet uzmanına bağlı olarak çalışır. Hasta sahiplerini

hastalarını aramaları için düzenlenen pano veya listelere giren veya çıkan hastaları muntazam işler, hastaların posta hizmetlerini düzenler.

5-BÖLÜM İLE İLGİLİ YAZILI DÜZENLEMELER

Hastanede mevcut işleyişi gösteren tüm dokümanlara, işlerin nasıl yapılacağına ilişkin prosedürlere, talimatlara, görev tanımlarına ve listelere birimlerde bulunan Kalite Klasöründen ulaşabilirsiniz.

Dökümanlar üzerinde değişiklik yapılamaz. Döküman dağıtımı kalite yönetim birimi tarafından yapılır.

Revizyon, yeni ve iptal edilecek doküman talebi için kalite birimi ile iletişime geçilir. Örneğin;

Arşiv Dosya Saklama ve Kayıt Talimatı Hasta Sağlık Kayıtlarının Güvenliği Talimatı Resmi Yazışma Talimatı

Arşivlik Malzeme Teslimi Talimatı

(15)

15

KYB_F07_REV_00_İdari Hizmetler Yayın Tarihi_02.02.2012 Yazılı Düzenleme (Dokümantasyon) Talimatı

6-BÖLÜM İLE İLGİLİ KALİTE STANDARTLARI A) Hasta Dosyası Ve Arşiv Hizmetleri

 Hasta dosyalarına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Hasta dosyalarının arşivlenmesine yönelik düzenleme bulunmalıdır.

 Hasta taburculuk özeti hazırlanmalıdır.

 Arşiv bölümünün işleyişine yönelik yazılı düzenleme bulunmalıdır.

 Arşivde bulunan hasta dosyalarının korunmasına yönelik tedbirler alınmalıdır.

 Hastanenin temizliğine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

B) Tesis Yönetimi

 Bina turları yapılmalıdır.

 Hasta ve çalışanların can ve mal güvenliğini sağlamaya yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Çevre düzenlemesi yapılmalıdır.

 Tesis kaynaklı düşmeleri engellemek için önlemler alınmalıdır.

 Hastanede su, elektrik enerjisi ve medikal gaz hizmetleri kesintisiz olarak verilmelidir.

 Asansörlerin güvenli kullanımına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Havalandırma sisteminin kontrolü ve bakımına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Elektrik sistemlerinin güvenli kullanımına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Su depolarının güvenli kullanımına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Medikal gaz sistemlerine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Sıkıştırılmış gaz konteynırlarına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

C) Morg Hizmetleri

 Morga yönelik fiziki düzenleme yapılmalıdır.

 Morg işleyişine yönelik düzenleme bulunmalıdır.

 Cenaze yakınları için bekleme alanı bulunmalıdır.

 Çalışanlar tarafından kişisel koruyucu ekipman kullanılmalıdır.

 Hastanenin temizliğine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Kişisel temizlik alanlarına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Atıkların kaynağında ayrıştırılmasına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

D) Stok Yönetimi

 İlaç, anestezik ajan, kit, kalibratör, kontrol serumları ve malzemelerin takibi yapılmalıdır.

 Depoda bulunan malzemelerin yerleştirilmesine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Deponun koşullarına göre oluşabilecek risklere yönelik düzenleme yapılmalıdır.

(16)

16

 Depoda sıcaklık ve nem takibi yapılmalıdır.

 Tehlikeli maddelerin yönetimine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

E) Atık Yönetimi

 Atık yönetimine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Geçici depolama alanları oluşturulmalıdır.

 Atık yönetimi konusunda çalışanlara eğitim verilmelidir.

 Atıkların kaynağında ayrıştırılmasına yönelik düzenleme yapılmalıdır.

F) Acil Durum Ve Afet Yönetimi

 Acil durum ve afet planı oluşturulmalıdır.

 Acil durum yönetimine yönelik eğitim verilmelidir.

 Depreme yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Acil çıkışlara yönelik düzenleme bulunmalıdır.

 Acil durum erken uyarı sistemi bulunmalıdır.

 Yangın algılama sistemi bulunmalıdır.

 Yangın söndürücülerine yönelik düzenleme yapılmalıdır.

 Bina çatılarında yangına karşı önlemler alınmalıdır.

7-HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ

 Tüm personel çalışmış olduğu birime özgü geliştirilmiş olan HBYS modülünü eksiksiz kullanmalıdır.

 HBYS kullanımında kişiye özel şifrelerin paylaşılmaması hasta bilgilerinin gizliliği ve personelin sorumluluğu açısından önemlidir.